Giới thiệu về CSDL quốc gia về dân cư của Vương quốc Bỉ

CSDL đăng ký công dân quốc gia của Vương quốc Bỉ đã hình thành từ hơn 25 năm trước. Hiện tại, hầu như tất cả các chính quyền địa phương của Bỉ đang sử dụng hệ thống này như một công cụ, phương tiện hỗ trợ trong quản lý dân cư, thực hiện các công việc đăng ký, cập nhật thông tin công dân. CSDL đăng ký công dân là một hệ thống thông tin vận hành trên máy tính, thay thế các hồ sơ giấy, cồng kềnh và khó khăn trong việc quản lý và duy trì như trước đó.

CSDL đăng ký công dân quốc gia được xác lập và đưa vào văn pháp luật. Theo Điều 1 của Luật về Đăng ký công dân quốc gia ngày 08/8/1983 đã xác định cần thiết thiết lập một hệ thống thông tin để đảm bảo phù hợp với các quy định của Luật này để đăng ký, lưu trữ và chia sẻ thông tin tin liên quan đến việc định danh công dân. Việc đăng ký quốc gia của công dân là nguồn gốc xác thực cho tất cả các dữ liệu nhận dạng các cá nhân, nó được coi là xương sống căn bản, cốt lõi của giao tiếp điện tử liên quan đến việc xác định các thông tin cá nhân trong ứng dụng công nghệ thông tin trong cơ quan nhà nước Bỉ.

Khoản 2, Điều 1, của Luật quy định cụ thể nhiệm vụ pháp lý của việc đăng ký quốc gia của công dân quy định nhiệm vụ, vai trò của CSDL đăng ký công dân quốc gia và nhiệm vụ chính quyền, cơ quan và người có thẩm quyền trong cơ sở dữ liệu quốc gia:

-      Tạo thuận lợi cho việc trao đổi thông tin giữa các cơ quan hành chính

-      Cho phép cập nhật và chia sẻ các thông tin về công dân trong lĩnh vực công.

-      Đơn giản hóa quản lý công dân.

-      Đơn giản hóa một số công dân thủ tục giấy tờ cần thiết trong các dịch vụ hành chính công.

CSDL đăng ký công dân quốc gia là dữ liệu gốc phục vụ mục đích xác thực, nhận dạng cá nhân, nó cũng là một công cụ mạnh mẽ phục vụ cho giao tiếp điện tử không chỉ các của cơ quan hành chính nhà nước mà còn cả của công dân. Nó cũng làm cơ sở để giúp hạn chế việc thu thập trùng lặp các thông tin về người dân của các cơ quan nhà nước khac nhau cùng hoạt động trong lĩnh vực công.

Đối với công dân, CSDL đăng ký công dân quốc gia cho phép để xác định vị trí chính xác nơi cư trú của công dân; cho phép cung cấp thông tin, trong điệu kiện cần thiết, để đảm bảo việc bảo vệ toàn vẹn thân thể của công dân trong nhiều các tình huống hỏa hoạn, thiên tai, phòng chống tội phạm ...

CSDL đăng ký công dân quốc gia cũng là cơ sở xác định nguồn gốc, cũng tham gia vào việc phòng ngừa và đấu tranh chống gian lận thông tin, mạo danh và cũng cho phép công dân hoặc các trường hợp nạn nhân khôi phục danh tính của mình khi các giấy tờ nhân thân đã bị mất.

Điều quan trọng nhất, CSDL đăng ký công dân quốc gia được xác định như là sứ mệnh để để đơn giản hóa các thủ tục giấy tờ cần thiết của công dân khi tham gia các thủ tục hành chính công do các cơ quan nhà nước cung cấp, các giấy tờ được công dân xuất trình về nhân thân, về thành phần gia đình, giấy chứng nhận cư trú, ... mà công dân phải trình diện khi đi đến chính quyền địa phương.

CSDL đăng ký công dân quốc gia cũng làm cơ sở để cấp chứng minh nhân dân điện tử. Nhờ vào chứng minh thư điện tử của mình, mọi công dân có một cách an toàn cho phép nó để xác thực và đăng nhập các các dịch vụ trên mạng an toàn và bảo mật trong bối cảnh công nghệ thông tin đang phát triển mạnh mẽ và chính phủ điện tử được đầu tư xây dựng bao gồm cả các dịch vụ trong lĩnh vực công cộng và lĩnh vực tư nhân.

Một trong những giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin nổi bật là Bỉ thiết lập các tài khoản trên mạng cho người dân giao tiếp với cơ quan nhà nước có tên là "MyAccount" trong đó chứng minh thư điện tử là công cụ để đăng nhập vào tài khoản của mình. Nhờ vào ứng dụng này, người dân có thể quản lý hồ sơ cá nhân của mình và chuẩn bị cũng như lưu trữ phục vụ tham gia vào các thủ tục hành chính công.

