Quy trình giải quyết thủ tục hành chính (TTHC) là việc tin học hóa các bước tiếp nhận hồ sơ, chuyển hồ sơ đến cơ quan có thẩm quyền giải quyết và trả hồ sơ, kết quả giải quyết TTHC qua Hệ thống Dịch vụ hành chính công trực tuyến tích hợp Một cửa điện tử liên thông tỉnh Đắk Lắk.
Theo đó tại Đắk Lắk các quy trình giải quyết thủ tục hành chính trên Hệ thống iGate được quy định như sau:
1. Đối với hồ sơ nộp trực tiếp hoặc nộp qua dịch vụ bưu chính công ích:
Người làm thủ tục thực hiện việc nộp hồ sơ trực tiếp tại Bộ phận Một cửa hoặc gửi qua dịch vụ bưu chính công ích tới Bộ phận Một cửa. Công chức tiếp nhận và trả kết quả (TN&TKQ) kiểm tra hồ sơ theo quy định. Kết quả kiểm tra hồ sơ có 03 trường hợp:
- Trường hợp 1: Từ chối tiếp nhận hồ sơ thì công chức TN&TKQ thực hiện lập phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ và nêu rõ lý do từ chối, gửi phiếu từ chối tiếp nhận cho người làm thủ tục, cập nhật thông tin vào Hệ thống iGate. Kết thúc quá trình giải quyết hồ sơ.
- Trường hợp 2: Hồ sơ chưa đầy đủ theo quy định thì công chức TN&TKQ hướng dẫn người làm thủ tục bổ sung, hoàn thiện hồ sơ.
- Trường hợp 3: Hồ sơ đủ điều kiện, tiếp nhận hồ sơ, quá trình giải quyết hồ sơ được thực hiện trên iGate, tin học hóa được theo quy trình điện tử sau:
|
Bước
|
Tên bước
|
Mô tả
|
Đối tượng thực hiện
|
|
1
|
Kiểm tra hồ sơ
|
Kiểm tra thông tin, các thành phần hồ sơ theo quy định
|
Công chức TN&TKQ
|
|
2
|
Tiếp nhận
|
Hồ sơ nộp đã đảm bảo đầy đủ theo quy định
Tiếp nhận lần đầu (thêm mới hồ sơ):
- Nhập thông tin hồ sơ tiếp nhận
+ Nhập các thông tin hồ sơ, người nộp hồ sơ, thành phần hồ sơ
+ Lựa chọn hình thức để trả kết quả
- Sau đó công chức TN&TKQ thực hiện lưu hồ sơ đã tiếp nhận, in “Phiếu tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả” theo mẫu quy định.
- Chuyển hồ sơ đến Lãnh đạo Phòng chuyên môn để phân công giải quyết.
|
Công chức TN&TKQ
|
|
3
|
Phân công giải quyết hồ sơ
|
Hệ thống hiển thị danh sách các hồ sơ đang chờ phân công giải quyết, Lãnh đạo phòng chuyên môn thực hiện phân công chuyên viên giải quyết, thẩm định hồ sơ
|
Lãnh đạo phòng chuyên môn
|
|
4
|
Giải quyết, thẩm định hồ sơ
|
Chuyên viên nhận, kiểm tra và thực hiện thẩm định hồ sơ.
- Chuyển kết quả xử lý với 02 trường hợp:
+ Trường hợp 1: Hồ sơ không đạt thì dự thảo văn bản trả lời ghi rõ lý do và trình lên lãnh đạo Phòng phê duyệt.
+ Trường hợp 2: Hồ sơ đủ điều kiện giải quyết, dự thảo kết quả giải quyết để đề nghị xét duyệt hồ sơ.
- Cập nhật thông tin giải quyết vào Hệ thống iGate
|
Chuyên viên giải quyết, thẩm định
|
|
5
|
Duyệt kết quả giải quyết
|
Hệ thống hiển thị danh sách hồ sơ cần xét duyệt. Lãnh đạo phòng chuyên môn thực hiện việc xét duyệt hồ sơ và dự thảo kết quả giải quyết:
- Trường hợp 1: Không đồng ý xét duyệt thì trả hồ sơ yêu cầu chuyên viên thụ lý thẩm định lại. Hồ sơ chuyển về Bước 4.
