Điều này đòi hỏi các khung ra quyết định và hệ thống quản lý sử dụng thông tin đáng tin cậy, kịp thời để trao quyền cho các nhà lãnh đạo để nhanh chóng đánh giá tình huống và xác định tiến trình hành động. Thông thường, các tổ chức phản ứng nhanh nhất là những tổ chức có các hoạt động quản lý tài chính hợp lý nhất hoặc ít bất cẩn nhất. Phát triển các thực tiễn tài chính lành mạnh này có thể cung cấp cho các nhà lãnh đạo thông tin quan trọng mà họ cần để tự tin hành động trong những thời điểm không chắc chắn.

Quản lý tài chính trong công nghệ thông tin là một hành trình. CIO có thể trưởng thành trong suốt quá trình này bằng cách quản lý chi phí, tăng tính minh bạch chi phí và hợp tác với doanh nghiệp để truyền đạt giá trị thực sự của các sáng kiến ​​chuyển đổi.

Bài viết này nhằm chỉ ra việc ứng dụng quản lý tài chính vào chuyển đổi số, đồng thời phản ánh một cách rõ nét rằng đi đôi với chuyển đổi số phải là một sự quản lý tài chính hiệu quả hợp lý.

Thiệt lập một khuôn khổ cho các mô hình chi phí dựa trên nền tảng dịch vụ

Nhiều tổ chức vẫn quản lý ngân sách của họ dựa trên các danh mục sổ cái chung truyền thống như phần cứng, phần mềm, lao động và những thứ tương tự. Khó khăn với phương pháp này là nó cung cấp một quan điểm tài chính không đặc biệt hữu ích cho công nghệ thông tin. Nói một cách nào khác là các thông tin thu được từ các ghi truyền thống chỉ định hướng sự ổn định cho công ty chứ không nói lên được đầu tư chuyển đổi số đã tạo ra thay đổi gì trong tương lai. Các chức năng kinh doanh có thể theo dõi doanh thu bằng các tài khoản được phục vụ hoặc các dịch vụ được cung cấp. Để cải thiện tính minh bạch chi phí và thúc đẩy trách nhiệm, các nhà lãnh đạo công nghệ thông tin nên làm như vậy, theo dõi và quản lý chi phí dựa trên các dịch vụ được cung cấp, cho dù người dùng cuối, doanh nghiệp hoặc dịch vụ công nghệ.

Quản lý kinh doanh công nghệ (TBM) là một trong những mô hình chi phí dựa trên dịch vụ phổ biến nhất mà nhiều công ty hàng đầu đã ứng dụng trên nền tảng phát triển của mình. Khung TBM này cho phép các tổ chức theo dõi cách chi phí và sáng kiến ​​phù hợp với các nhóm chi phí khác nhau, tháp công nghệ thông tin (ví dụ: tính toán, mạng, v.v.), các dịch vụ và đơn vị kinh doanh. Điều này giúp thúc đẩy trách nhiệm chi phí giữa các nhóm chuyển đổi bằng cách thiết lập chi phí cơ bản và chi phí liên tục cho các dịch vụ cung cấp cho tổ chức đồng thời cung cấp cho chủ doanh nghiệp chi phí thực sự của dịch vụ công nghệ thông tin.

Hình 1: Tổng quan về quản lý tài chính công nghệ

Mặc dù chức năng chuyển đổi số phần lớn đã đáp ứng những thách thức kỹ thuật trong việc quản lý một bộ ứng dụng và công nghệ cơ sở hạ tầng cực kỳ phức tạp, nhưng theo truyền thống, nó đã phải vật lộn để hiểu và truyền đạt chi phí của mình. Các bộ phận người dùng cá nhân đã xem hao phí là trách nhiệm duy nhất của quá trình chuyển đổi và hiếm khi chấp nhận rằng chính họ đang thực sự là chi phí.

