Việc Chính phủ của các nước xây dựng các khung chính sách phục vụ sự phát triển của CNTT ngay từ ngày đầu để phục vụ tin học hóa, sau đó là xây dựng Chính phủ điện tử và hiện nay một số nước phát triển đã có các khung chính sách hướng đến chuyển đổi số. Để có được thành công đó mỗi nước phải có những quy chuẩn, tiêu chuẩn trong giao dịch điện tử, kết nối chia sẻ dữ liệu, thông tin trong các hệ thống thông tin, đặc biệt trong khu vực các cơ quan của Chính phủ, các cơ quan không thể tùy tiện đưa ra các tiêu chuẩn riêng cho mình mà phải theo các quy định, hướng dẫn của các cơ quan chuyên môn trong Chính phủ. Trong bài nghiên cứu tìm hiểu về chính sách của các nước, chúng ta sẽ tìm hiểu khung chính sách và tiêu chuẩn về chia sẻ thông tin trong các cơ quan chính phủ miền tây nước Úc.

1. Giới thiệu chung

Vào tháng 01 năm 2003, một nhóm các quan chức cao cấp trong Chính phủ miền tây nước Úc đã xây dựng, phát triển một khung pháp lý và tiêu chuẩn để chia sẻ thông tin giữa các cơ quan trong Chính phủ. Kể từ thời điểm đó đến nay, khung chính sách này luôn được các cập nhật, bổ sung,triển khai sao cho phù hợp với môi trường, hoàn cảnh phát triển của các cơ quan trong Chính phủ. Trong bài viết này sẽ tìm hiểu về khung chính sách và tiêu chuẩn được cập nhật cho tới tháng 11 năm 2017. Chia sẻ thông tin phù hợp sẽ cải thiện kết quả, chất lượng cho các cơ quan và cộng đồng thông qua các dịch vụ được phối hợp tốt hơn và tăng hiệu quả hoạt động trong công việc. Chính phủ Tây Úc đã cam kết cải thiện kết quả làm việc của các cơ quan, cộng đồng và đạt được nhiều hơn trong việc cung cấp các dịch vụ phối hợp thông qua sự hợp tác liên ngành, liên quan đến chia sẻ thông tin.

Để thực hiện cam kết này đòi hỏi các cơ quan chính phủ phải có sự hiểu biết chung hoặc có nguyên tắc chung về các quy trình, quy định liên quan đến việc chia sẻ thông tin. Điều quan trọng, vì lợi ích và trách nhiệm trong việc chia sẻ thông tin cần phải có sự hỗ trợ bởi các quy định và hướng dẫn các quy trình cung cấp ứng dụng trong việc lưu trữ, chia sẻ  thông tin an toàn.

2. Báo cáo chính sách

Khung chính sách sẽ tạo điều kiện chia sẻ thông tin trên cơ sở có cấu trúc. Đây là một tài liệu tạm thời của Chính phủ miền tây nước Úc, mặc dù nó luôn được chỉnh sửa cho phù hợp với luật pháp nhưng chỉ là coi là cấu trúc tạm thời của tất cả các thỏa thuận chia sẻ thông tin của các cơ quan trong Chính phủ tại thời điểm này, khung chính sách này sẽ thay đổi, cập nhật khi luật riêng tư của Chính phủ Úc được xây dựng trong tương lai. Đây là chính sách phù hợp với các cam kết của Chính phủ đối với việc cung cấp các dịch vụ cho người dân, doanh nghiệp (khách hành) ngày càng được cải thiện và hiệu quả hơn. Khuyến khích các cơ quan của chính phủ chia sẻ thông tin trên một cơ sở có cấu trúc.

3. Mục đích của chính sách

Khung chính sách này được xây dựng dựa trên việc chia sẻ thông tin hiện đang diễn ra giữa các cơ quan của Chính phủ miền tây nước Úc. Việc cung cấp các dịch vụ công trực tuyến cho cộng đồng đang đòi hỏi các dịch vụ đang cung cấp phải được liên thông giữa các cơ quan và kết quả mong đợi của Chính phủ là giảm chi phí trong hoạt động của các cơ quan. Chia sẻ thông tin có cấu trúc là rất quan trọng và thường nhạy cảm, việc trao đổi thông tin phải thường xuyên để đạt được kết quả tốt phục vụ cộng đồng và các dịch vụ được cải thiện, đem lại lợi ích cho khách hàng, các dịch vụ được cung cấp bởi nhiều cơ quan sẽ được phối hợp tốt hơn. Vì các cơ quan chính phủ có trách nhiệm chăm sóc cho tất cả khách hàng, đặc biệt là trẻ em, thông tin do các cơ quan khác nắm giữ có thể rất quan trọng để bảo vệ phúc lợi và sự an toàn của khách hàng.

