Lời mở đầu

Đứng trước sự gia tăng khổng lồ về thông tin, dữ liệu của rất nhiều thực thể, đối tượng trong xã hội hiện đại, nhu cầu và yêu cầu quản lý các đối tượng có hiệu quả là công việc cần phải thực hiện đối với mọi cá nhân, tổ chức hay quốc gia. Định danh là một phương pháp để xác định và phân biệt một đối tượng kèm những thông tin liên quan về đối tượng đó.

Với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin thì việc xây dựng và quản lý định danh đã trở thành vấn đề trọng tâm trong phát triển chính phủ điện tử nói chung. Cụ thể hơn, định danh và quản lý định danh là thành phần nền tảng trong các khung, mô hình hay kiến trúc chính phủ điện tử, cho phép truy cập tin cậy và bảo đảm an toàn trong các hoạt động trên Internet. Nhiều quốc gia có trình độ ứng dụng công nghệ thông tin và phát triển chính phủ điện tử cao trên thế giới đã sớm nhận ra tầm quan trọng của việc xây dựng và quản lý các định danh các đối tượng cốt lõi để phục vụ phát triển chính phủ điện tử. Trong phạm vi bài viết này, tác giả sẽ giới thiệu tóm tắt về triển khai mã/định danh cho doanh nghiệp phục vụ Chính phủ điện tử của một số nước trên thế giới, sau đó, liên hệ với Việt Nam.

Triển khai mã số doanh nghiệp của một số nước trên thế giới

Mã số doanh nghiệp là một định danh cho các doanh nghiệp nhằm làm đơn giản hóa các giao dịch giữa các doanh nghiệp với chính phủ liên bang và với chính quyền địa phương. Cũng giống như mã định danh cho các đối tượng khác, mã số cho doanh nghiệp được dựa trên ý tưởng “Mỗi doanh nghiệp tương ứng với một mã số doanh nghiệp” và mã số này đại diện về mặt pháp lý cho mỗi doanh nghiệp đó. Nhiều quốc gia trên thế giới đã xây dựng mã cho doanh nghiệp theo nhiều cấu trúc và ý nghĩa khác nhau.

Mã số doanh nghiệp của Canada

Ở Canada, mã doanh nghiệp (Business Number - BN) là một định danh gồm 9 ký tự (từ 0 đến 9). BN là một hệ thống các số nhằm làm đơn giản hóa và giúp các doanh nghiệp giao dịch thông suốt với chính phủ liên bang. Các doanh nghiệp có thể cung cấp Tên (Name), số bảo hiểm xã hội (Social Insurance Number - SIN) của người sở hữu hoặc giám đốc doanh nghiệp, hoạt động kinh doanh chính (Major Business Activity - MBA) để đăng ký tài khoản với Cơ quan Thuế của Canada (Canada Revenue Agency - CRA). Cơ chế sinh mã doanh nghiệp là theo quy tắc tự động. BN còn là thành phần của tài khoản chương trình của CRA, một tài khoản chương trình bao gồm 15 ký tự, trong đó 9 ký tự đầu tiên là BN xác định doanh nghiệp, 2 ký tự tiếp theo xác định chương trình, 4 ký tự cuối xác định từng tài khoản chương trình.

BN được sử dụng bởi rất nhiều tổ chức chính phủ địa phương và liên bang, như bang British Columbia, Manitoba, Ontario, Nova Scotia, New Brunswick, Saskatchewan,…. BN làm đơn giản hóa các tương tác giữa doanh nghiệp với tất cả các cấp của chính phủ (liên bang, tỉnh, thành phố) bằng cách cho phép các thông tin giao dịch được đảm bảo an toàn và được chia sẻ với các đối tác tham gia khác, tuân theo luật pháp. Điều này giảm thiểu việc phải nhập lại thông tin doanh nghiệp nhiều lần. BN giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian bằng cách cung cấp một phương pháp dễ dàng nhận dạng để doanh nghiệp có thể giải quyết các vấn đề riêng và nhận được dịch vụ nhanh hơn từ chính phủ. BN cũng giúp làm giảm thiểu sự nhầm lẫn có thể xảy ra khi được sử dụng kết hợp với tên doanh nghiệp như là một định danh cho doanh nghiệp đó. BN của doanh nghiệp cung cấp sự chắc chắn và ổn định cho doanh nghiệp và cho chính phủ. Ngoài ra, doanh nghiệp không bị mất phí khi đăng ký hoặc duy trì BN, không có bất kỳ sự thay đổi nào về BN, doanh nghiệp sẽ giữ BN của mình trong suốt vòng đời kinh doanh.

