Cấu trúc các nguyên tắc

Bài viết này được phát triển với mục đích đề xuất các nguyên tắc làm định hướng cho các sáng kiến kiến trúc. Từ thực tế môi trường làm việc của lĩnh vực tài chính, các chuyên gia đề xuất ra các nguyên tắc dưới đây. Lĩnh vực công nghệ thường không được coi là chiến lược trong tổ chức tài chính. Một thách thức lớn hơn là làm sao để các quyết định công nghệ thông tin có thể gia tăng giá trị và sự khác biệt cho doanh nghiệp, tổ chức.

Các nguyên tắc này được tổ chức và phát triển dựa trên việc lựa chọn và điều chỉnh các nguyên tắc phù hợp nhất được hình thành trong quá trình chuyên gia công tác trên thị trường tài chính. Mặc dù được lựa chọn trong bối cảnh phân khúc tài chính, nhưng hầu hết các nguyên tắc này đều có thể áp dụng cho bất kỳ lĩnh vực nào với sự điều chỉnh nhỏ.

Định nghĩa

Nguyên tắc là các định nghĩa mức cao về các giá trị cơ bản để hướng dẫn quá trình ra quyết định công nghệ thông tin, làm nền tảng cho kiến trúc công nghệ thông tin và phát triển các chính sách, tiêu chuẩn.

Các nguyên tắc của kiến trúc xác định các quy tắc và hướng dẫn chung để sử dụng và triển khai tất cả nguồn lực và tài sản công nghệ thông tin của doanh nghiệp, tổ chức. Chúng phải phản ánh mức độ đồng thuận giữa một số thành phần và lĩnh vực của doanh nghiệp, tạo thành cơ sở cho các quyết định công nghệ thông tin trong tương lai.

Mỗi nguyên tắc kiến trúc phải tập trung chính vào các mục tiêu phát triển và các ứng dụng kiến trúc chính yếu.

Định dạng mỗi nguyên tắc

Mỗi nguyên tắc phải được mô tả chính thức. Có một số khuyến nghị liên quan đến định dạng các nguyên tắc phải được mô tả có sẵn trong các tài liệu liên quan. Bài viết này, chia sẻ khuyến nghị định dạng theo TOGAF – The Open Group Architecture Framework, trong đó mỗi nguyên tắc được trình bày theo định dạng sau:

Tên

Tên phải đại diện cho bản chất của nguyên tắc và dễ nhớ. Các nền tảng công nghệ cụ thể không được đề cập trong tên hoặc mô tả của một nguyên tắc.

Mô tả

Mô tả phải ngắn gọn và trực tiếp truyền đạt các quy tắc cơ bản. Hầu hết các mô tả nguyên tắc quản lý thông tin là giống nhau giữa các tổ chức khác nhau.

Lý do

Điều này phải làm nổi bật lợi ích thương mại được tạo ra bằng cách tuân thủ nguyên tắc, sử dụng thuật ngữ nghiệp vụ. Phải nhấn mạnh sự tương đồng giữa các nguyên tắc thông tin, công nghệ và những nguyên tắc điều chỉnh hoạt động kinh doanh. Cơ sở lý luận cũng phải mô tả mối quan hệ của nó với các nguyên tắc và ý định khác so với một giải thích. Nên mô tả các tình huống trong đó một nguyên tắc nào đó sẽ vượt trội hơn một nguyên tắc khác trong quá trình ra quyết định.

Áp dụng

Mục này phải nêu bật các yêu cầu, cho cả tổ chức và công nghệ thông tin, để tuân thủ nguyên tắc liên quan đến tài nguyên, chi phí và hoạt động hoặc nhiệm vụ. Các tác động trong hoạt động và hậu quả của việc áp dụng một nguyên tắc phải được chi tiết. Người đọc phải có thể dễ dàng trả lời câu hỏi sau: "Điều này ảnh hưởng đến tôi như thế nào?" Điều quan trọng là không đơn giản hóa, tầm thường hóa, hoặc đặt câu hỏi về giá trị của các tác động đó.

04 nhóm nguyên tắc

Thông thường, các nguyên tắc đưa ra không dài và cũng không quá ngắn để thuện tiện trong việc áp dụng.. Một danh sách rất ngắn bao gồm các nguyên tắc chung và có thể tinh tế hơn, nhưng có thể cản trở các ứng dụng trong thực tế. Mặt khác, một danh sách quá dài, quá cụ thể, tạo ra sự không nhất quán và xung đột giữa các nguyên tắc và các thay đổi do sự phát triển của công nghệ, môi trường và ngữ cảnh. Các nguyên tắc theo chuyên gia IBM khuyến nghị được tổ chức theo bốn loại.

