Ngày nay, sự phát triển như vũ bão của công nghệ thông tin và truyền thông đã tác động ngày một sâu rộng đến đời sống xã hội, làm biến đổi sâu sắc cách thức làm việc của các cơ quan nhà nước, của doanh nghiệp và cả người dân. Trong xu thế hội nhập quốc tế và toàn cầu hóa hiện nay, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong giải quyết các thủ tục hành chính sẽ giúp các cơ quan nhà nước nâng cao năng lực quản lý, nắm bắt thông tin, minh bạch hóa công tác quản lý hành chính, làm cho người dân, doanh nghiệp dễ tiếp cận hơn với các thông tin và chủ động thực hiện các công việc liên quan đến thủ tục hành chính mà mình mong muốn thực hiện.

Trong những năm qua, Chính phủ đã nỗ lực thực hiện nhiều biện pháp thích hợp để đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ cải cách hành chính nhà nước. Trong đó, xác định công nghệ thông tin là một trong các động lực quan trọng góp phần bảo đảm sự tăng trưởng và phát triển bền vững của đất nước, nâng cao tính minh bạch trong các hoạt động của cơ quan nhà nước, tiết kiệm thời gian, chi phí cho các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp và người dân. Để thúc đẩy mạnh mẽ hơn nữa việc triển khai Chính phủ điện tử, Chính phủ đã phê duyệt Chương trình quốc gia về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước giai đoạn 2016-2020 (Quyết định số 1819/QĐ-TTg ngày 26/10/2015 của Thủ tướng Chính phủ) và Nghị quyết về Chính phủ điện tử (Nghị quyết số 36a/NQ-CP ngày 14/10/2015 của Chính phủ).

Trong phát triển Chính phủ điện tử, việc cung cấp dịch vụ công trực tuyến có chất lượng, hiệu quả là một nội dung quan trọng. Ngày 13/6/2011, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 43/2011/NĐ-CP Quy định về việc cung cấp thông tin và dịch vụ công trực tuyến trên Trang thông tin điện tử hoặc Cổng thông tin điện tử của cơ quan nhà nước. Tại nghị định đã quy định về các mức độ của dịch vụ công trực tuyến. Tuy nhiên qua công tác kiểm tra đánh giá, nhóm tác giả nhận thấy việc cung cấp các dịch vụ công trực tuyến mức độ cao (mức độ 3, mức độ 4) để cho phép người sử dụng giao dịch, cung cấp hồ sơ cho cơ quan nhà nước của từng Bộ, ngành địa phương là khác nhau, nhiều dịch vụ cung cấp biểu mẫu tiếp nhận hồ sơ ở mức rất đơn giản (chỉ là nơi tiếp nhận các tệp hồ sơ do người sử dụng tạo ra), không có hướng dẫn thực hiện hoặc mỗi lần người sử dụng thực hiện dịch vụ lại phải gửi lại các hồ sơ đã gửi trước đó,.... Điều này dẫn đến khó khăn cho người sử dụng và làm giảm chất lượng, hiệu của của dịch vụ công trực tuyến đã cung cấp.

Để khắc phục hạn chế trên, bài viết này sẽ tìm hiểu biểu mẫu điện tử và cách phân loại biểu mẫu điện tử, từ đó sẽ đề xuất nội dung về biểu mẫu điện tử phù hợp, hướng đến cung cấp hướng dẫn chuẩn chung cho việc xây dựng biểu mẫu điện tử trong dịch vụ công trực tuyến tại Việt Nam.

1. Khái niệm về biểu mẫu điện tử

Trên thế giới hiện nay có nhiều các định nghĩa, khái niệm khác nhau về biểu mẫu điện tử, cụ thể như sau:

- Theo định nghĩa của TechTarget: biểu mẫu biểu tử là một phiên bản trên chương trình máy tính của biểu mẫu giấy. Ngoài việc giảm bớt các chi phí in ấn, lưu trữ, và phân phối các mẫu in sẵn của các biểu mẫu cũ, biểu mẫu điện tử còn có thể được điền thông tin nhanh hơn bởi vì các chương trình liên kết với chúng có thể tự động định dạng, tính toán, tìm kiếm,và xác nhận thông tin cho người sử dụng. Với chữ ký số và cách định tuyến thông qua thư điện tử, thời gian phê duyệt biểu mẫu có thể giảm đi đáng kể. Với việc nộp biểu mẫu điện tử, người sử dụng có thể loại trừ được chi phí của việc gõ lại thông tin (dữ liệu) và các lỗi có liên quan.

