1. Triển khai hiệu quả Chính phủ điện tử, hiệu quả hoạt động của Chính phủ Hàn Quốc tăng lên rõ rệt thông qua hệ thống On-nara.

Trước đây, các cán bộ công chức Chính phủ Hàn Quốc gặp rất nhiều thách thức, rào cản trong xử lý công việc bởi nhiều thủ tục chưa hợp lý, kém hiệu quả, công việc lặp, sử dụng nhiều biểu mẫu.

Với On-nara cách thức hoạt động được tiêu chuẩn hóa và on-nara quản lý toàn bộ hoạt động của chính phủ bằng việc tiêu chuẩn hóa và tích hợp các thủ tục của chính quyền trung ương và địa phương thông qua mô hình tham chiếu nghiệp vụ. Quản lý toàn bộ các thủ tục hành chính trực tuyến, chia sẻ tiến trình xử lý, kết quả xử lý theo thời gian thực và lưu trữ mọi công đoạn xử lý trong quy trình một cách chính xác và kịp thời.

Một số chức năng của hệ thống On-nara:

- Quản lý tài liệu (document management): là một trong những chức năng được sử dụng rộng rãi nhất của On-nara. Các cán bộ công chức có thể tạo, chia sẻ, báo cáo và phê duyệt các tài liệu trực tuyến. Điều này làm tăng tốc độ ra quyết định trong tổ chức và thực hiện bên ngoài tổ chức.

- Chức năng Ghi nhớ (MenoReport): các bên liên quan có thể chia sẻ thông tin và ý kiến của mình về các vấn đề nội bộ mà không phải trải qua quá trình phê duyệt. Ý kiến ​​cũng có thể dễ dàng được thu thập bằng cách sử dụng chức năng này. Với chức năng Quản lý lịch, người dùng có thể tải lên các lịch trình quan trọng và ghi lại, quản lý lịch.

- Chức năng Quản lý cuộc họp (Meeting Management): cho phép đăng ký lịch, tổ chức các cuộc họp trực tuyến và ghi nhớ các cuộc họp trực tiếp.

- Chức năng Quản lý giao việc (Directive Management): cho phép cán bộ công chức đăng ký các chỉ thị mà họ nhận được và hỗ trợ cập nhật và quản lý công việc theo thời gian thực trên các chỉ thị này.

Tác động:

Từ khi triển khai, hệ thống On-nara có hơn 850.000 người dùng thuộc hơn 230 cơ quan ở trung ương và địa phương; số lượng người dùng tăng dần hàng năm khi hệ thống trở lên phổ biến.

Với khả năng xử lý kịp thời, hiệu quả, cán bộ công chức đã giảm thiểu thời gian trung bình xử lý công việc từ 6 giờ 30 phút xuống dưới 3 giờ 30 phút. Hệ thống cũng cho phép cán bộ công chức ghi nhớ và chia sẻ quá trình xây dựng chính sách theo thời gian thực và quản lý công việc trực tuyến và đặt chế độ công khai. Điều này làm tăng tính minh bạch và hiệu quả trong hoạt động hành chính.

2. Với sự phát triển của Internet, mạng xã hội, ngay từ năm 2010, chính quyền bang Victoria đã phát triển một Kế hoạch gọi là Kế hoạch hành động Chính phủ 2.0, dưới đây tóm tắt một số nội dung chính.

Chính phủ 2.0 liên quan trực tiếp tới sự tích cực tham gia của người dân trong các hoạt động tương tác với các dịch vụ và chính sách của Chính phủ bằng việc truy cập tới thông tin khu vực công dựa trên công nghệ Internet. Phương thức làm việc của Chính phủ 2.0 cũng được hỗ trợ chủ yếu bởi ba yếu tố: tính cộng tác, tính mở và tính đảm bảo.

Việc ứng dụng dựa theo các nguyên tắc và phương pháp của Web 2.0 đang được xác định lại việc mọi người giao tiếp với nhau như thế nào và đang chuyển từ Web sang nền tảng dựa trên sự tham gia và hợp tác lẫn nhau của con người. Quá trình chuyển biến này mở rộng tới khu vực công, ở đó các công cụ Web 2.0 có thể thu hút sự tham gia của người dân, hỗ trợ phát triển chính sách thông qua quá trình trao đổi và thay đổi cách thức cung cấp dịch vụ để đáp ứng nhu cầu của người dân.

Kế hoạch cung cấp nền tảng cho toàn bộ dịch vụ công hướng tới Chính phủ 2.0. Kế hoạch thừa nhận các qui trình, phương pháp và công nghệ mới như là các phương tiện truyền thông đại chúng, mạng xã hội có thể đặt người dân vào vị trí trung tâm trong mối quan hệ cộng tác và mở hơn với Chính phủ. Và cũng làm thay đổi phương thức làm việc của chính phủ với trọng tâm là tăng cường tính minh bạch và sự hợp tác.

