Đưa yêu cầu về số hóa vào quá trình xây dựng chính sách

Để quá trình chuyển đổi số chính phủ thành công, các công nghệ số phải được đưa vào ngay trong các quá trình hoạch định chính sách và thiết kế dịch vụ ngay từ khi bắt đầu xây dựng. Khu vực công cần được số hóa từ khâu thiết kế. Điều này có nghĩa là phải huy động các công nghệ và dữ liệu hiện có, công nghệ mới để đánh giá và thiết kế lại các quy trình nghiệp vụ và hoạt động nội bộ. Mục đích là đơn giản hóa các thủ tục, đổi mới các dịch vụ công và mở ra nhiều kênh giao tiếp và gắn kết khu vực công và tư nhân, bên trung gian thứ ba và công chúng. Điều này là cần thiết để thúc đẩy các khu vực công hoạt động không chỉ hiệu quả hơn trong việc tạo ra giá trị công mà còn có khả năng mang lại các tác động chính sách bền vững hơn và dựa vào người dân.

Trong những thập kỷ gần đây, chính phủ của các nước thành viên OECD và các nước đối tác đã tăng cường nỗ lực số hóa các quy trình và dịch vụ của khu vực công, đưa công nghệ số vào trong các hoạt động khác nhau của khu vực công. Cam kết mạnh mẽ này đã tạo ra nhiều hiệu quả trong các hoạt động nội bộ của khu vực công và cung cấp thông tin với bên ngoài, tuy nhiên hiện nay đã có xu hướng áp dụng công nghệ số trên các quy trình và dịch vụ truyền thống. Trong nhiều trường hợp, những nỗ lực như vậy đã số hóa hiệu quả bộ máy quan liêu hiện có và tái tạo dưới dạng số các dịch vụ có thể chia sẻ rộng rãi và các phương pháp tiếp cận lấy chính phủ làm trung tâm.

Cần có sự chuyển đổi từ chính phủ điện tử sang cách tiếp cận chính phủ số để áp dụng “công nghệ số” trong suốt vòng đời của chính sách công. Thay vì số hóa các quy trình thủ tục truyền thống, chính phủ số khai thác các cơ hội mới do quá trình chuyển đổi số mang lại để cho phép tái tạo lại một cách tích cực từ đầu đến cuối các chính sách, thiết kế quy trình và cung cấp dịch vụ.

Lãnh đạo và cộng tác trong quá trình chuyển đổi số

Chuyển đổi số thành công của khu vực công đòi hỏi nỗ lực của tất cả các ngành và các cấp để đạt được một chính phủ số thống nhất và bền vững. Ở đây, quản trị đóng một vai trò quan trọng. Phù hợp với khuôn khổ của Sổ tay quản trị lãnh đạo điện tử, cách tiếp cận công nghệ số theo thiết kế đòi hỏi sự lãnh đạo rõ ràng và cơ chế phối hợp hiệu quả với các chiến lược, công cụ quản lý và quy định mạnh mẽ, để đảm bảo rằng “công nghệ số” được coi không chỉ đơn thuần là một chủ đề kỹ thuật, mà còn là một yếu tố chuyển đổi bắt buộc được đưa vào trong suốt quá trình thiết kế và chính sách dịch vụ. Các thỏa thuận thể chế cập nhật xác định một tổ chức hàng đầu của khu vực công và các vai trò lãnh đạo của chính phủ, chẳng hạn như Giám đốc thông tin (CIO) và Giám đốc dữ liệu (CDO), cũng rất cần thiết để đảm bảo tăng cường hiểu biết và sử dụng các công nghệ số như một yếu tố chuyển đổi của các hoạt động khu vực công.

