1. Giới thiệu chung
Với những thành quả xây dựng hệ thống thông tin nội bộ trong các cơ quan Chính phủ ở các cấp vào đầu năm 1990, chính quyền trung ương Đài Loan nhận thấy nhu cầu trao đổi thông tin văn bản điện tử giữa các cơ quan Chính phủ là rất lớn. Nếu việc này được thực hiện thì chắc chắn sẽ giúp giảm chi phí nhân công, nâng cao hiệu quả và chất lượng trao đổi văn bản hành chính.
Sáng kiến về hệ thống trao đổi văn bản điện tử đã bắt đầu được xúc tiến thông qua một số điều trong Quy chế về văn bản điện tử vào năm 1993. Ngoài việc quy định cụ thể việc cho phép các văn bản hành chính được lưu chuyển dưới dạng điện tử, Quy chế này cũng quy định văn bản điện tử không cần thiết phải được niêm phong hoặc ký. Quy chế cũng giao nhiệm vụ cho Viện hành chính (Executive Yuan) - cơ quan hành chính cao nhất, chịu trách nhiệm soạn thảo các quy định về sản xuất, truyền tải, lưu giữ, bảo mật và ngăn ngừa giả mạo cho các văn bản điện tử. Quy chế này đã tạo ra một nền tảng luật pháp vững chắc để tiếp tục triển khai việc trao đổi văn bản điện tử giữa các cơ quan Chính phủ trong tương lai. Năm 1994, Văn bản Hướng dẫn Tin học hóa quản lý văn bản và tập tin và Hướng dẫn Trao đổi Văn bản điện tử của các Cơ quan Chính phủ cũng được ban hành dựa trên quy chế này. Để thực hiện các quy định này trong điều hành, trong Sổ tay quản lý và xử lý văn bản điện tử, các mục liên quan tới định dạng văn bản, nguyên tắc và trình tự xử lý, phòng ngừa giả mạo được sửa đổi vào năm 1998. Năm 1998, Kế hoạch hành động Chính phủ điện tử giữa kỳ (1998 ~ 2000) đặt trọng tâm vào hệ thống trao đổi văn bản điện tử thông qua việc lồng ghép nội dung này vào nhiều chương trình hành động quan trọng của chính phủ Đài Loan.
2. Mục tiêu của sáng kiến
Những mục tiêu chính của sáng kiến Trao đổi văn bản điện tử liên cơ quan được mô tả như sau:
- Tăng cường hiệu quả cung cấp tài liệu giữa các cơ quan Chính phủ tại tất cả các cấp.
- Giảm tổng chi phí quản lý hành chính. Chi phí được giảm bao gồm sức lao động, giấy tờ, in ấn tài liệu và chi phí bưu điện.
- Cung cấp các dịch vụ tốt hơn cho công dân.
3. Nội dung chính của sáng kiến
Để đạt được mục tiêu của sáng kiến, nhiều dự án và chương trình đã được triển khai thực hiện, bao gồm:
a. Sửa lại các quy phạm và quy tắc hành chính hiện tại để phù hợp với khuôn dạng và dạng thức của văn bản điện tử.
Để hỗ trợ các dịch vụ ứng dụng văn bản điện tử, Hướng dẫn tin học hóa quản lý văn bản điện tử và tập tin và Hướng dẫn trao đổi văn bản điện tử của cơ quan Chính phủ đã được sửa lại. Để thực hiện các quy định về các mức điều hành này, các hướng dẫn về Cẩm nang quản lý tệp của Bộ xử lý văn bản liên quan đến dạng thức, các thủ tục, nguyên tắc xử lý và và biện pháp phòng ngừa đã được hoàn thiện tại phiên bản chính vào năm 1998 như là một phần của một phiên bản chung của cuốn cẩm nang. Việc thiết lập các văn bản không cần phải sử dụng khung và cột, làm đơn giản các loại văn bản (13 loại đã được giảm xuống còn 07 loại), xác định màu mực và phương pháp in ấn, vv, đã dẫn đến việc áp dụng các tiêu chuẩn định dạng mới.
