Để vượt qua những hạn chế của việc quyết định dựa trên kinh nghiệm và yếu tố chủ quan đặc biệt trong thời kỳ hiện nay - thời kỳ chuyển đổi số và cuộc cách mạng công nghệ 4.0 -  kinh nghiệm chủ quan đã được thay thế bằng dữ liệu để làm nền tảng cho định hướng quyết định. Dữ liệu, đặc biệt là dữ liệu lớn đã được sử dụng để tổng hợp, phân tích, dự đoán, dự báo đưa ra phương án quyết định tối ưu nhất. Đặc biệt, việc sử dụng dữ liệu hỗ trợ ra quyết định còn có thể tự động hoá một phần bằng máy để giúp con người dễ dàng hơn khi quyết định.

Trong bài này, chúng ta sẽ thảo luận về những thông tin cơ bản về việc sử dụng dữ liệu để định hướng ra quyết định bao gồm những lợi ích, các bước thực hiện cơ bản, tình hình áp dụng trên thế giới và những kinh nghiệm triển khai trong một số lĩnh vực cơ bản nhất để có những kiến thức tổng quan nhất, làm cơ sở tiếp cận và ứng dụng khi thực hiện chuyển đổi số các hoạt động của mình.

Dữ liệu, đặc biệt là dữ liệu lớn luôn được các nhà lãnh đạo tổ chức, doanh nghiệp coi là động lực trung tâm của sự đổi mới. Theo Tạp chí Kinh doanh Harvard (Harvard Business Review) nhận định rằng sự gia tăng của dữ liệu là một trong những “đặc điểm quan trọng nhất của nền kinh tế và xã hội đương đại”. Điều này thể hiện tầm quan trọng của dữ liệu trong việc xây dựng định và quyết định hướng phát triển của các tổ chức.

Việc sử dụng dữ liệu phục vụ là cơ sở cho việc ra quyết định trong chuyển đổi số gọi là dữ liệu định hướng quyết định (Data-Driven Decision Making) hoặc ra quyết định đựa trên dữ liệu. Dữ liệu định hướng quyết định là hoạt động đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu được thu thập và tổng hợp thay vì trực giác, quan sát hoặc phỏng đoán chủ quan của người ra quyết định. Giá trị của các quyết định dựa trên dữ liệu phụ thuộc vào chất lượng của dữ liệu và phân tích và diễn giải dữ liệu. Dữ liệu định hướng quyết định có những lợi thế rất lớn trong các hoạt động kinh tế xã hội giúp nâng cao năng lực cạnh tranh, tối ưu hoá lợi ích và tránh những sai lầm do con người.

Ra quyết định dựa trên dữ liệu hiện đang phổ biến trong hầu hết các lĩnh vực, bao gồm dịch vụ tài chính, viễn thông, chăm sóc sức khỏe, du lịch và khách sạn, sản xuất, bán lẻ, giải trí…  đặc biệt  trong khối chính phủ để xây dựng chính sách pháp luật. Trước khi đi vào các phương pháp để sử dụng dữ liệu phục vụ mục đích ra quyết định, ta cùng xem xét các lợi ích của việc ra quyết định dựa trên dữ liệu đồng thời có những nhận xét về một số những điểm đáng lưu ý, hạn chế cần quan tâm khi sử dụng dữ liệu hỗ trợ ra quyết định:

Lợi ích của ra quyết định dựa trên dữ liệu

- Giúp đưa ra quyết định tự tin hơn

Trước hết, dữ liệu sẽ cung cấp thông tin cho người có trách nhiệm ra quyết định một cách tự tin hơn, dễ dàng quyết định hơn.

Dữ liệu thực hiện nhiều vai trò. Một mặt, nó dùng để đánh giá những gì hiện đang tồn tại, cho phép chúng ta hiểu rõ hơn về tác động của bất kỳ quyết định nào sẽ đưa ra đối với tổ chức, doanh nghiệp của mình. Ngoài ra, dữ liệu còn thể hiện một cách có lôgic các bằng chứng đạt được theo số liệu mà trực giác là không có. Bằng cách loại bỏ các yếu tố chủ quan khỏi các quyết định, chúng ta có thể tạo niềm tin cho bản thân và tổ chức nói chung khi ra quyết định và thực hiện quyết định đó. Sự tự tin này cho phép tổ chức cam kết một cách nhất quán và trung thành với một tầm nhìn hoặc chiến lược cụ thể mà không quá lo lắng rằng quyết định sai lầm đã được thực hiện.

