Tuy nhiên, bất chấp những tiến bộ đã đạt được trong hai thập kỷ qua, hầu hết các chính phủ phải mất thời gian dài mới đạt được lợi ích đầy đủ của số hóa. Vì vậy, ngoài việc cung cấp các dịch vụ trực tuyến và cổng thông tin chính phủ điện tử hỗ trợ người dân thì cần phải có một phương pháp luận để chuyển đổi số chính phủ, trở thành một quy trình rộng hơn của chính phủ. Bài viết này sẽ trình bày một số sáng kiến và đề xuất phương pháp luận để chuyển đổi số chính phủ tạo ra những nghiệp vụ và dịch vụ kỹ thuật số lấy người dân làm trung tâm.

Giới thiệu

Công nghệ thông tin và truyền thông (ICT) được ứng dụng trong mọi hoạt động của cơ quan chính phủ để hỗ trợ các chức năng và dịch vụ của chính phủ và cải thiện chất lượng sống. “Chính phủ số đề cập đến việc sử dụng công nghệ kỹ thuật số, như một phần trong chiến lược hiện đại hóa của chính phủ, để tạo ra giá trị công. Mục tiêu chính của chính phủ số là cung cấp các dịch vụ thiết yếu cho công chúng từ các góc độ khác nhau, bao gồm lợi ích của công dân, năng suất, chất lượng dịch vụ, tính minh bạch, trách nhiệm giải trình, sự công bằng và hòa nhập xã hội.

Mặc dù hầu hết các chính phủ đang coi là chính phủ điện tử là việc cung cấp các dịch vụ trực tuyến cho công chúng thì chính phủ số được dự đoán là ứng dụng các công nghệ mới vào trong hoạt động của các lĩnh vực như kinh tế, xã hội và thể chế... Vậy nên, chuyển đổi số chính phủ được coi là giải pháp để thực hiện các sáng kiến cần thiết để tạo ra những thay đổi trong việc cung cấp các dịch vụ trực tuyến thông qua cổng thông tin chính phủ điện tử, để tạo ra nền kinh tế bền vững, giảm chi phí, hợp tác và cạnh tranh; sử dụng hiệu quả nguồn tài nguyên và lấy người dân làm trung tâm.

1. Tại sao phải chuyển đổi số chính phủ

Thế kỷ 21, các chính phủ, cũng giống như bất kỳ một tổ chức lớn nào, sẽ đặt kỳ vọng hiện đại hóa và phát triển các hệ thống trực tuyến dựa trên công nghệ thân thiện với người dùng, định hướng chiến lược và cung cấp những trải nghiệm tốt hơn để không những đáp ứng nhu cầu của công dân tương tác với chính phủ, mà còn cải thiện cách thức hoạt động của hệ thống chính phủ. Quy trình hiện đại hóa này được gọi là chuyển đổi số chính phủ.

 Hình 1. Các quy trình chuyển đổi số chính phủ

“Chuyển đổi” thường được sử dụng để biểu thị sự thay đổi, nỗ lực hiện đại hóa hoặc đổi mới, giới thiệu công nghệ kỹ thuật số trong các quy trình nghiệp vụ, mô hình cung cấp dịch vụ và văn hóa của chính phủ, cơ cấu lại cách chính phủ điều hành và thực hiện các chức năng cơ bản. Vì vậy, chuyển đổi là kết quả của việc “không chỉ làm mọi thứ tốt hơn một cách từng bước, mà về cơ bản là bằng cách làm mọi thứ trở nên khác đi”. Do đó, một yếu tố quan trọng để phân biệt chuyển đổi với các loại thay đổi dần dần là việc từ bỏ các mô hình vận hành tương tự (ví dụ: thủ công, giấy) để chuyển sang các hệ thống kỹ thuật số mới.

Chuyển đổi số chính phủ được coi là một hành trình từ giai đoạn hiện tại lên các cấp số hóa cao hơn. Chuyển đổi cũng có thể được xem là quá trình chuyển từ chính phủ truyền thống thông qua các hình thức ban đầu của Chính phủ điện tử sang Chính phủ số, bao gồm việc đưa ra các sáng kiến cần thiết để thực hiện các thay đổi sâu hơn trong việc cung cấp các dịch vụ trực tuyến thông qua các cổng chính phủ điện tử, sang nghiệp vụ rộng hơn của chính phủ. Các hệ thống dựa trên công nghệ mới, được “chuyển đổi” không chỉ thân thiện với người dùng, mà còn có định hướng chiến lược và có khả năng cung cấp trải nghiệm tốt hơn cho những người tương tác với chính phủ, mà quan trọng hơn, cũng phải cải thiện cách mà hệ thống của chính phủ vận hành.