Việc thiếu thông tin đã thách thức độ tin cậy của chức năng chuyển đổi số và kìm hãm khả năng tạo lợi thế cạnh tranh thông qua các quy trình kinh doanh hiệu quả và nhanh nhẹn, sáng tạo. Nếu có một cuộc đối thoại hợp lý giữa nhưng nhà lãnh đạo công nghệ thông tin với doanh nghiệp về nhu cầu, họ có thể chứng minh gần như không thể kiểm soát chi phí công nghệ này. Điều đó không phải lúc nào cũng được hiểu tương đương với công nghệ và nâng cấp số hóa đến từ ngân sách; một kết quả gây thiệt hại không được đánh giá tốt có thể đến trong ngân sách mà không cần giải thích. Không có khả năng cung cấp một cái nhìn minh bạch về chi phí thực tế, bộ phận công nghệ thông tin đặt mình dưới áp lực gia tăng và rủi ro giảm ngân sách mà không cần giải thích hoặc các nguồn lực để tự bảo vệ mình.

Mặc dù những tiến bộ gần đây trong công nghệ rất tốt cho các doanh nghiệp, họ có một nhóm người dùng đòi hỏi khắt khe hơn, một người mong muốn truy cập vào một phạm vi thông tin mở rộng, thông qua bất kỳ thiết bị nào họ chọn và từ bất kỳ vị trí nào, và với mức giá cạnh tranh. Điều này đã tạo ra một áp lực liên tục cho các đội công nghệ thông tin trong việc cung cấp một hệ thống tiêu chuẩn cao được dự kiến ​​sẽ hoạt động hoàn hảo, liên tục có sẵn và ngày càng nhanh nhẹn. Thêm vào đó là áp lực liên tục để cắt giảm chi phí và bạn bắt đầu hiểu những thách thức mà các nhà lãnh đạo công nghệ ngày nay phải đối mặt.

Nhân viên thấy việc tải xuống ứng dụng từ cửa hàng ứng dụng dễ dàng như thế nào và do đó không thể hiểu tại sao việc triển khai ứng dụng công nghệ thông tin lại không dễ dàng như vậy. Họ thấy chi phí của nó và tốc độ giao hàng và không thể hiểu tại sao chuyển đổi số lại làm phức tạp quá trình này. Thực tế, như nhiều các nhà lãnh đạo công nghệ hiểu là việc cung cấp dịch vụ công nghệ hay số hóa theo phần mềm (SaaS) hoặc theo yêu cầu không bao giờ đơn giản; ngay cả Salesforce.com cũng không thể phân phối với giao dịch mua hàng chỉ bằng một cú nhấp chuột.

Hành trình nhiều năm

Bước đầu tiên để quản lý chi phí công nghệ là tạo ra một nền tảng minh bạch chi phí. Điều này được thực hiện tốt nhất với phần mềm TBM chuyên dụng có thể tập hợp dữ liệu tài chính, kỹ thuật và tổ chức lại với nhau để tạo ra các báo cáo phù hợp cho việc ra quyết định.

Ở đây, quá nhiều nhà lãnh đạo công nghệ dựa vào bảng tính hoặc các gói báo cáo rườm rà không được thiết kế để minh bạch chi phí số hóa. Đây là một sai lầm. Bảng tính dễ bị lỗi, không cung cấp một góc duy duy nhất cho các bên liên quan khác nhau và không đáng tin cậy; và niềm tin là một yếu tố thiết yếu của sự minh bạch. Các gói báo cáo chung và các công cụ kinh doanh thông minh rất tốn kém và khó bảo trì, và những người viết báo cáo tài năng nên tập trung vào các nhu cầu ra quyết định kinh doanh, chiến lược.

Bằng cách sử dụng dữ liệu mà tổ chức của bạn đã duy trì, bạn có thể phân bổ chi phí hoạt động, bao gồm nhân công, phần cứng, phần mềm và phương tiện, cho các ứng dụng và dịch vụ mà họ hỗ trợ. Đổi lại, bạn có thể chuyển sự nhấn mạnh từ chi phí công nghệ sang chi phí cung cấp dịch vụ.

