Bài viết này, giới thiệu một số xu hướng chuyển đổi trong xây dựng Chính phủ số trên thế giới để các cơ quan, tổ chức có thêm góc nhìn, xác định mục tiêu, định hướng phù hợp xu thế trong quá trình triển khai thực hiện Chiến lược phát triển Chính phủ điện tử hướng tới Chính phủ số.

Về mặt khái niệm, theo Chiến lượng phát triển chính phủ điện tử hướng tới Chính phủ số giai đoạn 2021-2025, định hướng đế năm 2030, Chính phủ số là chính phủ có toàn bộ hoạt động an toàn trên môi trường số, có mô hình hoạt động được thiết kế lại và vận hành dựa trên dữ liệu và công nghệ số, để có khả năng cung cấp dịch vụ chất lượng hơn, đưa ra quyết định kịp thời hơn, ban hành chính sách tốt hơn, sử dụng nguồn lực tối ưu hơn, kiến tạo phát triển, dẫn dắt chuyển đổi số quốc gia, giải quyết hiệu quả những vấn đề lớn trong phát triển và quản lý kinh tế - xã hội. Về cơ bản, chúng ta có thể hiểu chuyển đổi Chính phủ số là việc ứng dụng liên tục các công nghệ hiện đại để nâng cao hiệu quả hoạt động của các cơ quan chính phủ.

Các cơ quan, tổ chức khu vực công đang tiến hành chuyển đổi số để cung cấp các chương trình, dịch vụ của chính phủ một cách hiệu quả, minh bạch và tiết kiệm chi phí hơn. Chuyển đổi chính phủ số đã trở nên quan trọng và là yêu cầu tất yếu để đáp ứng kỳ vọng của người dân, doanh nghiệp và cộng đồng.

Các xu hướng chuyển đổi Chính phủ số

Theo số liệu báo cáo khảo sát gần đây của Granicus với 115 nhà lãnh đạo trong các cơ quan chính phủ của các quốc gia, 61% tin rằng tổ chức của họ đang không theo kịp khu vực tư nhân trong việc áp dụng và triển khai các công nghệ hiện đại. Ngoài ra, 36% tin rằng khu vực công sẽ khó bắt kịp khu vực tư nhân về mặt ứng dụng công nghệ. Lý do chính của vấn đề trên chủ yếu phụ thuộc tài chính và tổ chức bộ máy, tuy nhiên, nhiều cơ quan, tổ chức khu vực công đang điều hướng hoạt động trong môi trường phức tạp này bằng cách tập trung vào các lĩnh vực chính, bao gồm dịch vụ số, công nghệ di động, truyền thông có mục tiêu và tự động hóa quy trình nghiệp vụ.

Trải nghiệm của người dân

Bằng cách áp dụng cách tiếp cận “No Wrong Door” trong cung cấp dịch vụ của chính phủ, các nhà lãnh đạo có thể bắt kịp những gã khổng lồ trong khu vực tư nhân để nâng cao kỳ vọng về trải nghiệm của khách hàng.

Để thực hiện chuyển đổi số, công nghệ thông tin và các nhà vận hành phải có ý tưởng rõ ràng, mong muốn thành công như thế nào từ quan điểm của khách hàng của họ. Theo Suma Nallapati, CIO tại bang Colorado - Mỹ,  “Người dân cần phải tin tưởng vào chính phủ, và từ góc độ công nghệ - chúng tôi có thể làm điều đó bằng cách triển khai công nghệ an toàn, đáng tin cậy, hiệu quả và được thiết kế phù hợp với mục đích sử dụng của người dân”.

