Trước hết chúng ta có thể hiểu, tương tự như các dự án đầu tư phát triển trong cơ quan nhà nước, dự án ứng dụng CNTT là tập hợp những đề xuất có liên quan đến việc bỏ vốn để thiết lập mới, mở rộng hoặc nâng cấp cho hệ thống hạ tầng kỹ thuật, phần mềm và cơ sở dữ liệu nhằm đạt được sự cải thiện về tốc độ, hiệu quả vận hành, nâng cao chất lượng dịch vụ trong ít nhất một chu kỳ phát triển của CNTT. Quá trình đầu tư dự án ứng dụng CNTT bao gồm 03 giai đoạn: chuẩn bị đầu tư; thực hiện đầu tư và kết thúc đầu tư, đưa vào khai thác sử dụng. Mỗi giai đoạn của dự án đều có sự tham gia của nhiều bên liên quan như Lãnh đạo đơn vị chủ đầu tư, ban quản lý dự án, đơn vị thụ hưởng và các nhà thầu tư vấn, triển khai xây dựng. Do đó, quản lý dự án ứng dụng CNTT là một công việc phức tạp, đòi hỏi nhiều nguồn lực khác nhau, có lộ trình triển khai hợp lý và sự phối hợp chặt chẽ giữa các bên liên quan thì mới có thể đạt được mục tiêu của dự án. Sau đây là một số bài học kinh nghiệm trong quá trình triển khai.

1. Về cải cách quy trình nghiệp vụ

Cơ quan chủ đầu tư dự án cần tiến hành xác định rõ yêu cầu, mục tiêu cải cách quy trình nghiệp vụ trước khi triển khai xây dựng hệ thống thông tin, trong đó lưu ý:

+ Việc thay đổi nhận thức, tư duy, từ khâu quản lý, điều hành đến thay đổi lề lối, thói quen làm việc trên một hệ thống thông tin tích hợp. Quá trình cải cách quy trình nghiệp vụ cần được sự quan tâm chỉ đạo với quyết tâm cao từ các cấp lãnh đạo đến chuyên viên trực tiếp phụ trách nghiệp vụ. Lãnh đạo cơ quan cần hiểu rõ nguyên tắc cải cách thủ tục hành chính cần được thực hiện đồng thời mới có thể thực hiện ứng dụng CNTT để nâng cao hiệu quả công việc.

+ Yêu cầu cải cách hành chính phải hướng đến thuận tiện cho việc tin học hóa quy trình nghiệp vụ, áp dụng các tiêu chuẩn nghiệp vụ chuyên ngành của Việt Nam và quốc tế.

+ Lãnh đạo cơ quan chủ đầu tư nên xem xét áp dụng nguyên tắc chỉ phê duyệt ban hành các quy trình nghiệp vụ có thể tin học hóa, thực hiện trên môi trường mạng.

2. Về việc tư vấn dự án

Hiện nay trong bối cảnh hạn chế về khả năng, nguồn lực, cùng với sự phát triển ngày càng nhanh của CNTT, phần lớn các cơ quan nhà nước chưa đủ năng lực để tự thực hiện các dự án ứng dụng CNTT vì vậy việc thuê tư vấn lập, quản lý dự án là điều cần thiết. Tuy nhiên, liên quan đến vấn đề thuê tư vấn dự án cần lưu ý một số điều:

+ Tư vấn không thể thay vai trò chủ đầu tư. Tư vấn dựa trên khả năng, kinh nghiệm thực tế để từ đó đề xuất nên các phương án triển khai ứng dụng CNTT khác nhau cho một tổ chức. Mỗi phương án cần được phân tích điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội, thách thức dựa trên các quan điểm, góc nhìn khác nhau; chủ đầu tư phải là người lựa chọn được phương án tối ưu cho đơn vị mình.

+ Cần quan tâm rào cản ngôn ngữ khi thuê tư vấn nước ngoài. Các cuộc họp chính thống, nội dung quan trọng nên có phiên dịch chuyên nghiệp để bảo đảm các thành viên dự họp thống nhất các nội dung. Tránh tình trạng, do trình độ ngoại ngữ khác nhau, mỗi người hiểu khác nhau.

3. Về mục tiêu, phạm vi dự án

Đây là yếu tố quan trọng cần được xác định rõ ngay khi bắt đầu xây dựng dự án, nếu không nguy cơ thất bại dự án rất cao. Trong đó, cần lưu ý các vấn đề:

+ Dự án không phải giải quyết tất cả các vấn đề mà lĩnh vực đang gặp phải, vì thời gian, kinh phí, nguồn lực cho dự án là có giới hạn. Vì vậy cần lựa chọn một hoặc một vài vấn đề then chốt để tiến hành đầu tư.

