1.   Cách thức tiếp cận chung về ứng dụng CNTT hiện nay trong cơ quan nhà nước

Cũng như nhiều chuyên ngành khác, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong cơ quan nhà nước cần phải trải qua nhiều giai đoạn, giai đoạn lập kế hoạch, giai đoạn lập đề án, lập dự án và triển khai thực hiện đề án, giai đoạn đưa sản phẩm của dự án đầu tư vào sử dụng.

Đối với lập kế hoạch ứng dụng công nghệ thông tin trong cơ quan nhà nước hiện nay, trong phạm vi cả nước, chúng ta có chương trình quốc gia về ứng dụng công nghệ thông tin được Thủ tướng Chính phủ ban hành theo giai đoạn 5 năm. Cụ thể hiện nay là Quyết định số 1605/QĐ-TTg ngày 22/8/2010 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Chương trình quốc gia về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước giai đoạn 2011-2015. Căn cứ trên Chương trình quốc gia này, thực hiện theo Nghị định 64/2007/NĐ-CP (Khoản 1, Điều 53) các Bộ, cơ quan ngang Bộ, ngành địa phương tiếp tục xây dựng kế hoạch 5 năm và kế hoạch hàng năm về ứng dụng công nghệ thông tin trong Bộ, ngành địa phương mình. Tiếp đó, các cơ quan nhà nước xây dựng kế hoạch 5 năm, kế hoạch hàng năm của cơ quan mình trên cơ sở kế hoạch của Bộ, ngành, địa phương (Khoản 2, Điều 44 Nghị định 64).

Nội dung chính của các chương trình, kế hoạch thường phân chia thành các lĩnh vực ứng dụng công nghệ nhỏ hơn như về phát triển hạ tầng kỹ thuật, về phát triển cơ sở dữ liệu, về phát triển dịch vụ hành chính công, về ứng dụng công nghệ thông tin trong các lĩnh vực chuyên ngành trong các Bộ, ngành, địa phương.

Khi đã có các chương trình, kế hoạch được phê duyệt, các cơ quan, đơn vị thực hiện triển khai các đề án, dự án công nghệ thông tin. Đề án ứng dụng công nghệ thông tin thường tập trung vào những vấn đề nghiệp vụ chuyên ngành, các vấn đề cần xử lý như ứng dụng công nghệ thông tin trong quy trình nghiệp vụ cụ thể như trao đổi văn bản, email, kế toán, quản trị, từng nhóm hoặc từng dịch vụ công ưu tiên triển khai. Để thực hiện việc này, các đề án thường đề xuất những hệ thống thông tin cần xây dựng và đề xuất những dự án để đầu tư xây dựng các hệ thống tin này.

Dự án triển khai các nhiệm vụ do đề án đưa ra bằng việc lập và xây dựng các hệ thống thông tin phục vụ từng vấn đề cụ thể. Thực thi các dự án này là việc xây dựng hạ tầng phần cứng, phần mềm, cơ sở dữ liệu và đào tạo nguồn nhân lực.

2.   Những vấn đề nảy sinh liên quan đến liên thông, kết nối các hệ thống thông tin

Chúng ta thấy rằng, từ tổng thể chương trình kế hoạch ứng dụng công nghệ thông tin đến việc xây dựng các đề án, công việc thường tập trung vào vần các phạm vi, lĩnh vực cần tin học hóa, cần đầu tư, phân chia thành các nhiệm vụ cụ thể, vai trò chức năng của từng cơ quan, đơn vị, bộ phận. Việc triển khai cụ thể phụ thuộc vào các dự án thực hiện. Tại công việc lập dự án, các vấn đề về cấu trúc hệ thống, cơ sở dữ liệu, công nghệ mới được quan tâm, đặt ra và đề xuất.

Các dự án thường thực hiện độc lập theo các nguồn vốn được bố trí. Việc lập dự án được thực hiện bởi các cán bộ chuyên môn của chủ đầu tư hoặc các đơn vị tư vấn được chọn để thực hiện. Các cán bộ thực hiện lập dự án thường khác nhau đối với mỗi dự án nên dẫn đến có sự thiếu, không nắm được thông tin tổng thể. Thêm vào đó các chủ đầu tư thường giao phó cho tư vấn và ít quan tâm sâu đến nội dung dự án về các mặt kỹ thuật, cấu trúc, công nghệ. Điều này dẫn đến các dự án được lập thường chỉ tập trung vào nhiệm vụ và vấn đề dự án cần giải quyết và thành công của dự án mà thiếu sự xem xét tương tích về cấu trúc, vị trí, công nghệ trong một bức tranh tổng thể ứng dụng công nghệ thông tin tại cơ quan, đơn vị và địa phương. Việc liên thông, kết nối, tương tác giữa các hệ thống, do đó, còn hạn chế.