Khi Hội đồng Quận Durham ở Vương quốc Anh đưa ra chiến lược thu hút sự tham gia của người dân, họ có ba mục tiêu chính: cung cấp cho người dân nhiều lựa chọn hơn, hiểu rõ hơn về người dân và nâng cao hiệu quả. Vì vậy, Hội đồng Quận Durham đã chuyển đổi sang cách tiếp cận kỹ thuật số đối với các dịch vụ công bằng cách sử dụng giải pháp dịch vụ số của chính phủ. Giờ đây, hơn 90 quy trình và biểu mẫu cho các dịch vụ của chính phủ có thể được truy cập trực tuyến, tại một nơi, giúp người dân dễ dàng thực hiện mọi giao dịch với chính phủ. Do đó, số lượng yêu cầu của người dân được thực hiện trực tuyến đã tăng lên. Sự thay đổi mạnh mẽ này trong cách tương tác giữa chính phủ với người dân đã tiết kiệm hơn 308.000 đô la Mỹ hàng năm, và dự kiến sẽ tăng lên theo thời gian.

Hình: Chuyển đổi cung cấp dịch vụ công trực tuyến trên cổng dịch vụ công quốc gia.

Tự động hóa quy trình xử lý thủ công

Những quy trình thủ công nào có thể giảm tải cho cán bộ công chức bằng phần mềm, ứng dụng và nền tảng công nghệ? Đó là điều mà các cơ quan, tổ chức khu vực công đặt ra và trả lời khi chuyển đổi từ các quy trình thủ công truyền thống sang các giải pháp tự động được hỗ trợ bởi công nghệ.

Ví dụ, quy trình nội bộ chuẩn bị tài liệu, các công việc lo-gis-tic cho các cuộc họp thường yêu cầu chuẩn bị thủ công các tài liệu giấy thông qua các quy trình dự thảo, xem xét và phê duyệt kéo dài, thậm chí hàng tuần. Khi được tự động hóa thông qua công nghệ số, quá trình đó có thể chỉ mất vài giờ.

Tương tự, các cơ quan, tổ chức sử dụng các giải pháp công nghệ số để tự động hóa cách họ quản lý và theo dõi hồ sơ, tài liệu, văn bản của cơ quan. Ví dụ: các cơ quan nhà nước đang sử dụng hệ thống quản lý văn bản và điều hành để tự động hóa phân loại văn bản lưu trữ hàng năm hay tại California – Mỹ sử dụng phần mềm để tự động xử lý hồ sơ liên quan đến tiết lộ tài chính cho hoạt động tranh cử của các nghị sĩ. Bằng cách thay thế những gì làm thủ công, tốn kèm thời gian bằng một giải pháp kỹ thuật số, các cán bộ công chức có thể tập trung vào công việc ưu tiên cao hơn.

Thiết kế phù hợp với xu hướng sử dụng thiết bị di động

Thiết bị di động tác động đến hoạt động của cán bộ công chức, các cơ quan, tổ chức khu vực công với sức mạnh tương tự như mọi lĩnh vực khác. Báo cáo mức độ tương tác của hãng Civic 2019 cho thấy xu hướng này đang gia tăng. Thiết bị di động chiếm gần một nửa tổng số lượt truy cập Website của các Chính phủ, tỷ lệ người dân sử dụng điện thoại di động chiếm tới gần 50% dân số. Trên thực tế, đối với những nhóm dân cư khó tiếp cận, thiết bị di động có thể là thiết bị duy nhất mà họ sở hữu. Vì những lý do này, các cơ quan, tổ chức khu vực công tiếp tục tối ưu hóa trải nghiệm cho ứng dụng, dịch vụ trên thiết bị di động. Tại Việt Nam, hầu hết các cơ quan nhà nước đều đã thiết kế cho giao diện di động đối với các Website, cổng thông tin cơ quan nhà nước, tuy nhiên, nội dung thiết kế chi tiết cho các dịch vụ, nội dung nhiều nơi chưa thực sự trú trọng. Nội dung này, đang là xu hướng cải tiến trong thời gian tới.