Về bản chất, chuyển đổi số trong chính phủ bao gồm hai quá trình cơ bản đó là:

- Chuyển đổi quy trình nội bộ: Điều này có nghĩa là chính phủ sẽ cập nhật các công nghệ mới để kiểm soát và điều phối các hoạt động hàng ngày của chính phủ. Cải tiến chất lượng và hiệu quả của quy trình bên trong và bên ngoài. Sáng tạo các hình thức tổ chức mới, đề xuất các phương pháp và kỹ thuật quản lý mới, các phương pháp làm việc mới.

- Chuyển đổi mối quan hệ: Điều này có nghĩa là chính phủ cập nhật các khía cạnh xã hội ứng dụng kỹ thuật số để thay đổi cách chính phủ tương tác với các thực thể xã hội và chính trị khác để tạo ra một hệ thống các mối quan hệ hiệu quả hơn.

Ngoài hai quy trình chuyển đổi cơ bản trên, còn có đổi mới về chính sách và đổi mới dịch vụ.

- Đổi mới chính sách: Cải thiện xác định nhu cầu của các thành phần và rút ngắn thời gian phát triển, thử nghiệm, thực hiện và phổ biến chính sách.

- Đổi mới dịch vụ: Tạo ra các sản phẩm hoặc dịch vụ công mới hoặc cải tiến những dịch vụ hoặc sản phẩm hiện có.

2. Các bước để chuyển đổi số chính phủ

Năm 2000, Nhóm Gartner đã trình bày bốn giai đoạn của Mô hình Chính phủ điện tử để đo lường tiến trình sáng kiến Chính phủ điện tử và thiết kế lộ trình chuyển đổi số chính phủ, trong đó có chuyển đổi là giai đoạn cao nhất.

Năm 2001, PwC công bố mô hình năm giai đoạn (Thông tin, Truyền thông hai chiều, Giao dịch, Hội nhập, Tham gia chính trị), phần lớn trùng lặp với mô hình Gartner. Tuy nhiên, tất cả đều tập trung chủ yếu vào Chính phủ điện tử 1.0 và một số tính năng được định nghĩa là Chính phủ điện tử 2.0 về cơ bản được xem là giai đoạn cuối cùng.

Ngày càng cụ thể và chi tiết hơn, năm 2017, Jenny Huang và Achim Karduck đã vạch ra kế hoạch chuyển đổi số chính phủ được xây dựng dựa trên sáu bước chính như sau:

(1) Giai đoạn hiện diện của điện tử (ePresence Stage): Giai đoạn đầu tiên là hiện diện tức là chính phủ sẽ công bố và truyền tải các thông tin thông qua một website ở dạng thụ động. Giai đoạn này là giai đoạn khởi tạo khung chuyển đổi để tạo ra thông tin và cung cấp các dịch vụ.

(2) Giai đoạn tương tác (Interaction Stage): giai đoạn này thiết lập các tương tác cơ bản được cung cấp giữa người dân, doanh nghiệp và chính phủ thông qua các hình thức như email và phản hồi. Sự tương tác này tạo ra một khung cung cấp cho công chúng khả năng liên hệ với chính phủ và hợp lý hóa các hoạt động cơ bản của chính phủ.

(3) Giai đoạn giao dịch (Transactions Stage): Giai đoạn giao dịch cho phép công chúng thực hiện một số giao dịch cơ bản theo phương thức hoàn toàn trực tuyến. Chẳng hạn như nộp thuế, gia hạn giấy phép, xin viện trợ, đăng ký mua sắm, đấu thầu, thanh toán điện tử…

(4) Giai đoạn chuyển đổi (Transformation Stage): Chuyển đổi là giai đoạn cao nhất là giai đoạn chuyển đổi toàn bộ sang quản trị điện tử, trong đó công nghệ đủ trưởng thành để mang lại những thay đổi nhằm tái tạo lại quy trình và chức năng hiện có của chính phủ. Giai đoạn chuyển đổi hướng đến việc gia tăng giá trị và cảm nhận của người dân về những dịch vụ dành cho khách hàng theo khung cơ bản đã được thiết lập trong các giai đoạn trước. Giai đoạn này không phải là việc bổ sung các hệ thống mới, mà là nâng cấp hoặc chuyển đổi các hệ thống hiện có để đảm bảo tiết kiệm chi phí, thuận tiện và hiệu quả. Điều này đảm bảo sự tương tác cao hơn, hướng tới cung cấp nhiều dịch vụ hơn cho công chúng, cho phép chính phủ tổ chức lại và loại bỏ các bộ phận không cần thiết thông qua việc chia sẻ trách nhiệm của các bên liên quan qua các kênh ảo.

