Các danh mục dùng chung được Cục Tin học hóa – Bộ TTTT cập nhật thường xuyên để các cơ quan nhà nước có thể truy cập, sử dụng, khuyến khích các doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân sử dụng trong nghiên cứu, giáo dục đào tạo, xây dựng các ứng dụng CNTT, phát triển Chính phủ điện tử bảo đảm sự thống nhất về danh mục trong toàn quốc.

Hệ thống bắt đầu vận hành từ đầu năm 2019 và đến nay đã xây dựng được 307 danh mục thuộc 12 nhóm chủ đề chính là: nông nghiệp, kinh tế và thương mại, giáo dục đào tạo, y tế, lao động, môi trường, tài chính, năng lượng, cơ sở hạ tầng, xã hội, công nghệ, địa phương.

Hệ thống danh mục dùng chung là một phần của cổng dữ liệu quốc gia data.gov.vn. Hệ thống cung cấp mã định danh cho danh mục dùng chung từ đó giúp thống nhất dữ liệu điện tử, dữ liệu số trên cổng dữ liệu quốc gia giữa 12 lĩnh vực và góp phần phát triển dữ liệu số ở nhiều lĩnh vực khác trên cổng dữ liệu trong tương lai.

Địa chỉ truy cập chính của hệ thống là: http://dmdc.ngsp.gov.vn/

Mục tiêu của hệ thống danh mục dùng chung

Việc xây dựng hệ thống danh mục dùng chung nhằm thu thập, xử lý, lưu trữ ở dạng điện tử các danh mục dùng chung của các cơ quan nhà nước trên môi trường mạng phục vụ việc quản lý, duy trì và khai thác một cách thống nhất trên toàn quốc, thúc đẩy phát triển Chính phủ điện tử, bảo đảm sự thống nhất về danh mục, tránh đầu tư trùng lặp.

Đối với các cơ quan nhà nước, các tỉnh thành trên cả nước, hệ thống cung cấp mã định danh của các lĩnh vực mang tính thống nhất. Danh mục đang được ứng dụng nhiều nhất cung cấp mã định danh kết nối các hệ thống quản lý văn bản điều hành từ cấp trung ương đến địa phương, giúp cho việc chuyển gửi văn bản thông báo được thực hiện một cách nhanh chóng, hiệu quả và chính xác. Các cán bộ thuộc cơ quan nhà nước mới vào làm hoặc học sử dụng cũng dễ dàng trích xuất danh mục định danh kết nối các hệ thống quản lý văn bản trên cả nước để gửi văn bản một cách chính xác nhất.

Hình 1: Danh mục và mã định danh kết nối các hệ thống quản lý văn bản điều hành

Đối với các cá nhân, tổ chức doanh nghiệp ngoài nhà nước, hệ thống là địa chỉ để tìm kiếm, truy xuất dữ liệu về danh mục theo nhu cầu sử dụng của họ. Từ đó có sự thống nhất khi gửi văn bản hay xây dựng các yếu tố về định danh sản phẩm, thông tin sản phẩm hay nguồn gốc sản phẩm. Hệ thống cũng cho phép trích xuất dữ liệu danh mục một cách dễ dàng và thuận tiện sử dụng dưới dạng excel.

Mô hình kết nối giúp chia sẻ dữ liệu

 Hình 2: Mô hình kết nối

Đối với tổ chức cơ quan nhà nước muốn khai thác các mã định danh trong danh mục dùng chung, các cán bộ kỹ thuật lập trình sẽ xây dựng kết nối API giao tiếp từ NGSP thông qua trình tự kết nối sau:

- Bước 1: yêu cầu access token. Hệ thống thông tin (HTTT) hoặc LGSP cấp Bộ/ Tỉnh/Thành phố sử dụng cặp khóa (consumer_key và secret_key) do NGSP cung cấp, gửi yêu cầu lấy token để truy cập các dịch vụ do NGSP cung cấp.

- Bước 2: xác thực và tạo token. NGSP tiến hành xác thực các cặp khóa và khởi tạo token cho phép HTTT/LGSP truy cập các dịch vụ được cấp phép.

- Bước 3: trả về token. Sau khi khởi tạo token, NGSP tiến hành đóng gói và trả token cho HTTT/LGSP. Token này chỉ có giá trị sử dụng trong một phiên làm việc với một khoảng thời gian timeout nhất định do NGSP quy định.

