Mục đích và nội dung của các nguyên tắc đề cập đến ở đây tập trung hướng đến việc áp dụng các nguyên tắc này đối với nội dung thông tin và quy trình quản lý, sử dụng chúng trong thực tế. Sau đây là một số nguyên tắc thông tin tiêu biểu và cách thức áp dụng trong phát triển CPĐT theo kinh nghiệm quốc tế:
Sự minh bạch: Công chúng có quyền lợi và nghĩa vụ đối với thông tin
|
Mục đích
|
Các cơ quan chính phủ sở hữu một khối lượng lớn thông tin. Điều này rất quan trọng đối với một chính phủ mở, có trách nhiệm và có sự tham gia của người dân, điều này giúp cho việc truy cập thông tin được dễ dàng mà không cần phải nhờ đến pháp luật về quyền tiếp cận thông tin của người dân.
Do đó, công chúng có quyền để truy cập các thông tin do chính quyền thu thập, lưu trữ. Điều này không chỉ giúp gia tăng tính mở và tính trách nhiệm của nhà nước mà còn hình thành nên một cộng đồng thông tin, nghĩa là người dân khi tham gia vào các giao dịch với cơ quan chính quyền sẽ được tạo điều kiện thuận lợi để cùng thiết kế và cung cấp cấp các dịch vụ này. Vì vậy, việc tăng tính mở của chình quyền cũng đồng nghĩa với việc các giá trị của các thông tin do chính quyền nắm giữ có thể được mở ra nhằm mục đích cung cấp dịch vụ công ngày càng tốt hơn.
Nguyên tắc này mở rộng cho việc trao đổi hoặc chia sẻ thông tin giữa các cơ quan chính quyền và do đó cải thiện được hiệu quả, giảm chi phí hoạt động nói chung. Cũng cần phải lưu ý rằng nguyên tắc này chịu sự chi phối, quy định của các nguyên tắc, luật định và các chính sách có liên quan đến an toàn, bảo vệ quyền riêng tư cá nhân.
|
|
Nội dung cơ bản
|
Thông tin được thu thập do ngân sách nhà nước chi trả phải được công bố rộng rãi để người dân có thể truy cập từ bất kỳ đâu và phù hợp với các quy định của luật pháp.
Các cơ quan có quyền thực hiện các hành động quản trị thông tin và quyền xem xét thông tin trong mọi quyết định quản lý thông tin.
Nhân viên chính quyền được đào tạo và nhận thức được rằng các quyền và nghĩa vụ đối với thông tin là một khía cạnh quan trọng và hợp pháp trong công việc của họ. Họ phải thực hiện công việc tuân theo các quy định và luật pháp kiểm soát việc truy cập thông tin.
Khi thông tin không được cung cấp miễn phí thì chi phí phải được công khai và phù hợp với nội bộ của cơ quan chính quyền cũng như trong toàn chính phủ.
Các thỏa thuận cấp phép rõ ràng đảm bảo rằng công chúng sẽ hiểu rõ cách thức họ có thể sử dụng thông tin chính phủ một cách hợp pháp.
Các cơ quan chính quyền chia sẻ và trao đổi thông tin với nhau và với các địa phương khác, trừ các trường hợp đặc biệt không thể thực hiện điều này.
|
Độ tin cậy: thông tin phải chính xác, phù hợp, cập nhật, luôn sẵn sàng và được đảm bảo an toàn bảo mật.
|
Mục đích
|
Các dịch vụ công có giá trị và hiệu quả của chính phủ phải nhận được sự tin tưởng từ công chúng. Do đó, điều cần thiết là thông tin sử dụng cho việc cung cấp dịch vụ công phải có chất lượng cao và thống nhất, phải được quản lý một cách bài bản và có trách nhiệm trong suốt vòng đời của thông tin để đảm bảo rằng thông tin cung cấp là chính xác, phù hợp, cập nhật, luôn sẵn sàng và được đảm bảo an toàn bảo mật một cách thỏa đáng.
|
|
Nội dung cơ bản
|
Thông tin được thu thập và tổ chức theo một cách thức đảm bảo nâng cao được tính xác thực, chất lượng và sự thống nhất.
