Trong những năm qua, Chính phủ đã đẩy mạnh nâng cao chất lượng phục vụ người dân, doanh nghiệp qua việc cung cấp các dịch công trực tuyến mức độ 3, mức độ 4 tại các văn bản chỉ đạo được ban hành như: Nghị quyết 36a/NQ-CP ngày 14 tháng 10 năm 2015 về Chính phủ điện tử với mục tiêu “Đẩy mạnh phát triển Chính phủ điện tử, nâng cao chất lượng, hiệu quả hoạt động của cơ quan nhà nước, phục vụ người dân và doanh nghiệp ngày càng tốt hơn; nâng cao vị trí của Việt Nam về Chính phủ điện tử theo xếp hạng của Liên Hiệp quốc; công khai, minh bạch hoạt động của các cơ quan nhà nước trên môi trường mạng”; Quyết định số 1819/QĐ-TTg ngày 26 tháng 10 năm 2015 của Thủ tướng Chính phủ về việc phê duyệt Chương trình quốc gia về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động cơ quan nhà nước giai đoạn 2016-2020 với mục tiêu “Cung cấp các dịch vụ công cơ bản trực tuyến mức độ 4, đáp ứng nhu cầu thực tế, phục vụ người dân và doanh nghiệp mọi lúc, mọi nơi, dựa trên nhiều phương tiện khác nhau; ứng dụng công nghệ thông tin để giảm thời gian, số lần trong một năm người dân, doanh nghiệp phải đến trực tiếp cơ quan hành chính nhà nước thực hiện các thủ tục hành chính”; Quyết định số 846/QĐ-TTg ngày 09 tháng 6 năm 2017 của Thủ tướng Chính phủ về việc ban hành Danh mục dịch vụ công trực tuyến mức độ 3 và 4 thực hiện tại các Bộ, ngành và địa phương năm 2017.

Để thực hiện các nội dung chỉ đạo của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ tại các văn bản trên, đến nay, đa số các Bộ, cơ quan ngang Bộ, các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương đã triển khai cung cấp các dịch vụ công trực tuyến tại các Cổng thông tin của cơ quan, đơn vị mình theo các mức độ khác nhau, nhiều đơn vị đã triển khai dịch vụ công trực tuyến mức độ 3, mức độ 4. Cụ thể, theo báo cáo ứng dụng CNTT trong hoạt động của cơ quan nhà nước năm 2016, các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ đã cung cấp được 828 dịch vụ công trực tuyến và các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương đã cung cấp 11.409 dịch vụ công trực tuyến.

Theo Nghị định số 43/2011/NĐ-CP ngày 13 tháng 6 năm 2011 của Chính phủ về việc cung cấp thông tin và dịch vụ công trực tuyến trên Cổng/Trang thông tin điện tử của cơ quan nhà nước, quy định dịch vụ công trực tuyến là dịch vụ hành chính công và các dịch vụ khác của cơ quan nhà nước được cung cấp cho các tổ chức, cá nhân trên môi trường mạng. Theo đó, dịch vụ công trực tuyến được chia làm 4 mức như sau:

Dịch vụ công trực tuyến mức độ 1: là dịch vụ bảo đảm cung cấp đầy đủ các thông tin về thủ tục hành chính và các văn bản có liên quan quy định về thủ tục hành chính đó.

Dịch vụ công trực tuyến mức độ 2: là dịch vụ công trực tuyến mức độ 1 và cho phép người sử dụng tải về các mẫu văn bản và khai báo để hoàn thiện hồ sơ theo yêu cầu. Hồ sơ sau khi hoàn thiện được gửi trực tiếp hoặc qua đường bưu điện đến cơ quan, tổ chức cung cấp dịch vụ.

