Giới thiệu

Chuyển đổi số là thuật ngữ đã trở lên phổ biến ở trong nước và trên thế giới, liên tục được đề cập trong bối cảnh thúc đẩy phục hồi, phát triển kinh tế - xã hội. Chuyển đổi số được coi là một công cụ quan trọng để xác định lại hoạt động của một tổ chức, doanh nghiệp và thúc đẩy tổ chức, doanh nghiệp nhanh chóng bước vào kỷ nguyên số.

Vậy chuyển đổi số là gì và tại sao nó là chìa khóa quan trọng để các kiến trúc sư quan tâm, tham gia?

Chuyển đổi số là gì?

Có rất nhiều giải thích, định nghĩa khác nhau về chuyển đổi số, trong phạm vi, ngữ cảnh của bài viết này chuyển đổi số được đưa ra dưới góc nhìn của một tổ chức thúc đẩy ứng dụng, phát triển kiến trúc (Enterprise Architecture – kiến trúc doanh nghiệp, kiến trúc tổ chức hay kiến trúc chính phủ điện tử).

Chuyển đổi số được định nghĩa là sự chuyển đổi sâu sắc các hoạt động, quy trình, năng lực và mô hình của tổ chức, doanh nghiệp để tận dụng tối đa những thay đổi và cơ hội của các công nghệ số khác nhau và tác động nhanh chóng của chúng đối với xã hội theo các phương thức, cách làm, chiến lược và ưu tiên nhất định để thay đổi hiện tại hướng tới tương lai theo mong muốn của tổ chức, doanh nghiệp.

Sự phát triển, thay đổi kỹ thuật số ngày nay có thể được so sánh với sự phát minh ra báo in hoặc Internet. Mô hình hoạt động của các tổ chức, doanh nghiệp đang được đặt ra; công nghệ ngày càng trở nên quan trọng đối với các tổ chức, doanh nghiệp ở các quy mô. Với bối cảnh hiện nay, các doanh nghiệp, tổ chức cần tìm ra những mô hình hợp tác mới để phát triển.

Chuyển đổi số tạo ra những tiến bộ nhưng cũng là thách thức cho các tổ chức ở mọi quy mô. Những phát triển mới này thúc đẩy các tổ chức, doanh nghiệp trở nên linh hoạt hơn, lấy người dân, khách hàng làm trung tâm, đổi mới sáng tạo, hiệu quả. Dữ liệu lớn (Big Data) và Internet vạn vật (IoT) cũng thúc đẩy các tổ chức tìm kiếm những dòng doanh mới theo định hướng dịch vụ. Những nỗ lực này đến như một sự thay đổi nhanh chóng. Nội dung bài viết này sẽ tập trung vào tìm hiểu tác động của chuyển đổi số đối với Kiến trúc.

Chuyển đổi số không phải là ý tưởng mới nhưng đã được phát triển với các công nghệ cụ thể: Mạng xã hội, Di động, Điện toán đám mây. Khi được thực hiện thành công, chuyển đổi số có thể thay đổi nhiều thứ của một tổ chức, doanh nghiệp, như văn hóa,….

Các ứng dụng, nền tảng tùy biến (custom applications) hiện đại, chu kỳ lặp nhanh, và có tính mở về quy mô là chìa khóa thành công của chuyển đổi số. Thật không may, hầu hết các ứng dụng và kiến trúc hiện tại đều đặt ra những thách thức đáng kể đối với việc lặp lại nhanh chóng và mở rộng quy mô hiệu quả.

Chuyển đổi số có ý nghĩa như thế nào đối với tổ chức, doanh nghiệp?

Mô hình hoạt động của các tổ chức, doanh nghiệp đang được đặt câu hỏi, và công nghệ ngày càng trở nên quan trọng đối với các tổ chức, doanh nghiệp ở mọi quy mô. Trong bối cảnh hiện nay, các doanh nghiệp cần phải tìm ra những mô hình hợp tác mới để thành công. Sự chuyển đổi kỹ thuật số liên quan đến tất cả mọi người.

Công nghệ thông tin đang dịch chuyển chuyển từ ngoài đến trung tâm của các tổ chức, doanh nghiệp, nhưng tri thức vẫn tiếp tục được phân phối. Thậm chí, nhiều quyết định của địa phương được đưa ra không quan tâm đến các tác động đối với toàn bộ doanh nghiệp chỉ vì thiếu minh bạch. Phương pháp tiếp cận tập trung để chuyển đổi số dễ bị thất bại. Thay vào đó, tổ chức, doanh nghiệp cần đảm bảo cung cấp tri thức tiếp tục được phân phối cho tất cả mọi người trong tổ chức, doanh nghiệp.