Để nhận được một BN, doanh nghiệp phải đăng ký với Cơ quan Thuế của Canada bằng cách thức: sử dụng Internet để đăng ký trực tuyến, sử dụng điện thoại, sử dụng thư điện tử hoặc fax. Doanh nghiệp sẽ nhận được BN của mình qua thư điện tử trong vòng 48 tiếng kể từ khi đăng ký, nếu doanh nghiệp không cung cấp thư điện tử khi đăng ký, thời gian nhận được BN có thể lên tới 10 ngày làm việc.

  Mã số doanh nghiệp của Kazakhstan

Ở Cộng hòa Kazakhstan, mã số định danh doanh nghiệp (Business Identification Number - BIN), được cấp bắt đầu từ năm 2013, là một số duy nhất định danh một thực thể hợp pháp (chi nhánh, văn phòng đại diện, doanh nghiệp).

BIN của Kazakhstan bao gồm 4 thành phần (12 ký tự) chứa các thông tin như sau: Thành phần thứ nhất gồm 4 ký tự, biểu diễn năm (2 ký tự biểu diễn năm) và tháng (2 ký tự biểu diễn tháng) mà thực thể hợp pháp, chi nhánh, văn phòng đại diện, doanh nghiệp đăng ký; Thành phần thứ hai bao gồm 1 ký tự đại diện cho kiểu thực thể hoặc doanh nghiệp (số 4 thể hiện là người dân Kazakhstan, số 5 thể hiện là người nước ngoài, số 6 thể hiện là doanh nghiệp); Thành phần thứ ba bao gồm 1 ký tự, thể hiện thông tin bổ sung (số 0 - số lượng thành phần chính, số 1 - chi nhánh, số 2 - văn phòng đại diện, số 3 - nông nghiệp trên cơ sở tham gia kinh doanh); Thành phần thứ tư bao gồm 5 ký tự thể hiện thứ tự đăng ký trong hệ thống của doanh nghiệp; Thành phần thứ năm gồm 1 ký tự, được dùng để kiểm tra tính đúng đắn của BIN.

Việc đăng ký xin cấp BIN là việc cần thiết phải thực hiện đầu tiên bởi các hệ thống thông tin đặc biệt - và được coi là việc đăng ký mã số của quốc gia. BIN là định danh duy nhất thay cho tất cả các mã khác của các cơ quan tư pháp, mã số thuế và mã số thống kê. Việc đăng ký xin cấp BIN ở Kazakhstan hoàn toàn miễn phí và không có gì phức tạp. BIN được quản lý và cấp bởi các cơ quan tư pháp tự động ở khắp mọi nơi trên lãnh thổ. Để xin cấp BIN, doanh nghiệp cần phải nộp các tài liệu đến cơ quan tư pháp bao gồm: Đơn xin cấp BIN; Bản gốc văn bản về quyền (quy chế, thỏa thuận quyền lợi); Các chi nhánh; Bản gốc Giấy chứng nhận đăng ký với tư cách pháp nhân, đảng phái và các văn phòng đại diện; Thẻ thống kê. Nếu các tài liệu không được nộp bởi người chủ của tổ chức xin cấp BIN, cần thiết phải có giấy ủy quyền có chữ ký và con dấu của người chủ tổ chức đó. Sau đó, Cơ quan Tư pháp sẽ cấp phát BIN cho doanh nghiệp.

Có rất nhiều giấy tờ pháp lý có sử dụng BIN, chẳng hạn như Giấy chứng nhận đăng ký chủ doanh nghiệp; Giấy chứng nhận đăng ký quyền và tư cách pháp nhân, đăng ký chi nhánh, văn phòng đại diện,… Tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân có thể kiểm tra mã số định danh doanh nghiệp của mình trong cơ sở dữ liệu của cơ quan thuế, được đăng tải trên các trang web của Ủy ban thuế thuộc Bộ Tài chính Kazakhstan tại www.salyk.kz/ru/Pages/findtaxpayers.aspx. Nếu các thông tin về mã định danh của doanh nghiệp không được tìm thấy từ các kết quả tìm kiếm, nhưng doanh nghiệp đã có BIN, doanh nghiệp nên liên hệ với cơ quan thuế tại địa phương để giải quyết và đưa vào cơ sở dữ liệu của cơ quan thuế.

