Cụ thể như hầu hết các cơ quan nhà nước đã có các phần mềm quản lý văn bản và điều hành, phần mềm thư điện tử để trao đổi văn bản, tài liệu, phần mềm để quản lý nhân sự, kế toán, tài chính. Một số hệ thống thông tin chuyên ngành quy mô quốc gia đã phát huy tác dụng, phục vụ tốt cho người dân và doanh nghiệp như hệ thống thuế, hải quan, kho bạc,… Tuy nhiên, đánh giá chung, các hệ thống thông tin còn có quy mô nhỏ lẻ, rời rạc, việc kết nối, liên thông, chia sẻ thông tin còn rất hạn chế. Điều này làm giảm hiệu quả của ứng dụng CNTT, các cơ quan nhà nước không thể tận dụng các tài nguyên thông tin của nhau khi xử lý công việc, người dân và doanh nghiệp phải đến nhiều “cửa” khi làm các thủ tục hành chính, thậm trí phải cung cấp nhiều tài liệu, thông tin trùng nhau cho nhiều cơ quan nhà nước khác nhau.

Chia sẻ thông tin thực sự là một thách thức đối với các cơ quan nhà nước. Các tổ chứccơ quan nhà nước truyền thống nói chung đều thực hiện việc thu thập, xử lý và sử dụng thông tin độc lập. Việc phá vỡ “văn hóa” cũ này là một thách thức mà các cơ quan nhà nước phải vượt qua để có thể hưởng lợi từ việc chia sẻ thông tin.

Một số nguyên nhân chính của việc hạn chế trao đổi, chia sẻ thông tin giữa các cơ quan nhà nước, bao gồm:

- Về mặt kỹ thuật, công nghệ: Các cơ quan nhà nước được đầu tư hạ tầng, các hệ thống thông tin từ các nguồn khác nhau, thời gian khác nhau nên có sự khác biệt về các chuẩn kỹ thuật, công nghệ, giao diện,… gây khó khăn trong việc kết nối, liên thông. Mặt khác, trên quy mô quốc gia cũng chưa hình thành một hạ tầng, trung tâm nhằm hỗ trợ kết nối các hệ thống thông tin trên quy mô rộng.

- Về thông tin, dữ liệu: Các cơ quan nhà nước có các nguồn thông tin,  đối tượng xử lý khác nhau, nên xảy ra nhiều trường hợp cùng một đối tượng, đơn vị thông tin, nhưng các cơ quan có cách biểu diễn, mô tả, xử lý khác nhau, thông tin không được đồng nhất về ngữ nghĩa trên các hệ thống, nên không thể trao đổi, sử dụng lại.

- Về tổ chức, quy trình thủ tục: Các cơ quan nhà nước vẫn đang trong quá trình cải cách thủ tục, quy trình làm việc. Trách nhiệm các cơ quan nhà nước, cũng như các quy trình thủ tục còn chồng chéo, chưa thể hiện rõ sự liên thông, phối hợp giữa các quy trình công việc, điều này cũng gây nên sự khó khăn trong việc kết nối, liên thông các hệ thống thông tin tương ứng.

- Về lề lối, thói quen làm việc: Nhiều tổ chức, cá nhân không muốn chia sẻ, công khai, minh bạch các thông tin với các mục đích lợi ích cá nhân.

- Về môi trường pháp lý: Chúng ta chưa có những văn bản pháp lý đủ mạnh để định ra những chiến lược, kế hoạch, trách nhiệm bắt buộc chia sẻ thông tin giữa các cơ quan nhà nước.

Từ thực tế trên, nếu không có các quy định, giải pháp mạnh thúc đẩy chia sẻ thông tingiữa các cơ quan nhà nước, thì trong thời gian tới các vấn đề nêu trên sẽ còn tiếp tục diễn ra và ngày càng nghiêm trọng, trong bối cảnh ngày càng nhiều các hệ thống thông tin được đầu tư mới.

Thực tế việc kết nối, liên thông, chia sẻ thông tin giữa các cơ quan Chính phủ đã được nhiều nước trên thế giới quan tâm và có nhiều kinh nghiệm triển khai, đặc biệt là các nước có Chính phủ điện tử phát triển. Cụ thể như:

Nước Úc: Nhằm mục đích đảm bảo rằng các cơ quan chính phủ tăng tối đa các cơ hội chia sẻ thông tin, tích hợp hệ thống và sử dụng lại, Úc đã xây dựng Khung tương hợp chính phủ Úc (AGIF - Australian Government Interoperability Framework), trong đó đề ra các nguyên tắc, các tiêu chuẩn và các phương pháp để hỗ trợ các cơ quan trong việc kết nối, tích hợp các dịch vụ, thông tin. Khung này được cấu trúc thành 03 lớp: Lớp nghiệp vụ (Bussiness) – bao gồm các vấn đề liên quan tới pháp lý, thương mại, nghiệm vụ và chính trị; Lớp thông tin (Information) – mô tả thông tin và các thành phần xử lý thông tin; Lớp kỹ thuật (Technical) – đề xuất các tiêu chuẩn công nghệ để kết nối.

Ngoài ra nước Úc đã xây dựng “Chiến lược quốc gia về chia sẻ thông tin”, trong đó đề ra các bước và trách nhiệm các cơ quan trong việc tăng cường, chia sẻ thông tin.

Vương quốc Anh:  Để phục vụ việc chia sẻ thông tin giữa các cơ quan, Vương Quốc anh đã xây dựng Khung tương tác liên thông Chính phủ điện tử (e-GIF). Trong đó, quy định chi tiết về các chính sách của chính phủ và các tài liệu kỹ thuật tạo điều kiện cho việc tương tác và liên thông các hệ thống công nghệ thông tin và truyền thông trong các cơ quan nhà nước. eGIF sử dụng một số nguyên tắc thiết kế cơ bản thích hợp với mạng Internet; xem XML như là một chuẩn chính cho việc quản lý và tích hợp dữ liệu và xem trình duyệt Internet như là một giao diện chính. Ngoài ra, còn định nghĩa các khung chính sách bao gồm các vấn đề như an toàn, bảo mật, truyền tin và các lĩnh vực quan trọng khác.