Các nước OECD đang từng bước cập nhật các mô hình thể chế để thúc đẩy tốt hơn quá trình chuyển đổi số, thông qua việc thể chế hóa các tổ chức khu vực công với nhiệm vụ xuyên suốt của chính phủ số. Các mô hình thể chế được cải thiện, được củng cố bởi các cơ chế phối hợp và tuân thủ cũng như được hỗ trợ bởi các đòn bẩy chính sách thúc đẩy chương trình số hóa trong toàn bộ hành chính công, cho phép điều chỉnh và phát triển đồng bộ chính sách của chính phủ số với các chương trình cải cách khu vực công đa dạng. Việc thể chế hóa các chính sách để kết hợp số hóa trong các quy định mới hoặc các thủ tục lập pháp là một cơ chế đặc biệt hiệu quả để thúc đẩy công nghệ số bằng cách tiếp cận từ khâu thiết kế.

Phát triển công nghệ và năng lực thiết yếu

Nền văn hóa số theo thiết kế đòi hỏi các chính phủ phải là người không am hiểu công nghệ nhưng nhận thức đầy đủ về các cơ hội công nghệ số hiện có để cải thiện chức năng của các khu vực công và tạo ra giá trị công tốt hơn. Một chính phủ số cần một khu vực công có khả năng giải quyết các thách thức về di sản kỹ thuật để tạo cơ sở cho sự phát triển công nghệ nhanh chóng và số hóa các hoạt động khác nhau của chính phủ, từ giáo dục đến quốc phòng, từ y tế đến công lý và bảo vệ xã hội. Do đó, một cách tiếp cận chính sách tích hợp là cần thiết để vượt qua các lỗ hổng giữa chính sách công nghệ số và các lĩnh vực chính sách khác. Khả năng tương tác và các tiêu chuẩn chung cũng rất cần thiết để đảm bảo tính đồng nhất và hiệp lực trong các nỗ lực công khác nhau, để tránh trùng lặp và chồng chéo lãng phí, đồng thời thúc đẩy các cơ quan hành chính liên kết.

Các chính phủ số bắt đầu từ khâu thiết kế yêu cầu lãnh đạo cấp cao nhận thức được lợi ích của công nghệ, cũng như vai trò đột phá tiềm năng của chúng liên quan đến sự phát triển của các hoạt động trong khu vực công. Ví dụ, trong bối cảnh chuyển đổi số, các công nghệ mới nổi (ET), chẳng hạn như trí tuệ nhân tạo (AI) và Blockchain, mang một tiềm năng đột phá đáng kế. Việc kết hợp các công nghệ này và các công nghệ khác vào việc thiết kế các chính sách và dịch vụ ngay từ đầu có thể giúp nâng cao năng lực của con người và tổ chức để quản lý thông tin và tri thức, đặc biệt là đối với thiết kế dịch vụ, và tạo điều kiện cho việc phân phối thuận tiện và phù hợp hơn.

Tuy nhiên, sự hiện diện phổ biến của công nghệ số trong các hoạt động của chính phủ đòi hỏi một cam kết mạnh mẽ trong việc nâng cao kỹ năng của các cán bộ công chức. Điều này có nghĩa là thu hút và duy trì các chuyên gia CNTT trong khu vực công cũng như phát triển các kỹ năng chuyên môn của những người đã có trong lực lượng lao động khu vực công. Hơn nữa, cần nâng cao kỹ năng số trong tất cả các quan chức để truyền bá tư duy công nghệ số trong toàn bộ lực lượng lao động của khu vực công. Cách tiếp cận như vậy sẽ đảm bảo nhận thức rộng rãi hơn về các cơ hội, lợi ích và thách thức của chuyển đổi số.

Công nghệ số nghĩa là sự đơn giản và cộng tác

Nắm bắt được tiềm năng của công nghệ số và dữ liệu trong giai đoạn thiết kế ban đầu của các quy trình và dịch vụ là cơ hội quan trọng để xem xét lại các tương tác giao dịch giữa người dùng và nhà nước. Các khu vực công có cơ hội chuyển đổi các thủ tục, đơn giản hóa quản trị, cải tiến quy trình làm việc và hình dung lại toàn bộ dịch vụ dựa trên sự hiểu biết về nhu cầu của người dùng và xem xét sự phụ thuộc giữa các ngành và cấp chính quyền khác nhau.

