1. Tổng quan

Việc phát triển Kiến trúc tổng thể (Enterprise Architecture – EA) là một quá trình liên tục và rất cần thiết đối với một tổ chức bởi vì nó đưa ra những quy tắc, định nghĩa cần thiết cho khả năng tích hợp thông tin và dịch vụ ở mức tổ chức. Một phần quan trọng trong quá trình phát triển Kiến trúc tổng thể là các tổ chức cần đánh giá hiện trạng của mình, sau đó, xác định các mục tiêu tương lai.

Theo kinh nghiệm của Gartner, một công ty nghiên cứu và tư vấn về công nghệ thông tin hàng đầu thế giới, các Hoạt động thực tế về EA không xảy ra một cách tình cờ, chúng được xây dựng theo phương pháp luận theo thời gian. Các tổ chức phải mất từ 18 tháng đến 2 năm để có thể triển khai và vận hành EA trong thực tế. Ngoài ra, các tổ chức cũng phải mất 1 đến 2 năm sau đó để phát triển và cập nhật EA. Trong thời gian đó, cần thiết phải có một hướng dẫn để giúp một tổ chức đánh giá mức độ trưởng thành hiện tại trong “hành trình“ phát triển EA của mình và xác định các yếu tố cần phải được xây dựng để đạt được “điểm đích“ trong “hành trình“ đó. “Điểm số Công nghệ thông tin (ITScore) của Gartner cho Kiến trúc tổng thể“ đã được cung cấp để đánh giá mức độ trưởng thành của EA theo 5 mức độ (level) và dựa trên 8 khía cạnh (dimension) chính của việc Hoạt động thực tế về EA, do vậy, ITScore còn được gọi là Khung đánh giá 5 mức độ của Gartner.

Bài viết này sẽ giới thiệu về Khung đánh giá 5 mức độ về EA của Gartner, một công cụ hỗ trợ cho nhóm kiến trúc sử dụng trong việc xác định mức độ trưởng thành của EA.

2. Nội dung chính của ITScore

Sự phát triển EA theo thời gian

Các tổ chức phát triển EA thực tế thường trải qua 3 giai đoạn phát triển chính như sau:

- Cung cấp hướng dẫn về công nghệ: Trong suốt quá trình phát triển, EA tập trung vào kiến trúc công nghệ giúp giải quyết các vấn đề như giảm mức độ phức tạp, làm đơn giản hóa các công nghệ và hướng dẫn ra quyết định phát triển. Khi các tổ chức mở rộng việc sử dụng công nghệ trong tất cả các lĩnh vực nghiệp vụ, việc làm này sẽ là mối quan tâm chính.

- Phân phối các kết quả đầu ra về nghiệp vụ: Từ năm 2011, thực tiễn tốt về EA đã phát triển tập trung vào vai trò của kiến trúc sư tổng thể cho phép các tổ chức cung cấp kết quả đầu ra nghiệp vụ bằng cách (1) cung cấp một cách tiếp cận có cấu trúc để thực thi chiến lược nghiệp vụ của tổ chức; (2) phân phối các kết quả đầu ra nghiệp vụ nhằm củng cố chiến lược đó; và (3) gắn các nguồn lực và nỗ lực tổ chức CNTT với chiến lược.

- Hỗ trợ nghiệp vụ số hóa (digital business): Mối quan tâm gần đây nhất với hầu hết các tổ chức chính là “nghiệp vụ số hóa“ – khai thác các cơ hội công nghệ mới sáng tạo để tạo ra các cơ hội nghiệp vụ mới, ví dụ như các sản phẩm và dịch vụ mới hay các cách thức mới để hoạt động nghiệp vụ. Thực tiễn về EA đang phát triển dựa trên cơ sở định hướng kết quả đầu ra của nghiệp vụ, trong đó, bao gồm cả vai trò tiên phong của kiến trúc sư tổng thể, kết hợp với các mô hình và phương pháp tiếp cận mới để hỗ trợ các nỗ lực nghiệp vụ số hóa của các tổ chức.

