Giới thiệu

Internet có một tác động đáng kể đến các phương thức giao tiếp, quy trình nghiệp vụ, thương mại, nghiên cứu và học thuật cũng như trong hoạt động điều hành của chính phủ. Mặc dù chủ yếu là các doanh nghiệp và các cộng đồng nghiên cứu sử dụng Internet trong các hoạt động của họ, tuy nhiên, chính phủ các nước cũng nhận thấy tầm quan trọng của việc tiếp cận trực tuyến qua Internet với công dân của mình. Đặc biệt, việc tiếp cận các ứng dụng điều hành điện tử với cộng đồng là một trong những thách thức lớn đối với các cơ quan chính phủ. Tuy nhiên, thông qua các hệ thống thông tin, một lượng lớn dữ liệu người dùng sẽ được thu thập, lưu trữ và có tính hữu dụng rất cao cho các ứng dụng điều hành điện tử của chính phủ được triển khai sau này.

          Điều hành điện tử có mô hình và hệ thống khác nhau tùy theo từng dịch vụ và tùy theo từng cơ quan cung cấp. Các mô hình điều hành điện tử phải phù hợp với hiến pháp, văn hóa, kinh tế của từng chính phủ cung cấp dịch vụ. Đây cũng chính là sự khác biệt quan trọng giữa các mô hình điều hành điện tử của các quốc gia khác nhau cho các hệ thống điều hành điện tử của họ.

          Tại Ấn Độ, sáng kiến điều hành điện tử quốc gia được bắt đầu bởi Chính phủ Ấn Độ (Government of India - GOI), nhằm cung cấp các dịch vụ nhanh hơn, cải tiến việc chia sẻ tài nguyên dịch vụ hiệu quả hơn, tăng hiệu suất và thiết lập các hệ thống quy trình chuẩn hóa dịch vụ của chính phủ và nâng cao khả năng phục vụ công dân ở nhiều lĩnh vực. Điều hành điện tử tạo điều kiện cho công dân tiếp cận các dịch vụ của chính phủ với sự trợ giúp của công nghệ thông tin và truyền thông. Dữ liệu đặc tả (metadata) được coi là một yếu tố thiết yếu trong bất kỳ môi trường kỹ thuật số nào, vai trò của Dữ liệu đặc tả và Tiêu chuẩn dữ liệu (MetaData and Data Standards - MDDS) trong điều hành điện tử cũng được nhấn mạnh.

Điều hành điện tử ở Ấn Độ

Các hệ thống thông tin đã và đang phát triển ở Ấn Độ được cho là có quá nhiều dữ liệu nhưng không đủ thông tin. Lý do chính là do việc phát triển các hệ thống riêng lẻ, không có dịch vụ gắn kết và có ý nghĩa mặc dù rất nhiều dữ liệu có sẵn. Ngoài ra, các hệ thống được phát triển độc lập nhưng không có kiến trúc dữ liệu chung và tốn chi phí quá cao để kết nối, liên thông và chia sẻ dữ liệu.

Với tầm nhìn rộng và mục tiêu cho các dịch vụ lớn, chính phủ Ấn Độ đã đưa ra sáng kiến về Điều hành điện tử. GOI đặt mục tiêu giải quyết các vấn đề này thông qua Kế hoạch hành động Điều hành điện tử Quốc gia (2003 -2007). Một số sáng kiến được đưa ra như sau:

• Sáng kiến ​​về Chữ ký số

• Sáng kiến ​​về Tiêu chuẩn điều hành điện tử

• Sáng kiến ​​về Cổng thông tin điện tử của Ấn Độ

• Sáng kiến ​​về Cổng phát triển Ấn Độ (India Development Gateway - InDG)

• Sáng kiến ​​về Cổng cung cấp dịch vụ điều hành điện tử quốc gia (National e-Governance Service Delivery Gateway - NSDG)

• Sáng kiến ​​nhân rộng các trường hợp điển hình

• Sáng kiến ​​Phát triển Công nghệ cho Ngôn ngữ Ấn Độ (Technology Development for Indian Languages - TDIL)

• Sáng kiến về Xây dựng năng lực điều hành điện tử

• Sáng kiến về Luật và quy tắc CNTT

• Các tiêu chuẩn đánh giá hệ thống điều hành điện tử

• Các trung tâm dịch vụ và dữ liệu ở các tiểu bang

Công việc được thực hiện bởi Trung tâm Tin học Quốc gia (National Informatics Centre - NIC), Cục Công nghệ thông tin thuộc Bộ Công nghệ Thông tin và Truyền thông (Department of Information Technology under the Ministry of Communication & Information Technology).