Nước Mỹ:  Đã xây dựng Mô hình trao đổi thông tin quốc gia (National Information Exchange Model – NIEM). Mô hình được thiết kế để phát triển và hỗ trợ các tiêu chuẩn chia sẻ thông tin và các quy trình xuyên suốt toàn bộ ngành tư pháp, an ninh công cộng, quản lý thảm họa và tình trạng khẩn cấp, tình báo và an ninh nội địa ở tất cả các mức khác nhau và ở tất cả các cơ quan của Chính phủ Mỹ. NIEM xác định các yêu cầu của việc chia sẻ thông tin; phát triển các tiêu chuẩn để hỗ trợ chia sẻ thông tin và cung cấp các công cụ kĩ thuật, hỗ trợ việc phát triển, khám phá, phổ biến và sử dụng lại thông tin. Tầm nhìn của NIEM là trở thành một tiêu chuẩn trong việc lựa chọn để trao đổi thông tin giữa các cơ quan chính phủ, cung cấp các định dạng trao đổi thông thường, các quy trình, công cụ và phương pháp luận để cải thiện tình hình an ninh công cộng và an ninh nội địa.

Ngoài các văn bản, tài liệu có tính pháp lý, hướng dẫn kết nối, chia sẻ thông tin theo đặc thù của các nước, nhiều học giả trên thế giới cũng đã nghiên cứu đề xuất các mô hình lý thuyết chung về chia sẻ thông tin, các mô hình được xây dựng dựa trên nhu cầu và các vấn đề gặp phải trong thực tế về chia sẻ thông tin, hiện có 02 mô hình được tham khảo nhiều đó là:

- Mô hình của Dawes xuất bản năm 1996, mô hình này tập trung vào việc chia sẻ, kết nối thông tin nội bộ trong một cơ quan.

- Mô hình của Landsbergen và Wolken xuất bản năm 2001, là mô hình hoạt động ở phạm vị rộng hơn, có kết nối mạng và hoạt động dựa trên mô hình của Dawes.

Tại Việt Nam, việc kết nối, chia sẻ thông tin giữa các cơ quan nhà nước còn hạn chế do những nguyên nhân nêu ở trên, tuy nhiên nếu nhìn trên quan điểm phát triển, chúng ta cũng có nhiều điều kiện, cơ hội để xúc tiến công việc này, cụ thể:

- Hạ tầng viễn thông băng rộng ngày càng được phát triển, đã kết nối đến hầu hết cơ quan nhà nước các cấp.

- Các hệ thống thông tin nền tảng cho triển khai Chính phủ điện tử trên diện rộng bắt đầu được hình thành và phát huy hiệu quả.

- Các quy trình thủ tục hành chính ngày càng được công khai, minh bạch và có lộ trình đơn giản hóa. Trách nhiệm, sự phối hợp giữa các cơ quan nhà nước ngày càng được nhấn mạnh và rõ ràng.

- Nhiều văn bản quy định về chuẩn, hướng dẫn về kỹ thuật đối với các hệ thống thông tin trong các cơ quan nhà nước được Bộ Thông tin và Truyền thông và các cơ quan thường xuyên ban hành, cập nhật.

- Định hướng thúc đẩy ứng dụng CNTT, phát triển Chính phủ điện tử tiếp tục được khẳng định trong các Nghị quyết, Chương trình, kế hoạch quan trọng của Đảng và Nhà nước.

- Kinh nghiệm quốc tế về kết nối và chia sẻ thông tin ngày càng phong phú và Việt Nam có cơ hội học tập.

Mặc dù vậy, để thực sự phát huy được hiệu quả các ứng dụng CNTT đã, đang và sẽ triển khai, thì việc chia sẻ thông tin phải là một trong các mục tiêu quan trọng trong lộ trình phát triển Chính phủ điện tử, đó cũng chính là trách nhiệm trước hết của các cơ quan nhà nước.

Trên cơ sở kinh nghiệm quốc tế và hiện trạng của Việt Nam, trong thời gian tới các cơ quan nhà nước cần xem xét, triển khai các nội dung nhằm thực sự tăng cường chia sẻ thông tin. Cụ thể như:

Về môi trường pháp lý:

+ Xem xét xây dựng các quy định (chiến lược, kế hoạch, trách nhiệm,…) chia sẻ thông tin giữa của các cơ quan nhà nước trong phạm vi quản lý.

+ Xem xét xây dựng, ban hành quy trình nghiệp vụ bảo đảm trao đổi, chia sẻ thông tin giữa các đơn vị, cá nhân.

+ Xem xét xây dựng, ban hành các chuẩn kỹ thuật áp dụng nhằm bảo đảm, kết nối liên thông các hệ thống thông tin.

+ Xem xét xây dựng mô hình/kiến trúc ứng dụng CNTT tổng thể của các cơ quan bảo đảm sự kết nối.

Về hạ tầng kỹ thuật:

+ Bảo đảm tuân thủ các chuẩn CNTT do các cấp có thẩm quyền ban hành.

+ Triển khai mô hình cơ sở dữ liệu phù hợp tạo điều kiện chia sẻ thông tin giữa các cơ quan nhà nước.

+ Hoàn thiện, nâng cấp hạ tầng kỹ thuật bảo đảm khả năng truyền dẫn, kết nối các hệ thống thông tin trong và ngoài phạm vi cơ quan.