Với sáng kiến này, các thành phố của Bỉ cũng đã tích cực phát triển ứng dụng CNTT của mình để sử dụng chung đầu mối giao tiếp với công dân qua tài khoản của công dân trên mạng này. Đây cũng là một ý tưởng được xem như “Công dân diện tử”.

Nội dung và phạm vi của CSDL đăng ký công dân quốc gia.

CSDL đăng ký công dân quốc gia sẽ đăng ký và lưu trữ thông tin công dân của Bỉ bao gồm những đối tượng sau:

-      Mọi công dân Bỉ sinh sống tại Bỉ và người nước ngoài cư trú tại Bỉ.

-      Mọi công dân Bỉ ở nước ngoài được ghi danh vào sổ đăng ký lãnh sự duy trì bởi cơ quan ngoại giao hoặc lãnh sự Bỉ ở nước ngoài.

-      Bất kỳ người nước ngoài được công nhận là tị nạn hoặc yêu cầu công nhận tư cách tị nạn.

Đối với công dân được đăng ký và lưu trữ trong CSDL đăng ký công dân quốc gia sẽ được lưu trữ bao gồm một hồ sơ điện tử liên kết với một định danh duy nhất gọi là số định danh cá nhân. Các hồ sơ điện tử được thành lập khi sinh hoặc ngay sau khi người đó được đăng ký quản lý cư trú tại Bỉ hoặc cơ quan ngoại giao hoặc lãnh sự ở nước ngoài. Tất nhiên, các cá nhân này phải đáp ứng các điều kiện lưu trú được xác định theo pháp luật về quyền nhập cảnh và cư trú trong lãnh thổ Bỉ.

Mã định danh cá nhân

Hồ sơ của công dân được lưu trữ và liên kết với một mã định danh cá nhân duy nhất. Mã định danh này sẽ phân biệt các cá nhân và không trùng lặp. Mã định danh này bao gồm một dãy các ký tự gồm mười một chữ số:

-      Nhóm đầu tiên có sáu chữ số đại diện cho ngày, tháng năm sinh của công dân được xếp theo thứ tự: năm, tháng, ngày. Mỗi cụm có 2 chữ số theo định dạng YYMMDD.

-      Một nhóm thứ hai bao gồm ba chữ số được xác định là số thứ tự của các công dân có cùng thuộc tính ngày tháng năm sinh. Số thứ tự này cũng có sự phân biệt về giới tính của công dân. Người phụ nữ được gán một số thứ tự chẵn, nam giới được gán một số thứ tự lẻ.

-       Nhóm thứ ba bao gồm hai con số và là số kiểm soát đảm bảo xác định nhanh chóng mã định danh cá nhân là chính xác.

Theo Điều 3 của Luật ngày 8/8/1983, Hồ sơ điện tử của công dân bao gồm các thông tin sau và được ghi nhận và duy trì bởi cơ quan chịu trách nhiệm đăng ký thông tin cho cá nhân cụ thể:

•         Tên đầy đủ của công dân.
•         Địa điểm và ngày tháng năm sinh.
•         Giới tính.
•         Quốc tịch.
•         Địa chỉ thường trú.
•         Địa điểm và ngày chết hoặc địa điểm và ngày được khai báo là đã mất tích.
•         Nghề nghiệp.
•         Tình trạng hôn nhân.
•         Thành phần hộ gia đình.
•         Thông tin liên quan đến việc đăng ký cho người chờ đăng ký.
•         Thông tin quản lý theo quy định trong trường hợp là người tị nạn.
•         Thông tin định dạng khác như chữ ký…
•         Người chung sống hợp pháp.
•         Thông tin về cư trú đối với người nước ngoài.

Vai trò của các cơ quan trong thu thập và cung cấp thông tin

Các thông tin cá nhân được đăng ký và quản lý bởi các cơ quan nhà nước bao gồm:

-      Vào sổ đăng ký công dân và đăng ký của người nước ngoài là trách nhiệm duy trì bởi chính quyền địa phương.

-      Trong các hồ sơ lưu trữ của cơ quan đại diện ngoại giao và lãnh sự quán Bỉ ở nước ngoài chứa các thông tin đăng ký của các công dân Bỉ ở nước ngoài và chưa được đăng ký trong sổ đăng ký công dân của chính quyền địa phương tại Bỉ.

-      Các cơ quan có trách nhiệm thực hiện về việc đăng ký và chấp nhận cơ chế tị nạn theo quy định của pháp luật chịu trách nhiệm đăng ký và duy trì thông tin về người tị nạn.

Về giá trị pháp lý thông tin trong CSDL:

CSDL đăng ký công dân quốc gia của công dân là thông tin được xác thực đảm bảo để thực hiện tất cả các nghiệp vụ nhận dạng cá nhân trong cơ quan nhà nước. Căn cứ Điều 4 của Luật ngày 8/8/1983, CSDL đăng ký công dân quốc gia ghi nhận và duy trì thông tin công dân bởi các cơ quan đăng ký quốc gia và sử dụng xác thực cho đến khi thông tin mới được cập nhật.

