Hệ thống thư điện tử (viết tắt là HTTĐT) là một trong các dịch vụ ứng dụng Công nghệ thông tin nền tảng, quan trọng được UBND thành phố đầu tư xây dựng nhằm phục vụ các cơ quan nhà nước, cán bộ, công chức, viên chức và người lao động thuộc các cơ quan nhà nước sử dụng, gửi, nhận và khai thác thông tin (thông qua mạng truyền số liệu chuyên dùng của thành phố và mạng Internet), phục vụ công tác, chuyên môn, nghiệp vụ theo chức năng, nhiệm vụ được phân công. Cơ sở dữ liệu của HTTĐT được xây dựng thành danh bạ điện tử lưu trữ tại Trugn tâm Dữ liệu thành phố và thống nhất dùng để xác thực nội bộ cho việc đăng nhập một lần (Single Sign On - SSO) theo giao thức LDAP (Lightweight Directory Access Protocol) cho các ứng dụng dùng chung khác của thành phố. Các cơ quan nhà nước, người dùng không sử dụng tài khoản hộp thư điện tử với tên miền @cantho.gov.vn sẽ không được xác thực để tương tác, sử dụng các phần mềm ứng dụng dùng chung.

Nhằm nâng cao hiệu quả quản lý, sử dụng HTTĐT trong hoạt động của các cơ quan nhà nước. Ngày 18/12/2015, Ủy ban nhân dân Thành phố Cần Thơ đã ban hành Quy chế quản lý, sử dụng HTTĐT trong hoạt động của các cơ quan nhà nước theo Quyết định số 33/2015/QĐ-UBND. Theo đó, hộp thư điện tử được chia thành 03 loại: (1) Hộp thư chung của cơ quan nhà nước, có dung lượng không giới hạn có dạng @cantho.gov.vn – trong đó, là tên viết tắt của cơ quan nhà nước và được đặt sao cho không trùng nhau trên hệ thống; (2) Hộp thư chung của đơn vị, có dung lượng tối đa 10GB có dạng .@cantho.gov.vn – trong đó, là tên viết tắt đã được thiết lập trên HTTĐT; (3) Hộp thư người dùng, có dung lượng tối đa 05GB có dạng @cantho.gov.vn> - trong đó, và được viết tắt (đối với trường hợp không có người trùng họ, tên lót, tên). Trong trường hợp nhiều người có họ, tên và tên lót trùng nhau thì người đăng ký đầu tiên được giữ nguyên định dạng đã quy định ở trên; Trường hợp người trùng tên (theo thứ tự thứ 2) được cấp phát hộp thư có dạng @cantho.gov.vn trong đó, được viết tắt, và được viết nguyên không dấu; Trường hợp người trùng tên (theo thứ tự thứ 3) được cấp phát hộp thư có dạng @cantho.gov.vn trong đó, , và đều được viết nguyên không dấu; Trường hợp người trùng tên theo thứ tự thứ 04 trở về sau, cơ quan quản lý HTTĐT sẽ chủ động xem xét đặt tên sao cho phù hợp. Tên hiển thị của các hộp thư người dùng trên nền giao diện website hệ thống thư điện tử phải hiển thị đầy đủ họ, tên người dùng và tên của cơ quan nhà nước mà người dùng đó đang công tác để dễ phân biệt khi thao tác sử dụng hộp thư điện tử.

Khi CQNN, đơn vị trực thuộc mới được thành lập hoặc tiếp nhận, tuyển dụng mới cán bộ, công chức, viên chức và người lao động mà chưa được cấp phát hộp thư điện tử của thành phố; khi CQNN, đơn vị và người dùng có sự thay đổi thông tin; Khi người dùng thôi việc, nghỉ việc, chuyển công tác đến nơi làm việc khác không phải là các CQNN thuộc Thành phố Cần Thơ hoặc khi CQNN, đơn vị trực thuộc CQNN bị sáp nhập, giải thể; hộp thư không đăng nhập, sử dụng trong thời hạn 03 tháng thì các CQNN phải thực hiện quy trình cấp mới, thay đổi, hủy bỏ hộp thư điện tử.

Theo quy định, tất cả các loại văn bản hành chính (trừ văn bản mật), văn bản chịu sự điều chỉnh về tính chất thông tin tại các quy định do cơ quan có thẩm quyền ban hành đều được gửi, nhận qua hệ thống thư điện tử. Khi phát hành văn bản giấy, ngoài việc gửi văn bản đến nơi nhận theo cách thông thường, phải gửi văn bản điện tử (tương ứng nội dung văn bản giấy đã được ban hành chính thức) vào địa chỉ hộp thư điện tử của cơ quan nhà nước có tên trong phần “nơi nhận” hoặc cung cấp địa chỉ liên kết để có thể liên lạc, nhận văn bản điện tử.

Một số hành vi sau bị nghiêm cấm khi sử dụng HTTĐT: (1) Truy nhập vào hộp thư người khác và không để người khác tự ý sử dụng hộp thư điện tử của mình; (2) Lợi dụng hộp thư điện tử để phá hoại hệ thống thư điện tử của thành phố hoặc làm ảnh hưởng đến các hệ thống thông tin khác; (3) Cố ý lan truyền, phát tán virus lên mạng, phát tán thư rác, sử dụng các phần mềm bất hợp pháp để truy xuất, phá hoại hệ thống, truyền bá văn hóa phẩm đồi trụy, nội dung không phù hợp với văn hóa Việt Nam, có ý xuyên tạc, chống đối Nhà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam; (4) Đánh cắp và sử dụng trái phép mật mã, thông tin riêng của các cơ quan nhà nước, đơn vị, người dùng hoặc phổ biến cho người khác sử dụng trên hệ thống thư điện tử thành phố và các hành vi khác theo quy định tại Điều 5 của Nghị định số 72/2013/NĐ-CP ngày 15/7/2013 của Chính phủ về việc quản lý, cung cấp, sử dụng dịch vụ Internet và thông tin trên mạng.

Trách nhiệm của từng cá nhân, cơ quan, đơn vị có liên quan đều được quy định rõ trong Quy chế này.