b. Sáng kiến thực hiện Thẻ thông minh (Intelligent Card - IC)
Để đáp ứng được yêu cầu về Hướng dẫn tin học hóa quản lý văn bản điện tử và tập tin, Cơ quan chủ trì nhiệm vụ này đã lấy thẻ thông minh (có IC điện tử gắn bên trong thẻ) như phương tiện chứng thực điện tử. RDEC đã bắt đầu một dự án chế tạo phương tiện và thiết bị mới trong các cơ quan chính quyền của 3 cấp. Đến cuối năm 2000, đã có 20.000 thẻ thông minh IC và 8.000 bộ đọc thẻ IC được thực hiện. Những thẻ và bộ đọc thẻ đóng một vai trò quan trọng dẫn tới thành công dự án trao đổi văn bản điện tử.
c. Dự án Kiểm thử hệ thống trao đổi văn bản điện tử
Hướng dẫn Tin học hóa quản lý văn bản điện tử và tập tin (phiên bản sửa đổi năm 1999), được Viện Hành chính ban hành vào tháng 12/1999, kêu gọi thay đổi dạng thức trao đổi văn bản điện tử thành XML (eXtensible Markup Language), đó là một dạng thức chuẩn được sử dụng rộng rãi trên Internet. Các hướng dẫn sửa đổi cũng phân chia trao đổi văn bản điện tử tại các cơ quan của Chính phủ thành ba lớp: Loại 1 là sử dụng dịch vụ xử lý trung tâm của bên thứ ba, loại 2 là truyền điểm-điểm trực tiếp, và loại 3 là được đăng bởi tổ chức phát hành tới một bảng thông báo (bulletin board) trực tuyến.
Các hệ thống kiểm chứng phần mềm xử lý văn bản chính thức đã được nâng cấp cùng lúc với những hướng dẫn ban hành nêu trên. Nội dung kiểm chứng hiện nay bao gồm bốn chức năng phân tích ngữ pháp XML (kiểm thử xem các chức năng phân tích ngữ pháp XML của phần mềm đã được chứng nhận có đáp ứng các đặc tả XML 1.0 hay không), tạo ra các văn bản điện tử chính thức (kiểm thử xem phần mềm đã được chứng nhận có khả năng hiển thị và in số hiệu phát hành và các trường hợp đầu ra trong môi trường của tổ chức đã được chứng nhận hay không), hiển thị văn bản điện tử (kiểm thử khả năng hiển thị và in văn bản có phù hợp với những trường hợp được tổ chức chứng nhận cung cấp hay không), và xử lý trước khi truyền (kiểm thử khả năng truyền các tệp văn bản điện tử theo các tiêu chí quy định thông qua một trung tâm trao đổi văn bản hoặc truyền điểm-điểm hay không). Ngoài ra, Bộ Giao thông vận tải và Truyền thông đã thực hiện một dự án thử nghiệm trao đổi văn bản điện tử để kiểm chứng các tiêu chí văn bản, cơ chế chứng nhận bảo mật và các hệ thống kiểm chứng trong những điều kiện thực tế.
d. Kế hoạch triển khai thực tế hệ thống trao đổi văn bản điện tử liên cơ quan
RDEC đã xây dựng một kế hoạch triển khai thực tế. Kế hoạch cụ thể này kêu gọi thực hiện trao đổi văn bản điện tử trong tất cả các cơ quan Chính phủ ở tất cả các cấp bắt đầu vào tháng 7/2000. Theo kế hoạch, chính quyền cấp Trung ương phải hoàn thành việc thực hiện vào tháng 7/2000, chính quyền cấp tỉnh phải hoàn thành việc thực hiện vào cuối năm 2000 và chính quyền các cấp còn lại được yêu cầu hoàn thành thực hiện vào cuối năm 2001.
e. Đào tạo và thúc đẩy
Để tăng tốc độ thực hiện trao đổi văn bản điện tử liên cơ quan, một loạt các khóa đào tạo và chương trình thúc đẩy đã được khởi động. Mỗi nhân viên văn thư tham gia vào quy trình trao đổi văn bản điện tử liên cơ quan được yêu cầu tham gia các khóa đào tạo được RDEC tổ chức, bao gồm các nhân viên văn thư, viên chức và tất cả các công chức nghiệp vụ.
Vào cuối năm 2000, 130 khóa đào tạo và các cuộc họp xúc tiến được tổ chức. Những thành quả của đào tạo và chương trình xúc tiến đã đóng vai trò quan trọng vào thành công của dự án.