Dịch vụ công trực tuyến mức độ 3: là dịch vụ công trực tuyến mức độ 2 và cho phép người sử dụng điền và gửi trực tuyến các mẫu văn bản đến cơ quan, tổ chức cung cấp dịch vụ. Các giao dịch trong quá trình xử lý hồ sơ và cung cấp dịch vụ được thực hiện trên môi trường mạng. Việc thanh toán lệ phí (nếu có) và nhận kết quả được thực hiện trực tiếp tại cơ quan, tổ chức cung cấp dịch vụ.

Dịch vụ công trực tuyến mức độ 4: là dịch vụ công trực tuyến mức độ 3 và cho phép người sử dụng thanh toán lệ phí (nếu có) được thực hiện trực tuyến. Việc trả kết quả có thể được thực hiện trực tuyến, gửi trực tiếp hoặc qua đường bưu điện đến người sử dụng.

Theo quy định tại Nghị định số 43/2011/NĐ-CP của Chính phủ, người dân, doanh nghiệp có thể sử dụng dịch vụ công trực tuyến từ mức độ 3 mà không phải đến cơ quan cung cấp dịch vụ, mọi giao dịch đều được thực hiện trên môi trường mạng cho đến khi dịch vụ công đó được hoàn thiện. Tuy nhiên, việc giao dịch trực tuyến hiện nay không thực hiện được khi dịch vụ đó có giá trị kinh tế cao và đòi hỏi tính pháp lý chặt chẽ. Ví dụ: Dịch vụ hành chính công sang tên đổi chủ cấp sổ đỏ, người sử dụng dịch vụ khi nộp nghĩa vụ tài chính cần phải nộp các loại hồ sơ tới Ủy ban nhân dân quận/huyện nơi có nhà, đất, hồ sơ bao gồm các giấy tờ sau: Tờ khai lệ phí trước bạ (02 bản do bên mua ký); Tờ khai thuế thu nhập cá nhân (02 bản do bên bán ký. Riêng trường hợp cho tặng 04 bản); Hợp đồng công chứng đã lập (01 bản chính); Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (sổ đỏ), quyền sở hữu nhà ở và tài sản gắn liền với đất (01 bản sao có chứng thực của cơ quan có thẩm quyền); Chứng minh nhân dân + Sổ hộ khẩu của cả bên mua và bên bán (01 bản sao có chứng thực của cơ quan có thẩm quyền).

Tuy nhiên, đối với các loại giấy tờ trên khi chuyển đổi qua môi trường điện tử thực hiện các thủ tục hành chính trên môi trường mạng, các hồ sơ trên phải có giá trị pháp lý như văn bản giấy khi đó, việc thực hiện giao dịch trên môi trường điện tử mới đem lại hiệu quả. Tuy vậy, việc công nhận giá trị pháp lý của văn bản điện tử tại nước ta vẫn còn nhiều hạn chế.

Tính pháp lý của hồ sơ điện tử

Tại Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ thì khái niệm “Hồ sơ điện tử được hiểu là tập hợp các tài liệu điện tử có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân. Lập hồ sơ điện tử hiểu là việc áp dụng công nghệ thông tin nhằm liên kết các tài liệu điện tử hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ điện tử”. Tại Khoản 1, Điều 13 của Luật Lưu trữ quy định: “Tài liệu lưu trữ điện tử là tài liệu được tạo lập ở dạng thông điệp dữ liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân được lựa chọn để lưu trữ hoặc được số hóa từ tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác”. Từ những hướng dẫn, quy định của Luật, Nghị định về công tác lưu trữ thì tài liệu điện tử được người dân tạo lập khi sử dụng dịch vụ công trực tuyến như ví dụ trên sẽ được hiểu như sau:

Giấy tờ điện tử sẽ được hình thành trong quá trình hoạt động sang tên đổi chủ cấp sổ đỏ bao gồm các loại giấy tờ điện tử sau: Tờ khai lệ phí trước bạ, Tờ khai thuế thu nhập cá nhân, Hợp đồng công chứng đã lập.