Các phương pháp tiếp cận công nghệ số theo thiết kế cũng ưu tiên sử dụng các công nghệ để cải thiện sự hợp tác với các bên liên quan ở các giai đoạn khác nhau của vòng đời chính sách và dịch vụ. Chính phủ với tư cách là nền tảng và các chính sách hướng tới người dùng cho phép nâng cao hiệu quả và phát triển các dịch vụ phù hợp dựa trên quyền sở hữu chung và trách nhiệm chung với xã hội dân sự.

Đảm bảo tính toàn diện công nghệ số

Mặc dù công nghệ số theo thiết kế ngụ ý thiết kế, phát triển, quản lý và giám sát các quy trình nội bộ của chính phủ để huy động đầy đủ tiềm năng của công nghệ và dữ liệu công nghệ số, nhưng điều này không tương đương với việc cung cấp các dịch vụ và hành chính công nghệ số theo mặc định cho các thành viên. Phương pháp tiếp cận đa kênh sẽ cho phép chuyển đổi số toàn diện hơn, cho phép các dịch vụ trực tuyến và di động cùng tồn tại với việc cung cấp dịch vụ trực tiếp hoặc qua điện thoại, đảm bảo rằng các quy trình cơ bản được công nghệ số nhất quán và tích hợp. Điều này ngụ ý việc cung cấp các dịch vụ công được hỗ trợ công nghệ số trên tất cả các kênh, nhằm đảm bảo cùng một mức chất lượng bất kể phương tiện truy cập đã chọn là gì. Công nghệ số theo thiết kế không nên bị nhầm lẫn với công nghệ số theo mặc định, nơi các dịch vụ được ưu tiên phân phối trực tuyến, vì cách tiếp cận thứ hai có khả năng tạo ra sự phân biệt đối xử với các bộ phận dân số có khả năng truy cập trực tuyến hạn chế hoặc khả năng sử dụng công nghệ số (xem Hình 1) .

Hình 1. So sánh Thiết kế số và Mặc định số

Một chính phủ theo thiết kế số tập trung vào việc đảm bảo cung cấp các dịch vụ số được hỗ trợ, như đã thấy ở Na Uy, Bồ Đào Nha và Vương quốc Anh. Khi các dịch vụ hoạt động trơn tru trên các kênh khác nhau, khu vực công có thể tiếp tục đầu tư và hưởng lợi từ số hóa, đồng thời làm việc để đảm bảo rằng không có người dân nào bị bỏ lại phía sau do tiếp cận không đồng đều hoặc thiếu các kỹ năng cần thiết để sử dụng công nghệ số.

Một số điển hình về thiết kế số của các quốc gia

Đánh giá khả năng hiện đại hóa hành chính của các sáng kiến pháp lý (Bồ Đào Nha)

Tại Bồ Đào Nha, Cơ quan Hiện đại hóa hành chính (AMA) thực hiện việc rà soát, đánh giá đối với các sáng kiến pháp lý và quy định mới trước khi chính phủ Bồ Đào Nha phê duyệt, nhằm thúc đẩy phương pháp tiếp cận hiện đại hóa hành chính giữa các ngành và các cấp chính quyền. AMA xem xét các quy định, nghị định và nghị quyết có liên quan của Hội đồng bộ trưởng, đồng thời đề xuất việc đưa các công cụ và nguyên tắc công nghệ số quan trọng vào chương trình hiện đại hóa nền hành chính của quốc gia. Các ví dụ bao gồm việc tái sử dụng dữ liệu, áp dụng nguyên tắc Chỉ một lần duy nhất, sử dụng nền tảng tương tác quốc gia và nền tảng nhận dạng số (autenticação.gov).

Cách tiếp cận xuyên suốt này được sự hỗ trợ chính trị cấp cao từ Bộ trưởng Bộ Tổng thống và Hiện đại hóa hành chính. Mục tiêu hướng tới của AMA nhằm cải thiện sự liên kết và đảm bảo một chính sách thiết kế số thống nhất trong toàn bộ cơ quan hành chính công quốc gia.