Mã số doanh nghiệp của New Zealand

            Ở New Zealand, mã định danh doanh nghiệp (New Zealand Business Number - NZBN) là một định danh thống nhất giúp các doanh nghiệp dễ dàng cập nhật, chia sẻ thông tin và tương tác với nhau. NZBN bao gồm 13 ký tự, có cấu trúc như sau: NN NNNNNNNNNN N, trong đó, 2 ký tự đầu luôn nhận giá trị 94 (thực thể thuộc New Zealand), 10 ký tự tiếp theo là định danh doanh nghiệp dạng số, ký tự cuối cùng là kiểm tra. Sử dụng NZBN giúp thông suốt các thông tin doanh nghiệp cần thiết và thông suốt các giao dịch của một doanh nghiệp với các doanh nghiệp khác và với các cơ quan chính phủ.

            Kể từ tháng 12/2013, tất cả các công ty đăng ký tại Văn phòng Doanh nghiệp New Zealand đều được cấp mã NZBN. Mã NZBN là một sáng kiến lớn, mang tính cốt lõi của các chương trình dịch vụ công, trong đó có cam kết giảm 25% chi phí khi thực hiện nghiệp vụ với chính phủ vào năm 2017. Sáng kiến này đã được các doanh nghiệp ủng hộ để hướng tới một cách tiếp cận hợp lý hơn cho các doanh nghiệp khi kết nối với chính phủ, và việc thực hiện các định danh duy nhất này tương tự như các hệ thống khác được sử dụng tại các nước phát triển, trong đó có Australia và Singapore. Nó được dự định rằng dữ liệu các nghiệp vụ quan trọng liên quan đến từng doanh nghiệp sẽ được gắn vào NZBN. NZBN sẽ làm cho các thông tin cốt lõi luôn luôn sẵn sàng và tập trung tại một điểm, ví dụ như các thông tin chi tiết liên hệ của một doanh nghiệp.

Các NZBN có thể được xem từ các trang thông tin của mỗi công ty và có thể được tìm thấy bằng cách thực hiện một tìm kiếm thông thường trên mạng. Đây là bước đầu tiên hướng tới việc cung cấp một NZBN cho tất cả các loại hình kinh doanh ở New Zealand, bao gồm cả quan hệ đối tác, quỹ tín thác, các thương nhân,… tạo ra một đăng ký doanh nghiệp duy nhất có thể dễ dàng tìm kiếm. Với việc sử dụng NZBN sẽ đồng nghĩa với việc giảm thiểu thời gian quản lý chi tiêu trên các tương tác của chính phủ, vì các thông tin chi tiết về doanh nghiệp sẽ được cung cấp thông qua một tìm kiếm duy nhất của Cơ quan quản lý doanh nghiệp (Companies Office).

Ngoài ra, mục đích là NZBN còn giúp đơn giản hóa việc thanh toán hóa đơn, thẻ tín dụng và định danh doanh nghiệp dễ dàng. Một doanh nghiệp hoàn toàn có thể sử dụng NZBN khi giao dịch với các doanh nghiệp khác, với khách hàng và với kiểm toán. NZBN cũng cho phép các doanh nghiệp sửa đổi thông tin của mình và sau đó sẽ tự động cập nhật, đồng bộ dữ liệu ở những nơi khác.

Tại trụ sở Wellington của công ty phần mềm kế toán đám mây Xero, các tài liệu tham khảo ý kiến của Bộ trưởng Bộ Phát triển Kinh tế Steven Joyce cho biết: “Tầm nhìn của NZBN cho phép các doanh nghiệp tập trung vào kinh doanh chứ không phải lo về các thủ tục hành chính”. NZBN cũng sẽ hỗ trợ tạo ra các liên kết tin cậy giữa các doanh nghiệp, tăng cơ hội kinh doanh bằng cách cho phép các doanh nghiệp trao đổi một cách chính xác và an toàn với nhau.

Bộ Cải cách và Lao động (Ministry of Innovation and Employment - MBIE) sẽ không được phép chia sẻ bất kỳ thông tin cá nhân thuộc quyền riêng tư của doanh nghiệp ngoài những thông tin là đã công bố công khai trên trang web của Cơ quan quản lý doanh nghiệp.

