Giới thiệu hệ thống quản lý kinh doanh cho thuê máy móc nông nghiệp dựa trên web của chính phủ Hàn Quốc

Năm 2003, Chính phủ Hàn Quốc đã thúc đẩy hoạt động kinh doanh cho thuê máy móc nông nghiệp thông qua Trung tâm Công nghệ nông nghiệp để giảm bớt gánh nặng cho nông dân từ việc mua máy móc nông nghiệp và thúc đẩy cơ giới hóa nông nghiệp. Ngành kinh doanh cho thuê máy móc nông nghiệp đang được vận hành với trọng tâm là cho thuê máy móc ngắn hạn từ (01) một đến (03) ba ngày, chẳng hạn như máy gieo hạt và máy gặt cho các lĩnh vực chưa được cơ giới hóa hoạt động.

Bắt đầu từ năm 2014, các doanh nghiệp cho thuê máy nông nghiệp được chính phủ trợ cấp đang được vận hành tự chủ trên khắp 140 quận và thị trấn, với lượng tồn kho trung bình là 200 máy nông nghiệp. Số lượng nông dân thuê máy móc nông nghiệp liên tục tăng hàng năm, và bằng cách sử dụng những máy móc đó, nông dân đã có thể giảm đáng kể chi phí vận hành trang trại.

Tuy nhiên, việc mở rộng quy mô cho thuê máy móc nông nghiệp đã làm tăng gánh nặng cho các nhà điều hành doanh nghiệp và các nhiệm vụ thuê, đặt chỗ và quản lý hiệu suất, trở nên khó xử lý. Do đó, việc triển khai cho thuê máy móc nông nghiệp dựa trên web là cần thiết để quản lý có hệ thống và minh bạch trong kinh doanh cho thuê máy móc nông nghiệp.

Hệ thống quản lý doanh nghiệp cho thuê máy móc nông nghiệp AMRB (Web-based Agricultural Machinery Rental Business Management System)  dựa trên web của chương trình quản lý thông tin đất đai thuộc sở hữu của chính phủ thông qua việc tìm kiếm hình ảnh, liên kết dữ liệu và các chức năng quản lý cho thuê bằng cách xây dựng cơ sở dữ liệu sử dụng hệ thống thông tin địa lý bảo đảm hoạt động hiệu quả và quản lý minh bạch của các doanh nghiệp.

Hình 1. Luồng quy trình cho thuê máy móc nông nghiệp AMRB

Môi trường phát triển AMRB

Giải pháp MS_SQL2000 DBMS được sử dụng để phát triển AMRB nhằm mang lại khả năng tương thích hệ thống cao và quản lý tích hợp. ASP, JavaScript và ActiveX được sử dụng trong quá trình phát triển vì chúng phù hợp với Windows NT. Ngoài ra, tính tương thích với Internet Explorer 6.0 trở lên là mục tiêu để bảo đảm tính bảo mật và hoạt động web liền mạch.

Thành phần của quy trình thuê máy móc nông nghiệp

AMRB bao gồm hai môi trường riêng biệt cho người dùng thông thường (người nông dân) và quản trị viên. Giao diện cho chế độ quản trị viên cho phép quản lý máy móc có hệ thống, hình ảnh máy móc, thông số kỹ thuật và giá thuê. Người nông dân có thể tìm kiếm các thủ tục cho thuê, thông số kỹ thuật máy móc và giá thuê, và có thể yêu cầu đặt trước. Dữ liệu máy móc nông nghiệp được nhập thông qua quy trình được mô tả trong Hình 1, và sau đó được lưu trữ làm dữ liệu cuối cùng cho các truy vấn tiếp theo.

Thành phần của menu hệ thống

Chế độ quản trị viên

Như trong Hình 2, menu quản trị viên bao gồm quản lý mã, quản lý ứng dụng cho thuê, hoạt động của hạm đội (fleet operations), đầu ra dữ liệu và tính toán phí thuê.

Hình 2. Thành phần của menu quản trị viên

Quản lý mã

Mã nhận dạng máy móc nông nghiệp đã được triển khai để quản lý hệ thống đăng ký hạm đội, tình trạng xuất xưởng / trả hàng và phân tích hiệu suất. Sử dụng số chỉ mục của danh mục kiểu máy từ “Sách giá máy nông nghiệp” (Hợp tác xã Công nghiệp máy nông nghiệp Hàn Quốc) - Agricultural Machinery Price Book” (Korea Agricultural Machinery Industry Cooperative) làm tài liệu tham khảo:

- Máy móc nông nghiệp được mã hóa bằng số có ba chữ số cho kiểu máy (000);

- Hai chữ số (00) cho tệp đính kèm và,

- (0) là chữ số làm mã nhận dạng duy nhất (Hình 3).