- Trường hợp 2: Đồng ý xét duyệt thì thực hiện chuyển hồ sơ lên Lãnh đạo cơ quan thực hiện bước Ký duyệt kết quả giải quyết.
|
Lãnh đạo phòng chuyên môn
|
|
6
|
Ký duyệt kết quả giải quyết
|
Hệ thống hiển thị danh sách hồ sơ cần phê duyệt. Lãnh đạo cơ quan xem xét hồ sơ và dự thảo kết quả giải quyết:
- Trường hợp 1: Không đồng ý ký duyệt thì yêu cầu xét duyệt lại, hồ sơ chuyển về Bước 5.
- Trường hợp 2: Đồng ý ký duyệt thì thực hiện ký duyệt kết quả giải quyết và chuyển cho Chuyên viên phòng chuyên môn cập nhật kết quả giải quyết hồ sơ vào Hệ thống iGate.
|
Lãnh đạo cơ quan
|
|
7
|
Chuyển kết quả giải quyết
|
Hệ thống hiển thị danh sách hồ sơ đã giải quyết. Chuyên viên phòng chuyên môn cập nhật kết quả giải quyết hồ sơ vào Hệ thống iGate. Chuyển kết quả giải quyết đã được phê duyệt cho văn thư cơ quan.
|
Chuyên viên giải quyết, thẩm định
|
|
8
|
Đóng dấu xác nhận kết quả giải quyết
|
Hệ thống hiển thị danh sách hồ sơ đã giải quyết. Văn thư thực hiện việc đóng dấu xác nhận kết quả giải quyết. Chuyển kết quả giải quyết đã được phê duyệt và có đóng dấu xác nhận cho công chức TN&TKQ.
|
Văn thư
|
|
9
|
Trả kết quả
|
Hệ thống hiển thị danh sách hồ sơ đã giải quyết. Công chức TN&TKQ thực hiện trả kết quả giải quyết TTHC. Cập nhật thông tin trả kết quả vào Hệ thống iGate.
|
Công chức TN&TKQ
|
2. Đối với hồ sơ nộp trực tuyến mức độ 3, mức độ 4:
Người làm thủ tục thực hiện việc nhập thông tin và nộp hồ sơ trực tuyến qua Hệ thống iGate tại địa chỉ truy cập: dichvucong.daklak.gov.vn.
Công chức TN&TKQ kiểm tra hồ sơ theo quy định tiếp nhận hồ sơ, kết quả kiểm tra hồ sơ có 03 trường hợp:
- Trường hợp 1: Từ chối tiếp nhận hồ sơ thì công chức TN&TKQ thực hiện lập Phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ và nêu rõ lý do từ chối (phiếu điện tử), gửi thông báo từ chối tiếp nhận cho người làm thủ tục (email/sms/thông báo điện tử khác), cập nhật thông tin vào Hệ thống iGate. Kết thúc quá trình giải quyết hồ sơ.
- Trường hợp 2: Hồ sơ chưa đầy đủ theo quy định thì công chức TN&TKQ gửi thông báo hướng dẫn người làm thủ tục bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (thông báo hướng dẫn gửi email/sms/thông báo điện tử khác), cập nhật thông tin vào Hệ thống iGate.
- Trường hợp 3: Hồ sơ đủ điều kiện, tiếp nhận hồ sơ, quá trình giải quyết hồ sơ được thực hiện theo các bước tin học hóa như mô tả sau:
|
Bước
|
Tên bước
|
Mô tả
|
Đối tượng thực hiện
|
|
1
|
Kiểm tra hồ sơ
|
Kiểm tra thông tin, các thành phần hồ sơ theo quy định
|
Công chức TN&TKQ
|
|
2
|
Tiếp nhận
|
Hồ sơ nộp đã đảm bảo đầy đủ theo quy định
- Tiếp nhận hồ sơ
- Lựa chọn hình thức để trả kết quả
- Lưu hồ sơ đã tiếp nhận, gửi thông báo tiếp nhận hồ sơ, mã hồ sơ cho người làm thủ tục (email/sms/thông báo điện tử khác).