          Mức độ tương tác trong Điều hành điện tử

Mức độ tương tác giữa người dùng với các dịch vụ Chính phủ điện tử được NIC xây dựng gồm các thành phần chính: Công dân, Doanh nghiệp, Chính phủ, Nhân viên chính phủ và Dịch vụ có tính toàn cầu. Các mức tương tác có khả năng nhất trong ngữ cảnh này đó là: G2C, G2B, G2G, G2E và G2X. Trong đó:

• Chính phủ với Công dân (Government-to-Citizen - G2C): Đây là sự tương tác giữa Chính phủ và công dân. Trong tương tác này, công dân có thể sử dụng thông tin do chính phủ cung cấp tại cổng dịch vụ hoặc cổng vào; gửi thư điện tử (email) liên quan đến các cơ quan chính phủ,... Ví dụ: nông dân có thể kiểm tra giá lúa mì mới nhất tại cổng thông tin tại mục giá cây trồng mới nhất.

• Chính phủ với Doanh nghiệp (Government-to-Business - G2B): Ở cấp độ tương tác này, doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ dự thầu, nộp thuế bán hàng, hỏi về luật doanh nghiệp mới nhất,... một cách trực tuyến đến các cơ quan chính phủ có liên quan.

• Chính phủ với Chính phủ (Government-to-Government  - G2G): Đây là phương thức tương tác giữa hai hoặc nhiều cơ quan của chính phủ cho việc thực hiện trơn tru các hoạt động của chính phủ.

• Chính phủ tới Nhân viên chính phủ (Government-to-Employee - G2E): Đây là phương thức giao dịch giữa chính phủ với nhân viên, ví dụ để truy cập phiếu lương của họ và các thông tin liên quan khác với cơ quan chủ quản (tức là các Bộ tương ứng). Ví dụ:  “Daily” là trang web mạng nội bộ của Bộ Phát triển Nông thôn của Ấn Độ, thúc đẩy quản trị G2E trong Bộ, trang web này cung cấp việc truy cập dễ dàng, hiệu quả và theo hình thức một cửa cho tất cả các thông tin, dịch vụ theo yêu cầu của nhân viên để thực hiện công việc hàng ngày của họ.

• Chính phủ với các Dịch vụ có tính toàn cầu (Government-to-Global Services - G2X): Đây là phương thức giao dịch giữa Chính phủ với các dịch vụ toàn cầu khác nhau được triển khai và thực hiện trong nước hoặc ở nước ngoài.

Trong tất cả các phương thức giao tiếp ở các cấp được chỉ ra ở trên, điều quan trọng là các bên liên quan phải có khả năng trao đổi và sử dụng thông tin lẫn nhau. Điều này chỉ có thể khi thông tin được biểu diễn theo cách có ý nghĩa với các thẻ chỉ định. Đây là chức năng chủ chốt của dữ liệu đặc tả trong điều hành điện tử.

          Dữ liệu đặc tả - MetaData

Dữ liệu đặc tả là dữ liệu có cấu trúc và các mô tả thông tin khác. Nó được Hiệp hội web toàn cầu (World Wide Web - W3C) giải thích ngắn gọn là “thông tin về Web mà máy tính có thể hiểu được”. Ví dụ, nếu một trang Web có một tác giả, một tiêu đề, một ngày tạo và một địa chỉ Internet duy nhất, các yếu tố này cấu thành dữ liệu đặc tả về trang đó. Dữ liệu đặc tả là một thuật ngữ Internet cho thông tin mà người quản trị (administrator) truyền thống đưa vào danh mục và nó thường đề cập đến thông tin mô tả về tài nguyên Web.