Quyết định dựa trên dữ liệu không có nghĩa là sẽ luôn chính xác. Mặc dù dữ liệu có thể hỗ trợ một tình huống cụ thể hoặc gợi ý một kết quả nhất định, nhưng nếu quá trình thu thập hoặc diễn giải dữ liệu có sai sót, thì mọi quyết định dựa trên dữ liệu sẽ không chính xác. Đây là lý do tại sao tác động của mọi quyết định cần được đo lường và theo dõi thường xuyên.

- Giúp chúng ta trở nên chủ động hơn

Khi có dữ liệu trong tay và với sự giúp đỡ của các công nghệ số để xử lý dữ liệu, con người luôn chủ động trong các quyết định của mình để ứng phó với các tình huống có thể sxảy ra, tránh sự bị động. Ví dụ: dữ liệu có thể giúp phát hiện các mối đe dọa trước khi các vấn đề, sự cố phát triển lên quá nghiêm trọng; từ đó, ta có phương án phòng ngừa.

- Giúp tiết kiệm chi phí trong các quyết định

Trong các hoạt động kinh tế, việc quyết định đúng sẽ giúp giảm chi phí hoạt động và tạo lợi thế kinh doanh. Vì vậy, có nhiều lý do mà một tổ chức, doanh nghiệp có thể chọn đầu tư vào sáng kiến ​​dữ liệu và hướng tới mục tiêu quyết định dựa trên dữ liệu nhiều hơn trong các quy trình hoạt đọng của mình. Theo một cuộc khảo sát của Tạp chí Kinh doanh Harvard phối hợp với Fortune và NewVantage Partners thực hiện khảo sát đối với 1.000 giám đốc điều hành doanh nghiệp, một trong những lợi ích ​​có tác động nhất là sử dụng dữ liệu để giảm chi phí kinh doanh. Trong số các tổ chức đã bắt đầu các dự án được thiết kế để giảm chi phí, hơn 49% đã nhìn thấy giá trị từ các dự án của họ. Randy Bean - Giám đốc điều hành và đối tác quản lý của công ty tư vấn NewVantage Partners cho biết: “Dữ liệu lớn đã được sử dụng để cải thiện hiệu quả hoạt động. “Và khả năng đưa ra quyết định sáng suốt dựa trên thông tin cập nhật mới nhất đang nhanh chóng trở thành tiêu chuẩn chính.”

Dữ liệu giúp các doanh nghiệp tối ưu hoá tài chính, tìm ra những lỗ hổng trong hoạt động tiêu tốn nhiều chi phí. Phân tích hiệu quả hoạt động tài chính giúp đạt được hiệu quả hoạt động.

- Tính minh bạch và trách nhiệm giải trình cao hơn

Việc ra quyết định dựa trên dữ liệu, cùng với các mục tiêu rõ ràng và cụ thể, cải thiện tính minh bạch trong các tổ chức, đặc biệt là khi tất cả dữ liệu được xem xét không thiên vị và kết quả tổng thể được đo lường tương ứng.

Phương pháp tiếp cận tổng thể của các tổ chức tập trung vào dữ liệu cho phép nhân viên hiểu rõ hơn về mục tiêu của việc sao lưu dữ liệu và khuyến khích nhân viên áp dụng việc ra quyết định dựa trên dữ liệu trong công việc hàng ngày của họ. Điều này sẽ giúp tổ chức đối phó với rủi ro và nâng cao hiệu suất tổng thể, đồng thời thúc đẩy tinh thần cho nhân viên.

- Cải tiến và đổi mới liên tục

Quyết định dựa trên dữ liệu gián tiếp mở ra không gian để cải tiến và đổi mới. Các tổ chức có thể thực hiện các thay đổi gia tăng, theo dõi các chỉ số quan trọng và thực hiện các thay đổi tiếp theo dựa trên dữ liệu đã thu thập được. Phản hồi của khách hàng có thể thúc đẩy doanh nghiệp đi đúng hướng.

- Quy trình ra quyết định nhanh hơn

Những hiểu biết phân tích chính xác giúp giải quyết nhiều vấn đề cho tổ chức, doanh nghiệp. Quyết định dựa trên dữ liệu thường kêu gọi các doanh nhân khai thác dữ liệu để có được thông tin chi tiết mang tính dự đoán và mô tả.

Khi một tổ chức đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu và thì tốc độ ra quyết định sẽ tăng lên đáng kể. Thông qua việc phân tích dữ liệu thời gian thực và các mẫu dữ liệu trong quá khứ, quá trình ra quyết định không chỉ trở nên nhanh hơn và đáng tin cậy hơn mà còn mang lại niềm tin cho các doanh nghiệp rằng doanh nghiệp đang đưa ra quyết định đúng đắn.