Đánh giá tác động của các dự án pháp lý về công nghệ thông tin – truyền thông (Austria)

Năm 2012, chính phủ Áo đã phát triển một tài liệu hướng dẫn công để tư vấn cho các chuyên gia pháp lý chịu trách nhiệm soạn thảo luật về cách thức tích hợp công nghệ số vào trong các chính sách, các vấn đề pháp lý liên quan. Các chuyên gia pháp lý trong khu vực công (ở cả cấp chính quyền liên bang và cấp địa phương) được hưởng lợi từ tài liệu hướng dẫn này về cách kết hợp công nghệ số ngay từ đầu khi soạn thảo các đề xuất lập pháp. Do đó, nhu cầu can thiệp tập trung của Bộ Chính phủ điện tử liên bang trong quá trình lập pháp đã giảm đáng kể, vì dự thảo luật đã tính đến các khuyến nghị của họ.

Dịch vụ số của chính phủ (United Kingdom)

Cơ quan dịch vụ số chính phủ (GDS) được thành lập vào tháng 12 năm 2011 và là một phần của Văn phòng nội các, trung tâm chính phủ của Vương quốc Anh và hoạt động trên toàn bộ chính phủ Vương quốc Anh để giúp các bộ phận đáp ứng nhu cầu của người dùng và chuyển đổi từ khâu bắt đầu đến khâu cuối cùng của dịch vụ. Chức năng của GDS là:

1. Cung cấp hướng dẫn và lời khuyên thực hành tốt nhất để các dịch vụ được nhất quán, rõ ràng và có chất lượng cao.

2. Đặt ra và thực thi các tiêu chuẩn cho các dịch vụ số.

3. Xây dựng và hỗ trợ các nền tảng, dịch vụ, thành phần và công cụ chung.

4. Giúp chính phủ lựa chọn công nghệ phù hợp, tạo điều kiện cho các mối quan hệ ngắn hơn, linh hoạt hơn với nhiều nhà cung cấp hơn.

5. Lãnh đạo chức năng công nghệ số, dữ liệu cho chính phủ.

6. Hỗ trợ tăng cường sử dụng các công nghệ mới nổi của khu vực công.

GDS quản lý một số tiêu chuẩn, bao gồm Tiêu chuẩn dịch vụ số, Quy tắc thực hành công nghệ số và Kiểm soát chi tiêu của Văn phòng nội các đối với công nghệ số. Để đạt được mục tiêu của mình, GDS làm việc với các mạng lưới hành nghề liên chính phủ để quản lý hướng dẫn và tài nguyên thông qua Hướng dẫn sử dụng dịch vụ của GOV.UK và Hệ thống thiết kế GOV.UK. GDS cũng chịu trách nhiệm vận hành một số thành phần chung liên chính phủ bao gồm GOV.UK, GOV.UK Verify, GOV.UK Pay, GOV.UK Notify và Digital Marketplace.

x-Road (Estonia)

Estonia’s X-Road là một nền tảng của chính phủ hỗ trợ chia sẻ dữ liệu giữa hơn 900 tổ chức và doanh nghiệp ở Estonia. Nền tảng này đảm bảo việc cung cấp các dịch vụ cho công dân và tổ chức thông qua quyền truy cập vào cơ sở dữ liệu, tạo và truyền các bộ dữ liệu lớn cũng như tìm kiếm trực tuyến.

Bảo mật nền tảng được đảm bảo thông qua nhận dạng công nghệ số, ủy quyền đa cấp, hệ thống xử lý nhật ký cấp cao và truyền dữ liệu được mã hóa. Hệ thống cung cấp một giải pháp linh hoạt cho vấn đề quyền sở hữu dữ liệu - bản chất phi tập trung của nó cho phép các tổ chức tham gia giữ quyền sở hữu dữ liệu của họ, nhưng cho phép họ chia sẻ dữ liệu hoặc truy cập dữ liệu của các tổ chức khác khi cần thiết.

Cùng với Nguyên tắc Chỉ một lần, hệ thống đã tạo điều kiện tăng cường hợp tác và chia sẻ dữ liệu giữa các tổ chức, dẫn đến giảm chi phí và tăng hiệu quả.