Giấy tờ điện tử được số hóa từ các giấy tờ bằng giấy mang giá trị pháp lý liên quan tới thủ tục hành chính sang tên đổi chủ cấp sổ đỏ bao gồm các loại giấy tờ sau: Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (sổ đỏ), quyền sở hữu nhà ở và tài sản gắn liền với đất, Chứng minh nhân dân + Sổ hộ khẩu của cả bên mua và bên bán.

Đối với giấy tờ điện tử được hình thành từ quá trình hoạt động sang tên đổi chủ cấp sổ đỏ được đảm bảo giá trị pháp lý khi bảo đảm các yêu cầu dưới đây:

Điều 13 Luật Giao dịch điện tử quy định “Thông điệp dữ liệu có giá trị như bản gốc khi đáp ứng được các điều kiện sau đây: Nội dung của thông điệp dữ liệu được bảo đảm toàn vẹn kể từ khi được khởi tạo lần đầu tiên dưới dạng một thông điệp dữ liệu hoàn chỉnh; Nội dung của thông điệp dữ liệu được xem là toàn vẹn khi nội dung đó chưa bị thay đổi, trừ những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình gửi, lưu trữ hoặc hiển thị thông điệp dữ liệu;

Nội dung của thông điệp dữ liệu có thể truy cập và sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết”.

Cũng tại Điều 8 của Nghị định số 26/2007/NĐ ngày 15 tháng 2 năm 2007 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số, quy định như sau:

Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần có chữ ký thì yêu cầu đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu thông điệp dữ liệu đó được ký bằng chữ ký số.

Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần được đóng dấu của cơ quan, tổ chức thì yêu cầu đó đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu thông điệp dữ liệu đó được ký bởi chữ ký số của người có thẩm quyền theo quy định của pháp luật về quản lý và sử dụng con dấu và chữ ký số đó được đảm bảo an toàn theo quy định tại Điều 9 Nghị định này.

Tính pháp lý của hồ sơ điện tử khi sử dụng dịch vụ công trực tuyến mức độ 3, mức độ 4

Trên thực tế, các dịch vụ công trực tuyến đã được xây dựng và triển khai tại đa số các Cổng thông tin điện tử của các cơ quan nhà nước, điều này tạo điều kiện thuận lợi trong việc trong giải quyết thủ tục hành chính cho người dân, doanh nghiệp chính. Tuy nhiên, nhiều dịch vụ công trực tuyến chưa thực sự hiệu quả, chủ yếu đối với các dịch vụ công trực tuyến do địa phương cung cấp, cụ thể là nhiều dịch vụ công trực tuyến không phát sinh hồ sơ điện tử. Một trong các nguyên nhân được xác định là do công tác thông tin tuyên truyền, hướng dẫn người dân, doanh nghiệp khai thác, sử dụng dịch vụ công trực tuyến chưa được chú trọng, văn bản pháp luật về tính pháp lý của tài liệu điện tử chưa kịp thời ban hành. Trong phạm vi nghiên cứu này chỉ đề cập tới tính pháp lý của các hồ sơ điện tử trong triển khai dịch vụ công trực tuyến khi có các giao dịch trên môi trường điện tử. Theo các quy định về thực hiện các thủ tục hành chính, các giấy tờ liên quan đều phải được chứng thực, có xác nhận được sao y bản chính từ các cơ quan có thẩm quyền, khi chuyển sang hồ sơ điện tử thì người dân, doanh nghiệp có thể tự khởi tạo, đính kèm các văn bản hồ sơ gốc đã được số hóa và được ký bằng chữ ký điện tử hoặc đóng dấu điện tử đối với các doanh nghiệp, với những hồ sơ điện tử đã được ký điện tử, tính pháp lý chỉ được hiểu người ký chịu trách nhiệm về hồ sơ điện tử đó. Qua việc sử dụng dịch vụ công trực tuyến mức độ 3, mức độ 4 tại các cơ quan nhà nước trong thời gian qua, một số vấn đề sẽ xảy ra như sau:

