Chúng ta đang sống trong thế giới mà các doanh nghiệp đang tiến hành thu thập và lýu trữ số lượng dữ liệu rất lớn. Nếu dữ liệu đó không được sử dụng để phục vụ kinh doanh với mục đích rõ ràng thì nó sẽ trở nên dư thừa, lãng phí và sẽ trở thành khoản chi phí chìm khổng lồ của doanh nghiệp. Và với một hiện thực lượng dữ liệu rất lớn như vậy, nếu không có phương pháp phân tích đúng thì chúng ta cũng rất dễ mất phương hướng, lạc đường trong quá trình phân tích tốn thời gian và mệt mỏi như vậy. Với ứng dụng phần mềm Trí tuệ doanh nghiệp (BI - Business Intelligence) là quy trình và công nghệ mà các doanh nghiệp dùng để kiểm soát khối lượng dữ liệu khổng lồ, khai phá tri thức giúp cho các doanh nghiệp có thể đưa các các quyết định hiệu quả hơn trong hoạt động kinh doanh của mình. Công nghệ BI cung cấp một cách nhìn toàn cảnh hoạt động của doanh nghiệp từ quá khứ, hiện tại và các dự đoán tương lai. Mục đích của BI là hỗ trợ cho doanh nghiệp ra quyết định tốt hơn. Vì vậy một hệ thống BI (BI system) còn được gọi là hệ thống hỗ trợ quyết định (Decision Support System -DSS).

Không chỉ các doanh nghiệp lớn, các doanh nghiệp nhỏ cũng cần BI

Hầu hết các doanh nghiệp coi BI chỉ dành cho các công ty lớn, bởi vì việc áp dụng các phần mềm phân tích đòi hỏi phải xây dựng các trung tâm dữ liệu, thuê các chuyên gia IT tư vấn và vận hành.

Nhưng nếu BI giúp doanh nghiệp lớn đưa ra được các quyết định tốt hơn, thì nó cũng có khả năng giúp các doanh nghiệp nhỏ. Hiện nay, công cụ BI dành cho doanh nghiệp nhỏ đang phát triển với sự thay đổi rất nhanh. Công nghệ hiện tại giúp đưa cả thế giới vào túi chúng ta bằng các điện thoại thông minh, máy tính bảng và đồng thời chi phí cho giải pháp phân tích cũng được giảm đáng kể. Hiện tại, các doanh nghiệp nhỏ có khả năng áp dụng BI cho các mục đích khác nhau, như phân tích hiệu suất kinh doanh, dự đoán xu hướng tương lai…

Các thành viên trong cùng một nhóm được quyền xem cùng một dữ liệu từ nhiều địa điểm và cùng thực hiện các quyết định dựa vào dữ liệu đó. BI cho doanh nghiệp nhỏ không đòi hỏi bất kỳ kiến thức lập trình nào và cũng không cần phải đầu tư vào các khóa đào tạo. Tất cả việc cần làm là tạo ra những dashboard (bảng điều khiển) cho mọi người. Thu thập dữ liệu có tính chính xác và có khả năng phân tích được không chỉ phải làm một lần, doanh nghiệp phải định kỳ đánh giá lại các mục tiêu của mình để xác định xem các dashboard BI đã xây dựng có giúp đạt được các mục tiêu đã định hay không. Việc cho phép các nhân viên sử dụng đúng thông tin và chia sẻ dữ liệu sẽ giúp mọi người trong cùng một nhóm nắm bắt được dữ liệu một cách thống nhất, không phụ thuộc vào hoàn cảnh, từ đó sẽ nâng cao hiệu suất làm việc và có các quyết định kinh doanh kịp thời để giúp đạt được các mục tiêu đã đề ra.

Việc mô tả dữ liệu một cách trực quan là phương pháp tốt nhất để tìm hiểu dữ liệu, đặc biệt là khi trình bày với khách hàng hoặc nhà đầu tư. Để trình bày dữ liệu một cách dễ hiểu và có tính thuyết phục, lại không làm người nghe mất sự tập trung, phương pháp được khuyến khích sử dụng là dùng các biểu đồ thông tin. Đây là sự lựa chọn tốt nhất cho BI dành cho doanh nghiệp nhỏ. Với giải pháp thông minh này, doanh nghiệp có thể xem được dữ liệu một cách toàn diện, từ các hoạt động nội bộ với hoạt động kinh doanh mà không cần tốn nhiều thời gian và việc trình bày, thiết kế dữ liệu.