Chuyển đổi số xảy ra với tốc độ khác nhau. Không có môt cách tiếp cận cụ thể nào phù hợp với tất cả các tổ chức. Mỗi tổ chức, doanh nghiệp có các hệ thống và quy trình kế thừa công nghệ thông tin của riêng họ, đồng thời phải đối mặt với mức độ áp lực của thị trường và quy định bên ngoài của riêng họ. Khi sự trưởng thành của lĩnh vực ảnh hưởng đến đường đi của từng tổ chức, doanh nghiệp tạo ra việc số hóa hoàn hảo, đem lại sự thành công cho các doanh nghiệp, chuyển đổi số luôn được thực hiện liên tục, thường xuyên, là quá trình lặp đi lặp lại. Trong quá trình này, các nhu cầu, mục tiêu của doanh nghiệp, tổ chức được giải quyết với các bước và chiến lược khác nhau.

Làm thế nào để chuyển đổi số thành công bằng kiến trúc tổng thể?

Chuyển đổi số trong hầu hết các trường hợp đều phức tạp và tốn nguồn lực. Trước khi có thể áp dụng bất kỳ khuôn mẫu nào, việc đầu tiên cần xem xét là phải hiểu và xem xét nó có thường hoạt động tốt không, sau đó áp dụng trên cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin cũng như dữ liệu hoạt động của tổ chức mình.

Khi đã xác định được kiến trúc áp dụng và lấp đầy dữ liệu, thể bắt đầu thực hiện các bước tích cực vào tương lai số.

Có ba bước quan trọng nhất để chuẩn bị nhanh chóng và thành công cho quá trình chuyển đổi số:

Thứ nhất, Ứng dụng nào quan trọng nhất và chúng đang thay đổi như thế nào?

Khi đặt vấn đề này với một kiến trúc sư, câu trả lời sẽ là: ứng dụng là gì? Nghiệp vụ là gì? Cách tốt nhất để không mất quá nhiều thời gian vào đây là hãy tìm đúng người trong tổ chức có thể trả lời câu hỏi này. Sử dụng quan điểm của họ về công nghệ thông tin như một điểm khởi đầu và tìm một mô hình đơn giản để tạo ra sự minh bạch về quan điểm này.

Đây là nơi mà việc quản lý danh mục ứng dụng trở nên cực kỳ tiện dụng. Khi đã thu thập được những hiểu biết đầu tiên về quan điểm hoạt động dựa trên các ứng dụng công nghệ, có thể đưa ra hình ảnh đầu tiên phân loại nhóm người dùng và khả năng hoạt động (business capability). Thêm những đánh giá cấp cao về mức độ quan trọng của hoạt động, sự phù hợp về chức năng và sự phù hợp về mặt kỹ thuật của ứng dụng, sẽ có được một công cụ giao tiếp vô giá đối với hoạt động nghiệp vụ và công nghệ để phát hiện các cơ hội cải tiến nhanh chóng.

Thứ hai, giải phóng các vấn đề hoạt động

Biết thực tế toàn cảnh bức tranh về công nghệ, mỗi khi bắt đầu giải quyết các dự án chiến lược, một câu hỏi hoạt động sẽ khiến bạn mất tập trung. Cập nhật hệ điều hành, yêu cầu hỗ trợ hoạt động khẩn cấp từ một nhóm không xác định, các trường hợp khẩn cấp về công nghệ hoặc các dự án khẩn cấp để cắt giảm chi phí bằng cách loại bỏ các phần dư thừa chỉ là một vài ví dụ mà mọi kiến trúc sư đều nắm rõ. Thoát khỏi cuộc đua bằng cách xác định những vấn đề này một cách chủ động trước khi chúng có thể làm bạn phân tâm. Một vài ví dụ:

Các bản cập nhật hệ điều hành hoặc cơ sở dữ liệu lớn khiến bạn mất tập trung vì không biết ứng dụng nào bị ảnh hưởng. Khi bạn đã tìm ra các ứng dụng hàng đầu của mình, chúng dựa vào công nghệ chính nào - đừng đi sâu vào bất kỳ chi tiết nào, thay vào đó, có thể đưa ra quyết định một cách chủ động. Các yêu cầu khẩn cấp về hỗ trợ hoạt động thường khiến bạn bất ngờ. Một lần nữa, khi đã biên soạn toàn cảnh về danh mục ứng dụng, có thể yên tâm những vấn đề đó. Đặc biệt, hãy cố gắng nhận được đánh giá từ trong tổ chức, doanh nghiệp, nhóm người dùng và khả năng nào là quan trọng nhất và tập trung vào các mảng vấn đề liên quan gì.