Trong từng giai đoạn phát triển, trước hết cần xây dựng dựa trên một mô hình, sau đó, có thể thêm các mô hình, các phương pháp tiếp cận và các quan điểm mới. EA định hướng bởi hiệu quả nghiệp vụ (Business outcome driven EA) tạo thành nền tảng cho thực tiễn về EA, kết quả là tạo ra được sự tin tưởng và tính sẵn sàng để hỗ trợ nghiệp vụ số hóa. Đối với nhiều tổ chức, đưa ra hướng dẫn về công nghệ vẫn là mối quan tâm chính, tuy nhiên, việc này cũng phải xuất phát từ chiến lược nghiệp vụ và kết quả đầu ra của nghiệp vụ. ITScore cho EA phản ánh sự phát triển thông thường của EA đối với các tổ chức lớn hướng tới xây dựng một EA định hướng bởi hiệu quả nghiệp vụ và sau đó, chuyển sang hỗ trợ nghiệp vụ số hóa. Cần lưu ý rằng, đây là sự phát triển thông thường của EA nhưng không phải là con đường phát triển duy nhất. Một số tổ chức có thể lựa chọn bắt đầu thực hành EA bằng cách tham gia vào tổ chức có chuyên gia tư vấn hoặc thuê các kiến trúc sư giàu kinh nghiệm.

Các mức độ trưởng thành EA của ITScore

Gartner xác định 5 mức độ trong mô hình trưởng thành của EA gồm Chưa có EA (Nonexistent), Bắt đầu (Reactive), Hoạt động (Functioning), Tích hợp (Integrated) và Phổ biến (Uniquitous), cụ thể bao gồm:

- Mức 1 - Chưa có EA (Nonexistent): Chưa có hoạt động thực tế chính thức nào về EA hay các hoạt động liên quan đến EA mới chỉ bắt đầu. Ở mức độ này, rất ít người trong tổ chức có thể xác định các hoạt động chính thức về EA. Tất cả các công việc về kiến trúc thường được thực hiện không chính thức và không được tài liệu hóa.

- Mức 2 - Bắt đầu (Reactive): Các hoạt động thực tế về EA thường xuyên tập trung vào các vấn đề kỹ thuật trong các sáng kiến và các dự án. Các công việc về kiến trúc chủ yếu bắt đầu giải quyết các điểm phát sinh trong tổ chức chứ không phải được tiếp cận chủ động hướng tới tương lai.

- Mức 3 - Hoạt động (Functioning): Hoạt động thực tế về EA định hướng hiệu quả nghiệp vụ đưa ra giá trị cho nghiệp vụ và hỗ trợ cung cấp các kết quả đầu ra nghiệp vụ chính. Các tổ chức ở mức độ này có nhiều quyền lợi cơ bản và hoạt động có hiệu quả bởi vai trò của các kiến trúc sư tổng thể. Mặc dù vậy, họ không đưa ra được các quy trình có khả năng lặp lại và quản lý để đảm bảo thành công lâu dài cũng như đảm bảo sự cân bằng các lợi ích cạnh tranh khác.

- Mức 4 - Tích hợp (Integrated): Hoạt động thực tế về EA đang mang lại giá trị và có khả năng lặp đi lặp lại; vai trò tiên phong của kiến trúc sư tổng thể đã được giới thiệu; các yếu tố về chiến lược nghiệp vụ số hóa của tổ chức được hỗ trợ, xây dựng dựa trên nền tảng EA định hướng bởi hiệu quả của nghiệp vụ. Khi các hoạt động về EA đang mang lại những kết quả đầu ra về nghiệp vụ thì nhóm EA có thẩm quyền, có tính chuyên nghiệp đang làm gia tăng giá trị cho toàn tổ chức.

Mức 5 - Phổ biến (Uniquitous): Kiến trúc tổng thể đã trở thành một cách làm việc có tính tự nhiên cho toàn tổ chức. Các mô hình và cách thức tiếp cận của EA được thông qua và sử dụng rộng rãi. Hoạt động thực tế về EA đã phát triển để hỗ trợ chiến lược nghiệp vụ số hóa, kết hợp với các mô hình, cách tiếp cận mới.