Bản ghi dữ liệu đặc tả là nhãn. Một cách dễ hiểu hơn, nó giống như nhãn trên các sản phẩm hàng ngày trong siêu thị. Nhãn mô tả sản phẩm và thường chứa thông tin hữu ích cho cả người tiêu dùng lẫn hệ thống điện tử điều khiển của cửa hàng. Nhãn chứa dữ liệu mà một người có thể hiểu, chẳng hạn như danh sách các thành phần và dữ liệu mà máy có thể đọc, như mã vạch.

Nhãn dữ liệu đặc tả được đính kèm với tài liệu và các tài sản thông tin khác có mục đích tương tự. Bằng cách lưu trữ thông tin như tên tác giả, số phiên bản, chủ đề giúp mọi người có thông tin dễ dàng hơn và cho phép máy tính xử lý thông tin hiệu quả hơn.

          Vai trò của Metadata trong Điều hành điện tử

Tiêu chuẩn dữ liệu đặc tả được sử dụng để phân loại thông tin và dịch vụ của Chính phủ, tạo điều kiện nhận dạng dịch vụ và thông tin một cách thông minh. Việc trao đổi thông tin liên thông trở nên dễ dàng hơn. Do đó, dữ liệu đặc tả làm tăng khả năng hiển thị và khả năng truy cập các dịch vụ của Chính phủ qua Internet. Hiện đại hóa các công việc của Chính phủ để sử dụng tốt hơn thông tin về nội bộ, các hệ thống và chính sách gia nhập và các dịch vụ được thiết kế xung quanh nhu cầu của công dân. Dữ liệu đặc tả giúp dễ dàng quản lý và minh bạch về thông tin, có thể dưới dạng các trang web, tài liệu điện tử, cơ sở dữ liệu hay bất cứ thứ gì. Để dữ liệu đặc tả có hiệu quả, dữ liệu đặc tả cần phải có cấu trúc và nhất quán giữa các tổ chức. Do vậy, điều quan trọng là dữ liệu phải được thể hiện theo các tiêu chuẩn quốc tế để đạt được khả năng tương tác giữa các hệ thống.

Tiêu chuẩn dữ liệu

Theo Tổ chức tiêu chuẩn quốc tế (International Organization for Standardization - ISO), tiêu chuẩn là “các thỏa thuận có chứa các tiêu chuẩn kỹ thuật hoặc các tiêu chí chính xác khác được sử dụng một cách nhất quán như các quy tắc, nguyên tắc, hoặc các đặc điểm, để đảm bảo rằng nguyên liệu, sản phẩm, quy trình và dịch vụ phù hợp với mục đích của chúng.” Một số loại tiêu chuẩn dữ liệu bao gồm tiêu chuẩn thuật ngữ và tiêu chuẩn định dạng thông điệp.

Một số tiêu chuẩn dữ liệu quan trọng thường được sử dụng trong các dịch vụ Điều hành điện tử là:

• Định dạng tên tác giả

• Thông tin cá nhân

• Thông tin địa chỉ

• Định dạng ngày/giờ

• Thông tin tổ chức

• Thông tin tài chính.

Các vấn đề về khả năng tương tác Metadata

Khả năng tương tác là khả năng của các hệ thống công nghệ thông tin và truyền thông (Information and Communication Technology - ICT), cũng như các quy trình nghiệp vụ mà chúng hỗ trợ để trao đổi dữ liệu và cho phép chia sẻ thông tin, kiến thức.

          - Tại sao cần khả năng tương tác

Chính phủ điện tử hiệu quả dẫn đến giảm số lượng giấy tờ, quy trình đơn giản hóa và cải thiện đáng kể các dịch vụ công dân và thông tin liên lạc của chính phủ. Có nhiều lý do thực sự thúc đẩy chính phủ thực hiện Chính phủ điện tử, ví dụ:

1. Giảm chi tiêu: giảm thời gian quản lý, do đó tiết kiệm chi phí;

2. Nâng cao tính chuyên nghiệp trong quản lý cơ quan và hiện đại hóa của tổ chức nội bộ: Chính phủ điện tử giúp cho các quy trình nội bộ và liên thông của chính quyền trở nên hiệu quả hơn;