Thông tin phải phù hợp với mục đích thu thập, chẳng hạn thông tin được thu thập đảm bảo đáp ứng được các yêu cầu và kết quả của nghiệp vụ hành chính.
Việc xem xét đến các khía cạnh bảo mật, quyền cá nhân và an toàn thông tin phải được đề cập đến trong tất cả các quyết định liên quan đến quản lý thông tin và phải hài hòa với quyền sử dụng thông tin tương ứng.
Các cơ chế và quy trình phải phù hợp để đảm bảo rằng có sự bảo mật, quyền riêng tư, an toàn thông tin tương ứng, và việc xử lý truy cập phải được duy trì. Các yêu cầu này cần phải được nhận thức bởi tất cả các nhân viên chính quyền trong quá trình thực hiện công vụ.
Các cơ chế sửa đổi cần thiết phải thực hiện để cung cấp các quy trình giải quyết khiếu nại và tố cáo một cách minh bạch.
Các cơ quan chính quyền sẽ phải làm việc với nhau để có thể có được một cái nhìn đúng đắn nhất đối với các tài sản thông tin quan trọng cốt lõi.
Việc lưu giữ và xử lý thông tin phải được quản lý một cách thích hợp.
|
Tính cá nhân: Thông tin cá nhân phải được bảo vệ phù hợp với luật pháp hiện hành
|
Mục đích
|
Các cơ quan chính phủ thu thập và lưu trữ khối lượng lớn thông tin quan trọng về công dân. Do đó, người dân phải có quyền riêng tư đối với các thông tin này và các cơ quan chính quyền phải có trách nhiệm đảm bảo rằng các thông tin này được thu thập và quản lý một cách có trách nhiệm và minh bạch.
Mặc dù mục đích của nguyên tắc này được đề cập trong các nguyên tắc thông tin là ‘Đáng tin cậy’ và ‘Được quản lý’, tuy nhiên, do tầm quan trọng của nó nên việc phát biểu nó thành một nguyên tắc cụ thể là hợp lý.
|
|
Nội dung cơ bản
|
Các cơ quan chính quyền phải tuân thủ các yêu cầu về thông tin cá nhân và thực hiện chúng trong quá trình triển khai quản lý hành chính hàng ngày.
Các nhân viên chính quyền phải được đào tạo và nhận thức được về các yêu cầu cần tuân thủ liên quan đến thông tin cá nhân.
Công dân có quyền riêng tư và quyền truy cập, sửa đổi thông tin cá nhân của chính họ trong các hệ thống của chính phủ hoặc dưới sự kiểm soát của chính phủ trừ khi việc làm của công dân đi ngược lại với lợi ích công cộng
|
Tính công bằng: Mọi công dân đều có quyền truy cập thông tin của cơ quan chính quyền
|
Mục đích
|
Nguyên tắc "Tính công bằng: Mọi công dân đều có quyền truy cập thông tin của cơ quan chính quyền" được hiểu là mục đích của chính quyền muốn làm cho thông tin mà họ thu thập được luôn sẵn sàng cung cấp cho người dân truy cập. Nguyên tắc này đảm bảo rằng thông tin của chính phủ có thể tiếp cận với tất cả mọi người theo cách đảm bảo công bằng xã hội, bất kể vị trí địa lý, kinh tế, xã hội hoặc kể cả người khuyết tật.
Tính công bằng cũng được thể hiện trong khái niệm lấy người dùng làm trung tâm, chẳng hạn thông tin phải được thể hiện theo cách hướng đến người dân và có tính trực quan, dễ sử dụng trong thực tế.
|
|
Nội dung cơ bản
|
Các thỏa thuận được thực hiện để đảm bảo rằng tất cả người dân đều được truy cập sử dụng thông tin chính phủ một cách công bằng như thực tế.
Cần chú ý đặc biệt để đảm bảo thông tin có thể tiếp cận được với những người có thể bị thiệt thòi về mặt kinh tế, xã hội hoặc khuyết tật.