- Bước 4: đóng gói yêu cầu khai thác dịch vụ với token. Yêu cầu khai thác dịch vụ được gửi tới NGSP cần có 2 thành phần: (1) Thông tin đầu vào như: đơn hàng, mã đơn hàng, số lượng, v.v…; (2) Thông tin token.

- Bước 5: gửi yêu cầu khai thác dịch vụ. Có hai phương án gửi yêu cầu khai thác Adapter trong đó: (1) Các HTTT của Bộ/Tỉnh gửi yêu cầu trực tiếp khai thác Adapter thông qua SDK Java hoặc SDK .Net do NGSP cung cấp trong trường hợp Bộ/Tỉnh chưa có nền tảng LGSP; (2) Các HTTT của Bộ/Tỉnh gửi yêu cầu gián tiếp khai thác Adapter thông qua trung gian kết nối LGSP của Bộ/Tỉnh tới NGSP.

- Bước 6: xác thực token và kiểm tra quyền truy cập. NGSP tiến hành kiểm tra tính hợp lệ của token với dịch vụ được yêu cầu. Nếu HTTT/LGSP chưa đăng ký sử dụng dịch vụ đang được yêu cầu, NGSP sẽ chặn quyền truy cập dịch vụ. Ngược lại, nếu HTTT/LGSP đã đăng ký sử dụng dịch vụ, NGSP tiếp tục thực hiện các bước tiếp theo.

- Bước 7: tổng hợp dữ liệu. NGSP tiến hành thực hiện các công việc cần thiết để tổng hợp dữ liệu tương ứng với từng dịch vụ được yêu cầu.

- Bước 8: trả về dữ liệu. Khi các HTTT cấp Bộ/Tỉnh kết nối trực tiếp với NGSP sẽ nhận được dữ liệu ngay sau khi NGSP tổng hợp thông tin, đối với những HTTT cấp Bộ/Tỉnh kết nối qua trung gian LGSP dữ liệu sẽ được NGSP trả về ngay khi NGSP tổng hợp cho LGSP việc chuyển tiếp dữ liệu tới các HTTT sẽ do các Bộ/Tỉnh chủ động phương án.

Giới thiệu về cách sự dụng các chức năng của hệ thống cho cán bộ nhà nước được cấp tài khoản

Đối với chức năng “Khai thác dữ liệu danh mục qua giao diện Web Portal”, mục đích cho người dùng có khả năng: xem, tìm kiếm, xuất dữ liệu, in dữ liệu danh mục qua giao diện Web Portal.

Để thực hiện chức năng này, người sử dụng thực hiện các thao tác theo các bước sau:

Bước 1: Đăng nhập vào hệ thống

  Hình 3:Hiển thị dữ liệu danh mục qua giao diện web

Bước 2: Chọn một trong những tác vụ sau cần thực hiện theo mục đích yêu cầu công việc:

+ Người dùng xem danh sách các danh mục được quyền xem trên hệ thống

+ Người dùng xem danh sách tổng hợp các dữ liệu danh mục trên hệ thống

+ Người dùng tìm kiếm dữ liệu danh mục

+ Người dùng xem chi tiết dữ liệu danh mục

+ Người dùng tìm kiếm nhanh dữ liệu danh mục

+ Người dùng xuất dữ liệu ra file

+ Người dùng in dữ liệu danh mục

Đối với chức năng “Tìm kiếm dữ liệu danh mục trên giao diện Web Portal”, mục đích cho người dùng có khả năng tìm kiếm dữ liệu danh mục qua giao diện Web Portal.

Để thực hiện chức năng này, người sử dụng thực hiện các thao tác theo các bước sau:

Bước 1: Người dùng thực hiện đăng nhập hệ thống thành công.

Bước 2: Người dùng chọn danh mục cần tìm kiếm

+ Hệ thống sẽ hiển thị danh mục cần tìm kiếm với các tiêu chí tìm kiếm phù hợp với từng danh mục

Bước 3: Nhập các tham số tìm kiếm

+ Người dùng nhập các tham số tìm kiếm theo nhu cầu. Các tham số tìm kiếm có thể nhập đối với nhiều trường thông tin tìm kiếm

Bước 4: Thực hiện tìm kiếm và xem kết quả: Hệ thống sẽ thực hiện việc tìm kiếm theo các tham số được nhập và trả lại kết quả tìm kiếm. Người dùng có thể tiếp tục xem các dữ liệu danh mục chi tiết

Bước 5: Hệ thống lưu thông tin giám sát người dùng.