3. Cải thiện chất lượng dịch vụ và tăng sự hài lòng của người dân.

Để lý tưởng thì thông tin của các cơ quan chính phủ được mã hóa theo cùng một định dạng và các dịch vụ cũng được lên kế hoạch trong các lớp tương tự của biểu diễn dữ liệu, mô hình dịch vụ và các lớp giao diện. Và điều này là không thể trong quản trị thực tế. Mỗi cơ quan có nhu cầu cụ thể về các tập dữ liệu, các hình thức tương tác ​​và cung cấp dịch vụ cho người dùng cuối là khác nhau. Ngoài ra, do các cơ quan đã chuyển sang điều hành điện tử vào các thời điểm khác nhau và tuân theo tiêu chuẩn, công nghệ có sẵn tại thời điểm đó. Thêm vào đó là sự chênh lệch về các luồng văn hóa, nên việc sử dụng đa ngôn ngữ trong cách tiếp cận thông tin cần quy về một tiêu chuẩn chung. Tất cả các lý do trên đảm bảo hệ thống điều hành điện tử cần phải có khả năng tương tác cao.

- Ánh xạ dữ liệu

Ánh xạ dữ liệu đặc tả hỗ trợ khả năng của các công cụ tìm kiếm hiệu quả hơn trên các cơ sở dữ liệu không đồng nhất giúp thúc đẩy khả năng tương tác. Ánh xạ dữ liệu đặc tả có thể đạt được thông qua bảng biểu về các mối quan hệ và tương quan giữa hai hoặc nhiều định dạng dữ liệu đặc tả. Điều này không đơn giản nhưng có thể thực hiện, vì sự chênh lệch lớn trong tập hợp dữ liệu đặc tả và biểu diễn dữ liệu trong thực tế.

- Thu thập dữ liệu

Thu thập dữ liệu đề cập đến việc tập hợp các dữ liệu đặc tả từ một số kho lưu trữ được phân phối vào một kho dữ liệu tổng hợp. Một trong những phát triển thú vị nhất gần đây trong lĩnh vực thư viện số liên quan đến Sáng kiến ​​Lưu trữ Mở (Open Archives Initiative - OAI). OAI là phương tiện để cung cấp khả năng tương tác giữa nhiều nguồn thông tin. Mô hình truyền thông của OAI dựa vào việc chuyển giao hàng loạt, hoặc thu thập dữ liệu đặc tả giữa một dịch vụ và tất cả các nhà cung cấp dữ liệu của nó, dựa trên một tập các giao thức rất đơn giản.

Kho lưu trữ OAI được dựa trên kho thông tin hoặc “nhà cung cấp dữ liệu” cho dữ liệu đặc tả có sẵn, sử dụng một bộ giao thức được quy định, cho “nhà cung cấp dịch vụ” để xây dựng tài nguyên thông tin mới. Người dùng cuối thấy được lợi ích của các dịch vụ dựa trên OAI tổng hợp dữ liệu đặc tả của nhiều kho lưu trữ OAI. Cần lưu ý rằng OAI hoạt động với dữ liệu đặc tả. Trong hầu hết các trường hợp, dữ liệu đặc tả bao gồm các liên kết đến kho lưu trữ thông tin gốc để truy cập các tài liệu hoặc các đối tượng số khác.

- Lộ trình phát triển Metadata và tiêu chuẩn dữ liệu cho Điều hành điện tử

Các bước để phát triển dữ liệu đặc tả và tiêu chuẩn dữ liệu cho điều hành điện tử như sau:

1. Đánh giá tiêu chuẩn dữ liệu đặc tả quốc tế: Các tiêu chuẩn điều hành điện tử chính phải được nghiên cứu và đánh giá để có ý tưởng về các yếu tố cơ bản, mô tả dữ liệu đặc tả, cơ chế quản lý từ vựng và dữ liệu đặc tả để phát triển tiêu chuẩn dữ liệu đặc tả.

2. Xác định các yếu tố dữ liệu đặc tả cho bối cảnh của Ấn Độ: Lựa chọn các bộ phần tử dữ liệu đặc tả cơ bản và phù hợp với tiêu chuẩn thế giới về điều hành điện tử, cũng như lựa chọn các ứng dụng phù hợp với nhu cầu của các lĩnh vực khác nhau như nông nghiệp, kinh tế… đã được phát triển.