+ Phạm vi của dự án: Đặt nội dung của dự án trong bối cảnh chung của lĩnh vực, ngành, đơn vị từ đó xác định rõ những nội dung gì thuộc dự án, những nội dung gì không thuộc dự án ngay từ đầu.

+ Quán triệt quan điểm những vấn đề phát sinh trong quá trình triển khai dự án cần có cơ chế phòng ngừa, phát hiện sớm, báo cáo, giải quyết ngay; tránh tình trạng chuyển tồn đọng sang giai đoạn sau và cuối cùng là không thể giải quyết được.

4. Về tổ chức, điều hành

Sau khi đã xác định được mục tiêu, phạm vi của dự án thì việc xác định vai trò, trách nhiệm của các bên liên quan trong quá trình triển khai dự án là hết sức cần thiết. Để thực hiện tốt nội dung này cần lưu ý các điểm sau:

+ Cần có sự quan tâm, chỉ đạo sát sao, quyết liệt của các cấp lãnh đạo. Người đứng đầu tổ chức triển khai dự án phải có thực quyền, để có thể giải quyết triệt để các vấn đề liên quan khi triển khai dự án, sẵn sàng giải quyết ngay các vấn đề trong quá trình triển khai dự án, không để tồn đọng lâu.

+ Những người thụ hưởng kết quả dự án phải được tham gia vào các nhiệm vụ trong quá trình triển khai dự án với vai trò vừa là người giám sát vừa là người trực tiếp sử dụng sản phẩm sau khi dự án kết thúc, điều này sẽ tác động được tới hiệu quả thực tế.

+ Xây dựng đội ngũ cán bộ và tổ chức công tác hỗ trợ triển khai khoa học, hiệu quả, giúp các đơn vị và người dùng nhanh chóng làm chủ được các chức năng hệ thống. Các cán bộ được cử tham gia dự án cần có thời gian công tác ổn định, liên tục, lâu dài. Có các phương án dự phòng đối với những nhân sự chủ chốt triển khai dự án.

5. Về kế hoạch triển khai dự án

 Xây dựng kế hoạch triển khai phù hợp với nguồn lực theo từng giai đoạn, trên cơ sở khả năng về năng lực hạ tầng kỹ thuật; nguồn lực về con người (huy động cán bộ hỗ trợ); thời điểm phân bổ nhiệm vụ chuyên môn trong năm của cơ quan chuyên môn; quy mô triển khai và các yếu tố về địa lý... Ngoài việc xác định rõ khoảng thời gian thực hiện và những mốc thời gian triển khai dự án, cần lưu ý:

+ Quan tâm đến chất lượng hơn là tiến độ.

+ Quan tâm phát triển, bổ sung nguồn nhân lực để có thể tham gia trong quá trình triển khai dự án, đồng thời có đủ năng lực tiếp nhận kết quả của dự án.

+ Công tác thống kê, báo cáo tổng hợp tiến độ triển khai dự án được thực hiện thường xuyên, kịp thời và phản ánh đầy đủ thông tin phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành của các cấp lãnh đạo.

+ Thường xuyên báo cáo tiến độ dự án, cần báo cáo, giải quyết ngay những vấn đề phát sinh cần giải quyết, tránh để tồn đọng.

+ Cần có kế hoạch dự phòng cho những nội dung phức tạp để bảo đảm tiến độ chung dự án.

+ Đối với các dự án lớn, phức tạp, thời gian triển khai dài cần thực hiện việc phân tách thành các giai đoạn nhỏ hơn để thực hiện, tránh các rủi ro do thay đổi công nghệ. Thông thường mỗi giai đoạn nên thực hiện trong khoảng thời gian từ 2 – 3 năm.

6. Về đào tạo tập huấn

Một trong các nguyên nhân dẫn đến khó triển khai các dự án ứng dụng CNTT là do năng lực tổ chức triển khai các dự án CNTT của các cơ quan nhà nước còn yếu. Vì vậy, việc đào tạo nâng cao năng lực quản lý triển khai dự án ứng dụng CNTT cho cán bộ, công chức, viên chức tham gia quản lý triển khai dự án là hết sức cần thiết. Để công tác đào tạo, tập huấn có hiệu quả cần chú ý:

+ Việc phân loại đối tượng liên quan tới dự án (Lãnh đạo đơn vị chủ đầu tư; cán bộ quản lý dự án; cán bộ phụ trách nghiệp vụ, kỹ thuật, hậu cần, cán bộ vận hành, sử dụng…) để xây dựng nội dung, nhu cầu cần đào tạo cho phù hợp, tránh tình trạng đào tạo tràn lan mất nhiều thời gian và kinh phí mà vẫn không có hiệu quả.

