EA được coi là một phương tiện để cung cấp khả năng thể hiện tầm nhìn chiến lược tốt hơn trong một tổ chức. Một số khung và mô hình EA đã phát triển và áp dụng vào thực tế trên toàn cầu. Tuy nhiên, việc thúc đẩy EA phát triển luôn nằm trong sự phát triển của các khung và phương pháp luận Kiến trúc và ít tập trung vào việc phân tích những lợi ích đạt được do việc áp dụng EA. Bài viết này mô tả một nghiên cứu của chuyên gia quốc tế nhằm lập bản đồ lợi ích của EA trong Chính phủ thông qua đánh giá, nghiên cứu tài liệu và thảo luận với các chuyên gia EA, và đề xuất mô hình 4 trụ cột giá trị của EA (4-PM). Mô hình 4-PM hỗ trợ nhận diện các lợi ích mà chính phủ thu được do áp dụng phương pháp EA trong phát triển chính phủ điện tử, chuyển đổi số.

GIỚI THIỆU

Ngày này, các chính phủ đang phải đối mặt với yêu cầu nâng cao chất lượng cung cấp dịch vụ công cho người dân, cộng đồng. Các lý do chính đối với yêu cầu này là do sự phát triển vượt bậc về công nghệ, nhận thức cao về quản lý quan hệ khách hàng và trách nhiệm giải trình đối với dữ liệu của người dân, và các mối quan tâm khác như bảo mật và quyền riêng tư trong cung cấp dịch vụ. Để thực hiện việc này, Chính phủ Ấn Độ quan tâm đến việc tận dụng công nghệ thông tin – truyền thông để quản lý thông tin người dân và các quy trình của chính phủ nhằm đạt được hiệu quả cao hơn. Điều này, được phản ánh thông qua sáng kiến Chương trình Ấn Độ số, với tầm nhìn biến Ấn Độ thành một xã hội số và nền kinh tế tri thức.

EA đã được xác định là khuôn khổ ra quyết định và quản lý phù hợp nhất để cho phép chính phủ và các cơ quan hợp tác cung cấp các dịch vụ liên tục và tận dụng tối đa các khoản đầu tư hiện có. Mục tiêu chính của Kiến trúc chính phủ điện tử Ấn Độ là “hỗ trợ khả năng tương tác của hệ thống, bảo mật và các yếu tố hỗ trợ hoạt động của chính phủ như các dịch vụ và quy trình dữ liệu”. Để tiếp tục những nỗ lực của Chương trình Ấn Độ số, Chính phủ Ấn Độ đã đưa ra kiến trúc EA được gọi là Kiến trúc tổng thể Ấn Độ (IndEA) hay Kiến trúc Chính phủ điện tử Ấn Độ, phù hợp với nhu cầu EA của Chính phủ Ấn Độ.

VẤN ĐỀ

Mục đích của EA là để xác định một nền tảng hoạt động phù hợp nhằm hỗ trợ các mục tiêu tương lai của tổ chức và đưa ra lộ trình để hướng tới tầm nhìn này. Hoạt động nghiên cứu hầu như đã bỏ qua chủ đề về lợi ích và hiện thực hóa giá trị của EA, thay vào đó tập trung chủ yếu vào các khung EA và các phương pháp và công cụ phát triển EA. Điều cần thiết là phải dự đoán những lợi ích của Kiến trúc EA, đặc biệt là trong khu vực công. Điều này sẽ thu hút sự chú ý của lãnh đạo cấp cao để áp dụng cách tiếp cận EA và cải thiện hoạt động các hệ thống của chính phủ, đây là mục tiêu cuối cùng. Để đạt được mục tiêu như vậy, đây được xem là một thách thức rất lớn, bởi lý do đã nêu ở trên mà có rất ít nghiên cứu được thực hiện trong lĩnh vực này.

Bài viết bắt đầu bằng cuộc thảo luận về tình trạng hiện trạng của việc áp dụng EA của các tổ chức Chính phủ ở Ấn Độ, sau đó là phần mô tả các phát hiện của nghiên cứu. Sau đó mô tả việc phân loại các lợi ích thu được do áp dụng phương pháp EA. Mô hình 4 trụ cột (4-PM) được đề xuất để đánh giá những lợi ích thu được từ việc áp dụng EA, nếu không thì điều này sẽ không xảy ra. Giả thuyết trong 4-PM rằng EA mang lại lợi ích cho tổ chức thông qua tác động của nó lên bốn yếu tố thúc đẩy giá trị chính là: Tái thiết kế quy trình nghiệp vụ (BPR), Áp dụng các tiêu chuẩn công nghệ và dữ liệu; Tối ưu hóa nguồn lực và Quản lý thay đổi. Bài viết kết thúc với các khuyến nghị cho các nghiên cứu sâu hơn có thể xây dựng dựa trên Mô hình 4 trụ cột và các phát hiện khác dựa trên các thông tin của bài viết này.