- Chuyển hồ sơ đến Lãnh đạo Phòng chuyên môn để phân công giải quyết.
|
Công chức TN&TKQ
|
|
3
|
Phân công giải quyết hồ sơ
|
Hệ thống hiển thị danh sách các hồ sơ đang chờ phân công giải quyết, Lãnh đạo phòng chuyên môn thực hiện phân công chuyên viên giải quyết, thẩm định hồ sơ
|
Lãnh đạo phòng chuyên môn
|
|
4
|
Giải quyết, thẩm định hồ sơ
|
Chuyên viên kiểm tra và thực hiện thẩm định hồ sơ. Chuyển kết quả xử lý với 02 trường hợp:
+ Trường hợp 1: Hồ sơ không đủ điều kiện giải quyết thì dự thảo văn bản trả lời ghi rõ lý do và trình lên lãnh đạo Phòng phê duyệt.
+ Trường hợp 2: Hồ sơ đủ điều kiện giải quyết, dự thảo kết quả giải quyết để đề nghị xét duyệt hồ sơ.
Cập nhật thông tin giải quyết vào Hệ thống iGate
|
Chuyên viên giải quyết, thẩm định
|
|
5
|
Duyệt kết quả giải quyết
|
Hệ thống hiển thị danh sách hồ sơ cần xét duyệt. Lãnh đạo phòng chuyên môn thực hiện việc xét duyệt hồ sơ và dự thảo kết quả giải quyết:
- Trường hợp 1: Không đồng ý xét duyệt thì trả hồ sơ yêu cầu chuyên viên thụ lý thẩm định lại. Hồ sơ chuyển về Bước 4.
- Trường hợp 2: Đồng ý xét duyệt thì thực hiện chuyển hồ sơ lên Lãnh đạo cơ quan thực hiện bước Ký duyệt kết quả giải quyết.
|
Lãnh đạo phòng chuyên môn
|
|
6
|
Ký duyệt kết quả giải quyết
|
Hệ thống hiển thị danh sách hồ sơ cần phê duyệt. Lãnh đạo cơ quan xem xét hồ sơ và dự thảo kết quả giải quyết:
- Trường hợp 1: Không đồng ý ký duyệt thì yêu cầu xét duyệt lại, hồ sơ chuyển về Bước 5.
- Trường hợp 2: Đồng ý ký duyệt thì thực hiện ký duyệt kết quả giải quyết và chuyển cho Chuyên viên phòng chuyên môn cập nhật kết quả giải quyết hồ sơ vào Hệ thống iGate.
|
Lãnh đạo cơ quan
|
|
7
|
Chuyển kết quả giải quyết
|
Hệ thống hiển thị danh sách hồ sơ đã giải quyết. Chuyên viên phòng chuyên môn cập nhật kết quả giải quyết hồ sơ vào Hệ thống iGate. Chuyển kết quả giải quyết đã được phê duyệt cho văn thư cơ quan.
|
Chuyên viên giải quyết, thẩm định
|
|
8
|
Đóng dấu xác nhận kết quả giải quyết
|
Hệ thống hiển thị danh sách hồ sơ đã giải quyết. Văn thư thực hiện việc đóng dấu xác nhận kết quả giải quyết. Chuyển kết quả giải quyết đã được phê duyệt và có đóng dấu xác nhận cho công chức TN&TKQ.
|
Văn thư
|
|
9
|
Trả kết quả
|
Hệ thống hiển thị danh sách hồ sơ đã giải quyết. Công chức TN&TKQ thực hiện trả kết quả giải quyết TTHC. Cập nhật thông tin trả kết quả vào Hệ thống iGate.
|
Công chức TN&TKQ
|
Nguyễn Hạnh