+ Lộ trình, thời gian tổ chức đào tạo, tập huấn cần bố trí phù hợp với tiến độ triển khai dự án. Bên cạnh đó cũng cần phải xác định phương pháp đào tạo: Ngắn hạn, dài hạn; đào tạo tại chỗ hay gửi đi học phù hợp với điều kiện cụ thể của từng dự án.

+ Cần tổ chức phổ biến quán triệt kịp thời các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ, hướng dẫn công tác triển khai, cập nhật thường xuyên và từng bước hoàn thiện đáp ứng yêu cầu của công tác triển khai dự án.

7. Về kinh phí triển khai dự án

Chủ đầu tư cần vận dụng linh hoạt các hình thức đầu tư khác nhau để có thể huy động được nguồn vốn cho dự án. Có thể xem xét các hình thức nhằm tiết kiệm kinh phí đầu tư từ ngân sách nhà nước, ví dụ như: 

+ Hợp tác Nhà nước - Doanh nghiệp.

+ Thuê ngoài dịch vụ CNTT của các tổ chức, doanh nghiệp uy tín trên thị trường.

Bên cạnh đó, cần có giải pháp kinh phí cho phần bảo dưỡng, duy trì các hệ thống thông tin sau khi được nghiệm thu, bởi vì dự án nếu sau khi được nghiệm thu không có kinh phí duy trì, phải ngừng hoạt động, gây lãng phí lớn. Theo kinh nghiệm một số cơ quan, có thể gộp kinh phí duy trì hệ thống (khoảng 05 năm) vào kinh phí triển khai dự án ngay từ đầu. Điều này bảo đảm có kinh phí duy trì hệ thống, đồng thời đơn vị xây dựng hệ thống là đơn vị phù hợp nhất trong việc duy trì hệ thống sau này, mặt khác nếu theo cách này kinh phí duy trì có thể giảm trong tổng kinh phí đầu tư dự án.

8. Về công tác truyền thông

Hoạt động truyền thông của dự án là một hoạt động quan trọng, có mối quan hệ mật thiết đến các hoạt động dự án khác như quản lý chuyển đổi, đào tạo, cũng như có tác động rất lớn đến nhận thức của các cá nhân tham gia triển khai dự án. Do vậy, Ban quản lý dự án cần phải có nhận thức đúng đắn, đánh giá đúng vai trò của truyền thông dự án trong suốt quá trình chuẩn bị đầu tư, đầu tư và kết thúc đầu dự án. Cần lưu ý các nội dung sau:

+ Xây dựng kế hoạch, tổ chức mạng lưới truyền thông, triển khai truyền thông hiệu quả trong suốt quá trình triển khai dự án, ngay từ khi có chủ trương đầu tư đến khi bắt đầu, kết thúc và đưa hệ thống vào sử dụng. Trong kế hoạch này, cần xác định rõ các đối tượng truyền thông (các bên liên quan), xác định thông điệp và mức độ chi tiết của thông tin truyền thông, cần có tần suất, thời điểm truyền thông và kênh truyền thông hữu hiệu, qua đó mới dẫn đến kết quả của hoạt động truyền thông và đóng góp thực sự hữu ích cho quá trình triển khai dự án.

+ Các nội dung truyền thông cần bám sát thực tế, diễn biến về tiến độ triển khai dự án, các tiến bộ đạt được của dự án theo từng giai đoạn, đặc biệt là trong các giai đoạn nhạy cảm, nảy sinh nhiều khó khăn, vướng mắc. Cần chủ động và sáng tạo, khai thác tối đa các kênh truyền thông một cách hiệu quả.

+ Nâng cao hiểu biết, nhận thức về dự án, lợi ích mà dự án mang lại ở tầm vĩ mô, cũng như những lợi ích trực tiếp cơ quan và người sử dụng sẽ được thụ hưởng từ dự án trong công tác chuyên môn nghiệp vụ, trong công tác quản lý, điều hành.

Tóm lại, để đảm bảo cho một dự án ứng dụng CNTT được triển khai đúng tiến độ, đạt được các mục tiêu đề ra phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố từ khi đề xuất chủ trương, xác định mục tiêu, huy động nguồn lực, quản lý triển khai, báo cáo thống kê, đào tạo tập huấn, truyền thông tuyên truyền cho tới tổ chức quản lý, vận hành hệ thống hoạt động thường xuyên, ổn định. Tuy nhiên, sợi chỉ đỏ xuyên suốt đảm bảo cho sự thành công của một dự án ứng dụng CNTT là người lãnh đạo đơn vị chủ đầu tư – người đóng vai trò quyết định đối với từng giai đoạn phát triển của dự án từ khi bắt đầu có chủ trương cho tới khi đưa hệ thống vào vận hành trong thực tế. Người lãnh đạo cần có quyết tâm đột phá thật sự và có nhận thức đúng đắn về vai trò của ứng dụng CNTT trong hoạt động của đơn vị mình.