HIỆN TRẠNG ÁP DỤNG EA TRONG CHÍNH PHỦ ẤN ĐỘ

Sự chấp nhận áp dụng EA của các cơ quan Chính phủ ở Ấn Độ đã tăng lên. Đặc biệt, sau khi Kiến trúc IndEA được ban hành và giới thiệu thông qua Chương trình Ấn Độ số.

Công nghệ thông tin đã trở thành một chức năng không thể thiếu trong quá trình phục vụ người dân của các cơ quan Chính phủ. IndEA đã trở thành một công cụ hướng dẫn và hỗ trợ cho nhiều sáng kiến chính phủ điện tử, điều này thể hiện rõ ràng qua các sáng kiến EA đã áp dụng, sử dụng Kiến trúc IndEA (Kiến trúc Meghalaya; Kiến trúc quản lý tài chính Kerala; Kiến trúc Bhuseva;…).

Khung Kiến trúc IndEA được phổ biến do việc áp dụng bởi các cơ quan Chính phủ Ấn Độ ở các cấp khác nhau: cấp tiểu bang, vùng (như Kiến trúc Meghalaya); cấp thực thể; cấp dự án (Kiến trúc BhuSeva).

Với sự gia tăng số lượng các cơ quan Chính phủ áp dụng EA như một phương pháp luận để giải quyết các vấn đề phức tạp để đạt được các mục tiêu chính phủ điện tử của Chính phủ nhằm phục vụ người dân hiệu quả, nhu cầu cố hữu là phải tìm ra những lợi ích thu được do việc áp dụng EA.

PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU

Để hiểu được những lợi ích mà EA có thể mang lại do việc áp dụng EA trong các cơ quan Chính phủ, các phương pháp thu thập dữ liệu và thông tin sau đây đã được vận dụng:

(1)Xem xét kỹ lưỡng các tài liệu đã được thực hiện trong quá trình nghiên cứu các công cụ và phương pháp xây dựng EA. Trong đó, lưu ý quan tâm các cụm từ và thuật ngữ chính như Kiến trúc tổng thể, Lợi ích của Kiến trúc, giá trị Kiến trúc.

(2) Nghiên cứu tài liệu dự án có sẵn trong cơ quan, tổ chức.

(3) Các phiên họp, hội thảo thảo luận tập trung về chủ đề EA với các chuyên gia đầu ngành nhóm phát triển Kiến trúc.

(4) Các phát hiện từ nghiên cứu tài liệu và các cuộc hội thảo, trao đổi trong nội bộ tổ chức, doanh nghiệp đã được phân tích và hoạch định dẫn tới đưa ra mô hình bốn trụ cột 4-PM.

LỢI ÍCH DO ÁP DỤNG EA

Việc áp dụng EA mang lại nhiều lợi ích, nhất là trong các cơ quan, tổ chức nhà nước. Qua nghiên cứu, có thể phân loại các lợi ích do EA mang lại bao gồm:

(1) Tăng cường năng lực, chất lượng cung cấp dịch vụ công.

(2) Giúp tinh chỉnh các quy trình và chức năng hệ thống.

(3) Tiêu chuẩn hóa và giảm thiểu rủi ro.

(4) Cung cấp thông tin chi tiết và tổng quan chung.

(5) Giao tiếp, kết nối và quản lý sự thay đổi.

(6) Giúp hiện đại hóa, cải tiến và đổi mới sáng tạo.

MÔ HÌNH 4 TRỤ CỘT (4-PM)

Mô hình 4-PM về cơ bản nói về 4 nhân tố thúc đẩy các giá trị chính của EA (có thể có nhiều hơn, tuy nhiên không được đưa vào mô hình). Mô hình dưới đây, trình bày về 4-PM. Mỗi trụ cột trong 4-PM biểu diễn một công cụ thúc đẩy giá trị, ví dụ BPR – tái cấu trúc quy trình nghiệp vụ (business process engineering), áp dụng các tiêu chuẩn, tối ưu hóa tài nguyên và quản lý thay đổi.

BPR – Tái cấu trúc quy trình nghiệp vụ

Kiến trúc IndEA bao gồm 8 mô hình tham chiếu để xây dựng kiến trúc cho một tổ chức. BPR là một trong những nguyên tắc được phát triển trong Mô hình tham chiếu nghiệp vụ của Kiến trúc IndEA. Tái thiết kế quy trình nghiệp vụ đem lại vô số lợi ích, chẳng hạn như:

- Giảm thời gian quay vòng quy trình.