Đối với chức năng “Trích xuất dữ liệu danh mục”, mục đích cho người dùng có khả năng tìm kiếm, trích xuất dữ liệu danh mục qua giao diện Web Portal.

Để thực hiện chức năng này, người sử dụng thực hiện các thao tác theo các bước sau:

Bước 1: Người dùng thực hiện đăng nhập hệ thống thành công.

Bước 2: Chọn hiển thị danh sách danh mục và chọn danh mục cần trích xuất dữ liệu

Hình 4: Trích xuất dữ liệu danh mục

Người sử dụng trỏ chuột vào nút “Xuất file” sau đó click vào nút “Xuất dữ liệu danh mục ra file excel” hoặc “Xuất dữ liệu danh mục ra file text” để trích xuất dữ liệu ra file theo định dạng mong muốn.

Bước 3: Thực hiện trích xuất và xem kết quả.

+ Hệ thống sẽ thực hiện việc trích xuất dữ liệu, và hiển thị dữ liệu được trích xuất cho người dùng xem trước.

Bước 4: Hệ thống lưu thông tin giám sát người dùng.

Giới thiệu về module báo cáo thông kê

Dashboard tổng quan

Chức năng “Dashboard tổng quan”, mục đích cho Lãnh đạo đơn vị, Lãnh đạo chuyên môn cũng như người dùng có khả năng xem các thông tin mang tính tổng quan trên hệ thống, thông tin sẽ được tổng hợp như: Thống kê lượng truy cập hệ thống trong tháng, ngày; các danh mục được sử dụng nhiều trong tháng, ngày; thống kê các đơn vị sử dụng nhiều trong tháng, ngày; hiển thị, in, và xuất ra file các nội dung thống kê.

Để thực hiện chức năng này, người sử dụng đăng nhập vào hệ thống, ngay trang chủ đã hiển thị đầy đủ những thông tin cần thiết.

Hình 5: Dashboard tổng quan

Hình 6: Dashboard tổng quan

Hình 7: Dashboard tổng quan

Báo cáo thông kê về user trên hệ thống

Chức năng “Báo cáo thông kê về user trên hệ thống”, mục đích cho Lãnh đạo đơn vị/quản trị hệ thống muốn xem các thông tin thống kê về người dùng trên hệ thống. Các thông tin sẽ được tổng hợp và cung cấp thông qua các tác vụ sau: xem báo cáo thống kê user theo thời gian lấy báo cáo, báo cáo theo danh mục, theo vai trò.

Để thực hiện chức năng này, người sử dụng phải có quyền là “Admin/Lãnh đạo đơn vị” và thực hiện các thao tác theo các bước sau:

Hình 8: Thống kê người dùng trên hệ thống

Bước 1: Lãnh đạo đơn vị/quản trị hệ thống  truy cập vào chức năng Báo cáo thông kê về user trên hệ thống từ menu trái: Báo cáo thống kê/ Thống kê người dùng trên hệ thống.

Bước 2:

• Chọn loại báo cáo phù hợp: Theo năm; theo tháng; hoặc chọn theo ngày
• Chọn các tùy chọn khác cho báo cáo
• Click nút Xem báo cáo để xem trực tiếp trên web portal,
• Click nút “Xuất file excel” hoặc “Xuất file word” để xuất ra file

Hình 9: Xuất báo cáo thống kê ra file word

 Báo cáo thống kê về các loại danh mục trên hệ thống

Chức năng “Báo cáo thống kê về các loại danh mục trên hệ thống”, mục đích cho Lãnh đạo đơn vị/quản trị hệ thống muốn xem các thông tin thống kê về các loại danh mục trên hệ thống. Các thông tin sẽ được tổng hợp và cung cấp thông qua các tác vụ sau: xem báo cáo thống kê danh mục theo thời gian lấy báo cáo, theo năm, tháng.

Để thực hiện chức năng này, người sử dụng phải có quyền là “Admin/Lãnh đạo đơn vị” và thực hiện các thao tác theo các bước sau:

Bước 1: Lãnh đạo đơn vị/quản trị hệ thống truy cập vào chức năng Báo cáo thông kê về các loại danh mục trên hệ thống từ menu trái: Báo cáo thống kê/ Thống kê các loại danh mục trên hệ thống.

