Khi người tiêu dùng mua hàng từ các cửa hàng tham gia trong hệ thống hóa đơn điện tử, thông tin mua hàng và số hóa đơn thống nhất, số duy nhất được chính phủ gán cho các cửa hàng hoặc nhà cung cấp dịch vụ phát hành hóa đơn, sẽ được tự động truyền đến cơ sở dữ liệu được quản lý bởi Trung tâm dữ liệu tài chính của Bộ Tài chính (Ministry of Finance’s Financial Data Centre - FDC). Mục tiêu của hệ thống là cung cấp một phiên bản hóa đơn giấy an toàn và tiết kiệm chi phí được sử dụng để theo dõi giao dịch dịch vụ, hàng hóa và các giao dịch mua sắm khác. Hệ thống này cung cấp chức năng lấy dữ liệu hóa đơn để cung cấp dịch vụ tốt hơn cho người dân. Hóa đơn giấy đã được triển khai hơn 60 năm tại Đài Loan, vì vậy, trong một thời gian ngắn không dễ để mọi người dân Đài Loan quen với việc có hóa đơn không giấy. Để giải quyết vấn đề này, FDC đã đưa ra các ưu đãi để cho phép các doanh nghiệp tham gia vào hệ thống. Chính phủ Đài Loan cũng tích cực quảng bá hệ thống này tới người dân bằng cách mở ra các giải thưởng xổ số hóa đơn điện tử. [1]
Bài viết này giới thiệu về kinh nghiệm chia sẻ dữ liệu trong hệ thống hóa đơn điện tử của Đài Loan.
Sự phát triển hệ thống hóa đơn của Đài Loan [2]
Hệ thống hóa đơn của Đài Loan là duy nhất trên thế giới theo nghĩa rằng mọi hóa đơn phải tuân theo cùng một định dạng in ấn được chính phủ quy định. Ngoài ra, một cơ chế giống như xổ số kèm theo được thực hiện để trao thưởng cho một số chủ sở hữu hóa đơn theo định kỳ là động cơ khuyến khích người dân yêu cầu hóa đơn khi giao dịch. Điều này cho phép chính phủ kiểm soát doanh thu bán hàng và đã chứng tỏ khá hiệu quả trong việc kiềm chế các vụ khai thác liên quan đến thuế và tăng thu thuế.
Để tăng hiệu quả xử lý cũng như giảm việc tiêu thụ giấy, chính phủ Đài Loan đã bắt đầu dự án hóa đơn điện tử vào đầu những năm 2000. Hệ thống lập hoá đơn điện tử thế hệ đầu tiên nhắm mục tiêu đến các giao dịch B2C (Business-To-Consumer) trực tuyến và B2B (Business-To-Business), chỉ chiếm một phần rất nhỏ trong tất cả các hóa đơn được phát hành. Thế hệ thứ hai, được khởi xướng vào năm 2010, nhằm thúc đẩy hóa đơn điện tử cho tất cả các chuỗi bán lẻ.
Hệ thống hóa đơn thống nhất của Đài Loan (Uniform Invoice - UI) đã được ban hành trong những năm 1950 để ngăn chặn các doanh nghiệp trốn thuế thông qua quá trình làm sổ sách và xác minh gian lận. Hệ thống đã sử dụng một thủ tục chuẩn để ghi lại các giao dịch tiền tệ để thống nhất các nguyên tắc kế toán và kiểm soát hiệu quả nguồn thuế của chính phủ. Hệ thống này là duy nhất trên thế giới theo nghĩa tất cả các hóa đơn đều phải tuân theo cùng một định dạng in, do đó có tên là “thống nhất”. Mỗi hóa đơn ghi lại ngày, khoản mục, và số tiền của một giao dịch. Ngoài ra, mỗi hóa đơn cũng ghi lại ID của người bán, được chính phủ cấp khi một công ty đăng ký tên và lĩnh vực kinh doanh của mình. Mọi công ty phải đăng ký tại Đài Loan. Các ID của người bán cho phép chính phủ truy vết các giao dịch để thu thuế từ người bán.
Một cách để người bán có thể tránh hệ thống hóa đơn này là chiết khấu cho người mua nếu người mua không yêu cầu hóa đơn của một giao dịch. Như vậy, người bán có thể giả mạo hồ sơ giao dịch của họ để giảm thiểu lợi nhuận nhằm tránh các khoản thuế. Đặc biệt là rất khó để xác minh một giao dịch nếu giao dịch đó diễn ra ở cuối chuỗi giá trị vì người mua thường không cần báo cáo giao dịch cho mục đích tính thuế. Để khuyến khích người mua yêu cầu bản sao hóa đơn, một cơ chế xổ số đi kèm đã được thực hiện để trao tiền thưởng cho một số chủ sở hữu hóa đơn theo định kỳ. Thu nhập từ thuế tăng lên 75% một năm sau khi hệ thống UI được ban hành.