Ngoài ra, BI cũng giúp phát triển doanh nghiệp. Các công cụ BI thông minh có thể giúp doanh nghiệp nhìn ra những xu hướng về hiệu suất trong quá khứ mà có thể chưa được nhận ra. Chủ doanh nghiệp có thể xác định xu hướng quan trọng trong dữ liệu và có tiềm năng phát triển cơ hội kinh doanh mới. Bằng cách phân tích hiệu suất trong quá khứ tại ngữ cảnh phù hợp và hiểu được những yếu tố ảnh hưởng tới kết quả, chủ doanh nghiệp có thể tìm ra chìa khóa quan trọng để tăng trưởng.

Doanh nghiệp nên ứng dụng loại công cụ BI nào?

Trước khi ứng dụng Business Intelligence, doanh nghiệp cần phải xác định mình thuộc nhóm người mua nào:

Nhân sự phòng kinh doanh và các phòng ban khác. Những người dùng này ủng hộ các nhà phát triển nhỏ cung cấp các công cụ BI có tính năng khám phá dữ liệu thay vì hệ thống BI truyền thống phức tạp. Đối với họ, triển khai nhanh chóng và khả năng dễ sử dụng là các yếu tố quan trọng hơn tính năng chuyên sâu và khả năng tích hợp. Người mua thường là các doanh nghiệp cần giải pháp BI để phục vụ cho nhu cầu sử dụng của các nhân viên kinh doanh hơn là cho các nhân viên CNTT.

Nhân viên IT. Các khách hàng truyền thống thường tập trung hơn vào chức năng và khả năng tích hợp của BI vào hạ tầng CNTT hoặc với các ứng dụng của bộ giải pháp tổng thể doanh nghiệp (ERP). Đối với nhóm người dùng này, việc tích hợp giữa các ứng dụng hay các phòng ban khác nhau quan trọng hơn khả năng dễ sử dụng.

Người dùng ở nhiều bộ phận phòng ban khác và không chỉ giới hạn cho các chuyên viên IT. Đây là một xu hướng quan trọng đang ngày càng mở rộng trên thị trường. Các doanh nghiệp ứng dụng BI mong muốn các nhân viên ở các phòng ban khác tiếp cận được dữ liệu kinh doanh đã qua phân tích. Vì vậy, trong quá trình tìm hiểu, nhiều doanh nghiệp coi tính dễ sử dụng (ease-of-use) cũng quan trọng không kém chức năng và tính năng của giải pháp BI. Kết quả là, các nhà cung cấp nhỏ nhanh chân phát triển công cụ khám phá dữ liệu BI trực quan tương tác thực sự tốt và dần chiếm được thị phần. Điều này khiến các nhà cung cấp BI truyền thống quay sang bắt chước các đối thủ mới nổi với việc cải thiện khả năng dễ sử dụng cho sản phẩm của mình.

Phần mềm dịch vụ (SaaS). Ngày càng có nhiều doanh nghiệp cân nhắc ứng dụng SaaS Business Intelligence (BI điện toán đám mây) thay thế cho giải pháp BI cài đặt tại chỗ (local PC installed) truyền thống. Chi phí là động lực chính thúc đẩy xu hướng này. Kết quả kinh doanh nghèo nàn càng thúc đẩy các công ty xem xét yếu tố giá rẻ của phần mềm BI online và các nhà cung cấp BI mã nguồn mở. Tất nhiên, các quan niệm về tính dễ sử dụng, triển khai nhanh hơn và chi phí đầu tư thiết bị và hạ tầng CNTT giảm... cũng góp phần thúc đẩu xu hướng này. Trên thực tế, các nhà phát triển phần mềm BI cài đặt trên PC cũng phản ứng bằng cách phát triển phát triển công nghệ BI điện toán đám mây song song với giải pháp hiện có.

Ứng dụng BI di động. Sự phát triển bùng nổ của máy tính bảng và điện thoại thông minh chạy hệ điều hành iOS, Android, Window Phone đang thúc đẩy các nhà cung cấp (ví dụ như Microsoft, Oracle...) phát triển các ứng dụng kinh doanh thông minh trên các thiết bị di động (on-the-go). Các nhà phân tích nghĩ rằng ứng dụng BI di động sẽ giúp gia tăng số người sử dụng BI và các đối tượng sử dụng cũng sẽ rộng lớn hơn.

Công cụ BI nào phù hợp với nhu cầu của từng doanh nghiệp

Những giải pháp BI hiện đại ngày càng hướng đến đáp ứng nhu cầu sử dụng đại trà trong việc phân tích tác nghiệp, phục vụ lãnh đạo và chuyên gia ở nhiều cấp độ khác nhau và phạm vi hoạt động rất rộng lớn. Đặc điểm chính của những giải pháp này là dễ sử dụng, có hàng loạt chức năng hướng tới các ứng dụng kinh doanh cụ thể cũng như hiệu suất cao, cùng khả năng triển khai trên các cấu hình máy tính không được cao cho lắm của người dùng phổ thông.