Hình 10: Báo cáo thống kê các loại danh mục trên hệ thống

Bước 2:

Chọn loại báo cáo phù hợp: Theo năm; theo tháng; hoặc chọn theo ngày

Chọn các tùy chọn khác cho báo cáo

Click nút Xem báo cáo để xem trực tiếp trên web portal,

Click nút “Xuất file excel” hoặc “Xuất file word” để xuất ra file

Hình 11: Xuất báo cáo các loại danh mục trên hệ thống ra file word

Báo cáo thống kê chi tiết các danh mục đang quản lý trên hệ thống

Chức năng “Báo cáo thống kê chi tiết các danh mục đang quản lý trên hệ thống”, mục đích cho Lãnh đạo đơn vị/quản trị hệ thống muốn xem các thông tin báo cáo chi tiết về các loại danh mục trên hệ thống. Các thông tin sẽ được tổng hợp và cung cấp thông qua các tác vụ sau: xem báo cáo chi tiết danh mục theo thời gian lấy báo cáo, theo năm, tháng.

Để thực hiện chức năng này, người sử dụng phải có quyền là “Admin/Lãnh đạo đơn vị” và thực hiện các thao tác theo các bước sau:

Hình 12: Báo cáo thống kê chi tiết các danh mục đang quản lý trên hệ thống

Bước 1: Lãnh đạo đơn vị/quản trị hệ thống truy cập vào chức năng Báo cáo thông kê chi tiết các danh mục đang quản lý trên hệ thống từ menu trái: Báo cáo thống kê/ Thống kê chi tiết danh mục trên hệ thống.

Bước 2:

Chọn loại báo cáo phù hợp: Theo năm; theo tháng; hoặc chọn theo ngày

Chọn các tùy chọn khác cho báo cáo

Click nút Xem báo cáo để xem trực tiếp trên web portal

Click nút “Xuất file excel” hoặc “Xuất file word” để xuất ra file

 Hình 13: Xuất báo cáo thống kê ra file word

Báo cáo thống kê danh mục sử dụng nhiều nhất

Chức năng “Báo cáo thông kê danh mục sử dụng nhiều nhất”, mục đích cho Lãnh đạo đơn vị/quản trị hệ thống muốn xem các loại danh mục được sử dụng nhiều nhất trên hệ thống. Các thông tin sẽ được tổng hợp và cung cấp thông qua các tác vụ sau: xem báo cáo danh mục sử dụng nhiều nhất theo thời gian lấy báo cáo, theo năm, tháng.

Để thực hiện chức năng này, người sử dụng phải có quyền là “Admin/Lãnh đạo đơn vị” và thực hiện các thao tác theo các bước sau:

Bước 1: Lãnh đạo đơn vị/quản trị hệ thống truy cập vào chức năng Báo cáo thông kê chi tiết các danh mục đang quản lý trên hệ thống từ menu trái: Báo cáo thống kê/ Thống kê danh mục sử dụng nhiều nhất.

Hình 14: Báo cáo thống kê danh mục sử dụng nhiều nhất

Bước 2:

Chọn loại báo cáo phù hợp: Theo năm; theo tháng; hoặc chọn theo ngày

Chọn các tùy chọn khác cho báo cáo

Click nút Xem báo cáo để xem trực tiếp trên web portal

Click nút “Xuất file excel” hoặc “Xuất file word” để xuất ra file

Hình 15: Xuất báo cáo thống kê ra file world

Báo cáo thống kê người dùng sử dụng nhiều nhất

Chức năng “Báo cáo thông kê người dùng sử dụng nhiều nhất”, mục đích cho Lãnh đạo đơn vị/quản trị hệ thống muốn xem các loại danh mục được sử dụng nhiều nhất trên hệ thống. Các thông tin sẽ được tổng hợp và cung cấp thông qua các tác vụ sau: xem báo cáo người dùng sử dụng nhiều nhất theo thời gian lấy báo cáo, theo năm, tháng.

Để thực hiện chức năng này, người sử dụng phải có quyền là “Admin/Lãnh đạo đơn vị” và thực hiện các thao tác theo các bước sau:

Bước 1: Lãnh đạo đơn vị/quản trị hệ thống truy cập vào chức năng Báo cáo thông kê chi tiết các danh mục đang quản lý trên hệ thống từ menu trái: Báo cáo thống kê/ Thống kê người dùng sử dụng nhiều nhất.