Kể từ khi hệ thống UI được ban hành vào những năm 1950, đã có nhiều sửa đổi để đáp ứng với nền kinh tế đang thay đổi và đặc biệt là công nghệ phát triển. Việc sửa đổi chính lần đầu tiên của hệ thống UI là việc áp dụng các hệ thống điểm bán hàng (Point of Sales - POS) vào những năm 1980, cho phép in hóa đơn thay vì viết tay. Các sổ đăng ký tiền mặt sau đó có thể tự động xuất hoá đơn khi giao dịch, do đó làm giảm các lỗi của con người và các giao dịch không được báo cáo. Tuy nhiên, các hóa đơn in vẫn được các công ty yêu cầu để báo cáo doanh thu của họ cho chính phủ. Hóa đơn giấy đã bắt đầu mờ dần từ khi thực hiện hệ thống hóa đơn điện tử thế hệ đầu tiên vào năm 2006, trong đó một nền tảng hóa đơn điện tử được xây dựng cho các doanh nghiệp để tạo, chuyển nhượng, trao đổi và/hoặc lưu trữ hóa đơn điện tử. Hệ thống hóa đơn điện tử thế hệ đầu tiên nhắm mục tiêu chủ yếu vào các giao dịch giữa doanh nghiệp và doanh nghiệp (B2B) và các giao dịch trực tuyến, chiếm ít hơn 4% trong tổng số hoá đơn phát hành tại Đài Loan. Hệ thống hóa đơn điện tử thế hệ thứ hai được bắt đầu trong năm 2010, nhằm thúc đẩy hóa đơn điện tử cho tất cả các cửa hàng và kênh phân phối, cùng với mục tiêu cuối cùng là xây dựng một hệ thống hóa đơn cho kiểm toán thuế hiệu quả và thân thiện hơn với môi trường.
Hệ thống hóa đơn điện tử thế hệ thứ hai [2]
Hệ thống hóa đơn điện tử thế hệ thứ hai hoạt động trên nền tảng hóa đơn điện tử [3], chứa tất cả các dịch vụ phần cứng và phần mềm để tạo ra, chuyển nhượng, trao đổi, lưu trữ và xử lý hóa đơn điện tử. Dựa vào cách sử dụng của nó, hệ thống có thể được mô tả từ hai quan điểm: B2C và B2B.
Hình 1. Nền tảng hóa đơn điện tử của Đài Loan [3]
1) Các giao dịch B2C: Vòng đời của một hóa đơn điện tử B2C được mô tả trong Hình 2. Có một số cách để khách hàng tham gia vào nền tảng này. Để dễ hiểu, các hành động tương tự nhau sẽ được gắn nhãn cùng một số hoặc chữ cái. Theo quan điểm của khách hàng, họ nên đăng ký (Bước 1 trong hình) với nền tảng hóa đơn điện tử để tạo ra một hồ sơ bao gồm thông tin về công dân như tên, số ID quốc gia, tài khoản ngân hàng... Khi đã đăng ký xong, khách hàng có thể nhập (Bước 2 trong hình) các “vật mang” hóa đơn điện tử vào tài khoản của mình để nền tảng biết “vật mang” thuộc về ai. Về mặt khái niệm, một “vật mang” hóa đơn điện tử (hoặc đơn giản là một “vật mang”) là một “thùng chứa” có thể nhận dạng để vận chuyển hóa đơn điện tử nhưng về cơ bản nó chỉ là một nhận dạng được sử dụng để liên kết dữ liệu hóa đơn điện tử với một thực thể. Ví dụ, thẻ khách hàng thân thiết hoặc thẻ thành viên có thể được sử dụng như một “vật mang”. Trong quá trình giao dịch tại quầy POS, nếu khách hàng trình thẻ của mình và yêu cầu một hóa đơn điện tử (Bước 3 trong hình), một ràng buộc của hóa đơn điện tử cho chủ thẻ có thể được thiết lập (A) để khách hàng có thể sử dụng thẻ để yêu cầu (Bước 4 trong hình) hóa đơn điện tử cho lần sau. Hóa đơn điện tử cũng được tải lên hệ thống thông tin của doanh nghiệp và nền tảng hóa đơn điện tử (B) để lưu trữ và xử lý. Khách hàng cũng có thể xuất trình thẻ của mình tại quầy POS để kiểm tra xem mình có thắng xổ số (UI Lottery) hay không hoặc được hệ thống tự động thông báo lần tiếp theo khi khách hàng xuất trình thẻ (5).
Đăng ký, nhập các “vật mang” và yêu cầu hóa đơn điện tử cũng có thể được thực hiện tại một kiosk, thường có ở hầu hết các cửa hàng bán lẻ tại Đài Loan. Nếu thắng UI Lottery khách hàng có thể sử dụng “vật mang” của mình để yêu cầu giải thưởng và thực hiện chuyển tiền vào tài khoản ngân hàng ủy thác hoặc đổi khoản thưởng đó thành khoản tín dụng trong thẻ khách hàng thân thiết hoặc thẻ thành viên của mình (6). Thực hiện việc này tại cổng thông tin điện tử của nền tảng hóa đơn điện tử, tại quầy bán hàng POS hoặc tại một kiosk tiết kiệm cho khách hàng một chuyến đi đến bưu điện quốc gia để yêu cầu giải thưởng thông qua một bản sao hóa đơn in. Một khách hàng cũng có thể cấu hình hồ sơ của mình trên nền tảng hóa đơn điện tử để tự động thông báo cho bất kỳ hóa đơn điện tử nào trúng thưởng UI Lottery và các khoản tiền thưởng tiếp theo được chuyển đến một tài khoản ngân hàng ủy thác.
