Trong bối cảnh chuyển đổi số và ứng dụng mạnh mẽ của công nghệ số hiện nay, các kho nội dung, tri thức cần phải được số hóa để bảo đảm cho việc dễ dàng sử dụng, tiếp cận, khai thác một cách linh hoạt và tối ưu, đặc biệt là trong các thư viện, nơi lưu trữ đồ sộ các nội dung, tài liệu của nhiều ngành, lĩnh vực khác nhau. Do đó vấn đề quản trị tri thức số cũng trở thành một đề tài và mối quan tâm của các nhà quản lý thư viện nói chung, và ngành Thư viện của Việt Nam nói riêng. Mục đích của việc quản trị tri thức số trong thư viện nhằm thúc đẩy mối quan hệ trong và giữa các thư viện; giữa thư viện và bạn đọc; củng cố việc ứng dụng các công nghệ mới, Internet để tăng tốc độ lưu chuyển kiến thức giữa các thành phần với nhau, từ đó tạo nên những mô hình thư viện số phục vụ nhu cầu của bạn đọc kịp thời, mọi lúc, mọi nơi.

Quản trị tri thức số

Cùng với những tác động mạnh mẽ của công nghệ số và sự ảnh hưởng không nhỏ từ đại dịch Covid-19, xu hướng toàn cầu là chuyển dịch mọi hoạt động lên trực tuyến từ các thủ tục hành chính, lĩnh vực ngân hàng, chăm sóc sức khỏe, giáo dục đến quản trị tri thức số. Trong thời đại Cách mạng công nghiệp lần thứ tư, các thông tin, tri thức trong hệ thống thư viện phải được chuyển tải nhanh chóng tới bạn đọc thông qua mạng Internet.

Quản trị tri thức KM (Knowledge management) là thuật ngữ được đề cập rất nhiều, đặc biệt trong thời gian gần đây, trên góc nhìn khác nhau, người ta có thể đưa ra những định nghĩa khác nhau về quản trị tri thức. Có thể nói, quản trị tri thức là sự phối hợp có chủ đích và có hệ thống của con người với công nghệ và những quy trình quản lý nhằm thúc đẩy việc nắm bắt, sáng tạo, lưu giữ, chia sẻ và sử dụng có hiệu quả các tri thức cá nhân cũng như tri thức của tổ chức, nhằm nâng cao hiệu quả quyết định, hiệu quả thực thi và khả năng thích ứng của tổ chức.

Các định nghĩa về quản trị tri thức thể hiện nổi bật các đặc tính sau:

- Quản trị tri thức là một lĩnh vực có liên quan chặt chẽ với lý luận, thực tiễn và là một lĩnh vực mang tính đa ngành.

- Quản trị tri thức không phải là công nghệ thông tin, công nghệ thông tin chỉ là yếu tố hỗ trợ, nhưng lại đóng vai trò rất quan trọng trong quản trị tri thức.

- Quản trị tri thức lấy yếu tố con người làm trung tâm và ba chức năng cơ bản của họ trên các thông tin là lưu trữ, xử lý và truyền thông luôn có vai trò quan trọng trong quản lý hiệu quả tri thức của cá nhân và tổ chức.

Các thành phần cơ bản của hệ thống cơ sở tri thức

Hình 1. Các thành phần của hệ thống quản trị tri thức thư viện

Việc phát triển cơ sở dữ liệu tri thức cho thư viện đòi hỏi phải đóng gói các tri thức vào cơ sở dữ liệu và đưa các tri thức này vào dạng thông tin một cách hiệu quả. Có một số cách mà cơ sở dữ liệu thông thường của thư viện có thể thực hiện đóng gói thông qua việc bổ sung thêm các thành phần của quản trị tri thức, như:

- Thêm thông tin ngữ cảnh vào từng mục nhập;

- Xác thực chất lượng của thông tin (người dùng thêm bình luận về mức độ liên quan, tính chính xác và tính hữu ích của thông tin);

- Cung cấp các công cụ hỗ trợ điều hướng rõ ràng (người dùng có thể điều hướng nhanh chóng đến các lĩnh vực mà mình quan tâm);

- Sử dụng từ điển đồng nghĩa với các thuật ngữ liên quan đến cơ sở tri thức;

- Cung cấp thông tin hướng người dùng, hãng Siemens tạo ra một cơ sở dữ liệu nhằm lưu trữ các vấn đề về kỹ thuật mà người dùng có thể truy cập được thông qua cây phân cấp;

- Cung cấp thông tin chi tiết của người khởi tạo. Người dùng có thể liên hệ trực tiếp với các cộng tác viên, ví dụ: liên hệ qua e-mail, liên kết siêu văn bản hoặc biểu tượng “nhấp để trò chuyện” tự động quay số điện thoại của cộng tác viên;

- Cung cấp cơ sở dữ liệu chuyên gia với các gợi ý cho người dùng và thông tin về vị trí của các chuyên gia và kiến thức chuyên môn.