Nội dung trọng tâm:

Kế hoạch bao gồm các nội dung ưu tiên tập trung vào công tác lãnh đạo, thu hút sự tham gia của cộng đồng và người dân, tăng tính minh bạch của chính phủ và nâng cao hiệu quả. Có 14 sáng kiến hành động dựa theo bốn lĩnh vực trên nhằm mục đích để thu hút, tăng cường sự tham gia của người dân tạo ra Chính phủ minh bạch hơn và cải thiện hiệu quả của Chính phủ.

Định hướng hành động:

Mỗi Bộ triển khai một dự án Chính phủ 2.0: Mỗi Bộ sẽ đảm nhận triển khai ít nhất một dự án Chính phủ 2.0, mục đích là để chia sẻ dữ liệu, làm cho các hoạt động minh bạch hơn và mở rộng các cơ hội tham gia của người dân. Chung qui lại, các dự án này sẽ góp phần nâng cao tính minh bạch, sự hợp tác và thu hút sự sử dụng các dịch vụ công.

Xây dựng nhóm chuyên trách để định hướng triển khai: Nhóm có nhiệm vụ tuyên truyền các cơ hội, tạo dựng các mối quan hệ với các bộ phận khác, giám sát quá trình thực thi kế hoạch hành động, báo cáo và điều phối về tiến độ triển khai. Thành phần nhóm chuyên trách bao gồm đại diện từ tất cả các Bộ để đảm bảo thống nhất quan điểm toàn bộ chính phủ.  

Xây dựng cơ chế riêng tư cho toàn bộ chính phủ: Bảo vệ sự riêng tư là vấn đề quan trọng để đảm bảo an toàn khi sử dụng công nghệ Web2.0. Bộ có thẩm quyền sẽ phối hợp, xây dựng cung cấp hướng dẫn tổng quát về sự riêng tư. Các Bộ và các cơ quan sẽ đưa nội dung này vào các chính sách về sự riêng tư của cơ quan mình và các quan điểm về sự riêng tư trên trang thông tin điện tử.

Hướng dẫn sử dụng phương tiện truyền thông đại chúng: Trong quá trình sử dụng các phương tiện truyền thông đại chúng, các công chức đều phải giữ gìn theo chuẩn mực đạo đức, các hành vi đạo đức là yếu tố cơ bản trong mối quan hệ giữa khu vực công với chính phủ, giữa khu vực công với cộng đồng và giữa những người làm việc trong khu vực công với nhau. Tuy nhiên, phương tiện truyền thông có các đặc điểm riêng cần được xem xét thêm. Chẳng hạn như bản chất khuyếch đại của phương tiện truyền thông mà thông tin và sự nhận biết có thể được trải ra nhanh chóng và rộng rãi. Phương tiện truyền thông cũng có nhu cầu tham gia thời gian thực, do đó các hình thức được phép áp dụng đối với hình thức giao tiếp truyền thống không được chuyển đổi dễ dàng trong các ứng dụng có sự yêu cầu chấp thuận nhanh chóng.

Thu hút sự tham gia của cộng đồng và người dân:

Các trang Web của chính phủ phải sử dụng các công cụ Web 2.0 mới nhất để tạo thuận lợi cho việc trao đổi trực tuyến giữa người dân và chính quyền, cho phép cộng đồng tham gia tiếp cận tới các tài liệu công khai của nhà nước. Các cơ quan sẽ được hỗ trợ thông qua các công cụ để sử dụng các diễn đàn đã hoạt động theo chính sách các lĩnh vực liên quan để phát triển các cách tìm hiểu, tham gia từ các bài trao đổi đã tồn tại. Điều này sẽ mở rộng, kết hợp hàng hoạt các ý kiến và sự hiểu biết về các vấn đề và các lợi ích.

Nâng cao năng lực:

Quản lý rủi ro: Nguồn lực hỗ trợ quản lý rủi ro được kết hợp với phương tiện truyền thông đại chúng. Việc áp dụng trong thực tế các nguyên tắc hợp tác của Web 2.0 với mã nguồn mở và các qui trình xử lý của Chính phủ đòi hỏi có sự thay đổi trong nhận thức. Điều đó có nghĩa là phải chuyển dịch từ các qui trình cứng nhắc, phân cấp thứ bậc và định hướng đầu vào mà cộng đồng như là người xem sang cách tiếp cận kết nối và cộng tác với định hướng tập trung vào kết quả và cộng đồng như là người tham gia. Đây là giá trị cơ bản, nó cung cấp cơ hội lớn để nâng cao chất lượng và sự tác động của các chính sách, chương trình và các dịch vụ cung cấp.