4. Mô hình nghiệp vụ của hệ thống
Hệ thống trao đổi văn bản điện tử trên mạng Internet dùng để truyền tải các văn bản chính thức giữa các cơ quan Chính phủ khác nhau. Trình tự thực hiện sau đây được áp dụng:
- Cơ quan phát hành sử dụng trình xử lý văn bản để phát hành văn bản chính thức, nó được chuyển đổi sang định dạng truyền tải chung XML đã quy định trong văn bản Hướng dẫn tin học hoá quản lý văn bản điện tử và tập tin.
- Sau đó, gắn các chứng thực bảo mật vào văn bản: thiết bị thẻ dùng chíp và các chứng thực điện tử do Cơ quan chứng nhận Chính phủ được dùng để ký các chữ ký số cho các tài liệu sẽ được truyền.
- Sau khi văn bản điện tử có chữ ký số sẽ được truyền qua Internet đến nơi nhận, người nhận sử dụng chứng thư số để đảm bảo việc truyền tải bình thường. Người nhận sử dụng trình xử lý để mở và in văn bản. Ngoài ra, văn bản định dạng XML cũng có thể được chuyển đổi sang định dạng sử dụng trong hệ thống quản lý văn bản nội bộ của người nhận.
- Trao đổi văn bản điện tử cũng có thể có sự tham gia của bên thứ ba, khi đó thủ tục trao đổi văn bản điện tử sẽ được chuyển qua một trung tâm dịch vụ văn bản điện tử. Ngược lại, trong truyền tải trực tiếp điểm-điểm, người gửi và người nhận trực tiếp truyền tài liệu sử dụng Internet mà không có sự tham gia của bất kỳ bên thứ ba nào. Yếu tố quan trọng của cả hai phương thức chính thức truyền tải văn bản này là đảm bảo độ tin cậy và bảo mật. Ngoài các yêu cầu cơ bản như ký và xác nhận chữ ký, truyền tải tài liệu gốc và bản sao riêng biệt, và tự động phản hồi khi tiếp nhận, các cơ quan khác nhau có thể yêu cầu thêm dịch vụ giá trị gia tăng cho các nhu cầu, loại văn bản đặc biệt trong chức năng trao đổi văn bản điện tử. Loại thứ ba của cơ chế trao đổi điện tử liên quan đến việc phát hành các văn bản chính thức được thông báo chung. Trong trường hợp này cơ quan phát hành sẽ gửi trực tiếp văn bản vào bảng tin trực tuyến.
Vai trò của các cơ quan trong hệ thống trao đổi văn bản điện tử liên cơ quan được thể hiện trong hình sau:
Hình 01: Lược đồ Trao đổi văn bản điện tử liên cơ quan
5. Kết quả và các bài học thực tiễn
Nhờ triển khai hệ thống trao đổi văn bản điện tử liên cơ quan đã đem lại các kết quả đáng kể như sau:
- Với hệ thống trao đổi đổi văn bản, thời gian phân phối văn bản Chính phủ trung bình đã giảm từ 5 ngày xuống 2 giờ.
- Do hiệu quả phân phối văn bản của Chính phủ được cải thiện, việc giao tiếp và hợp tác giữa các cơ quan Chính phủ đã thuận lợi hơn và công dân cũng hài lòng hơn.
- Giấy và các chi phí bưu chính tiết kiệm được ước tính là 10 triệu đô la Mỹ mỗi năm và chi phí nhân công tiết kiệm được 17 triệu đô la Mỹ.
- Nhờ việc tạo điều kiện thuận lợi cho cơ quan Chính phủ chuẩn hóa quá trình xử lý văn bản của họ, chi phí đào tạo tiết kiệm được ước tính là 3,3 triệu đô la Mỹ.
Một số bài học kinh nghiệm được rút ra qua sáng kiến xây dựng hệ thống trao đổi văn bản điện tử liên cơ quan:
- Vấn đề quan trọng là cần xem xét lại các luật và quy định hiện hành để đưa công nghệ thông tin vào quy trình hoạt động của cơ quan Chính phủ giúp nâng cao hiệu suất hoạt động của cơ quan Chính phủ.
- Lợi ích của hệ thống thông tin nội bộ cơ quan Chính phủ là hiệu quả về chi phí. Chi phí nhân công, giấy và bưu chính sẽ giảm. Mức độ hài lòng của công dân được nâng cao. Mối liên lạc giữa các cơ quan Chính phủ được cải thiện.
- Các cơ quan chủ quản dự án phải được Chính phủ trao quyền để tạo điều kiện thuận lợi cho các dự án về Chính phủ điện tử./.
Trần Kiên