Nghị định 102/2009/NĐ-CP đã có quy định trong thiết kế sơ bộ phải trình bày  Phương án kỹ thuật và công nghệ, kết nối ra bên ngoài. Tuy việc kết nối liên thông phải được xuất phát từ hai phía mới có hiệu quả. Do đó, mặc dù đã có quy định nhưng thực tế, từ phía một dự án thì điều này còn giới hạn nhất định.

Mặt khác, chính việc tiếp cận xây dựng từ đề án là phải xây dựng các hệ thống thông tin và từng dự án sẽ thực hiện triển khai xây dựng các hệ thống thông tin này dẫn đến hệ quả mỗi dự án phải xây dựng được trọn vẹn các hệ thống thông tin và các thành phần của nó. Điều này cũng dẫn đến biến các hệ thống thông tin thành các ốc đảo của riêng nó bao gồm cả phần cứng, phần mềm và dữ liệu. Không những sự kết nối liên thông hạn chế mà còn có sự hạn chế về hiệu quả sử dụng chung các sản phẩm của dự án khi có nhiều dự án được triển khai.

Mặc dù có những hạn chế này, tuy nhiên việc triển khai ứng dụng công nghệ thông tin theo từng bước chương trình, kế hoạch, đề án, dự án là phù hợp và là quy trình cần phải có trong việc đầu tư chung trong các lĩnh vực khác nhau trong cơ quan nhà nước.

3.   Cái nhìn từ gốc về hệ thống thông tin, các quy định của pháp luật và xu hướng công nghệ

Hệ thống thông tin là đối tượng quan trọng trong những dự án về ứng dụng công nghệ thông tin trong cơ quan nhà nước. Thực thi các dự án phần lớn đẫn đến việc triển khai các hệ thống thông tin. Tuy nhiên, thuật ngữ hệ thống thông tin trong các văn bản pháp lý lại không có quy định rõ ràng. Luật Công nghệ thông tin không có từ nào về hệ thống thông tin, Nghị định 64/2007/NĐ-CP có đề cập việc xây dựng các hệ thống thông tin, tuy nhiên lại không có định nghĩa cụ thể về nó.

Trên thế giới trong lĩnh vực ứng dụng công nghệ thông tin, thuật ngữ hệ thống thông tin (Information System) được hiểu rằng: Hệ thống thông tin là tổ hợp của con người và máy tính mà nó xử lý hoặc diễn giải thông tin (Wikipedia). Hệ thống thông tin bao gồm: phần cứng, phần mềm, dữ liệu, quy trình, con người.

Như vậy, với cách tiếp cận này, nếu một dự án công nghệ thông tin xây dựng một hệ thống thông tin được thực hiện thì dự án sẽ phải xây dựng tất cả các thành phần: hạ tầng phần cứng, phần mềm, dữ liệu, quy trình và đào tạo nhân lực sử dụng cho hệ thống đó. Tất cả các  thành phần này được thiết kế để phục vụ một mục đích đề ra trong mục tiêu dự án và thực tế, đa số các dự án cũng triển khai xây dựng đủ các thành phần này.

Nếu ta nhìn lại, nếu trong một phạm vi ứng dụng công nghệ thông tin hẹp, ít liên quan đến các thành phần khác thì triển khai một hệ thống thông tin toàn vẹn là phù hợp. Tuy nhiên, trên thực tế đặc biệt là trong hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin trong cơ quan nhà nước thì các chức năng nhiệm vụ, quy trình, thủ tục đều liên quan và phối kết hợp với nhau, việc xây dựng các hệ thống thông tin riêng lẻ sẽ làm cô lập các hệ thống và hạn chế việc kết nối, chia sẻ.