• Các nguyên tắc chung (General principles)
• Các nguyên tắc thông tin (Information principles)
• Các nguyên tắc ứng dụng (Application principles)
• Các nguyên tắc công nghệ (Technology principles)

Trong phạm vi bài viết này, xin giới thiệu các nguyên tắc chung, bao gồm:

Nguyên tắc 1. Liên kết giữa công nghệ thông tin và nghiệp vụ

Mô tả

Các quyết định quản lý thông tin luôn luôn được tạo ra dưới góc độ liên kết với nghiệp vụ để tăng tối đa lợi ích cho toàn bộ doanh nghiệp, tổ chức.

Lý do

Nguyên tắc này có nghĩa là "dịch vụ trên tất cả." Sự liên kết tốt hơn giữa công nghệ thông tin và nghiệp vụ phải tạo ra lợi thế cạnh tranh cho tổ chức tài chính.

Các quyết định dựa trên quan điểm của doanh nghiệp, tổ chức có giá trị lâu dài, lớn hơn các quyết định dựa trên quan điểm của một nhóm có lợi ích cụ thể nào đó. Tối ưu hiệu quả đầu tư đòi hỏi các quyết định quản lý thông tin phải phù hợp với các ưu tiên và vị trí của doanh nghiệp, tổ chức. Không có vùng riêng nào để ảnh hưởng đến lợi ích của doanhg nghiệp. Tuy nhiên, Nguyên tắc này không được ngăn cản bất cứ ai thực hiện các nhiệm vụ và hoạt động.

Áp dụng

Gắn kết công nghệ thông tin với nghiệp vụ và thúc đẩy tối ưu lợi ích của doanh nghiệp đòi hỏi phải thay đổi cách thức lập kế hoạch và quản lý thông tin. Chỉ riêng công nghệ là không đủ để thúc đẩy những thay đổi như vậy.

CNTT phải định hướng các quy trình hướng tới bộ phận tương tác, giao tiếp trực tiếp (front office).

Quản lý chi phí CNTT phải tập trung vào các dịch vụ CNTT hướng tới việc thiết lập lợi thế cạnh tranh.

Quản lý CNTT phải bổ sung các chỉ số sẵn sàng và phản ứng.

Kiến trúc CNTT phải thực hiện một tầm nhìn CNTT hoàn chỉnh tập trung vào doanh nghiệp, tổ chức.

Một số lĩnh vực có thể cần phải từ bỏ ưu tiên để mang lại lợi ích cho toàn bộ doanh nghiệp, tổ chức.

Các ưu tiên phát triển ứng dụng phải được thiết lập bởi và cho toàn bộ doanh nghiệp, tổ chức.

Các thành phần ứng dụng phải được chia sẻ giữa tất cả các lĩnh vực của tổ chức tài chính.

Các sáng kiến ​​quản lý thông tin phải được tiến hành dựa trên kế hoạch của doanh nghiệp. Các khu vực riêng lẻ phải tuân theo các sáng kiến ​​quản lý thông tin theo kế hoạch và ưu tiên của doanh nghiệp. Kế hoạch được sửa đổi bất cứ khi nào cần thiết.

Khi có nhu cầu mới, các ưu tiên phải được điều chỉnh theo tỷ lệ. Ban lãnh đạo có vai trò trong doanh nghiệp phải đưa ra quyết định như vậy.

Nguyên tắc 2. Tối đa hóa lợi ích với chi phí và rủi ro thấp

Mô tả

Các quyết định chiến lược cho các giải pháp phải luôn cố gắng tối đa hóa lợi ích được tạo ra cho doanh nghiệp, tổ chức với rủi ro và chi phí dài hạn thấp nhất.

Lý do

Các quyết định không được đưa ra chỉ dựa trên việc đạt được chi phí giải pháp thấp hơn. Mọi quyết định chiến lược phải được đánh giá dựa trên các quan điểm về chi phí, rủi ro và lợi ích. Chi phí thấp thường có rủi ro lớn hơn và có lẽ ít lợi ích hơn.

Áp dụng

Một giải pháp phải được lựa chọn dựa trên đánh giá định tính hoặc định lượng về chi phí, rủi ro và lợi ích.

Hầu hết các trường hợp, đánh giá định lượng thường đơn giản dựa trên quan điểm chi phí nhưng độ rủi ro phức tạp hơn và thậm chí phức tạp hơn đối với lợi ích. Việc đánh giá định lượng phải luôn được tiến hành bất cứ khi nào có thể và đánh giá đầy đủ.

Một đánh giá định tính về một hoặc hai quan điểm là đủ khi đánh giá định lượng các quan điểm khác (ví dụ về chi phí) được thực hiện đúng và sẵn sàng đi tới quyết định.

Rủi ro hoạt động phải được định lượng bất cứ khi nào có thể.

Cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin cũng phải được tối ưu hóa dựa trên yêu cầu nghiệp vụ và năng lực công nghệ để tạo ra chi phí và rủi ro thấp hơn, do đó có lợi cho sự tập trung của doanh nghiệp.