3. Chuyển đổi số gắn với quản trị tri thức số

Trong quản trị tri thức số, công nghệ đóng vai trò đặc biệt quan trọng. Công nghệ cung cấp cho quản trị tri thức số những công cụ hỗ trợ mạnh mẽ để thực hiện các khâu trong chu trình quản trị tri thức như:

Hình 2. Công nghệ quản trị tri thức

- Công cụ hỗ trợ cho việc sáng tạo nội dung tri thức: các hệ thống quản lý nội dung (Content Management Systems - CMS), công cụ chú thích (Annotation Tools), phần mềm khai thác dữ liệu và khám phá tri thức (Data mining and Knowledge Discovery - DKD);

- Công cụ hỗ trợ cho việc bổ sung và ứng dụng tri thức: học trực tuyến (E-learning), trực quan dữ liệu (Data Visualization), bản đồ tri thức (Knowledge Maps), trí tuệ nhân tạo (Artificial Intelligence - AI), hệ thống hỗ trợ quyết định (Decission Support System - DSS), hệ chuyên gia (Expert System - ES);

- Công cụ hỗ trợ cho việc chia sẻ và phổ biến tri thức: phần mềm nhóm và công cụ hợp tác (Groupware and Collaboration tools), Wikis, công nghệ mạng (Networking Technologies), cổng tri thức (Knowledge Portals), lọc thông tin (Information Filtering).

Với việc áp dụng các công cụ này, quá trình vận hành thư viện sẽ trở nên thuận tiện, không chỉ hỗ trợ công việc quản trị tri thức số mà còn góp phần thúc đẩy việc chia sẻ, kết nối người đọc với tri thức một cách nhanh chóng như:

- Sử dụng các công cụ của quản trị tri thức số để xây dựng những cơ sở tri thức (Knowledge Base) quản lý nguồn tri thức tường minh nội sinh được tạo ra từ quá trình đào tạo, nghiên cứu của các trường đại học và các nguồn tri thức có được từ bên ngoài nhà trường.

- Hợp tác với các tổ chức, các doanh nghiệp trong triển khai các lớp học trực tuyến (E-learning) cập nhật kiến thức và kỹ năng cho người lao động, với tư cách là nơi cung cấp nguồn học liệu có hàm lượng trí tuệ cao.

- Tích hợp cổng tri thức (Knowledge Portal) vào trang web của thư viện, tạo ra không gian làm việc tương tác, ở đó người sử dụng không chỉ đóng góp và chia sẻ nội dung mà còn tiếp nhận và áp dụng những tri thức có giá trị.

- Sử dụng các công cụ phổ biến và chia sẻ tri thức của quản trị tri thức số trong các dịch vụ của thư viện để thông tin/ tri thức số được phổ biến và chia sẻ tốt hơn…

4. Những vấn đề đặt ra trong quá trình quản trị tri thức số

Những khó khăn thường gặp trong quá trình quản trị tri thức số là việc không sẵn sàng chia sẻ các nguồn tri thức; cơ sở hạ tầng còn nhiều hạn chế, chưa được đầu tư phù hợp; kỹ năng sử dụng các thiết bị, công cụ và công nghệ số hóa còn gặp nhiều hạn chế…