Sáng kiến "Ưu tiên lựa chọn công nghệ số" (Norway)

Tại Na Uy, bản ghi nhớ về số hóa đã thống nhất rằng giao tiếp giữa khu vực công với người dân và doanh nghiệp nên được thực hiện thông qua các dịch vụ số. Các dịch vụ như vậy phải toàn diện, thân thiện với người dùng, an toàn và được thiết kế phổ biến. Để đạt được mục tiêu này, Bản ghi nhớ kêu gọi các bộ vạch ra cơ hội tiềm năng cho việc số hóa các dịch vụ và quy trình, đồng thời chuẩn bị các kế hoạch để cung cấp các dịch vụ thích hợp ở dạng công nghệ số. Các bộ cũng cần xác định các dịch vụ cần được xem xét kết hợp với các dịch vụ khác và tính phù hợp của chúng để phát triển chuỗi dịch vụ. Các kế hoạch thiết lập các dịch vụ kết hợp nên được phát triển.

Quá trình lập bản đồ xác định dịch vụ nào đã được số hóa và dịch vụ nào phù hợp để số hóa. Nó cũng đánh giá liệu các dịch vụ công nghệ số hiện tại có hướng đến người dùng và thân thiện với người dùng hay không, hoặc liệu chúng có nên được thiết kế lại, đơn giản hóa hoặc thậm chí loại bỏ hay không.

Quyền giao tiếp công nghệ số với khu vực công (Spain)

Vào tháng 6 năm 2007, Quốc hội Tây Ban Nha đã thông qua Luật 11/2007 quy định quyền của mọi người được giao tiếp với các cơ quan dịch vụ công trực tuyến. Luật đã hình thành cơ sở cho chính phủ điện tử Tây Ban Nha và đã tạo điều kiện cho công việc tiến bộ trong lĩnh vực này. Các điều khoản quan trọng nhất của nó cho phép công dân:

• Cung cấp dịch vụ công nghệ số được đảm bảo, theo đó các cơ quan quản lý nhà nước đảm bảo rằng tất cả các giao dịch và dịch vụ của chính phủ luôn sẵn sàng và được cập nhật trực tuyến.

• Quyền lựa chọn trong số các kênh dịch vụ có sẵn khi giao tiếp với các cơ quan công quyền. Các nhà chức trách được yêu cầu cung cấp các quy trình dịch vụ và truyền thông tương tự và công nghệ số theo yêu cầu của người dân.

• Quyền bình đẳng trong việc tiếp cận các dịch vụ công trực tuyến. Các dịch vụ của chính phủ không được phân biệt đối xử đối với công dân sử dụng các hình thức liên lạc và dịch vụ phi điện tử.

Những nỗ lực liên tục đã đảm bảo các luật bổ sung và các sắc lệnh hoàng gia đã thúc đẩy hơn nữa số hóa trên tất cả các lĩnh vực của chính phủ.

Citizen Spots (Portugal)

Để thúc đẩy việc cung cấp các dịch vụ công đa kênh ở Bồ Đào Nha, chính phủ đã ưu tiên phát triển các cửa hàng một cửa tích hợp và quy mô nhỏ, cung cấp các dịch vụ hành chính trung ương và địa phương cũng như các dịch vụ của các nhà cung cấp dịch vụ tiện ích (ví dụ: Điện lực, Viễn thông). Các quầy do công chức quản lý, hỗ trợ người dân tiếp cận các dịch vụ công trực tuyến.

Được phát triển với sự hợp tác của các chính quyền thành phố và công ty bưu chính quốc gia chính, mạng lưới Citizen Spots cho phép chính phủ Bồ Đào Nha tiếp cận các bộ phận dân cư thiếu khả năng truy cập Internet hoặc các kỹ năng cần thiết để sử dụng các dịch vụ trực tuyến. Với mức đầu tư tương đối nhỏ, mạng lưới này cũng bao phủ các vùng sâu vùng xa, nơi việc cung cấp các dịch vụ công trực tiếp sẽ gây ra thách thức về tài chính.

Trần Kiên

Tài liệu tham khảo: The OECD Digital Government Policy Framework: Six dimensions of a digital government -  OECD Public Governance Policy Papers No.02 (2020)