Sử dụng và sử dụng tốt dữ liệu hơn

Dữ liệu không còn là miền riêng của số ít lĩnh vực, hay cá nhân được lựa chọn tiếp cận, sử dụng. Các giải pháp công nghệ đã cung cấp dữ liệu cho nhiều nhà lãnh đạo các quốc gia trên thế giới. Dữ liệu cung cấp cách nhìn tổng thể về bối cảnh, thực trạng để từ đó giúp các cơ quan, tổ chức hoạt động, điều hành, hoạch định chính sách hiệu quả hơn, đáp ứng tốt hơn các mong muốn và nhu cầu của người dân. Bằng cách tiếp nhận dữ liệu theo thời gian thực, dữ liệu cũng được phân phối, chia sẻ khi nó có giá trị nhất, thay vì giữ nó, sau thời gian qua đi có thể khiến thông tin chi tiết bị lỗi hoặc không còn giá trị. Dữ liệu đang tác động đến mọi thứ, từ nhà ở, giao thông đến trải nghiệm của người dân. Đồng thời, các nhà lãnh đạo các quốc gia thừa nhận rằng cần có các quy định rõ ràng về thu thập, xử lý và sử dụng dữ liệu.

Tại California, các nhà lãnh đạo đang sử dụng dữ liệu từ phần mềm liên lạc của họ, để đo lường và cải thiện sự tham gia của người dân. Trong năm 2020, họ đã gửi 2,7 triệu tin nhắn, tiếp cận 24.000 người dân đăng ký các chủ đề mà họ quan tâm nhất. Với sự kết hợp này, đo lường tỷ lệ tương tác cho thấy con số ấn tượng 57% người dân tương tác với khu vực công, vượt 12% mục tiêu.

Một số lưu ý nhằm đạt mục tiêu trong chuyển đổi Chính phủ số

Về mặt lý tưởng, chuyển đổi số trong chính phủ đơn giản như việc điều chỉnh các giải pháp công nghệ theo nhu cầu. Tuy nhiên, quá trình hiện đại hóa các cơ quan, tổ chức khu vực công mang lại những thay đổi đáng kể và đòi hỏi phải đánh giá chặt chẽ những vấn đề cần cân nhắc dưới đây:

Sử dụng điện toán đám mây an toàn

Ngày nay, công nghệ điện toán đám mây được coi là an toàn, nếu không muốn nói là an toàn hơn phần mềm truyền thống. Các nhà lãnh đạo công nghệ hiệu quả dành thời gian để hướng dẫn, đào tạo nhân viên của họ về sự phát triển này (đặc biệt là công nghệ thông tin) và những biện pháp bảo mật nào được tích hợp sẵn trong công nghệ điện toán đám mây. Theo Gartner, các nhà lãnh đạo khu vực công không cần đặt câu hỏi về bảo mật điện toán đám mây “Đám mây có an toàn không?”

"An toàn" có nghĩa là gì? Theo báo cáo của State of Digital in Government, họ đang áp dụng các tiêu chuẩn cơ bản của NIST, nhưng linh hoạt để đáp ứng các nhu cầu bảo mật khác nhau của các cơ quan, tổ chức khác nhau. Denis Goulet, ủy viên ban công nghệ bang New Hampshire cho rằng “Chúng tôi đã từng tiếp cận an ninh mạng với một chiến lược phù hợp với tất cả, nhưng chúng tôi liên tục cung cấp ngoại lệ cho những người và tổ chức khác nhau khi nó không phù hợp với họ”, “Bây giờ chúng tôi sử dụng cái mà chúng tôi gọi là hệ thống cơ sở tiên tiến. Về cơ bản, điều tối thiểu chúng ta cần để được bảo mật là gì? Hệ thống cơ sở được triển khai toàn diện. Nhưng các bộ phận, cơ quan, tổ chức khác nhau có thể tăng cường bảo mật trên đó".