Tại thời điểm này, có 8 cơ quan chính phủ đã đăng ký để sử dụng NZBN; Bộ Cải cách và Lao động, Cơ quan Bảo hiểm xã hội, Cơ quan Doanh thu nội địa, Cơ quan Thống kê, Cơ quan Dịch vụ hải quan, Cơ quan Thương mại và Doanh nghiệp, Cơ quan Công nghiệp cơ bản và Cải cách. Mỗi cơ quan sẽ thông báo cho các doanh nghiệp thời gian và cách thức sử dụng NZBN để phục vụ các giao dịch nghiệp vụ giữa Doanh nghiệp với các cơ quan chính phủ.

Liên hệ với Việt Nam

            Ở Việt Nam, theo Luật Doanh nghiệp số 68/2014/QH13 ngày 26/11/2014 của Quốc hội, Điều 30:

1. Mã số doanh nghiệp là dãy số được tạo bởi Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, được cấp cho doanh nghiệp khi thành lập và được ghi trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Mỗi doanh nghiệp có một mã số duy nhất và không được sử dụng lại để cấp cho doanh nghiệp khác;

2. Mã số doanh nghiệp được dùng để thực hiện các nghĩa vụ về thuế, thủ tục hành chính và quyền, nghĩa vụ khác.          

Theo Nghị định số 78/2015/NĐ-CP ngày 14/9/2015 của Chính phủ về Đăng ký doanh nghiệp, tại Điều 8, Khoản 1 và Khoản 2 quy định:

1. Mỗi doanh nghiệp được cấp một mã số duy nhất gọi là mã số doanh nghiệp. Mã số này đồng thời là mã số thuế của doanh nghiệp;

2. Mã số doanh nghiệp tồn tại trong suốt quá trình hoạt động của doanh nghiệp và không được cấp lại cho tổ chức, cá nhân khác. Khi doanh nghiệp chấm dứt hoạt động thì mã số doanh nghiệp chấm dứt hiệu lực.

Như vậy, ở Việt Nam, mã số của doanh nghiệp cũng chính là mã số thuế của doanh nghiệp đó.

Về cấu trúc mã số doanh nghiệp (mã số thuế)

Theo Thông tư số 95/2016/TT-BTC ngày 28/6/2016 của Bộ Tài chính hướng dẫn về đăng ký thuế, Điều 4, Khoản 2 quy định Mã số thuế được cấu trúc gồm 13 ký tự như sau: 

N1N2N3N4N5N6N7N8N9N10-N11N12N13

Trong đó:

- Hai chữ số đầu N1N2 là số phân Khoảng tỉnh cấp mã số thuế được quy định theo danh Mục mã phân Khoảng tỉnh (đối với mã số thuế cấp cho người nộp thuế là doanh nghiệp, tổ chức, hộ gia đình, nhóm cá nhân và cá nhân kinh doanh) hoặc số không phân Khoảng tỉnh cấp mã số thuế (đối với mã số thuế cấp cho các cá nhân khác).

- Bảy chữ số N3N4N5N6N7N8N9 được quy định theo một cấu trúc xác định, tăng dần trong Khoảng từ 0000001 đến 9999999. Chữ số N10 là chữ số kiểm tra.

- Ba chữ số N11N12N13 là các số thứ tự từ 001 đến 999.

- Dấu gạch ngang là ký tự để phân tách nhóm 10 số đầu và nhóm 3 số cuối.

Theo Điều 5, Khoản 1, Điểm g và h của Thông tư này cũng quy định: Mã số thuế 10 số được cấp cho các doanh nghiệp; Mã số thuế 13 số được cấp cho Các chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp được cấp mã số đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp theo quy định của Luật doanh nghiệp

Về cơ quan cấp mã số thuế (mã doanh nghiệp), theo Điều 25, Khoản 1 của Thông tư số 95/2016/TT-BTC, Cơ quan thuế bao gồm Tổng cục Thuế, Cục Thuế, Chi cục Thuế, sẽ cấp mã số thuế cho các doanh nghiệp.