- Nâng cao khả năng nghiên cứu thị trường và sự phản hồi của thị trường đối với sản phẩm và dịch vụ

Phương pháp ra quyết định dựa trên dữ liệu giúp các tổ chức hình thành các sản phẩm, dịch vụ mới, các sáng kiến ​​tại và thậm chí xác định các xu hướng. Bằng cách điều tra dữ liệu lịch sử, các doanh nghiệp có thể biết những gì sẽ xảy ra trong tương lai gần và những gì họ nên thay đổi để hoạt động tốt hơn và cạnh tranh hơn.

Các doanh nghiệp có thể phân tích phản hồi của khách hàng để hiểu cách duy trì mối quan hệ tốt với khách hàng và khám phá ra những cách mới để giới thiệu sản phẩm và dịch vụ mới nhằm đưa thương hiệu phát triển.

+ Ra mắt dịch vụ hoặc sản phẩm mới. Dữ liệu cho phép các doanh nghiệp đánh giá nhu cầu sản phẩm hoặc dịch vụ để phục vụ mục đích quyết định đầu tư trong tương lai. Các công cụ phân tích có thể dự báo xu hướng trên thị trường và dự đoán những thay đổi trong sở thích và hành vi của người tiêu dùng.

+ Phát triển chiến lược thông minh. Giả sử rằng chúng ta đang băn khoăn không biết nên chọn địa điểm mở cửa hàng nào hoặc đầu tư vào nhân sự nào mang lại lợi nhuận tốt nhất. Dữ liệu có thể hướng dẫn đầy đủ các quyết định kinh doanh chiến lược. Phân tích và các con số giúp chọn con đường có lợi và hợp lý nhất.

+ Cải thiện nỗ lực tiếp thị. Công nghệ dựa trên dữ liệu giúp chuyên gia tiếp thị đưa ra kết luận về hành vi của khách hàng; cho phép một chuyên gia tiếp thị điều chỉnh thông điệp của họ cho khách hàng và làm cho nó được cá nhân hóa hơn.

+ Nâng cấp mô hình kinh doanh. Phân tích đối thủ cạnh tranh được thực hiện bởi các công cụ ra quyết định do AI hỗ trợ hỗ trợ các doanh nghiệp trong nỗ lực duy trì khả năng cạnh tranh và tìm kiếm các kênh doanh thu mới. Ví dụ: bằng cách phân tích nhu cầu đăng ký trên các sản phẩm hoặc dịch vụ khác nhau, các doanh nghiệp có thể quyết định xem liệu phân khúc sản phẩm mục tiêu có phù hợp với quyết định hay không.

Những thách thức của việc ra quyết định theo hướng dữ liệu

Mặc dù lợi ích của việc sử dụng dữ liệu hỗ trợ quyết định là rõ ràng, tuy nhiên để có thể sử dụng dữ liệu hỗ trợ mang lại hiệu quả cao không phải là điều luôn dễ dàng. Có rất nhiều thách thức khi thực hiện trong thực tế và những yếu tố ảnh hưởng đến mức độ hiệu quả của việc sử dụng dữ liệu hỗ trợ quyết định:

- Dữ liệu chất lượng thấp

Dữ liệu thu thập không phải luôn chính xác, chất lượng của dữ liệu phụ thuộc vào công nghệ, phương tiện và cách thức thu nhận. Khi thu thập dữ liệu, mục tiêu là luôn thu thập càng nhiều dữ liệu càng tốt. Tuy nhiên, nếu dữ liệu được thu thập có chất lượng thấp hoặc không mang lại các thông tin hữu ích thì giá trị dữ liệu đó không cao, không góp phần để phục vụ ra quyết định. Dữ liệu có chất lượng sẽ mang lại sự chính xác cao hơn khi được xử lý và phục vụ công tác dự đoán, dự báo.

- Dữ liệu phân tán và định dạng khác nhau

Thu thập các loại dữ liệu khác nhau để hỗ trợ ra quyết định là một phần cần thiết của quy trình. Tuy nhiên, nếu dữ liệu được lưu ở các định dạng khác nhau như JSON, CSV hoặc XML, có thể sẽ cần để chuyển đổi nó thành một định dạng thống nhất. Một cách tiếp cận dễ dàng hơn là sử dụng các công cụ quản lý dữ liệu để thu thập và định dạng mọi thứ bằng một tiêu chuẩn chung.

Dữ liệu cần đầy đủ về mặt phạm vi để phục vụ phân tích nhiều mặt và hỗ trợ ra quyết định toàn diện, dữ liệu không đầy đủ sẽ đưa ra các kết quả phiếm diện, sai lệch.