Mua sắm và lập ngân sách phù hợp

Chuyển đổi là một nỗ lực bền bỉ và liên tục. Với ngân sách hạn hẹp, ta nên tập trung vào chuyển đổi gì trước tiên? Cần hiểu biết rõ ràng về các cơ hội và các sáng kiến giai đoạn cho phù hợp. Nếu đặt quá nhiều dự án cùng lúc, có thể có nguy cơ rủi ro ảnh hưởng đến tất cả các dự án. Cũng lưu ý rằng các quy trình mua sắm và lập ngân sách hiện tại thường tụt hậu so với tốc độ phát triển của công nghệ. Các tổ chức chậm trao hồ sơ dự thầu sẽ ngừng áp dụng ngay cả khi có nhu cầu cao và cần tìm cách để đẩy nhanh hoặc hợp lý hóa quy trình RFI, đảm bảo ngân quỹ và phát hành RFP.

Tăng cường hợp tác với công nghệ thông tin

Một ưu tiên trong việc dẫn dắt chuyển đổi số thành công là tăng cường mối quan hệ hợp tác giữa các bộ phận nghiệp vụ với đội ngũ công nghệ thông tin. Ngoài các vấn đề pháp lý và hợp đồng đến các vấn đề băng thông, công nghệ thông tin có thể giúp giải quyết các vấn đề còn lại trong tổ chức hoặc tránh làm cho chúng xảy ra đồng thời. Đổi lại, người dùng doanh nghiệp có thể cung cấp cho đội ngũ công nghệ thông tin bối cảnh có giá trị mà họ cần để tối ưu hóa các giải pháp kỹ thuật số cho các nhu cầu cụ thể. Càng nhiều thông tin liên lạc giữa các phòng ban càng tốt. Bob Samson, CIO Văn phòng Dịch vụ Công nghệ thông tin Bang New York cho biết: “Các xu hướng gần đây đã chuyển vai trò của công nghệ thông tin từ việc thiết lập máy tính và máy in sang một cơ quan tạo ra sự thay đổi và toàn diện hơn”.

Xây dựng chính sách để quản lý thay đổi

Chuyển đổi số tác động đối với con người lớn, cũng như đối với công nghệ, đòi hỏi phải cân nhắc kỹ lưỡng việc đào tạo và tiếp nhận người dùng. Các hệ thống mới có nghĩa là phải đào tạo nhiều hơn, cần các nguồn lực phát triển có kỹ năng cao và các vấn đề đi kèm với các hệ thống mới. Cũng lưu ý rằng nhiều người coi sự thay đổi là rủi ro. Một thách thức đối với nhiều cơ quan, tổ chức khu vực công là vượt qua nỗi sợ hãi đó. Trên thực tế, trong một cuộc khảo sát gần đây của quốc tế đối với các cán bộ thuộc chính phủ Mỹ, cho thấy hơn 70% số người được hỏi nói rằng họ có tính bảo thủ hoặc thích đi theo các đồng nghiệp của mình về đổi mới, sáng tạo. Tuy nhiên, biết rằng chuyển đổi số có động lực nên hơn 65% chính quyền tiểu bang và địa phương đang bắt đầu hành trình chuyển đổi số và đang tìm cách nâng cấp các hệ thống cũ, thay đổi các quy trình truyền thống lâu đời và tự động hóa các chức năng.

          Với một số xu hướng và cách nhìn nhận về chuyển đổi số trong khu vực công ở một sô quốc gia ở trên, các cơ quan, tổ chức có thể lưu ý nhằm định hướng, chuyển đổi cách tiếp cận cung cấp dịch vụ của các cơ quan, tổ chức cho người dân, doanh nghiệp phù hợp với các mục tiêu, chỉ tiêu mà Chiến lược phát triển chính phủ điện tử hướng tới Chính phủ số đã đề ra như thiết kế dịch vụ nhằm tối ưu hóa trải nghiệm người dùng, khi sử dụng được điền sẵn dữ liệu, cung cấp dịch vụ 24/7, sẵn sàng phục vụ trực tuyến bất cứ khi nào người dân và doanh nghiệp cần.

          Nguyễn Thanh Thảo

Tài liệu Tham khảo:

- Chiến lược phát triển Chính phủ điện tử hướng tới Chính phủ số giai đoạn 2021-2025, định hướng đến năm 2030;

- Báo cáo GovernmentAccess năm 2018 về tình hình số hóa trong Chính phủ.