Có thể giải quyết các yêu cầu cắt giảm chi phí điển hình theo cách tương tự. Tất cả thông tin yêu cầu đều nằm trong bối cảnh danh mục ứng dụng. Chỉ cần xác định các khoản tiết kiệm chi phí thấp trước khi ai đó thực hiện.

Thứ ba,"dữ liệu là dầu mỏ mới"

Khi đã xác định được các ứng dụng chính, hầu hết những cải tiến và quản lý cấp bách nhất để vượt qua những lo lắng về hoạt động, đó là tập trung vào dữ liệu và làm thế nào để nó thúc đẩy hoạt động của tổ chức. Thông thường, điều này xảy ra ở hai mức độ chi tiết khác nhau. Ở cấp độ doanh nghiệp, điều quan trọng là phải tập trung vào các đối tượng dữ liệu quan trọng thúc đẩy hoạt động. Thông thường, tất cả những gì cần là một tập hợp 10-20 đối tượng dữ liệu, tùy thuộc vào miền của mình để bắt đầu. Với bộ dữ liệu cơ bản như vậy, đã có thể trả lời các câu hỏi như:

• Ứng dụng nào có quyền truy cập vào dữ liệu nhất định và ứng dụng nào không có quyền truy cập? Tại sao?
• Thông tin đã phân loại là gì và thông tin nào có thể được chuyển dễ dàng đến nhà cung cấp dịch vụ đám mây?
• Tôi có thể lấy thông tin từ đâu mà các chuyên gia phân tích dữ liệu của tôi nên xem qua?

Ở cấp độ thấp hơn, có thể yêu cầu một mức độ chi tiết khác:

• Tôi nhận được dịch vụ mà tôi cần ở đâu, theo giao thức nào?
• Ai bị ảnh hưởng bởi sự thay đổi API của chúng tôi?

Không thể củng cố quá nhiều, nhưng tất cả những gì quan trọng là nhu cầu của các bên liên quan. Xác định họ, tập trung vào giá trị hoạt động của họ, và họ sẽ hình thành liên minh mà bạn cần.

Một khi giá trị hoạt động đầu tiên được tạo ra, mức độ tin cậy của các đồng nghiệp và ban quản lý cho phép các kiến trúc sư nhìn xa hơn về tương lai. Nhiệm vụ của họ là hình thành các kiến ​​trúc mục tiêu và trình bày các cách thức để tổ chức, doanh nghiệp đạt được điều đó. Tuy nhiên, họ phải lưu ý rằng tập trung vào việc tạo ra giá trị hoạt động và chất lượng dữ liệu cao là điều tất yếu để tránh sai lầm ngụy biện tháp ngà.

Kiến trúc làm tăng giá trị cho quá trình chuyển đổi số như thế nào?

Một cuộc khảo sát chuyên sâu do McKinsey thực hiện với Trường Kinh doanh Henley về quản lý kiến trúc cho thấy rằng khi các tổ chức, doanh nghiệp quyết định toàn lực hóa số hóa, kết nối điểm-điểm giữa các hệ thống tăng lên gần 50%, chất lượng tài liệu sẽ giảm và các dịch vụ được sử dụng lại ít thường xuyên hơn.

Các doanh nghiệp này không chỉ trải qua sự phức tạp hơn khi bắt đầu giai đoạn triển khai số hóa mà còn về lâu dài, đôi khi tiếp cận thị trường chậm hơn khi tung ra sản phẩm mới và kém khả năng đáp ứng nhanh chóng với sự thay đổi yêu cầu của khách hàng. Đây là lúc Kiến trúc tổng thể tỏa sáng. Các Kiến trúc sư là vũ khí bí mật để sẵn sàng đối phó với sự phức tạp liên quan đến chuyển đổi số. Các kiến trúc sư sẽ thiết lập các quy tắc và quy trình để đảm bảo rằng bối cảnh công nghệ thông tin nhất quán giữa các bộ phận, đồng thời giám sát toàn bộ kiến trúc công nghệ thông tin (bao gồm cả các quy trình nghiệp vụ). Đây là lý do tại sao các chuyên gia này có thể tránh được một số cạm bẫy được trích dẫn trước đó.