- Theo tài liệu của Trung tâm tin học quốc gia, Ấn độ: e-Form: là một biểu mẫu điện tử, có thể được tải về và điền thông tin trên máy cục bộ với việc sử dụng các dữ liệu sẵn có, tính toán dữ liệu, chữ ký điện tử và khả năng đính kèm tập tin. Biểu mẫu điện tử có thể được trình hoặc tải lên và dữ liệu sẽ được lưu vào cơ sở dữ liệu của ứng dụng để tiếp tục xử lý.

- Tài liệu của bang North Carolina (Mỹ): Biểu mẫu điện tử là hình thức trình diễn điện tử của văn bản giấy mà người dùng cuối điền các thông tin, và sau đó đệ trình biểu mẫu đến cơ quan tương ứng theo cách điện tử hóa. Một hệ thống biểu mẫu điện tử thông thường bao gồm các đặc tính như xác nhận (validation- để đảm bảo rằng các trường thông tin được điền, hay dữ liệu nhập vào là đúng định dạng yêu cầu), có sự hỗ trợ (để giải thích mục đích của các phần hay các trường trong biểu mẫu), có chữ ký điện tử (cho phép người dùng cuối “ký” vào biểu mẫu đệ trình một cách hợp pháp mà không cần sử dụng biểu mẫu giấy).

- Tài liệu của Vesitech LTD (The university technology transfer company, Hồng Kong): biểu mẫu điện tử là một giải pháp đầu cuối (end-to-end), cung cấp cách trình và xử lý biểu mẫu điện tử an toàn, hiệu quả. Nó kết nối trực tiếp người dùng cuối đến hệ thống xử lý doanh nghiệp mà không cần sự can thiệp của con người. Đây là một cách thực hiện mở (không đóng)dựa trên các tiêu chuẩn mở như XML, PKI, SOAP, và JAVA, những chuẩn này đưa ra cam kết về công nghệ và chi phí đầu tư ít rủi ro trong việc hỗ trợ khả năng tương tác với các hệ thống khác.

- Khái niệm về e-form của Gatner: biểu mẫu điện tử cung cấp một giao diện người dùng giúp tương tác với dữ liệu và các dịch vụ điện tử, thường là thông qua giao diện Web. Biểu mẫu điện tử cho phép người dùng tương tác với các ứng dụng doanh nghiệp và các hệ thống khác có liên quan. Các ứng dụng trên nền Web, các ứng dụng chính phủ điện tử và thương mại điện tử đã làm dấy lên nhu cầu cho các hình thức Web tốt hơn có hỗ trợ tương tác phong phú hơn và năng động hơn thông qua các biểu mẫu HTML. Các ứng dụng biểu mẫu điện tử mới có thể bao gồm các định dạng nội dung XML , truy xuất dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau, kiểm tra tính hợp lệ của dữ liệu nhập vào và tích hợp quy trình xử lý chứa trong một định dạng an toàn và thuận tiện trong việc trao đổi thông tin.

- Khái niệm về biểu mẫu điện tử tại công văn số 361/BTTTT-ƯDCNTT ngày 17/2/2012 của Bộ Thông tin và Truyền thông: Biểu mẫu điện tử (E-Form) là phiên bản điện tử của biểu mẫu giấy, được quản lý, lưu trữ trên máy tính và lưu hành trên môi trường mạng. E-Form nhằm phục vụ thu thập dữ liệu theo yêu cầu của một dịch vụ công trực tuyến và tổ chức dữ liệu dưới một định dạng chuẩn, thống nhất (ví dụ là XML) để gửi tới ứng dụng cung cấp dịch vụ hành chính công tương ứng.

2. Phân loại biểu mẫu điện tử

2.1. Phân loại tài liệu của Bang North Calirola (Mỹ)

Cách phân loại theo tài liệu của Bang North Calirola thì biểu mẫu điện tử được chia làm ba loại như sau:

- Một là: Các giải pháp có hình thức phân phối biểu mẫu theo điện tử, thường là thông qua web, sau đó in ra và hoàn thành biểu mẫu, cụ thể: Biểu mẫu phải được in ra, điền bằng tay, và gửi biểu mẫu bằng mail hoặc fax; biểu mẫu có thể được điền theo cách điện tử, sau đó xác nhận, in ra, và nộp lại bằng thư hoặc fax.

- Hai là: các giải pháp mà biểu mẫu được điền trực tuyến để thay thế cho các nhà khai thác trực tuyến và hình thức giấy. Một cách lý tưởng, các biểu mẫu được hiển thị trên web, cung cấp các khả năng có thể điền thông tin, xác nhận, lưu các tập tin tại máy cục bộ, ký điện tử và gửi biểu mẫu điện tử.