Hình 3. Thiết kế mã nhận dạng

Quản lý trạng thái

Người quản trị có thể quản lý việc phát hành và trả lại máy móc nông nghiệp bằng cách truy vấn danh sách đặt trước của người nông dân được lưu trữ trên máy chủ cơ sở dữ liệu. Quản trị viên có thể thay đổi trạng thái cho thuê thành Bị từ chối, Đã phê duyệt, Đã hủy, Đã phát hành hoặc Trả lại theo yêu cầu. Cũng có thể xem số lần cho thuê và phí thuê trong năm và theo số lần thuê hàng ngày.

Quản lý theo trang trại hoặc theo hạm đội (Fleet management)

Quản trị viên có thể nhập dữ liệu, chẳng hạn như thông số kỹ thuật, giá cả, tên định dạng, giá thuê, các tính năng chính và hình ảnh, vào màn hình Đăng ký Hạm đội để tạo cơ sở dữ liệu. Dữ liệu đã nhập được cung cấp cho nông dân thông qua màn hình người dùng chung và được lưu theo cùng một định dạng đăng ký theo yêu cầu của Bộ Nông nghiệp, Thực phẩm và Nông thôn.

Quản lý đầu ra

Các mẫu đơn, hợp đồng đã hoàn thành (giữa người dùng và văn phòng cho thuê) và biên lai thanh toán có thể được tự động tạo và xem, in hoặc xuất. Ngoài ra, các khía cạnh khác như hiệu suất kinh doanh có thể được phân tích trên cơ sở máy móc, thời kỳ, khu vực và người dùng bằng cách xuất dữ liệu sang Microsoft Excel. Thẻ quản lý máy móc do văn phòng cho thuê duy trì có thể được in hoặc xuất ở định dạng mong muốn.

Tính phí thuê

Để hoạt động kinh doanh cho thuê máy móc nông nghiệp được diễn ra liên tục, thì doanh nghiệp cho thuê phải đưa ra giá thuê hợp lý và phải mua máy móc mới vào cuối vòng đời sản phẩm. Giá thuê được tính bằng cách tham khảo chi phí sửa chữa và giá trị khấu hao cho từng phần máy móc nông nghiệp. Phí thuê một ngày được tính theo tuổi thọ của sản phẩm và số ngày thuê khả dụng sau khi nhập tỷ lệ giá còn lại và số ngày thuê ước tính hàng năm. Công thức tính phí thuê được quy định trong Công thức (1).

Trong đó,

R = Phí thuê (won/ngày)

D = Khấu hao (won/năm)

rc = Chi phí sửa chữa (won/năm)

d = Thời gian thuê ước tính (ngày/năm)

Chế độ người dùng

Như Hình 4 cho thấy, Menu Người dùng (Người nông dân) bao gồm “Mô tả dịch vụ” và “Đặt chỗ cho thuê”.

Hình 4. Thành phần của menu người dung

Quy trình, điều khoản, điều kiện, thủ tục cho thuê và thông tin phí thuê được mô tả như sau:

Hình 5. Quy trình sử dụng

Đơn/Ứng dụng cho thuê (Rental application)

Người dùng tìm kiếm thông qua cơ sở dữ liệu về hiệu ứng sử dụng máy nông nghiệp (do quản trị viên thiết lập) và chọn thiết bị mong muốn để thuê. Tại thời điểm này, các điều khoản và điều kiện và phí thuê được xác nhận theo mẫu đơn đăng ký trực tuyến được gửi. Nội dung của ứng dụng được lưu trữ trên máy chủ DB và quản trị viên truy vấn danh sách đặt trước và quản lý đội máy nông nghiệp.

Hiệu ứng sử dụng AMRB

AMRB được cung cấp miễn phí từ RDA cho các doanh nghiệp cho thuê tự chủ tương ứng; do đó, không cần phải mua riêng. Đội máy nông nghiệp cho thuê trung bình của mỗi doanh nghiệp cho thuê có khoảng 200 chiếc; do đó, quản lý thủ công đòi hỏi thời gian và nỗ lực đáng kể. Trên thực tế, nhiều khó khăn tồn tại trong việc định lượng chính xác các tác động của việc triển khai hệ thống quản lý. Nghiên cứu này chủ yếu tập trung vào các tác động định tính của việc triển khai hệ thống quản lý và các nỗ lực thu thập dữ liệu cần thiết cho các báo cáo hiệu suất được so sánh trước và sau khi triển khai.