Do đó, mục đích chia sẻ thông tin giữa các cơ quan chính phủ là:

Nâng cao chất lượng dịch vụ cộng đồng (Improve Community Outcomes)

Cộng đồng có nhiều vấn đề phức tạp, đòi hỏi việc giải quyết cần sự phối hợp của nhiều cơ quan. Bằng cách phối hợp, hợp tác làm việc để giải quyết các vấn đề phức tạp, các cơ quan có thể đạt được kết quả tốt hơn cho cộng đồng. Một số ví dụ về các vấn đề đòi hỏi cách tiếp cận của chính phủ bao gồm:

- Phòng ngừa và can thiệp sớm vào tội phạm;

- Hỗ trợ trong các lĩnh vực y tế hoặc phát triển gia đình;

- Tối đa hóa an toàn, an sinh cho cộng đồng;

- Giải quyết các nguyên nhân cơ bản dẫn đến bất lợi của một số nhóm đối tượng trong cộng đồng;

- Cải thiện các kết quả giáo dục cho những người trẻ tuổi

Nâng cao chất lượng dịch vụ của khách hàng (Improve Client Outcomes)

Nhiều cá nhân và gia đình gặp phải các vấn đề bất lợi trong cuộc sống. Một cách tiếp cận tốt của chính phủ có thể giúp các cơ quan cung cấp dịch vụ tốt hơn cho họ và hỗ trợ các cơ quan thực hiện nghĩa vụ, trách nhiệm trong việc chăm sóc khách hàng. Một số ví dụ bao gồm hỗ trợ các gia đình có thể gặp phải nhiều vấn đề như:

- Vấn đề nhà ở;

- Hỗ trợ các trẻ em không thích nghi, hòa nhập với môi trường học tập;

- Xung đột giữa thanh thiếu niên với nhau và giữa thanh thiếu niên với phụ huynh.

Phối hợp cung câp dịch vụ tốt hơn (Better Coordinate Services)

Chia sẻ thông tin và phối hợp cung cấp các dịch vụ sẽ cho phép đạt được các mục tiêu tốt hơn và hợp tác để giải quyết các vấn đề nghiêm trọng, cấp bách một cách nhanh chóng. Để hỗ trợ toàn bộ các hợp tác của cơ quan Chính phủ chia sẻ thông tin sẽ giúp việc cải thiện giao tiếp và định hướng sự hợp tác, chia sẻ giữa Chính phủ với các nhà cung cấp dịch vụ và đảm bảo hai bên sẽ cùng nhau thiết lập các thỏa thuận nhằm thúc đẩy việc cung cấp, sử dụng dịch vụ hiệu quả và tối đa hóa chi phí đầu tư, giảm thiểu việc sao chép và hợp lý hóa truy cập.

4. Nguyên tắc chia sẻ thông tin

Khi các cơ quan tiến hành việc chia sẻ thông tin, dữ liệu cho nhau, điều đóchỉ được thực hiện khi các bên cân bằng được lợi ích của mình và phải đảm bảo các yêu cầu về bảo mật, tiêu chuẩn chung cộng đồng đối với thông tin cá nhân. Trên cơ sở đó, các nguyên tắc cấp cao sau đây sẽ thúc đẩy Khung Chính sách và Tiêu chuẩn này.

- Các cơ quan phải thực hiện việc chia sẻ thông tin trong giới hạn, khuôn khổ của pháp luật có liên quan cho phép:.

- Các quy trình, thủ tục mở và có trách nhiệm chia sẻ thông tin khi có yêu cầu.

- Chia sẻ thông tin phải phù hợp với các tiêu chuẩn bảo mật tối thiểu, phù hợp theo quy định trong Nguyên tắc bảo mật APP (APP: Australian Privacy Principles) của Úc, áp dụng cho các cơ quan Chính phủ Úc và Nguyên tắc bảo mật quốc gia áp dụng cho các doanh nghiệp.

- Cung cấp các thủ tục cần bảo mật để thông tin sẽ được bí mật.

- Các cơ quan chia sẻ thông tin làm như vậy trong bối cảnh chính sách, thủ tục và thông lệ, thông tin pháp luật và quyền riêng tư có liên quan.

5. Yếu tố hỗ trợ và chiến lược thực hiện

(1) Thực hiện khung chính sách và tiêu chuẩn: Khi được các cơ quan trong Chính phủ áp dụng chính sách này sẽ:

- Thúc đẩy được sự chia sẻ thông tin để đạt được kết quả tốt hơn cho khách hàng;

- Đề xuất được các quy trình vượt qua các rào cản để chia sẻ thông tin;

- Cung cấp các tiêu chuẩn xử lý thông tin để bảo vệ khách hàng và nhân viên