3. Từ vựng được kiểm soát: Mỗi cơ quan chính phủ có vốn từ vựng riêng về chức năng và lĩnh vực chủ đề. Do đó, hai danh sách từ vựng được kiểm soát phải được chuẩn bị: một danh sách cho các dịch vụ với người dân (cần dễ hiểu, dễ sử dụng) và một danh sách khác với thuật ngữ chủ đề.

4. Lược đồ XML và XSLT cho các dịch vụ đặc tả miền: Để bắt đầu các dịch vụ dựa trên web, mô tả dịch vụ phải được biểu diễn dưới dạng XML/RDF/OWL (Ontology). Trình bày nó trên trình duyệt web phải được thực hiện bởi XSLT.

5. Tiêu chuẩn dữ liệu: Dữ liệu được nhập vào các trường dữ liệu đặc tả tương ứng cần yêu cầu chuẩn hóa theo định dạng tên tác giả, định dạng ngày tháng, thông tin tổ chức, thông tin công dân...

6. Khung liên thông dữ liệu đặc tả: Khung này là để đảm bảo khả năng tương tác giữa các dịch vụ khác nhau từ các miền khác nhau.

Kết luận

Như vậy, có thể thấy những ưu điểm khi triển khai hệ thống Điều hành điện tử như sau: Thống nhất và tin học hóa các quy trình hoạt động nghiệp vụ, các hình thức tiếp nhận, lưu trữ, phổ cập, trao đổi, tìm kiếm, xử lý thông tin, mang đến cho người sử dụng hầu hết các tiện ích của mạng máy tính, của Internet nhưng với cách tiếp cận tự nhiên nhất giúp giải quyết công việc tốt hơn, nâng cao chất lượng và hiệu quả của công tác điều hành trong bộ máy chính quyền. Xây dựng hệ thống các kho thông tin điện tử tập trung, khắc phục tình trạng tản mạn, thất lạc, sai lệch thông tin, cung cấp thông tin phục vụ yêu cầu của người dùng nhanh chóng, chính xác, đầy đủ và kịp thời. Nâng cao trình độ ứng dụng và sử dụng các công cụ CNTT, tạo tác phong làm việc hiện đại, hiệu quả trong môi trường mạng và sử dụng thông tin điện tử, tạo sự thay đổi tích cực trong các quy trình xử lý thông tin, xử lý công việc; đối với các lãnh đạo, cán bộ chuyên viên trong cơ quan chính phủ, hệ thống này còn góp phần thực hiện cải cách hành chính. Tạo môi trường trao đổi ý kiến, thảo luận, chia sẻ thông tin rộng rãi, nhanh chóng, đầy đủ, kịp thời góp phần rất tích cực trong việc phát triển văn hóa, tri thức. Chính phủ sẽ gần người dân hơn, hỗ trợ các doanh nghiệp phát triển tốt hơn, lãnh đạo có thể truyền đạt được ý chí của mình cho các nhân viên dễ dàng hơn.

Tuy nhiên, để xây dựng Hệ thống điều hành điện tử hiệu quả là khá phức tạp do có sự khác biệt trong văn hóa cộng đồng, dịch vụ cho từng đối tượng và định dạng dữ liệu sẵn có trước đó… Ví dụ, các cơ quan khác nhau phát triển các hệ thống thông tin với các bộ dữ liệu, tiêu chuẩn, công cụ và công nghệ khác nhau; do đó các hệ thống thông tin gặp nhiều khó khăn trong việc liên thông, bắt tay, chia sẻ dữ liệu cho nhau. Điều này đặt ra vấn đề cần xây dựng tiêu chuẩn dữ liệu và phương thức ánh xạ dữ liệu, kết nối, liên thông các hệ thống thông tin với nhau. Đảm bảo rằng, cho dù cách tiếp cận của người dùng cuối là khác nhau nhưng dữ liệu truy xuất ra phải là duy nhất.

Nguyễn Thị Thu Trang

Tài liệu tham khảo

[1]. Tập hợp phần tử dữ liệu đặc tả AGLS. http://www.naa.gov.au/recordkeeping/gov_online/agls/metadata_element_set.html

[2]. IRMA International Conference 2007, Towards Metadata and Data Standards for Semantic E-Governance Services in India, Devika P. Madalli, Indian Statistical Institute.