Để có thể ứng dụng các công cụ hỗ trợ như hệ thống quản lý nội dung (Content Management Systems - CMS), công cụ chú thích (Annotation Tools), phần mềm khai thác dữ liệu và khám phá tri thức (Data mining and Knowledge Discovery - DKD)… đồng nghĩa với việc phải đầu tư cơ sở vật chất và hạ tầng, trong đó phải kể tới phần cứng, nguồn nhân lực và hệ thống phần mềm, nơi mà dữ liệu, thông tin tri thức số được lưu trữ ở nhiều định dạng, nhiều nơi, sử dụng cả dung lượng điện toán đám mây. Do đó để hoàn thiện hệ thống quản trị tri thức số, nguồn lực cần phải đầu tư và xây dựng không hề nhỏ. Với mục đích cuối cùng là cung cấp thông tin, tri thức có giá trị tới người dùng cuối, đưa toàn bộ chuỗi thông tin tri thức có giá trị đó vào một hệ thống hoạt động được, trong hệ thống đó, tri thức được chia sẻ, trao đổi, ví dụ người dùng truy cập tới hệ thống cung cấp thông tin và tri thức của một thư viện, họ có thể biết được thông tin mình cần từ đâu mà có, nhà cung cấp thông tin là ai, thông tin có bản quyền hay không, tri thức đó có được hợp lý hóa để sử dụng và mang lại hiệu quả trong quá trình sử dụng hay không. Để biến dữ liệu chưa xử lý, dữ liệu thô thành thông tin, thông tin thành tri thức, quá trình đó đòi hỏi việc tăng cường đầu tư và công nghệ, cơ sở dữ liệu và hạ tầng, chi phí nhân công, công cụ và thiết bị số để tạo ra một hệ sinh thái môi trường số, nơi mà tri thức được tạo ra, vận dụng.

Ngoài những khó khăn cơ bản được nói tới ở trên, để tạo ra một hệ quản trị tri thức số, một môi trường sinh thái số nơi mà người dùng cuối có thể được hưởng lợi ích từ việc tiếp nhận, vận dụng tri thức, thì việc tạo ra những công nghệ tiên tiến nhưng bảo đảm thân thiện với người dùng, thì yêu cầu kỹ năng công nghệ của người quản lý thư viện, của người dùng cuối phải đạt một trình độ nhất định, có khả năng sử dụng các công cụ số để khám phá, có trải nghiệm của cá nhân về hệ thống, thông qua đó đưa ra các phản hồi để các cơ quan, tổ chức hoàn thiện hơn về các hệ thống hiện hành, từ đó có những cải tiến trong cách thức quản trị để phục vụ được nhu cầu của người dùng, bạn đọc được tốt hơn.

Do đó, việc đào tạo, hướng dẫn người quản lý hệ thống, người dùng cuối cũng là một vấn đề khó khăn, cần có chiến lược phù hợp đối với các cơ quan, tổ chức. Đồng thời tạo ra các sản phẩm và dịch vụ thông tin để mang lại những giá trị tiềm năng, có khả năng thay đổi nhận thức của con người, tạo ra các mô hình về kinh doanh, sản phẩm và dịch vụ hướng tới các giá trị về mặt kinh tế, tối ưu hóa sử dụng nguồn tài nguyên tri thức số và tối ưu hóa giá trị của các bên liên quan bao gồm cả người tạo ra tri thức và người lĩnh hội tri thức.

Kết luận

Có thể nói, việc ứng dụng công nghệ thông tin, chuyển đổi số trong thư viện là cả một quá trình lâu dài. Mục tiêu của thư viện số hiện nay là cung cấp thông tin hữu ích, nhanh chóng, kịp thời tới độc giả, tạo sự trải nghiệm mới, hấp dẫn trong tiếp cận thông tin, dịch vụ. Và toàn bộ những hoạt động này đều có thể được trợ giúp đắc lực, tạo ra giá trị mới bằng công nghệ số. Cùng với ứng dụng linh hoạt các chính sách, chiến lược phù hợp sẽ tạo điều kiện phát triển hạ tầng, nền tảng, đào tạo nguồn nhân lực của hệ thống quản trị tri thức… từ đó thúc đẩy, tạo ra mô hình quản trị tri thức số của thư viện được tối ưu, mang lại nguồn tri thức nhanh chóng, phù hợp với nhu cầu đọc của mọi người kịp thời, mọi lúc, mọi nơi. Quản trị tri thức số hỗ trợ xác định những gì cần số hóa và số hóa một cách tối ưu, từ đó giúp tiết kiệm chi phí liên quan đến chuyển đổi số và khai thác tối đa những lợi ích mà chuyển đổi số mang lại.

Lê Thị Thùy Trang

Tài liệu tham khảo

[1] “Networks, Digital Libraries and Knowledge Management: Trends & Developments”, Maitrayee Ghosh & Ashok Jambekar.

[2] “From information, to data, to knowledge - Digital Scholarship Centers: An emerging transdisciplinary digital knowledge and research methods integrator in academic and research libraries”, Zheng (John) Wang University of Notre Dame, IN, USA and Xuemao Wang University of Cincinnati, OH, USA.

[3] “Knowledge Management: The Role of Digitized Libraries”, Kalyani Krishnan.

[4] “Digital transformation of academic libraries: Opportunities and challenges”, P.Anuradha.