Nguyên tắc 3. Hoạt động liên tục

Mô tả

Các hoạt động của doanh nghiệp, tổ chức phải được duy trì, mặc dù hệ thống bị gián đoạn.

Lý do

Khi các hoạt động hệ thống trở nên cố hữu hơn, mọi người trở nên phụ thuộc hơn vào chúng. Do đó, chúng ta phải xem xét độ tin cậy của các hệ thống này trong toàn bộ các khái niệm và ứng dụng của chúng. Các lĩnh vực nghiệp vụ trong toàn bộ doanh nghiệp, tổ chức phải có khả năng tiếp tục tiến hành các hoạt động bình thường của họ, bất kể các sự kiện bên ngoài. Lỗi phần cứng, thiên tai và thiếu tính toàn vẹn dữ liệu không được làm gián đoạn hoạt động của tổ chức. Các hoạt động thương mại phải có khả năng sử dụng các cơ chế thay thế để truyền đạt thông tin.

Áp dụng

Sự phụ thuộc vào các ứng dụng được chia sẻ hàm ý rằng các rủi ro gián đoạn hoạt động được đề phòng và quản lý. Quản lý bao gồm, nhưng không giới hạn sửa đổi định kỳ, kiểm tra lỗ hổng và kiểm tra tực tiếp hoặc thiết kế các dịch vụ quan trọng để đảm bảo tính liên tục thông qua các tài nguyên dự phòng hoặc thay thế.

Khả năng phục hồi, dự phòng và bảo trì phải được tiếp cận khi bắt đầu.

Các ứng dụng phải được đánh giá về mức độ quan trọng và tác động đến sứ mệnh của doanh nghiệp để xác định mức độ liên tục nào là bắt buộc và kế hoạch phục hồi tương ứng phải được thực hiện.

Nguyên tắc 4. Tuân thủ các quy định, chính sách và các tiêu chuẩn

Mô tả

Các quy trình quản lý thông tin nghiệp v ụ phải tuân thủ tất cả các chính sách và quy định nội bộ hiện hành.

Lý do

Chính sách quản lý thông tin của doanh nghiệp, tổ chức phải tuân thủ các chính sách và quy định nội bộ. Điều này không ngăn cản cải thiện các quy trình của doanh nghiệp, tổ chức tiến hành thay đổi chính sách và quy định.

Áp dụng

Doanh nghiệp, tổ chức phải đảm bảo tuân thủ tất cả các chính sách và quy định nội bộ liên quan đến việc truyền tải, lưu giữ và quản lý dữ liệu.

Phải thông báo và cung cấp quyền truy cập vào tất cả các quy tắc áp dụng. Hiệu quả, nhu cầu và ý thức chung không phải là những khuyến khích duy nhất. Thay đổi trong tiêu chuẩn và quy định có thể dẫn đến thay đổi trong quy trình hoặc ứng dụng.

Nguyên tắc 5. Áp dụng các kinh nghiệm thực tiễn tốt

Mô tả

Các hoạt động công nghệ thông tin phải luôn được liên hệ với các thực tiễn tốt nhất trên thị trường về quản trị, xử lý và quản lý công nghệ thông tin.

Lý do

Một doanh nghiệp, tổ chức luôn cố gắng áp dụng các thực tiễn tốt nhất từ ngành công nghiệp của mình vào các hoạt động kinh doanh. Bộ phận công nghệ thông tin của doanh nghiệp, tổ chức phải tuân theo cùng một chiến lược để tăng cường hoạt động kinh doanh. Bộ phận công nghệ thông tin phải cung cấp các dự án và thỏa thuận cấp dịch vụ theo thời hạn ngắn dần và với chất lượng ngày càng cao trong một quy trình kiểm soát chi phí hiệu quả.

Áp dụng

Thực tiễn tốt trong ngành công nghệ thông tin phải được xác định và nghiên cứu để áp dụng đúng cách. Những lĩnh vực này, trong số những lĩnh vực khác, phải tuân theo các thực tiễn tốt nhất:

• Các quy trình công nghệ thông tin phải được chứng nhận và sử dụng các số liệu đã được thiết lập.

• Phải có quan điểm rủi ro toàn cục, tập trung vào thất bại Zezo và lưu trữ các sự cố và sự kiện.

• Việc quản lý chi phí công nghệ thông tin cho mỗi dịch vụ (khoản thu và chi phí), phải tương đương về mặt tài chính với thị trường.

• Quản lý công nghệ thông tin phải được tập trung vào các chỉ số và khía cạnh một chương trình.

• Nhân sự phải ngày càng cải thiện trình độ và luôn có động lực làm việc.

• Kiến trúc công nghệ thông tin đã được xây dựng phải áp dụng hiệu quả trong các dự án.

Nguyễn Thanh Thảo

Nguồn tài liệu tham khảo:

http://ibm.com