Bởi vì mỗi hóa đơn có khả năng giành được giải thưởng tiền mặt trong UI Lottery, nhiều khách hàng chỉ đơn giản là hiến tặng hóa đơn cho các tổ chức từ thiện. Thường có một hộp tại quầy thu ngân thu thập hóa đơn của khách hàng. Mỗi tổ chức có một hộp riêng để thu thập các hóa đơn. Tuy nhiên, do không gian hạn chế, chỉ có một hoặc hai hộp có thể được đặt tại mỗi cửa hàng, do đó, không nhiều tổ chức từ thiện có thể được hưởng lợi từ sự đóng góp hóa đơn. Một khách hàng cũng có thể tặng hóa đơn điện tử cho một tổ chức tại một kiosk hoặc thông qua nền tảng hóa đơn điện tử (7). Do đó, sự phát triển của công nghệ cũng giúp các tổ chức từ thiện huy động vốn của họ thông qua các khoản quyên góp hóa đơn.
Hình 2. Luồng dữ liệu B2C
2) Các giao dịch B2B: Nền tảng hóa đơn điện tử cũng đóng vai trò then chốt trong các giao dịch B2B. Đối với các công ty có hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning), họ cần phải kết nối hệ thống của mình với nền tảng thông qua phần mềm được đặt tên là AP2AP Gateway “Turnkey”. Thông qua Turnkey, dữ liệu hóa đơn được tải lên nền tảng, như trong Hình 3. Trong quá trình giao dịch, người mua phải xuất trình USN (Uniform Serial Number) của mình để người bán tạo ra một hóa đơn được lưu trữ trên một “vật mang” hoặc in trên giấy nếu được yêu cầu. Dù bằng cách nào, một bản sao của dữ liệu được tải lên nền tảng và sau đó phân loại theo các USN. Hai bên sau đó bắt đầu xác nhận giao dịch với thông tin trích xuất từ nền tảng thông qua cổng. Cả hai bên sẽ báo cáo việc bán hàng và các khoản thuế thu được đến Trung tâm Dữ liệu tài chính (gần đây được đổi tên thành Cơ quan thông tin tài chính) chịu trách nhiệm kiểm toán và kiểm tra chéo. Thông tin sau đó sẽ được chuyển cho Cơ quan Quản lý Thuế Quốc gia, nơi tìm kiếm các bất thường và cung cấp quyền truy cập vào kết quả kiểm tra.
Hình 3. Luồng dữ liệu B2B
Kết luận
Kể từ khi ra đời khái niệm hóa đơn điện tử từ năm 2000, Chính phủ Đài Loan đã trải qua một số lần lặp lại để hoàn thành dự án phức tạp. Kết quả là một cơ sở dữ liệu chính xác hơn về các giao dịch tại Đài Loan đã cho phép chính phủ hạn chế các hóa đơn được phát hành gian lận và kiểm soát tốt hơn các nguồn thuế. Chính phủ Đài Loan đã nỗ lực rất nhiều trong việc thúc đẩy hóa đơn điện tử cho các doanh nghiệp bằng các chính sách để dỡ bỏ các hạn chế pháp lý và giảm các rào cản công nghệ. Chính phủ đã thay đổi chính sách trong luật kế toán và kiểm toán cho phép hóa đơn điện tử thay thế hợp pháp hóa đơn giấy truyền thống trong một số thủ tục nhất định tạo hành lang pháp lý cho việc xây dựng một quy trình liên quan đến thuế được số hóa hoàn toàn. Bên cạnh đó, nhờ cơ chế xổ số đi kèm khuyến khích mọi người yêu cầu hóa đơn khi giao dịch, hệ thống hóa đơn thống nhất của Đài Loan hoạt động khá hiệu quả. [2]
Các cơ chế, chính sách thúc đẩy hóa đơn điện tử của Chính phủ Đài Loan là một tham khảo hữu ích cho các cơ quan nhà nước Việt Nam trong quá trình xây dựng các chính sách thúc đẩy kết nối và chia sẻ dữ liệu góp phần xây dựng Chính phủ điện tử hướng tới Chính phủ số.
Tài liệu tham khảo
(Truy cập ngày 28/3/2019).
[2] Yuh-Jzer Joung, Yen-Chung Tseng, Shih-Chao Cha, Nai-Wei Lo, Gary Chung and Chun-Kun Liu, Motivations, Deployment, and Assessment of Taiwan’s e-Invoicing System: An Overview, 2014.
[3] https://www.einvoice.nat.gov.tw/index (Truy cập ngày 28/3/2019).
Phạm Văn Thịnh