Hình 1: Các mức độ trưởng thành về EA của Gartner

Theo quan điểm của Gartner, sự phát triển EA sẽ trở nên ổn định và mang lại giá trị nghiệp vụ khi mức độ trưởng thành đạt mức 3. Theo đó, phải mất thêm một khoảng thời gian ngắn để hoạt động thực tế về EA được chấp nhận và áp dụng rộng rãi, vì EA đang trong quá trình phát triển để hỗ trợ chiến lược nghiệp vụ số hóa. Giá trị của việc sử dụng một mô hình trưởng thành 5 mức độ là ở khả năng định hình một lộ trình phát triển cho việc triển khai EA một cách thực tiễn chứ không ở đánh giá điểm số. Bằng cách xem xét từng khía cạnh, xác định được các yếu tố cần thiết để chuyển sang mức độ tiếp theo và các cơ hội phát triển, từ đó, các chuyên gia EA sẽ tạo ra được lộ trình EA có ý nghĩa và có tính thực tiễn.

Các khía cạnh của ITScore cho mô hình EA

Dựa trên các nghiên cứu và quan sát về thực tiễn phát triển EA trên thế giới, Gartner xác định 8 khía cạnh làm cơ sở cho mô hình trưởng thành như sau:

- Sự hỗ trợ và tham gia của các bên liên quan: EA định hướng hiệu quả nghiệp vụ là một nỗ lực hợp tác rất lớn liên quan đến rất nhiều các bên liên quan (các bên liên quan) trong tổ chức như giám đốc điều hành nghiệp vụ đến quản lý dự án. Sự tham gia và hỗ trợ của các bên liên quan này là rất quan trọng đối với sự thành công của EA. Các mối quan hệ phải được xây dựng, duy trì và các bên liên quan phải tích cực tham gia vào quá trình phát triển EA.

- Nguồn lực các nhóm: EA đòi hỏi nhiều năng lực khác nhau, từ việc xây dựng mối quan hệ và giải quyết vấn đề đến các kỹ năng về kỹ thuật chuyên sâu. Nhóm EA cần phải tuyển dụng và phát triển các cá nhân theo các góc nhìn khác nhau về EA (như nghiệp vụ, thông tin, kỹ thuật, giải pháp). EA cũng yêu cầu một đội ngũ với số lượng và chất lượng đáp ứng các yêu cầu đặt ra, từ đó, đưa ra được các công cụ và quy trình quản lý đúng đắn đề hỗ trợ phát triển EA.

- Phương pháp phát triển kiến trúc: EA định hướng hiệu quả nghiệp vụ tập trung vào các chiến lược và mục tiêu nghiệp vụ nhằm xác định các kết quả đầu ra nghiệp vụ quan trọng nhất để xử lý, sau đó, tạo ra một tập thành phần các sản phẩm EA cần thiết để đạt được các kết quả đầu ra về nghiệp vụ. Một phương pháp phát triển rõ ràng, mạch lạc là cần thiết để hỗ trợ việc phát triển kiến trúc và tạo ra các sản phẩm kiến trúc hiệu quả.

- Tích hợp về tổ chức: Các Hoạt động thực tế về EA được tích hợp vào nhiều quy trình khác nhau trong tổ chức để cung cấp hướng dẫn, hỗ trợ và tuân thủ phù hợp. EA định hướng hiệu quả nghiệp vụ thúc đẩy các quy trình tổ chức khác như lập dự toán, thẩm định đầu tư và quản lý danh mục dự án.

- Các sản phẩm (deliverables): EA định hướng hiệu quả nghiệp vụ tạo ra một tập các sản phẩm hỗ trợ việc ra quyết định và hành động tại mỗi giai đoạn trong vòng đời của EA. Những sản phẩm này được thiết kế riêng để phù hợp với nhu cầu của tổ chức và các kết quả đầu ra mà nó hướng đến, bao gồm từ các mô hình khả năng nghiệp vụ đến các kiến trúc giải pháp.

- Quản lý EA: EA định hướng hiệu quả nghiệp vụ là nỗ lực hợp tác rất lớn liên quan đến nhiều bên liên quan trong toàn bộ tổ chức. Mô hình quản lý mang lại cho các bên liên quan này sự hợp tác để thực hiện và cung cấp EA, cung cấp giám sát Hoạt động thực tế về EA nói chung.

- Các chỉ số (Metrics): Các chỉ số là cần thiết để đảm bảo rằng Hoạt động thực tế về EA mang lại giá trị cho tổ chức và mang lại các kết quả đầu ra về nghiệp vụ mà tổ chức đang hướng đến. Các chỉ số được sử dụng như một phần của mô hình quản lý, thúc đẩy cải tiến liên tục EA. Chỉ số EA có 2 dạng là định lượng (liên kết đến các kết quả đầu ra về nghiệp vụ mà nó hướng đến); định tính (đo lường nhận thức của các bên liên quan).