Bộ công cụ 2.0: phát triển nguồn lực và các công cụ để hỗ trợ sự thu hút. Một loạt nguồn lực, các công cụ và các mẫu sẽ được phát triển để hỗ trợ chính phủ, bao gồm bộ phận truyền thông, công cụ quản lý rủi ro, chiến lược và tình huống hoạt động đơn giản và tài liệu hướng dẫn đánh giá. Tình huống hoạt động sẽ được thực hiện để xem xét tính khả thi của việc phát triển với các ứng dụng miễn phí như mạng xã hội.

Chia sẻ ý tưởng và bài học thành công: Tổ chức các buổi trao đổi, hội thảo về sử dụng công cụ Web2.0 và phát triển nhân rộng các bài học thành công.

Các buổi thảo luận và hội thảo sẽ được tổ chức để đưa những người có sự quan tâm chung lại cùng nhau để chia sẻ thông tin, xây dựng tri thức, phát triển chuyên môn và chia sẻ kinh nghiệm tốt. Các nghiên cứu cụ thể theo các sáng kiến của người dân sẽ được phát triển và chia sẻ dựa trên nền tảng. Sự kết nối sẽ được phát triển với các quyền hạn khác thông qua các nền tảng khác nhau như mạng xã hội của chính phủ.

Ví dụ ứng dụng Gov 2.0 Happen thuộc lĩnh vực tư pháp: Với gần 7000 nhân viên, hơn 50 đơn vị nghiệp vụ và các cơ quan cung cấp dịch vụ được thống nhất chung với mục đích đạt được sự an toàn. Danh mục đầu tư lĩnh vực này gồm nhiều loại khác nhau và xa cách với cuộc sống thường ngày của người dân, trải dài từ các toà án đến các cơ quan bảo vệ quyền của người dân, hệ thống toà án,… với các hoạt động rộng khắp như vậy, không ngạc nhiên khi ngành tư pháp đi đầu trong việc áp dụng các sáng kiến để tham gia với người dân, cung cấp dịch vụ và phát triển chính sách như các sáng kiến Chiến dịch ngăn chặn bạo lực gia đình,… Họ hỗ trợ chiến lược của họ bằng cách xây dựng và đưa vào trong các hoạt động thực tế thường ngày. Điều này đã được hoàn thành thông qua việc thực thi một bộ các sáng kiến bổ sung, bao gồm:

- Tổ chức một sự kiện để lắng nghe các thách thức và cơ hội của chính phủ từ các chuyên gia hàng đầu Australia.

- Báo cáo tin tức nội bộ đa chiều cho nhân viên. Sản xuất báo cáo là trách nhiệm thông thường của bên ngoài, do đó các nhân viên không có các kinh nghiệm sản xuất phim trước đây bây giờ đã có được các kỹ năng này. Báo cáo cung cấp thêm một kênh mới cho giao tiếp nội bộ và thu hút sự tham gia nhiều hơn với nguồn cung cấp dữ liệu RRS và các trang tĩnh.

- Cung cấp trực tuyến các phiên đào tạo kỹ năng viết cho người sáng tạo nội dung học viết cho người sử dụng Internet. Quá trình tự đào tạo được cung cấp trực tuyến.

- Đốt cháy giai đoạn đào tạo để dạy nhanh hơn và giao tiếp hiệu quả trong khoảng thời gian hạn chế.

- Sử dụng Yammer nội bộ cho nhân viên để học giao tiếp trong khoảng 140 từ hoặc ít hơn và thử nghiệm trong môi trường rủi ro thấp để xem việc gì và kiểu, nội dung thông điệp nhận được phản hồi là gì.

- Sử dụng mạng truyền thông xã hội toàn bộ chính phủ để quản lý các mẫu biểu và chia sẻ thông tin và tài nguyên.

- Phát triển tài liệu chính sách và tài liệu hướng dẫn thực hành phương tiện truyền thông đại chúng.

Quá trình phát triển khung sẽ sử dụng cách tiếp cận mới và các ý tưởng có nguồn gốc từ quần chúng và các gợi ý từ trong chính phủ như là việc mở rộng thảo luận đến những người cộng tác. Điều này cũng sẽ bao gồm việc xác định các phương pháp đánh giá.

Khung sẽ liên kết các giá trị chính của sự lãnh đạo, sự tham gia, tính minh bạch và tính hiệu quả và sẽ bao gồm cả các chỉ số đầu và chỉ số cuối. Nó cũng sẽ xem xét một số thực thể như là:

• Lợi nhuận năng suất và hiệu quả bên trong và bên ngoài chính phủ.
• Mức độ tham gia và hài lòng của người dân.
• Mức độ sử dụng và sử dụng lại các thông tin khu vực công.
• Phát sinh các ý tưởng và sự đổi mới mới trong dịch vụ công.

Tài liệu tham khảo:

- https://www.mois.go.kr/

- Kế hoạch triển khai chính phủ 2.0 Australia;

Nguyễn Thanh Thảo