Cũng theo khảo sát của McKinsey, 40% người được hỏi nói rằng các nhà lãnh đạo tổ chức, doanh nghiệp không nhận thức được những gì các kiến trúc sư thực hiện. Điều này dẫn tới họ tin rằng các kiến trúc sư không tham gia vào quá trình chuyển đổi số.

Vai trò của Kiến trúc sư trong quá trình chuyển đổi số là gì?

Quản lý Kiến trúc không đóng vai trò quan trọng là điều đáng báo động đối với cả lãnh đạo tổ chức và những người làm kiến trúc.

Một khác, nhu cầu về tính minh bạch và liên kết đồng bộ giữa nghiệp vụ với công nghệ thông tin ngày càng tăng. Nếu không biết dữ liệu, các ứng dụng và năng lực hoạt động của nó, làm thế nào để bất kỳ tổ chức nào có thể đáp ứng được những thách thức đã đưa ra của quá trình chuyển đổi liên tục, vốn rất quan trọng để tồn tại?

Mặt khác, làm thế nào để những người làm kiến trúc có thể vượt qua danh tiếng của những nhà lý luận mà không có tác động nào tới tổ chức, doanh nghiệp.

Để giải quyết những thách thức này, trước hết, một EA phải có 5 điểm quan trọng:

1. Khả năng thực thi

Đã qua lâu rồi những ngày xây dựng mô hình hoạt động từ Tháp ngà. Kiến trúc sư hiện đại đánh giá xem hệ thống hoặc quy trình nào hiện đang hoạt động và luôn quan sát sâu sắc những thách thức và cơ hội sắp xảy ra ở phía trước. Họ phải nhanh chóng nắm bắt, lưu trữ, cấu trúc và phân tích thông tin có thể giúp giải quyết một vấn đề đang xảy ra trong bối cảnh tổ chức, doanh nghiệp. Từ đó, các Kiến trúc sư có tư duy tiến bộ sẽ đề xuất và nghiên cứu các giải pháp khả thi trong khi vẫn hữu ích, dễ tiếp cận và đề xuất hỗ trợ bổ sung cho đến khi một giải pháp thành công.

2. Am hiểu công nghệ

Các kiến trúc sư có các kỹ năng công nghệ số cần thiết để tạo ra sự khác biệt trong tổ chức và tìm nhiều cách để cung cấp giá trị cho lãnh đạo. Kiến trúc sư hiểu biết về công nghệ có giá trị hơn đối với tổ chức của họ.

Kiến trúc sư doanh nghiệp phải nhận thức được tính khả dụng của các API, microservice, các phương pháp DevOps phù hợp với ngành, các công nghệ cơ sở dữ liệu mới nổi. Họ cũng phải hiểu thấu đáo cách một dịch vụ được đề xuất có thể cải thiện hoặc tác động tiêu cực đến tổ chức, doanh nghiệp.

3. Tư duy linh hoạt

Sự linh hoạt đã trở thành đặc điểm nổi bật của nhóm Kiến trúc sư nổi bật. Kiến trúc sư biết các hệ thống/phương pháp phát triển linh hoạt như Scrum và Kanban. Kiến trúc sư sử dụng các phương pháp luận linh hoạt này để đẩy nhanh tiến độ triển khai phần mềm. Sau khi chuyển từ tư duy Tháp ngà sang tư duy quản lý dự án, kiến trúc có thể chủ động vạch ra các hệ thống có thể thúc đẩy tỷ lệ chuyển gia dự án cao, tạo ra kết quả nhanh chóng và tạo ra dữ liệu quan trọng đáng tin cậy trong khi tôn trọng tất cả các yêu cầu quan trọng như bảo mật, quyền riêng tư dữ liệu, tính tuân thủ.

4. Dữ liệu dẫn dắt ra quyết định

"Dữ liệu sẽ trở thành tài sản chiến lược để tổ chức, doanh nghiệp thích ứng và phân tích để nhận biết các tín hiệu nhiễu và tập trung vào kết quả đầu ra dẫn đến lợi ích của tổ chức, doanh nghiệp".

Tất cả các quyết định mà kiến trúc sư đưa ra phải dựa trên dữ liệu. Các quyết định dựa trên dữ liệu giúp lãnh đạo thực hiện các khoản đầu tư phù hợp và đảm bảo tổ chức đang thực hiện các nhiệm vụ có tác động nhất để cải thiện lợi thế cạnh tranh. Các kiến trúc sư dựa trên phân tích bằng chứng, chứng minh giả thuyết bằng dữ liệu, thường xuyên kiểm tra A/B các hệ thống hiện hành và chỉ đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu có thể chấp nhận được.