- Nhận thức của các bên liên quan: Giá trị về EA được nhận thức có thể quan trọng hơn cả giá trị đo lường được bằng chỉ số. Tương tự, giá trị của EA phải được nhận thức bởi tất cả các bên liên quan EA chứ không phải chỉ của mỗi nhóm thực hiện EA. Nhóm EA phải điều chỉnh khi cần thiết để nâng cao giá trị về EA được nhận thức bởi các bên liên quan.

3. Áp dụng

Kể từ khi được giới thiệu vào năm 2010, ITScore cho EA của Gartner đã được sử dụng bởi hơn 1000 tổ chức, cho phép các tổ chức đánh giá mức độ trưởng thành của EA sử dụng một công cụ chẩn đoán trực tuyến, trong đó, cung cấp một cách tiếp cận tiêu chuẩn để xác định mức độ trưởng thành của EA trong tổ chức. Nó cũng cung cấp những hiểu biết sâu sắc về những điểm yếu và các cơ hội cải tiến. Công cụ trưởng thành của EA cũng có thể được sử dụng để truyền đạt nhu cầu đầu tư trong cải tiến Hoạt động thực tế về EA và cung cấp một công cụ hữu ích để thảo luận mức độ trưởng thành về Hoạt động thực tế về EA, từ đó, giúp vượt qua các vấn đề về chính trị và văn hóa gây cản trở đến sự phát triển EA.

Mức độ trưởng thành của thực hành Kiến trúc tổng thể bao gồm các ràng buộc (constraints) về hoạt động của EA, các ràng buộc này là các chỉ số cốt lõi cho tính hiệu quả của EA. Các tổ chức phải hiểu rõ mức độ trưởng thành của mình, xác định các điểm yếu, đặt ra các mục tiêu có thể đạt được và dần loại bỏ các rào cản của sự thành công trên con đường phát triển EA. Và việc tổ chức đạt được mức độ trưởng thành cao hơn không có nghĩa là quá trình phát triển EA kết thúc, thay vào đó, mức độ trưởng thành cao hơn sẽ dẫn tới những cải tiến trong việc điều chỉnh chiến lược và trong những thay đổi nghiệp vụ mang lại hiệu quả cao.

Các tổ chức luôn có sự thay đổi. Việc đầu tư vào EA có thể diễn ra nhiều năm và đôi khi có thể dẫn đến kết quả ngược lại trên con đường dẫn tới mức độ trưởng thành cao hơn. Do vậy, các tổ chức nên sử dụng công cụ đánh giá mức độ trưởng thành của EA thường xuyên theo định kỳ để xác định mức độ trưởng thành hiện tại và đưa ra những quyết định có hiểu biết về cách thức đầu tư vào việc phát triển trong tương lai.

Việt Nam đã ban hành Khung kiến trúc Chính phủ điện tử Việt Nam phiên bản 1.0 ban hành tại văn bản số 1178/BTTTT-THH ngày 21/4/2016 của Bộ Thông tin và Truyền thông. Theo đó, nhiều tỉnh, thành phố đã ban hành Kiến trúc Chính quyền điện tử phiên bản 1.0 và đang trong quá trình triển khai kiến trúc. Tuy nhiên, hiện tại, chưa có một hướng dẫn nào về việc đánh giá mức độ trưởng thành của kiến trúc. Do tính chất quan trọng của việc đánh giá mức độ trưởng thành của Kiến trúc (như đã trình bày bên trên), trong thời gian tới, có thể xem xét bổ sung hướng dẫn về đánh giá mức độ trưởng thành trong Khung kiến trúc chính phủ điện tử Việt Nam phiên bản tiếp theo nhằm giúp các tổ chức có thể hiểu rõ mức độ trưởng thành của mình, từ đó, xác định các điểm yếu, các mục tiêu có thể đạt được và loại bỏ các rào cản của sự thành công trên con đường phát triển EA.

Tài liệu tham khảo

[1] ITScore Overview for Enterprise Architecture, 13 July 2015, Gartner.

[2] Khung kiến trúc Chính phủ điện tử Việt Nam phiên bản 1.0.