Theo quy định của pháp luật về việc mua bán nhà hai bên tiến hành thực hiện dịch vụ hành chính công sang tên đổi chủ cấp sổ đỏ như ví dụ ở trên, hợp đồng mua bán sẽ phải có bên thứ 3 đứng ra làm trung gian là Văn phòng công chứng, cụ thể việc giải quyết do các công chứng viên được bổ nhiệm do các cơ quan có thẩm quyền quyết định, theo quy định của pháp luật. Thông thường, các công chứng viên này sẽ gặp bên mua và bên bán và trao đổi, sau khi xem xét các giấy tờ liên quan nếu đã hợp lệ, hợp đồng sẽ được ký kết với sự chứng kiến của công chứng viên. Vì vậy, hợp đồng mua bán này có thể là bản giấy, hay điện tử đều có giá trị pháp lý như nhau nếu ký bằng hợp đồng điện tử thì cả ba bên phải có chứng thực điện tử (theo quy định tại Nghị định số 26/2007/NĐ). Tuy nhiên, Luật Công chứng và các văn bản hướng dẫn dưới luật lại không có điều khoản nào quy định, yêu cầu đối với công chứng viên điện tử.

Hiện nay, các cơ sở dữ liệu đang được hình thành như: cơ sở dữ liệu dân cư, cơ sở dữ liệu đất đai, cơ sở dữ liệu về bảo hiểm và các cơ sở dữ liệu chuyên ngành khác,... Tuy nhiên, chưa có văn bản pháp lý nào quy định chi tiết về việc chia sẻ dữ liệu giữa các cơ sở dữ liệu để phục vụ các hoạt động của cơ quan nhà nước và chưa có quy định liên quan về lưu giữ và chịu trách nhiệm pháp lý về chuyển đổi từ tài liệu giấy số hóa sang bản gốc hoặc chứng thực sao y bản chính điện tử để giúp người dân, doanh nghiệp không phải lưu giữ, bảo quản hoặc số hóa mỗi khi cần thực hiện các dịch vụ công trực tuyến hoặc các giao dịch điện tử khác. Tại khoản 1 Điều 3 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ quy định tài liệu lưu trữ điện tử được xác định giá trị pháp lý như bản gốc theo nguyên tắc, phương pháp và tiêu chuẩn xác định giá trị nội dung như tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác phải đáp ứng được các yêu cầu sau:

Bảo đảm độ tin cậy, tính toàn vẹn và xác thực thông tin chứa trong tài liệu điện tử kể từ khi tài liệu điện tử được khởi tạo lần đầu dưới dạng một thông điệp dữ liệu hoàn chỉnh.

Thông tin chứa trong tài liệu lưu trữ điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh.

Tuy nhiên, vấn đề lớn hiện nay là người dân, doanh nghiệp tự khởi tạo hồ sơ điện tử, thực hiện các giao dịch dịch vụ công trực tuyến nhưng trên thực tế việc các cơ quan nhà nước sử dụng các văn bản điện tử trên để thay thế cho văn bản giấy trong giải quyết thủ tục hành còn nhiều hạn chế. Để giải quyết về tính pháp lý của hồ sơ, tài liệu điện tử tại Nghị quyết số 36a/NQ-CP ngày 14/10/2017 của Chính phủ về Chính điện tử, Chính phủ đã giao Bộ Tư pháp thực hiện nhiệm vụ ban hành quy định pháp lý về chứng từ, hồ sơ điện tử thay thế chứng từ, hồ sơ giấy./.

Tài liệu tham khảo:

- Báo cáo kết quả ứng dụng CNTT trong hoạt động của cơ quan nhà nước năm 2016;

- Nghị định số 43/2011/NĐ-CP ngày 13 tháng 6 năm 2011 của Chính phủ về việc cung cấp thông tin và dịch vụ công trực tuyến trên Cổng/Trang thông tin điện tử của cơ quan nhà nước;

- Nghị định số 26/2007/NĐ ngày 15 tháng 2 năm 2007 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số;

- Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ.

Bùi Hồng Hiếu