Lợi ích là sự minh bạch về chi phí hoặc khả năng quản lý hiệu suất và tạo ra sự đánh đổi trong khi hỗ trợ tăng trưởng dài hạn và cải tiến liên tục cho kế hoạch kinh doanh.

Tăng tính minh bạch thông qua các mô hình giới thiệu và hoàn phí

Trong khi các mô hình dựa trên dịch vụ cung cấp tính minh bạch chi phí cao hơn, chúng đi kèm với các thách thức của riêng chúng. Một điểm chung là truy tìm chi phí cơ sở hạ tầng dùng chung cho đơn vị kinh doanh đã tiêu thụ chúng. Thông thường những thứ như máy tính xách tay hoặc ngân sách lưu trữ được liệt kê dưới dạng các mục chạy không gắn với các đơn vị kinh doanh cụ thể. Khi không có khả năng xem các chi phí này hỗ trợ trực tiếp cho các đơn vị kinh doanh như thế nào, chính các nhà lãnh đjao thường phải đối mặt với áp lực phải thực hiện cắt giảm ngân sách tùy ý.

Để cung cấp rõ ràng hơn về cách phân bổ chi phí, hãy áp dụng mô hình phân bổ trên toàn bộ danh mục tài chính. Dựa trên sự trưởng thành của họ, các tổ chức thường sử dụng hai mô hình phân bổ sau:

- Phân bổ theo tỷ lệ phần trăm: Phân bổ chi phí chia sẻ đồng đều trên tất cả các bên liên quan hoặc dựa trên quy mô của tổ chức. Điều này có thể gây tranh cãi nhưng thường là một điểm tốt để bắt đầu. Nói cách khác thì mô hình này phù hợp cho các nhóm mới bắt đầu cân đối tính toán chi phí.

- Phân bổ dựa trên sử dụng: Xác định đầy đủ từng dịch vụ cung cấp, triển khai dịch vụ để theo dõi việc sử dụng của các nhóm bên liên quan và phân bổ chi phí cho từng nhóm dựa trên việc sử dụng. Đây là mô hình phổ biến với sự ra đời của các dịch vụ như AWS, trong đó bạn có thể trả tiền cho những gì bạn sử dụng, nhưng các tổ chức đôi khi gặp khó khăn trong việc phân chia các nhóm người dùng nội bộ với các ứng dụng cũ.

Sau khi xác định mô hình phân bổ, các tổ chức công nghệ thông tin nên đặt mục tiêu ảnh hưởng đến nhu cầu kinh doanh và trách nhiệm đối với các dịch vụ số hóa bằng cách chia sẻ nhân sự hay giới thiệu cho người dùng về tác động chi phí của các quyết định của họ. Chúng tôi khuyên rằng công nghệ thông tin nên bắt đầu với mô hình chương trình giới thiệu trực tuyến, minh họa phân bổ chi phí thông qua bảng điều khiển hoặc báo cáo. Điều này sẽ cung cấp cho quá trình chuyển đổi số dữ liệu cần thiết để định hình nhu cầu cho các yêu cầu bổ sung và có các cuộc trò chuyện hiệu quả hơn với các nhân sự của mình: Lợi nhuận của khoản đầu tư này là gì? Chúng ta có thể hiển thị chi phí, nhưng các bạn triển khai có thể nói rõ giá trị không?