Xu hướng chung trong ứng dụng công nghệ thông tin trên thế giới xóa nhòa ranh giới giữa các hệ thống thông tin. Điển hình là xu thế ứng dụng điện toán đám mây không còn giới hạn phạm vi của hệ thống thông tin, không còn gắn liền một cách khăng khít giữa các thành phần của hệ thống thông tin trong một phạm vi ứng dụng. Một số xu thế khác như các sản phẩm ứng dụng công nghệ thông tin được thiết kế, phối hợp thành các hệ sinh thái về ứng dụng đa mục đích, xóa nhòa ranh giới giữa các chuyên ngành, chuyên môn và mục đích ứng dụng công nghệ thông tin (ta có thể thấy điều này qua các sản phẩm của Microsoft, Google, Amazon…).

4.   Một cách tiếp cận về thực hiện ứng dụng CNTT trong cơ quan nhà nước

Như vậy, để tăng khả năng liên thông, tận dụng tối đa hiệu quả đầu tư ứng dụng công nghệ thông tin, phù hợp với xu thế phát triển công nghệ, một số điểm về cách tiếp cận sau cũng cần xem xét áp dụng:

Thay vì tiếp cận xây dựng từng hệ thống thông tin trong từng mục đích cụ thể, ta có thể hình dung tổng thể việc ứng dụng công nghệ thông tin trong cơ quan nhà nước là một hệ thống thông tin lớn với đầy đủ các thành phần: cơ sở hạ tầng kỹ thuật, phần mềm, cơ sở dữ liệu, quy trình nghiệp vụ tin học hóa và hệ thống nhân lực trong cơ quan nhà nước. Với quan điểm này, để thực thi tất cả từ mức chương trình, kế hoạch, đề án, dự án đều tiến tới việc hoàn thiện dần hệ thống thông tin tổng thể này và từng bước nâng cấp, mở rộng phù hợp nhu cầu sử dụng thực tế.

Từng đề án hay thậm chí từng dự án là việc triển khai từng thành phần, từng modul trong hệ thống với từng mức độ phù hợp mà không phải xây dựng đầy đủ các thành phần đầy đủ của các hệ thống thông tin. Với cách tiếp cận này, đòi hỏi việc tư vấn, lập đề án, dự án phải tư duy theo cách thức tổng thể cả hệ thống để xác định vị trí thành phần của đề án, dự án, vai trò liên quan và cách thức tương tác tổng thể. Điều này cũng kích thích cho quá trình lập chương trình, kế hoạch, đề án phải chú trọng hơn việc giao tiếp, phối hợp các thành phần, modul với nhau để đạt được thành công của hệ thống thông tin tổng thể, thậm chí đến mức dữ liệu, quy trình, công nghệ và kỹ thuật (tập trung thành phần giao tiếp, kết nối).

Nhìn lại quan điểm này, ta cũng thấy rằng việc này không có gì quá mới. Chúng ta thấy rằng Luật Công nghệ thông tin, Nghị định 64/2007/NĐ-CP đã có hình bóng về quan điểm này. Cụ thể là đã phân lớp về xây dựng cơ sở hạ tầng, xây dựng cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu của các Bộ ngành, địa phương và xây dựng các ứng dụng cụ thể phục vụ nghiệp vụ chuyên ngành, ứng dụng dịch vụ công và vấn đề đào tạo nhân lực. Các lớp này cũng chính là thành phần của một hệ thống thông tin. Tuy nhiên, từ phần lập đề án, dự án thì nhiều nơi lại có xu hướng phân tách thành các hệ thống thông tin và triển khai riêng rẽ bởi các dự án tách biệt.

Để đảm bảo khả năng liên thông, chia sẻ dữ liệu, quy trình thì về căn bản phải, cần xây dựng một chiến lược về kiến trúc tổng thể trong ứng dụng công nghệ thông tin trong đó có thiết kế cụ thể kiến trúc về nghiệp vụ, dữ liệu, ứng dụng và công nghệ và phải theo từng mức từ mức quốc gia đến mức từng cơ quan, đơn vị và các mức độ kiến trúc này cần phù hợp và thống nhất với nhau. Tuy nhiên, để có kiến trúc tổng thể, bài bản đòi hỏi phải có điều kiện về chuẩn hóa quy trình, trình độ nhân lực nhất định đáp ứng để xây dựng và triển khai. Trong điều kiện chưa thực hiện được thì một điểm nhỏ về cách tiếp cận trong quá trình triển khai ứng dụng công nghệ thông tin cũng cần xem xét áp dụng nếu nó mang lại lợi ích lớn để giải quyết những vấn đề bất cập hiện nay đang gặp phải.