Một Công cụ BI thông thường có thể được phân chia thành ba loại ứng dụng chính: công cụ quản lý dữ liệu, ứng dụng khám phá dữ liệu và các công cụ báo cáo được thể hiện ở trên cả bảng điều khiển (dashboard) lẫn phần mềm trực quan.

Nhu cầu sử dụng công cụ BI của doanh nghiệp phụ thuộc vào loại dữ liệu màdoanh nghiệp đó đang quản lý và nhu cầu phân tích chúng ra sao. Hầu hết các nguồn dữ liệu kinh doanh (data source) của daonh nghiệp nằm rải rác trên các mẫu cơ sở dữ liệu giao dịch (transactional databases pattern) khác nhau, do vậy, doanh nghiệp cần phải xây dựng một kho dữ liệu tập trung (data warehouse) để gom chúng lại, rồi từ đó sử dụng các công cụ quản lý dữ liệu với các tính năng ELT (kết xuất, biến đổi định dạng, sao lưu dữ liệu) nhằm phục vụ cho việc tái cấu trúc và di trú dữ liệu.

Khi cấu trúc dữ liệu được tái cấu trúc thành định dạng phổ biến, doanh nghiệp có thể tiến hành khám phá dữ liệu (data mining) với các công cụ phân tích dữ liệu trực tuyến OLAP (Online Analytical Processing), khai thác dữ liệu (data mining) và khả năng tạo ra các báo cáo tùy chỉnh theo tình thế (ad-hoc report). Thông tin cuối cùng được tập trung lưu trữ trong kho dữ liệu sẽ cho phép người dùng nhanh chóng truy xuất ra các báo cáo mà không tác động đến hoạt động của các ứng dụng phần mềm doanh nghiệp khác (CRM, ERP, SCM...) của công ty.

Hình 1. Giải pháp BI

Tuy nhiên, đây không phải cách tiếp cận duy nhất để triển khai BI cho doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp chỉ phân tích dữ liệu từ một nguồn duy nhất, chức năng ETL và kho dữ liệu tập trung là không cần thiết. Ngược lại, doanh nghiệp có thể trang bị nhiều kho dữ liệu, và điều này đòi hỏi nhiều công cụ khác nhau để kết nối cơ sở dữ liệu giữa các máy chủ và các ứng dụng BI khác cần truy cập vào cơ sở dữ liệu đó.

Khi các doanh nghiệp nhỏ tìm kiếm giải pháp BI, đây là tín hiệu tốt cho doanh nghiệp vì người quản lý có quan tâm tới phương pháp quản trị tốt hơn. Việc có tất cả dữ liệu được tích hợp và sẵn sàng cho người dùng có vẻ là giải pháp tốt, và các nhà quản lý có thể nghĩ rằng hệ thống họ mua nên đáp ứng mọi nhu cầu trong lương lai, khi doanh nghiệp phát triển hơn. Tuy nhiên, thực tế là giải pháp đơn giản, dễ quản lý có thể áp dụng hiệu quả và thành công hơn trong dài hạn.
Do đó, cách tiếp cận tốt nhất cho một doanh nghiệp nhỏ là xem xét một bộ ứng dụng BI cung cấp kết nối dữ liệu tốt nhất cho dữ liệu quan trọng nhất của họ. Các giải pháp BI với các yêu cầu kết hợp trực tiếp và tác động trực tiếp, là một sự thay thế tốt hơn cho các công ty nhỏ.

Cùng với sự ra đời của các giải pháp hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP), thì BI là một trong những cánh tay nối dài của ERP thể hiện rõ sự hoàn thiện và phát triển ưu việt của giải pháp ứng dụng công nghệ này. Một hệ thống BI hiệu quả được dùng để giúp doanh nghiệp đưa ra những quyết định đúng đắn nhất cho việc kinh doanh của mình giữa hàng ngàn lựa chọn. Đây là cách tốt nhất để doanh nghiệp có thể vượt lên trên đối thủ của mình vì bản thân dữ liệu chính là feedback của khách hàng, là xu hướng của thị trường. Ngoài việc phát hiện những cơ hội kinh doanh mới, BI còn giúp doanh nghiệp đánh giá lại những mặt yếu kém về: quy trình nội bộ, sản phẩm, chiến lược marketing… dựa trên những benchmark của thị trường và đối thủ.

Tài liệu tham khảo

• Business Intelligence: The Savvy Manager's Guide;

• Essiential Tools for Operation Management Tools, Model and Approaches for Managers and Consultants;
• EBusiness and E-Commerce Management - Strategy, Implementation and Practice;
• Business Information Management Improve Performance Using Information Systems;
• Information Technology for Managers, George W. Reynolds

• Tổng hợp phân tích từ Internet.

Đặng Đình Tuyến