- Giảm chi phí vận hành quy trình nghiệp vụ (ví dụ: cần ít nhân lực hơn để xử lý).

- Giảm chi phí cung cấp dịch vụ (ví dụ: dịch vụ công được thực hiện trực tuyến, giúp giảm chi phí cho người dân, doanh nghiệp, chi phí hành chính).

Điều cần thiết cơ bản là phải rà soát, đánh giá lại các quy trình, đặc biệt là các quy trình phục vụ người dân, doanh nghiệp. Việc thiết kế lại quy trình sẽ giúp xác định những nơi có vấn đề hay nỗi đau và thực hiện các biện pháp giải quyết nó.

Các cơ quan nhà nước đang hướng tới số  hóa các quy trình, nên việc thiết kế lại các quy trình là cách tiếp cận đúng đắn, thay vì chuyển một quy trình thủ công sang một quy trình tự động mờ.

Áp dụng các tiêu chuẩn

Thiết lập quản trị dữ liệu phù hợp với chiến lược dữ liệu, chính sách dữ liệu, tiêu chuẩn dữ liệu, tức là có sẵn Kiến trúc dữ liệu sẽ giúp tổ chức, doanh nghiệp quản lý hiệu quả tài sản quan trọng là dữ liệu. Việc áp dụng và thực hiện các tiêu chuẩn dẫn đến khả năng tích hợp và tương tác trong và ngoài tổ chức, doanh nghiệp, tạo điều kiện thuận lợi cho việc trao đổi thông tin liên tục giữa các môi trường khác nhau.

Tối ưu hóa nguồn lực

Khả năng tái sử dụng nhấn mạnh vào việc sử dụng tối đa các tài sản hiện có trong tổ chức. Các sản phẩm kiến trúc và các thành phần cấu thành lên kiến trúc giúp nhận diện sự trùng lặp và tái sử dụng các nguồn lực, tài sản hiện có.

Khả năng tái sử dụng giúp tối ưu hóa nguồn lực và đóng vai trò quan trọng về giảm chi phí và quản lý chất lượng sản phẩm của tổ chức.

Quản lý thay đổi

Quản lý thay đổi trong tổ chức, doanh nghiệp tập trung vào việc quản lý các thay đổi  về quy trình vận hành chuẩn của tổ chức, doanh nghiệp,… quản lý thay đổi được thể chế hóa theo năng lực, quy trình và thực tiễn của doanh nghiệp.

Hình: Mô hình 4PM

KẾT LUẬN

Các chuyên gia nghiên cứu quốc tế đã chỉ ra các lợi ích của EA, việc này được nhận diện, phân loại dựa trên nghiên cứu, đánh giá tài liệu và các cuộc làm việc, thảo luận rộng khắp. Những nhân tố thúc đẩy giá trị áp dụng EA được nhận diện và xây dựng thành mô hình bốn trụ cột 4-PM. Từ phân tích, có thể nhận thấy rằng phải mô tả rõ ràng lợi ích của việc áp dụng EA.

Từ thực tiễn xây dựng và áp dụng EA trong các cơ quan nhà nước những năm qua, có thể thấy rằng, hiện nay, đa số chủ yếu mới dừng ở việc nghiên cứu, tìm hiểu về phương pháp EA, xây dựng để có sản phẩm EA theo quy định tại các văn bản pháp lý của Chính phủ. Tuy nhiên, việc áp dụng cụ thể EA như thế nào tại các cơ quan nhà nước chưa được tìm hiểu, đánh giá kỹ càng. Việc này, trong thời gian tới cần nghiên cứu song song với việc tiếp tục hoàn thiện phương pháp EA để đem lại hiệu quả hoạt động chuyển đổi số, phát triển chính phủ số. Đối với các cơ quan, tổ chức cần triển khai nghiên cứu kỹ lưỡng EA để nắm được thực sự giá trị và lợi ích của việc áp dụng EA, từ đó xây dựng, áp dụng trong phát triển chính phủ điện tử, chuyển đổi số.

Để nhận diện đầy đủ về lợi ích của EA, dựa trên mô hình 4-PM cần tiếp tục nghiên cứu, xác định rõ ràng và nhất quán, đồng thời, có thể nghiên cứu xác định các chỉ số và tiêu chí đánh giá cần được phát triển để đánh giá và định lượng giá trị thu được do việc áp dụng EA.

Nguyễn Thanh Thảo

Nguồn tài liệu tham khảo:

- Kiến trúc Chính phủ điện tử Ấn Độ IndEA

- Lợi ích của Kiến trúc EA, tác giả Gayatr và Nagalaksh