- Không có đủ kỹ năng để xử lý dữ liệu mang lại thông tin có ích

Một trong những yếu tố quan trọng khi sử dụng dữ liệu định hướng quyết định là cần có kỹ năng phân tích dữ liệu để biến dữ liệu thô thành các thông tin có ích cho người ra quyết định. Điều này phụ thuộc rất lớn vào kiến thức của chuyên gia xử lý dữ liệu. Dữ liệu không tự nó đưa ra kết quả cuối cùng mà phải trải qua quá trình xử lý nhiều công đoạn. Không có hoặc thiếu chuyên gia có đủ kỹ năng là một thách thức ngay cả đối với các tổ chức đang quản lý nhiều dữ liệu. Chất lượng của thông tin hỗ trợ quyết định cũng phụ thuộc lớn vào kỹ năng của chuyên gia xử lý.

Khuyến nghị các bước thực hiện để sử dụng dữ liệu phục vụ ra quyết định

Như đã phân tích trên, việc sử dụng dữ liệu để tạo ra các giá trị lợi ích có rất nhiều thách thức khi thực hiện. Dữ liệu là một tài sản quan trọng phải được quản lý thích hợp - và những người ra quyết định phải được đào tạo thích hợp để tận dụng nó. Theo khuyến nghị của Softjourn, các tổ chức các tổ chức doanh nghiệp đang tìm cách triển khai việc ra quyết định dựa trên dữ liệu nên tuân theo các bước thiết yếu  theo mô hình sau:

- Xác định vấn đề là bước đầu tiên để hiểu loại dữ liệu cần thiết để hiểu vấn đề. Xác định các lĩnh vực quan trọng nhất để đạt được chiến lược tổng thể của nó. Khi vấn đề được xác định, bước tiếp theo là hiểu mọi thứ xung quanh nó và tìm dữ liệu cần thiết để xác thực các giả định.

- Cần thu thập và xử lý dữ liệu cần thiết để phân tích sâu hơn. Sử dụng đường ống dữ liệu, hồ dữ liệu hoặc kho là cần thiết để dữ liệu được thu thập mà không có bất kỳ sự thiên vị nào có lợi cho một kết quả cụ thể. Dữ liệu thu thập được thường được xử lý bởi các ngôn ngữ lập trình như Python hoặc R.

- Tạo báo cáo, trang tổng quan và trực quan hóa đảm bảo rằng dữ liệu phức tạp được trực quan hóa theo cách giúp mọi người tham gia vào quá trình ra quyết định dễ hiểu. Cuối cùng, các bên liên quan được cung cấp dữ liệu được thu thập bằng các biểu đồ, đồ thị và bảng điều khiển khác nhau.

- Việc đưa ra các quyết định sáng suốt sẽ dễ dàng hơn khi có sẵn một mô hình quyết định. Nếu không có, việc đưa ra các quyết định được lập trình và không được lập trình thường mất nhiều thời gian hơn vì nó đòi hỏi nhiều dữ liệu để hỗ trợ các kết luận nhất định.

Đo lường kết quả bằng KPI là điều cần thiết để đánh giá hiệu suất của bất kỳ quyết định nào. Việc phát triển các KPI, mục tiêu và mục tiêu tốt cần có thời gian, nhưng một khi chúng đã được tạo, kết quả của quá trình ra quyết định và sự thành công của mọi quyết định trở nên có thể đo lường được.

Như vậy, trong bài viết ngắn trên chúng ta đã tiếp cận những vấn đề cơ bản, ban đầu của việc sử dụng dữ liệu phục vụ mục đích ra quyết định trong chuyển đổi số. Trong đó, dữ liệu đóng vai trò quan trọng trong hoạt động phát triển kinh tế số, xã hội số. Nhiều lợi ích đạt được nhưng cũng không ít thách thức khi sử dụng dữ liệu. Bài viết cũng cung cấp một số những khuyến nghị về quy trình để triển khai thực hiện sử dụng dữ liệu phục vụ ra quyết định. Tuy nhiên đây mới chỉ là những bước cơ bản nhất cần triển khai. Trong thực tế, việc triển khai sẽ đòi hỏi nhiều kỹ năng, kiến thức đặc biệt là các chuyên gia phân tích, xử lý dữ liệu để có thể biến các dữ liệu thô, đơn giản thành các thông tin có ích. Cùng một dữ liệu nhưng với các chuyên gia khác nhau có thể mang lại các thông tin khác nhau. Vì vậy, con người là hết sức quan trọng để có thể ứng dụng được công nghệ tiên tiến này. Và cuối cùng, đó là dữ liệu, không có dữ liệu sẽ không thể thực hiện được bất cứ điều gì. Do đó nhận thức về việc thu thập dữ liệu từ đầu là rất quan trọng để làm nguồn nguyên liệu xử lý, tạo ra tri thức có ích cho các quyết định quan trọng.

Khánh Nguyễn

Tài liệu tham khảo

https://softjourn.com/insights/data-driven-decision-making

https://onlinemasters.ohio.edu/blog/data-driven-decision-making/