(5) Giai đoạn tham gia điện tử (eParticipation Stage): Giai đoạn còn được gọi là giai đoạn mà tổ chức chuyển đổi từ cấp khởi nghiệp sang cấp trưởng thành. Giai đoạn này thể hiện tập hợp các mục tiêu dài hạn để đảm bảo sự phát triển của một tổ chức thông qua việc áp dụng khung Chính phủ điện tử đã được xây dựng. Giai đoạn này chính phủ sẽ xây dựng công cụ, nền tảng, giao diện phù hợp với người dân như bầu cử điện tử, giao dịch các thủ tục hành chính công, phát triển sự tương tác giữa các hoạt động của các cơ quan chính phủ...

(6) Giai đoạn ranh giới điện tử / vùng điện tử (eBorder /eRegional Stage): Để cải thiện, tương tác, thiết lập quan hệ, xây dựng chính phủ điện tử với các hệ thống chính phủ láng giềng khác thì các chính phủ phải chia sẻ và trao đổi dữ liệu giữa các quốc gia theo quy định chung đã được thống nhất.

3. Điều kiện cần thiết để chuyển đổi số chính phủ

(a) Chính phủ số cho hiệu quả nội bộ

Chính phủ số không những là việc tiếp cận công nghệ để tăng cường sự tương tác giữa người dân, doanh nghiệp với tổ chức cơ quan chính phủ mà còn tập trung vào việc cải thiện hoạt động nội bộ của chính phủ đó là kết nối, tương tác và đảm bảo phát triển nguồn nhân lực thực hiện nhiệm vụ chuyển đổi số chính phủ. Có ba thước đo được xem xét để đánh giá hiệu quả chuyển đổi đó là: đầu vào, đầu ra và kết quả. Trước đây các cơ quan chính phủ đã lưu trữ dữ liệu theo cách riêng của họ, ngày nay để phát triển chính phủ số thì các cơ quan chính phủ đã xây dựng các cơ sở dữ liệu chung, nhất quán để kết nối, chia sẻ, tương tác các thông tin, dữ liệu của các lĩnh vực với nhau.

Ví dụ, một nghiên cứu điển hình của Sarantis, Charalabidis và Askounis là sử dụng khung hệ thống điện tử để quản lý, giám sát và chia sẻ thông tin, dữ liệu giữa các lĩnh vực khác nhau trong cơ sở dữ liệu, đơn giản hóa thủ tục hành chính, đẩy nhanh việc tổng hợp thông tin, hướng tới mục tiêu chuyển đổi số chính phủ.

(b) Quản trị số đối với mối quan hệ công chúng

Cách để chuyển đổi số chính phủ nhanh nhất là phát triển mối quan hệ giữa công chúng và chính phủ dựa trên lòng tin và sự tiến bộ, tăng cường tính minh bạch, khả năng tiếp cận và chất lượng dịch vụ của chính phủ (chẳng hạn như tăng cường sự tương tác giữa chính phủ với các cá nhân và doanh nghiệp trong khu vực bầu cử). Phương pháp này thu hút người dân và doanh nghiệp tiến đến gần hơn với chính phủ thông qua việc tái tạo lại “hệ thống chính phủ nhằm cung cấp các dịch vụ, thông tin, kiến thức hiệu quả và tiết kiệm chi phí thông qua công nghệ thông tin và truyền thông”.

Ví dụ ở Tây Ban Nha, Luật công số 11/2007 quy định rằng:

- Công dân: có quyền tương tác với cơ quan hành chính công; cho ý kiến, tham gia trực tiếp vào hoạt động quản trị điện tử; và,

- Chính phủ: có trách nhiệm cung cấp hệ thống chính phủ điện tử; cung cấp các dịch vụ, giao dịch được tương tác trên nền tảng Internet; tổ chức các phong trào ở cấp cơ sở và truyền cảm hứng để tăng cường tính dân chủ, sự cởi mở và lòng tin của công dân đối với chính phủ.

Kết luận

Trong những năm qua, mặc dù có nhiều sự quan tâm đến chiến lược chuyển đổi số chính phủ nhưng định nghĩa về chuyển đổi vẫn còn nhiều thay đổi từ “đơn giản” đến “phức tạp” mà đến ngày nay vẫn đang trong công cuộc tìm kiếm chiến lược. Để tìm ra cách chuyển đổi số chính phủ khả thi thì cần phải đi từ việc nghiên cứu phương pháp luận, điều kiện cần thiết và các bước cơ bản để đổi mới cách thức thực hiện, cải thiện chính phủ số bền vững lâu dài.

Lê Thị Thùy Trang

Tài liệu tham khảo

1. A Methodology for Digital Government Transformation

http://www.joebm.com/vol5/521-TB1012.pdf