Hình 16: Báo cáo thống kê người dùng sử dụng nhiều nhất

Bước 2:

Chọn loại báo cáo phù hợp: Theo năm; theo tháng; hoặc chọn theo ngày

Chọn các tùy chọn khác cho báo cáo

Click nút Xem báo cáo để xem trực tiếp trên web portal

Click nút “Xuất file excel” hoặc “Xuất file word” để xuất ra file

Hình 17: Xuất báo cáo thống kê ra file word

Báo cáo quá trình khai thác của người dùng theo nhóm chức năng

Chức năng “Báo cáo quá trình khai thác của người dùng theo nhóm Chức năng “, mục đích cho Lãnh đạo đơn vị/quản trị hệ thống muốn xem Báo cáo quá trình khai thác của người dùng theo nhóm chức năng. Các thông tin sẽ được tổng hợp và cung cấp thông qua các tác vụ sau: xem báo cáo người dùng theo nhóm chức năng theo thời gian lấy báo cáo, theo năm, tháng.

Để thực hiện chức năng này, người sử dụng phải có quyền là “Admin/Lãnh đạo đơn vị” và thực hiện các thao tác theo các bước sau:

Hình 18: Báo cáo quá trình khai thác của người dùng theo nhóm chức năng

Bước 1: Lãnh đạo đơn vị/quản trị hệ thống truy cập vào chức năng Báo cáo thông kê chi tiết các danh mục đang quản lý trên hệ thống từ menu trái: Báo cáo thống kê/ Thống kê quá trình khai thác của người dùng theo nhóm chức năng.

Bước 2:

Chọn loại báo cáo phù hợp: Theo năm; theo tháng; hoặc chọn theo ngày

Chọn các tùy chọn khác cho báo cáo

Click nút Xem báo cáo để xem trực tiếp trên web portal

Click nút “Xuất file excel” hoặc “Xuất file word” để xuất ra file

Hình 19: Xuất báo cáo ra file word

 Báo cáo quá trình khai thác của người dùng theo loại danh mục

Chức năng “Báo cáo quá trình khai thác của người dùng theo loại danh mục”, mục đích cho Lãnh đạo đơn vị/quản trị hệ thống muốn xem Báo cáo quá trình khai thác của người dùng theo loại danh mục. Các thông tin sẽ được tổng hợp và cung cấp thông qua các tác vụ sau: xem báo cáo người dùng theo loại danh mục theo thời gian lấy báo cáo, theo năm, tháng.

Để thực hiện chức năng này, người sử dụng phải có quyền là “Admin/Lãnh đạo đơn vị” và thực hiện các thao tác theo các bước sau:

Hình 20: Thống kê quá trình khai thác của người dung theo loại danh mục

Bước 1: Lãnh đạo đơn vị/quản trị hệ thống truy cập vào chức năng Báo cáo thông kê chi tiết các danh mục đang quản lý trên hệ thống từ menu trái: Báo cáo thống kê/ Thống kê quá trình khai thác của người dùng theo loại danh mục.

Bước 2:

Chọn loại báo cáo phù hợp: Theo năm; theo tháng; hoặc chọn theo ngày

Chọn các tùy chọn khác cho báo cáo

Click nút Xem báo cáo để xem trực tiếp trên web portal

Click nút “Xuất file excel” hoặc “Xuất file word” để xuất ra file

Hình 21: Xuất báo cáo ra file world

Kết luận

Như vậy, hệ thống danh mục dùng chung của các cơ quan nhà nước được tạo ra với mục đích nhằm thu thập, xử lý, lưu trữ ở dạng điện tử các danh mục dùng chung của các cơ quan nhà nước trên môi trường mạng phục vụ việc quản lý, duy trì và khai thác một cách thống nhất trên toàn quốc góp phần tránh sự trùng lặp, đầu tư thừa, khai mới trùng mã định danh đã tồn tại trên các hệ thống khác nhau. Hệ thống cũng góp phần thống nhất và tổng hợp mã định kết nối các hệ thống quản lý văn bản điều hành để thuận tiện cho việc chia sẻ, gửi và nhận văn bản giữa các cơ quan nhà nước. Điều này giúp cho hệ thống quản lý văn bản được vận hành trôi chảy, ngay cả các cán bộ mới cũng dễ dàng tìm kiếm thông tin.

Bài viết chia sẻ cách sử dụng hệ thống một cách cơ bản nhất, đồng thời giới thiệu về hỗ trợ báo cáo tổng hợp cho các cán bộ quản lý, từ đây có thể dễ dàng sử dụng, rút ngắn thời gian tổng hợp báo cáo lãnh đạo.

Trong tương lai, danh mục điện tử dùng chung có thể trở thành cơ sở pháp lí về mã định danh chung trên toàn quốc góp phần chứng thực các nội dung đã được định danh chung.

Vũ Cao Minh Đức