- Ba là: các giải pháp quản lý và định tuyến các biểu mẫu, dữ liệu theo quy trình nghiệp vụ đến dữ liệu tĩnh. Những giải pháp chủ yếu giải quyết các chiphí xử lý biểu mẫu, sử dụng biểu mẫu có trước các lựa chọn trả lời động hay các hướng dẫn từng bước cụ thể,và cho phép người sử dụng để xác nhận, lưu tập tin trên máy cục bộ, ký số, và gửi biểu mẫu theo hình thức điện tử.

2.2. Cách phân loại theo công ty của Fomulate information design

Cách phân loại theo công ty của Fomulate information design, Biểu mẫu điện tử được chia làm hai loại như sau:

- Một là: Khả năng tương tác - khả năng đáp ứng của biểu mẫu đến các mục.

- Hai là: Tính thông minh - khả năng sử dụng thông tin bên trong biểu mẫu để làm giảm lỗi và giảm khối lượng công việc của những người trả lời biểu mẫu, cụ thể: (1) Mức thấp nhất là biểu mẫu không có khả năng tương tác và tính thông minh. Đây là biểu mẫu tĩnh. Nó được làm dưới hình thức điện tử. Một file PDF là ví dụ của loại biểu mẫu này. Biểu mẫu này phải được in ra, điền thông tin và nộp. (2) Mức cao nhất là biểu mẫu vừa có khả năng tương tác sâu rộng vừa có tính thông minh. Người sử dụng có thể điền các câu hỏi trực tiếp vào biểu mẫu.

3. Kiến nghị

Xuất phát từ đánh giá thực tế các dịch vụ công trực tuyến mức độ 3, mức độ 4 được các cơ quan nhà nước cung cấp hiện nay, để tạo ra được cách hiểu chung về biểu mẫu điện tử, tác giả kiến nghị cơ quan quản lý nhà nước xem xem ban hành khái niệm về biểu mẫu điện tử chung gồm hai loại Biểu mẫu điện tử không tương và Biểu mẫu điện tử tương tác (e-Form) như sau:

Biểu mẫu điện tử không tương tác là biểu mẫu của thủ tục hành chính (mẫu đơn, mẫu tờ khai) được định dạng và lưu trữ dưới dạng tệp tin điện tử để tải về và điền thông tin.

Biểu mẫu điện tử tương tác (e-Form) là biểu mẫu hồ sơ của thủ tục hành chính được thể hiện dưới dạng ứng dụng máy tính (thông thường dưới dạng ứng dụng trên Web) để người sử dụng cung cấp, trao đổi dữ liệu với ứng dụng dịch vụ công trực tuyến. Biểu mẫu điện tử tương tác phải bao gồm tối thiểu các trường thông tin quy định tại biểu mẫu của thủ tục hành chính (mẫu đơn, mẫu tờ khai, …). Biểu mẫu điện tử tương tác thực hiện việc thu thập dữ liệu theo yêu cầu của thủ tục hành chính dưới một định dạng thống nhất cho cơ quan cung cấp dịch vụ. Các dữ liệu này được quản lý trong cơ sở dữ liệu của ứng dụng dịch vụ công trực tuyến.

Tài liệu tham khảo:

- TechTarget, e-form (electronic form), http://searchcio.techtarget.com/definition/e-form

- Gartner, Electronic Forms (E-Forms), https://www.gartner.com/it-glossary/electronic-forms-e-forms

- Vesitech LTD (The university technology transfer company, Hong Kong), e-Form, www.versitech.hku.hk/jenesis/servlet/DownloadServlet?e-Form...pdf

- Formulate Information Design, What is an electronic form, https://www.formulate.com.au/blog/what-is-an-electronic-form

- Công văn số 361/BTTTT-UWDCNTT ngày 17/2/2012 của Bộ Thông tin và Truyền thông, hướng dẫn các yêu cầu cơ bản về chức năng, tính năng kỹ thuật cho Phân hệ phần mềm quản lý biểu mẫu điện tử.

- Report to the Joint Legislative Oversight Committee on Information Technology October 2010, Office of State Chief Information Officer Gerald Fralick, State CIO, https://www.google.com.vn/url?sa=t&rct=j&q=&esrc=s&source=web&cd=2&cad=rja&uact=8&ved=0ahUKEwiKvLzO1JzYAhXKvbwKHUfYBakQFgg3MAE&url=http%3A%2F%2Fncleg.net%2FLibrary%2Fstudies%2F2010%2Fst11855.pdf&usg=AOvVaw2KaGOB_t9_IxkNRSAecZX5

Lê Tiến Dũng