Nguyên tắc về sự công bằng là để đảm bảo rằng thông tin luôn sẵn sàng cho tất cả những đối tượng có nhu cầu. Điều này có thể dẫn đến việc phải cung cấp thông tin dưới nhiều định dạng khác nhau để người dùng có thể thoải mái lựa chọn hình thức tiếp cận phù hợp nhất.
Các nhân viên chính quyền cần được đào tạo và nhận thức được yêu cầu là thông tin phải được truy cập cho tất cả mọi người.
|
Giá trị thông tin: Thông tin là tài sản chiến lược quan trọng nhất của cơ quan chính quyền
|
Mục đích
|
Thông tin là cơ sở nền tảng cho mọi hoạt động của chính quyền. Nguyên tắc này chỉ ra một cách rõ ràng rằng thông tin là một tài sản chiến lược và có giá trị của chính quyền, và do đó nó cần phải được quản lý, duy trì và khai thác một cách thỏa đáng tương tự như các tài sản nhà nước khác.
Nguyên tắc này có mục đích gần giống với nguyên tắc mà thông tin cần phải được quản lý. Có thể hiểu rằng nhu cầu về quản lý thông tin là một trong các mục đích hướng đến của nguyên tắc này, tuy nhiên, tầm quan trọng của việc quản lý thông tin thích hợp biện minh cho nhu cầu về nguyên tắc riêng của nó.
|
|
Nội dung cơ bản
|
Các nhân viên chính quyền phải được đào tạo và nhận thức được rằng thông tin là một tài sản có giá trị và phải được tối ưu hóa, khai thác ở mức tối đa.
Thông tin phải được bao gồm và lồng ghép vào kế hoạch chiến lược của tổ chức.
Các tài sản thông tin được quản lý một cách toàn diện.
Các cơ quan chính quyền chia sẻ và trao đổi thông tin với nhau và với địa phương khác để tối đa hóa giá trị của nó.
|
Quản trị thông tin: Thông tin phải được lập kế hoạch, quản trị và tuân thủ quy định
|
Mục đích
|
Các cơ quan chính phủ nắm giữ một khối lượng thông tin rất lớn và phức tạp, điều này thể hiện một khoản đầu tư đáng kể của Chính phủ đối với việc thu thập, lưu trữ thông tin và củng cố việc cung cấp dịch vụ công liên tục. Một tiểu ban đánh giá độc lập cũng đã chỉ ra rằng các chính sách thông tin ban hành liên quan đến lập kế hoạch, thu thập và tạo lập thông tin là rất quan trọng đối với một chính phủ mở, có trách nhiệm và có sự tham gia của người dân, điều này cũng tương tự như nguyên tắc về sự minh bạch của thông tin.
Do đó, thông tin phải được quản lý một cách toàn diện trong suốt vòng đời của nó để bảo đảm rằng việc sử dụng liên tục của nó được tối ưu hóa và khai thác đến mức tối đa. Quản lý thông tin của cơ quan chính quyền phải tuân thủ các yêu cầu pháp lý, quy định, kinh doanh, văn hóa, đạo đức, kỹ thuật, kinh tế, môi trường và xã hội hiện hành. Việc không tuân thủ các quy định có thể dẫn đến các rắc rối không cần thiết và điều này thì có thể tránh được bằng cách tuân thủ nguyên tắc chặt chẽ.
Nguyên tắc này có mối quan hệ chặt chẽ với nguyên tắc về giá trị của thông tin.
|
|
Nội dung cơ bản
|
Việc sắp xếp kế hoạch và đầu tư cho thông tin được chính thức hóa và áp dụng các tiêu chuẩn, phương pháp, thực tiễn tốt nhất.
Các cơ quan chính quyền đều có trách nhiệm và các chức năng chính sách hợp pháp để quản trị thông tin theo suốt vòng đời của chúng.
Khung chính sách quản lý thông tin xác định các lĩnh vực quan trọng cần phải được quản lý.
Lập kế hoạch bao gồm các bên liên quan chính từ các đơn vị nghiệp vụ của cơ quan.