Hiệu ứng sử dụng AMRB

Tác động của AMRB có thể được đánh giá từ quan điểm của cả người nông dân và người điều hành doanh nghiệp. Người nông dân có thể tiết kiệm thời gian và tiền bạc bằng cách tìm kiếm và thuê máy móc nông nghiệp mà không cần phải đến văn phòng cho thuê bằng cách sử dụng nhiều thông tin có sẵn trên Internet, bao gồm thủ tục thuê, thiết bị có sẵn và phí thuê. Nhà điều hành doanh nghiệp cho thuê có thể tiết kiệm thời gian và tiền bạc bằng cách quản lý hạm đội, xúc tiến kinh doanh, nhu cầu thuê và hiệu suất một cách có hệ thống.

Bằng cách sử dụng AMRB, người nông dân có thể nghiên cứu máy móc, thông số kỹ thuật và phí thuê, đồng thời hoàn thành và gửi đơn đăng ký trực tuyến một cách thuận tiện. Sau khi triển khai AMRB, thời gian cần thiết để tạo báo cáo hiệu suất hàng tháng tại văn phòng cho thuê máy móc nông nghiệp tạo báo cáo hiệu suất hàng tháng (thu nhập, số lượng người thuê, số tiền thu được theo khu vực, thiết bị và mục đích thuê…) tại văn phòng đã giảm đáng kể từ 20 ngày / người xuống còn 1 ngày / người.

Kết luận

Hệ thống quản lý dựa trên web cho doanh nghiệp cho thuê máy móc nông nghiệp (AMRB) được tạo ra để đảm bảo hoạt động hiệu quả và quản lý minh bạch của doanh nghiệp cho thuê máy móc nông nghiệp được chính phủ hỗ trợ.

Tính đến năm 2014, AMRB được lắp đặt và hoạt động trong các doanh nghiệp cho thuê máy móc nông nghiệp tại 31 thành phố và quận của Hàn Quốc. Nghiên cứu này khuyến nghị tiếp tục mở rộng và phổ biến AMRB để quản lý có hệ thống và hiệu quả các doanh nghiệp cho thuê máy móc nông nghiệp.

Các dịch vụ cho thuê máy móc trang trại nhỏ là các doanh nghiệp nhỏ do các nhóm nông dân và hoạt động trong khu vực làng, xã. Họ quản lý từ 2-4 loại trang trại máy móc và cung cấp dịch vụ thuê chủ yếu cho các thành viên trong nhóm của họ với chi phí thấp. Các doanh nghiệp cho thuê máy móc đã trở thành nguồn ngày càng tăng và đa dạng hóa thu nhập gia đình cho các hộ nông dân sản xuất nhỏ trong vùng.

Ngày 03/6/2020, Thủ tướng Chính phủ đã ký Quyết định số 749/QĐ-TTg phê duyệt Chương trình Chuyển đổi số quốc gia đến năm 2025, định hướng đến năm 2030, trong đó Nông nghiệp là một trong tám lĩnh vực được ưu tiên chuyển đổi số theo định hướng của Thủ tướng Chính phủ. Để chuyển đổi số trong nông nghiệp nhanh và hiệu quả thì cần dựa vào dữ liệu và công nghệ số. Việc sử dụng điện thoại thông minh, máy tính chọn ứng dụng tìm kiếm cho thuê máy móc nông nghiệp cũng giống như chúng ta chọn ứng dụng Uber, Grab, Bee… để đặt xe. Bằng cách sử dụng ứng dụng này, người nông dân sẽ chọn được ngày giờ cày bừa, gieo trồng, thu hoạch… và còn giúp người nông dân có thể cho thuê các thiết bị không sử dụng trong lúc nhàn rỗi.

Lê Thị Thùy Trang

Tài liệu tham khảo

1. Web-based Agricultural Machinery Rental Business Management System  https://www.e-sciencecentral.org/upload/jbe/pdf/ksam-39-267.pdf

2. Management system of small farm machinery hiring business for rice farming operations in Kampar Region, Indonesia.