Thông tin này có thể được sử dụng hợp pháp để thay thế các thông tin trong sổ đăng ký công dân theo hình thức cũ, cung cấp thông tin dưới hình thức điện tử của các cá nhân thông qua tài khoản công dân trên mạng "MyAccount" có giá trị các giấy tờ được các cơ quan nhà nước ban hành.

Quyền khai thác thông tin trong CSDL:

Công dân được quyền khai thác các thông tin liên quan đến dữ liệu riêng của mình.

Luật ngày 8/8/1983 về CSDL đăng ký công dân quốc gia quy định rất nghiêm ngặt và hạn chế quyền truy cập vào dữ liệu được ghi trong CSDL đăng ký công dân quốc gia, chỉ có các cơ quan, tổ chức, người có thẩm quyền đặc biệt quy định bởi pháp luật, nhà vua hoặc cơ quan đăng ký quốc gia mới có thể truy cập hoặc nhận thông tin  trong CSDL và chỉ với mục đích cụ thể mà họ đã được ủy quyền.

Do đó, không một cá nhân nào có thể đọc được dữ liệu của người khác dù với bất cứ mục đích nào. Chỉ người đại diện hợp pháp có thể truy cập vào dữ liệu về những người mà họ đại diện, Cha mẹ có thể xem dữ liệu về con của người đó cho đến khi con của họ trưởng thành theo quy định.

Về quản lý chủ hộ trong CSDL đăng ký công dân quốc gia

Trong CSDL có một thông tin tương tự như cách quản lý công dân của Việt Nam là chủ hộ được gọi là thông tin về thành phần hộ gia đình. Thông tin này có hai khía cạnh: người tham khảo (trước đây gọi là "chủ hộ"), và các thành viên trong gia đình.

Khi một người sống một mình, thông tin này sẽ tự động được coi là người đứng đầu của hộ gia đình.

Khi các hộ gia đình bao gồm một số người, chỉ một trong số họ sẽ được coi như người tham khảo. Không có quy tắc cụ thể hướng dẫn việc chỉ định người tham khảo nhưng những người tham khảo thường là một trong hai vợ chồng hoặc người cùng chung sống, hoặc cha mẹ, hoặc người thân có quan hệ liên quan.

Theo quy định, người được chỉ định là người tham khảo của một hộ gia đình không trao bất kỳ lợi thế nào về quyền thay mặt hoặc sử dụng thông tin của người khác.

Đặc tính của CSDL:

Tất cả các đặc tính của CSDL đăng ký công dân quốc gia được tuân thủ nghiêm ngặt để đảm bảo quyền bảo vệ thông tin cá nhân, đảm bảo sự riêng tư được ghi nhận trong Điều 22 của Hiến pháp Bỉ.

Theo Ủy ban Bảo vệ sự riêng tư Bỉ, các biện pháp để đảm bảo sự an toàn của thông tin cá nhân có thể được kiểm tra theo bảy đặc điểm sau đây:

-     Bảo mật: chỉ người mà cụ thể là chỉ được ủy quyền mới có thể truy cập thông tin.

-     Tính toàn vẹn : các dữ liệu không thể được sửa đổi,

-     Tính sẵn sàng: có của dữ liệu khả dụng để có thể truy cập bởi người có thẩm quyền để xử lý và được sử dụng bất cứ lúc nào.

-     Trách nhiệm: có nghĩa là nó phải có khả năng xác định nguồn gốc, người có trách nhiệm cập nhật dữ liệu.

-     Không thoái thác: điều đó có nghĩa là phải chứng minh được rằng các dữ liệu đã được xử lý mà không thể phủ nhận nó sau này.

-     Xác thực: có nghĩa là có thể chứng minh rằng các dữ liệu có thể tham chiếu đối với một người cụ thể và duy nhất.

-     Bền vững: dữ liệu phải được sử dụng ổn định, có nghĩa là họ phải đầy đủ và chính xác.

Bỉ đã triển khai các biện pháp để bảo đảm an ninh tối đa cho các hệ thống thông tin phục vụ đăng ký công dân. Người vi phạm có thể chịu trách nhiệm hình sự theo Luật.

Bỉ là một quốc gia khá thành công trong việc quản lý ứng dụng công nghệ thông tin để quản lý công dân, bằng việc xây dựng CSDL đăng ký công dân quốc gia và phát hành thẻ công dân điện tử, tài khoản điện tử công dân trên môi trường mang, Bỉ đã mang lại khá nhiều tiện ích và thuận lợi cho người dân khi tham gia vào các thủ tục hành chính công. Đây cũng là một trong những trường hợp nghiên cứu khá gần với Việt Nam có thể tham khảo kinh nghiệm khi Việt Nam đang tiến hành xây dựng CSDLQG về dân cư.

Tham khảo:

http://www.aiseau-presles.be/commune/services-communaux/population/registre-national/definition 

http://www.ibz.rrn.fgov.be/fr/registre-national/faq/quest-ce-que-le-registre-national-des-personnes-physiques/

Nguyễn Trọng Khánh