5. Truyền thông

Những người làm kiến trúc thành công hiểu rằng cần phải thay đổi tư duy để thành công trong quá trình chuyển đổi số. Sự chú ý của EA phải chuyển từ các nhiệm vụ kế thừa dành riêng cho công nghệ thông tin sang tạo điều kiện thuận lợi cho sự hợp tác. Chỉ khi đó, kiến trúc sư mới có thể giúp các tổ chức, doanh nghiệp thiết lập hướng đi chung mà họ cần, và thiết lập công nghệ thông tin hiện đại cho kỷ nguyên số.

Nguồn gốc ý tưởng của các EA khác nhau giữa các tổ chức, doanh nghiệp. Tuy nhiên, các tổ chức, doanh nghiệp thành công bảo đảm rằng các kiến trúc sư không bị mờ nhạt trong bộ phận công nghệ thông tin mà còn có vị trí phù hợp gần với văn phòng CXO hơn.

Lý tưởng nhất là các CXO tự nâng cao hồ sơ của các bộ phận EA nhưng các kiến ​​trúc sư cũng có thể chủ động và (nếu họ chưa có) hãy chủ động tham gia, chẳng hạn bằng cách hiển thị các báo cáo của CXO để giúp họ xác định và thực hiện chiến lược kỹ thuật hoặc để tạo ra giá trị kinh doanh từ công nghệ.

Khi nhóm EA tham gia vào các dự án số hóa, nghiên cứu từ McKinsey cho thấy rằng sự hợp tác, tài liệu hóa và giao tiếp giữa nghiệp vụ và công nghệ thông tin hoạt động tốt hơn nhiều. Tổ chức, doanh nghiệp cũng tập trung nhiều hơn vào những lợi ích hữu hình của việc chuyển đổi và dành nhiều thời gian hơn cho việc lập kế hoạch. Điều này dẫn đến khả năng ra mắt sản phẩm với tần suất cao hơn, do độ phức tạp giảm đi nhiều.

Kết luận

Chuyển đổi số dường như là một chủ đề rất phức tạp và không thể tiếp cận ngay từ đầu, đó là lý do tại sao điều quan trọng ngay bây giờ là tạo ra một lộ trình cụ thể chỉ ra con đường đúng đắn để chuyển đổi số thành công.

Về mặt thời gian, các chuyên gia nhận thấy có ba bước cơ bản cần thiết để chuyển đổi số thành công:

Thứ nhất, Cần làm gì vào ngày mai: Hãy thừa nhận rằng số hóa sớm hay muộn cũng thay đổi hoạt động của tổ chức. Bắt đầu truyền thông nội bộ rằng số hóa không chỉ là vấn đề công nghệ thông tin hay công nghệ, mà là nó ảnh hưởng đến toàn bộ tổ chức, doanh nghiệp. Đánh giá một cách từ tốn xem tổ chức, doanh nghiệp đã trưởng thành như thế nào về khả năng kỹ thuật số và mức độ trưởng thành số.

Thứ hai, Cần làm gì vào tuần tới: Tạo liên minh sớm. Nhìn vào các bên liên quan xung quanh là những người bị ảnh hưởng nhiều nhất. Đó có thể là một nhà lãnh đạo dự án đang vật lộn với sự phức tạp, một chuyên gia cơ sở hạ tầng không hiểu hoạt động ưu tiên hoặc một nhà lãnh đạo đưa ra các quyết định về ngân sách. Hỗ trợ các bên liên quan này trong việc xây dựng tính minh bạch về công nghệ thông tin của họ. Hãy xem xét những thành quả thấp được đề cập ở trên, và giúp các bên liên quan theo đuổi chúng.

Thứ ba, Cần làm trong năm tới: Đảm bảo được là một phần của bất kỳ Sáng kiến ​​kỹ thuật số nào. Đảm bảo chuyển từ những thành quả thấp sang một nền tảng EA đáng tin cậy với dữ liệu đáng tin cậy. Chỉ tập trung vào các câu hỏi cốt lõi và đừng để các vấn đề về hoạt động hoặc trở ngại của tổ chức làm phân tâm. Khi đã tạo dựng được lòng tin, hãy đảm bảo mở rộng liên minh của mình. Sau đó, sử dụng nền tảng sẵn có để hình dung lộ trình rõ ràng cho một tương lai số thành công.

          Nguyễn Thanh Thảo

Nguồn tài liệu tham khảo: Báo cáo khảo sát chuyển đổi số của McKinsay