Giám sát thông tin củng cố việc quản lý thông tin.
Các cơ quan chính quyền cam kết cung cấp nguồn lực thích hợp để bảo đảm rằng các sáng kiến và hoạt động quản lý thông tin sẽ được thực hiện thành công.
Nhân viên chính phủ phải được đào tạo và nhận thức được về trách nhiệm của mình trong việc quản lý thông tin và được trao quyền để thực hiện việc đó.
Tất cả các thay đổi đều được quản lý và thông báo.
Các yêu cầu tuân thủ giữa các cơ quan chính quyền phải được thống nhất, toàn diện, được kiểm soát chủ động và thường xuyên xem xét, đánh giá lại.
|
Áp dụng các nguyên tắc thông tin trong phát triển CPĐT
Các nguyên tắc thông tin trong trong phát triển CPĐT không phải là các hành động tác động trực tiếp hay các hướng dẫn cụ thể mà nó chỉ cung cấp một tập hợp các điểm tham chiếu hoặc hướng dẫn. Chúng được thiết kế để có khả năng ứng dụng lâu dài và bản chất của chúng được phản ánh và thể hiện trong các công cụ quản lý cụ thể như các chiến lược, chính sách về phát triển CPĐT, các chuẩn thông tin.
Tuy nhiên, trong trường hợp không có hướng dẫn cụ thể hơn trong phát triển CPĐT, các nguyên tắc nên được sử dụng để giải quyết các vấn đề mới nổi và hướng dẫn cơ quan chính quyền lập kế hoạch, quản lý và thực hiện các quy trình xử lý.
Trong nội dung này, các nguyên tắc thông tin trong phát triển CPĐT sẽ chỉ cung cấp một phần trong chính sách tổng thể và chu trình phát triển quy trình của cơ quan.
Vì lý do này, dự kiến rằng các cơ quan sẽ áp dụng và mở rộng trên các tuyên bố trong phần "Nội dung cơ bản" của từng nguyên tắc để phản ánh chính xác hơn hoàn cảnh cụ thể của từng cơ quan.
Việc bắt đầu thực hiện nhất quán từ các nguyên tắc sẽ dẫn đến những khó khăn gia tăng ở cấp thấp hơn và có thể tác động bất lợi đến khả năng của các tổ chức để thực hiện các cam kết của mình đối với các định hướng thông tin của cơ quan chính phủ.
Trong các trường hợp cụ thể, nhiều khi các nguyên tắc sẽ mâu thuẫn với nhau, chẳng hạn như để cân bằng giữa nguyên tắc về sự minh bạch thông tin với nguyên tắc về bảo đảm an toàn an ninh thông tin sẽ đòi hỏi cần có sự diễn giải trên khía cạnh người sử dụng. Không có trường hợp tương tự nào được xác định trước trong các nguyên tắc. Điều này có nghĩa là việc giải quyết sự mâu thuẫn giữa các nguyên tắc sẽ yêu cầu xem xét từng hoàn cảnh và mục tiêu cụ thể của sáng kiến trong bối cảnh tổng thể và ý định của các nguyên tắc khi đem xét, cân bằng với độ rủi ro, kết quả nghiệp vụ và cung cấp dịch vụ dự kiến. Một quyết định sau đó có thể được lựa chọn theo hướng thích hợp nhất để thực hiện trong trường hợp cụ thể.
Các cơ quan được khuyến khích ghi lại các vấn đề trong các trường hợp cụ thể, chẳng hạn như sự mâu thuẫn giữa các nguyên tắc, sau đó chúng có thể được sử dụng làm đầu vào cho việc đánh giá thường xuyên các chính sách của cơ quan. Tài liệu này cũng có thể được sử dụng để bổ trợ thêm trong việc xây dựng các nguyên tắc, đảm bảo sự liên tục của chúng như là một phần của quản trị hiệu quả và thực hành tốt./.
Tài liệu tham khảo:
- Khung Kiến trúc tổng thể FEAF;
- Nguyên tắc thiết kế Kiến trúc tổng thể của IBM, Gartner.
Trần Kiên