Trong nhiều trường hợp, cách tiếp cận giới thiệu có thể tạo ra ý thức về quyền sở hữu chung về cách quyết định kinh doanh có thể ảnh hưởng đến ngân sách số hóa. Trong các trường hợp khác, khi một bên liên quan đang tiêu thụ một khối lượng lớn dịch vụ hoặc có nhu cầu kinh doanh chính đáng để kiểm soát chi tiêu, thì một khoản hoàn phí trực tiếp có thể phù hợp hơn. Ví dụ: nếu một đơn vị kinh doanh đang thúc đẩy một chiến dịch bán hàng lớn, họ có thể cần một loạt công suất trên một trang web trong một khoảng thời gian hữu hạn. Có một khoản hoàn vốn rõ ràng cho khoản đầu tư, nhưng rất ít giá trị trong công nghệ thôn gitn điều chỉnh cho dù đó là cách tiêu tiền đúng đắn. Đơn vị kinh doanh đơn giản nên được tính trực tiếp cho tiêu dùng của mình và được trao quyền để kiểm soát vận mệnh của chính mình.

Xây dựng tiến trình xử lý trước, số hóa nên là tiếp theo

Có nhiều giải pháp quản lý tài chính trên thị trường, nhưng chúng sẽ ít được sử dụng nếu chúng được mã hóa và nhân rộng một quy trình bị hỏng. Trước khi áp dụng giải pháp để khởi động thực tiễn quản lý tài chính của tổ chức, điều quan trọng là bắt đầu với vấn đề mà đang cố gắng giải quyết và xác định các số liệu tài chính sẽ giúp cải thiện việc ra quyết định. Nó cũng rất quan trọng để đảm bảo công ty hay tổ chức có thể tạo ra dữ liệu đáng tin cậy. Nếu quy trình thu thập, thao tác, xuất bản và tiêu thụ dữ liệu không được giải quyết trước tiên, các tổ chức có thể gặp phải các vấn đề về chất lượng dữ liệu, điều này cuối cùng có thể dẫn đến sự thiếu tin tưởng, thách thức thương hiệu và triển khai kém thành công.

Các công ty năng động cần các nhà lãnh đạo có thông tin tốt, những người có thể nhanh chóng quyết định cách đối phó với mối đe dọa cạnh tranh, nơi đầu tư nhiều tiền hơn hoặc nơi để đánh đổi. Với ngân sách công nghệ thông tin thường nằm trong số năm trung tâm chi phí hàng đầu trong các công ty, một khung quản lý tài chính công nghệ thông được xác định rõ ràng có thể mang lại sự minh bạch về chi phí cao hơn và giúp ảnh hưởng đến các quyết định đó. Một kỷ luật quản lý tài chính nâng cao cũng sẽ củng cố các mối quan hệ trong toàn doanh nghiệp bằng cách hợp lý hóa các quyết định đầu tư và định lượng rõ ràng hơn giá trị của số hóa.

Kết luận

Như vậy, có thể thấy ngoài việc chuyển đổi số là một mục tiêu hàng đầu của nhiều tập đoàn, tổ chức và chính phủ thì để việc số hóa được diễn ra xuôn sẻ và thành công luôn cần một tiến trình đã được chuẩn bị về nhiều mặt. Trong đó đặc biệt quan trọng là quản lý tài chính hiệu quả, nhanh nhạy với biến đổi và phù hợp thực tiễn của đơn vị đó. Bài viết là một góc nhìn cho các nhà quản lý công nghệ về việc này.

Trong nghị định số 17 của chính phủ về một số nhiệm vụ, giải pháp trọng tâm phát triển chính phủ điện tử giai đoạn 2019-2020, định hướng đến 2025 có ghi rõ: “thiếu cơ chế tài chính và đầu tư phù hợp với đặc thù dự án công nghệ thông tin”. Điều đó càng khẳng định giá trị của việc quản lý tài chính nhanh nhẹn hay ở đây được hiểu là đầu tư phù hợp và nhịp nhàng xây dựng chuyển đổi trong khung phát triển chính phủ điện tử.

Bài viết hi vọng chia sẻ cho người đọc cái nhìn về quản lý tài chính đôi với chuyển đổi số với chính phủ điện tử.

Vũ Cao Minh Đức – Cục Tin học hóa