Việc ứng dụng mã số doanh nghiệp trong các giao dịch điện tử

Mã số doanh nghiệp được sử dụng để thực hiện nhiều giao dịch điện tử giữa các cơ quan nhà nước với các doanh nghiệp như các giao dịch khai thuế qua mạng, nộp thuế, hoàn thuế điện tử,... hay các giao dịch mua bán, trao đổi,… giữa các doanh nghiệp với nhau. Hiện tại, trên cổng thông tin quốc gia về Đăng ký doanh nghiệp tại địa chỉ https://dangkykinhdoanh.gov.vn/vn/Pages/Trangchu.aspx đang cung cấp Dịch vụ thông tin miễn phí hoặc có thu phí. Với dịch vụ này, người yêu cầu thông tin về doanh nghiệp chỉ sử dụng mã số doanh nghiệp để tra cứu các thông tin về doanh nghiệp như sau:

Tra cứu miễn phí:

- Thông tin cơ bản về doanh nghiệp bao gồm tên doanh nghiệp, mã số doanh nghiệp, tình trạng hoạt động, loại hình pháp lý, ngày bắt đầu thành lập, tên người đại diện pháp luật, địa chỉ trụ sở chính, mẫu dấu (nếu có), ngành, nghề kinh doanh; Danh sách các bố cáo điện tử đã đăng;

- Trạng thái xử lý hồ sơ của một hồ sơ đăng ký doanh nghiệp cụ thể.

Tra cứu có thu phí:

- Thông tin về Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp; Thông tin lịch sử doanh nghiệp trong 3 năm gần nhất; Thông tin đăng ký doanh nghiệp mới nhất; Báo cáo tài chính của một doanh nghiệp,...

- Thông tin danh sách doanh nghiệp mà cá nhân tham gia thành lập, quản lý trong vòng 3 năm gần nhất kèm theo vai trò của cá nhân tại các doanh nghiệp đó;

Theo Quyết định số 714/QĐ-TTg ngày 22/5/2015 của Thủ tướng Chính phủ về ban hành Danh mục Cơ sở dữ liệu quốc gia cần ưu tiên triển khai tạo nền tảng phát triển Chính phủ điện tử, Cơ sở dữ liệu quốc gia (CSDLQG) về Đăng ký doanh nghiệp lưu trữ thông tin cơ bản về doanh nghiệp, phục vụ: Quản lý và chia sẻ, sử dụng chung giữa các cơ quan nhà nước; đơn giản hóa thủ tục hành chính liên quan đến doanh nghiệp. Tuy nhiên, đến thời điểm hiện tại, việc chia sẻ, sử dụng CSDL này giữa các cơ quan nhà nước để đơn giản hóa thủ tục hành chính liên quan đến doanh nghiệp còn chưa hiệu quả. Do vậy, trong thời gian sắp tới, các bộ/ngành/địa phương nên xem xét việc khai thác CSDLQG về Đăng ký doanh nghiệp để phục vụ việc đơn giản hóa các dịch vụ công cho các cơ quan nhà nước và cho doanh nghiệp. Khi đó, thay vì doanh nghiệp phải nộp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp cho cơ quan nhà nước khi thực hiện một dịch vụ công, hệ thống thông tin của cơ quan nhà nước đó sẽ kết nối để CSDLQG về Đăng ký doanh nghiệp để khai thác thông tin của doanh nghiệp đó thông qua mã số doanh nghiệp. Việc thực hiện này sẽ làm giảm thời gian, chi phí và tăng tính chính xác, hiệu quả cho cả cơ quan nhà nước và doanh nghiệp.

Đặng Thị Thu Hương

Tài liệu tham khảo

[1] Canada Revenue Agency, www.cra-arc.gc.ca.

[2] Ministry of Business, Innovation and Employment, www.business.govt.nz.

[3] http://egov.kz/cms/ru.

[4] Luật Doanh nghiệp số 68/2014/QH13 ngày 26/11/2014 của Quốc hội

[5] Nghị định số 78/2015/NĐ-CP ngày 14/9/2015 của Chính phủ về Đăng ký doanh nghiệp

[6] Quyết định 714/2015/QĐ-TTg ngày 22/5/2015 của Thủ tướng Chính phủ về Ban hành Danh mục Cơ sở dữ liệu quốc gia cần ưu tiên triển khai tạo nền tảng phát triển Chính phủ điện tử

[7] Thông tư số 95/2016/TT-BTC ngày 28/6/2016 của Bộ Tài chính Hướng dẫn về đăng ký thuế

[8] Cổng thông tin quốc gia về Đăng ký doanh nghiệp https://dangkykinhdoanh.gov.vn/vn/Pages/Trangchu.aspx