Tổng quan về Tiêu chuẩn ký hiệu và mô hình hóa quy trình nghiệp vụ (Business Process Modelling and Notation - BPMN), phiên bản 2.0

Thứ Ba, 15/08/2017 | Đã xem 25343

1. Tổng quan

Để quản lý các quy trình nghiệp vụ của một tổ chức nói chung, cần thiết phải mô tả và tài liệu hóa chúng. Có rất nhiều cách thức để thực hiện, tuy nhiên, cách dễ dàng và đơn giản nhất là sử dụng mô tả dạng văn bản (textual) hay dạng bảng (tabular). Các biểu đồ luồng thường được tạo ra bằng cách sử dụng các phần mềm về trình diễn và đồ họa. Các biểu đồ này hầu hết đều chứa các hình hộp (box) và các mũi tên (arrow), không tuân theo một phương thức cụ thể nào. Do đó, dẫn đến không đáp ứng được các yêu cầu về việc biểu diễn các quy trình theo các khía cạnh như quy tắc, sự kiện (event), các đơn vị tổ chức, luồng dữ liệu,...

Với các cơ quan chính phủ, một trong những mục tiêu của việc xây dựng và phát triển Chính phủ điện tử là tin học hóa các quy trình nghiệp vụ và liên thông các quy trình nghiệp vụ đó với nhau, hướng đến hỗ trợ thực hiện đơn giản hóa quy trình nghiệp vụ, cải cách hành chính. Tuy nhiên, vấn đề xảy ra trong quá trình tin học hóa các quy trình nghiệp vụ đó là các tác nhân thực hiện nghiệp vụ, người phân tích quy trình nghiệp vụ, người phát triển kỹ thuật (người chịu trách nhiệm tin học hóa các quy trình nghiệp vụ) và người quản lý nghiệp vụ (người giám sát và quản lý quy trình nghiệp vụ) gặp khó khăn trong việc hiểu ý tưởng của nhau. Hơn nữa, chính những nhà phân tích nghiệp vụ của các tổ chức khác nhau, nhiều khi cũng không thể giao tiếp trong quá trình Liên thông các quy trình nghiệp vụ với nhau. Để giải quyết vấn đề này, cần thiết phải có các ký hiệu (notation) chung tương ứng biểu diễn các phần tử nghiệp vụ như các sự kiện, hoạt động, luồng dữ liệu, các đơn vị tổ chức,... Một tập các ký hiệu về mô hình hóa quy trình nghiệp vụ theo đồ họa xác định các biểu tượng (symbol) cho các phần tử quy trình nghiệp vụ, ý nghĩa cũng như các khả năng kết hợp của chúng.

Tiêu chuẩn Ký hiệu và mô hình hóa quy trình nghiệp vụ (Business Process Model and Notation - BPMN) với mục đích chính là làm cầu nối khoảng cách về thông tin giữa các bên liên quan thường xuyên xảy ra trong việc thiết kế và triển khai quy trình nghiệp vụ, đã và đang được sử dụng rộng rãi để mô hình hóa quy trình nghiệp vụ trong nhiều tổ chức. BPMN hỗ trợ cho cả người dùng kỹ thuật và người dùng nghiệp vụ trong việc quản lý các quy trình nghiệp vụ bằng cách đưa ra một tập các ký hiệu chung, có tính trực quan và dễ hiểu cho người dùng nghiệp vụ. Bài viết này giới thiệu tổng quan về tiêu chuẩn BPMN V2.0 và đưa ra cơ sở khuyến nghị việc ban hành tiêu chuẩn này tại Việt Nam.

2. Nội dung chính của tiêu chuẩn BPMN v2.0

Lịch sử phát triển của BPMN

Ban đầu, BPMN được phát triển bởi Tổ chức Sáng kiến quản lý quy trình nghiệp vụ (Business Process Management Initiative – BPMI), một tổ chức gồm các công ty về phần mềm. Ở giai đoạn khởi đầu, mục tiêu là cung cấp một tập các ký hiệu đồ họa mô tả quy trình được thể hiện trong Ngôn ngữ mô hình hóa quy trình nghiệp vụ (Business Process Modeling Language – BPML). So với BPEL, BPML được sử dụng để xác định các mô tả quy trình có thể được thực thi bởi một BPMS (Business Process Management System), BPML không được tiếp tục phát triển nữa.

Phiên bản đầu tiên của BPMN được phát triển bởi nhóm của Stephen A. White thuộc IBM năm 2004. Trong thời gian này, PBMI đã trở thành một nhóm thuộc Tổ chức quản lý đối tượng (Object Management Group – OMG). Tổ chức OMG là một tổ chức nổi tiếng về các tiêu chuẩn phần mềm, đặc biệt là UML. Năm 2006, BPMN phiên bản 1.0 chính thức được chấp nhận là một tiêu chuẩn của tổ chức OMG.

Sau đó, OMG công bố phiên bản BPMN v1.1 vào tháng 01/2008 và công bố BPMN v1.2vào tháng 01/2009 với một số thay đổi nhỏ. Phiên bản BPMN v2.0 với nhiều thay đổi và mở rộng so với các phiên bản cũ, đã được OMG công bố vào tháng 01/2011. Phiên bản gần đây nhất là BPMN v2.0.2 được OMG công bố tháng 12/2013. Nội dung phiên bản BPMN v2.0.2 không khác biệt nhiều so với BPMN v2.0, chỉ chỉnh sửa một số lỗi nhỏ về văn bản. Trong năm 2013, BPMN cũng chính thức trở thành tiêu chuẩn quốc tế ISO/IEC 19510:2013.

Các phần tử (element) của BPMN

Các phần tử của BPMN được phân thành 5 loại cơ bản sau:

- Các đối tượng luồng (Flow Objects): là các phần tử đồ họa chính định nghĩa hành vi của một Quy trình nghiệp vụ. Có ba đối tượng luồng gồm Sự kiện (Event); Hoạt động (Activity); Cổng (Gateway).

- Dữ liệu (Data): được biểu diễn với bốn phần tử là Đối tượng dữ liệu (Data Object); Đầu vào (Data Input); Đầu ra (Data Output); Kho dữ liệu (Data Store).

- Đối tượng kết nối (Connecting Object): Có bốn cách kết nối các Đối tượng luồng với nhau hoặc với thông tin khác, cụ thể gồm: Luồng tuần tự (Sequence Flow); Luồng thông điệp (Message Flow); Liên kết (Association); Liên kết dữ liệu (Data Association).

- Swimlanes: có hai cách thức để nhóm các phần tử mô hình hóa chính thông qua Swimlanes là Pool và Lane, trong đó, Pool là biểu diễn đồ họa của một Thành phần tham gia còn Lane là một phân vùng thuộc một Process (đôi khi thuộc một Pool).

- Artifacts: được sử dụng để cung cấp thông tin bổ sung về Quy trình. Có hai artifact tiêu chuẩn nhưng những nhà mô hình hóa hay công cụ mô hình hóa có thể tự do thêm các Artifact khi cần thiết. Hiện tại, tập artifact gồm: Group và Text Annotation.

Một số phần tử mô hình hóa cơ bản của BPMN

BPMN v2.0 xác định các phần tử mô hình hóa cơ bản và ký hiệu của chúng như bảng dưới đây.

Bảng 1 – Danh sách các phần tử mô hình hóa cơ bản và ký hiệu

Ngoài các phần tử mô hình hóa cơ bản nói trên, BPMN v2.0 còn có một số phần tử mô hình hóa mở rộng, tham khảo thêm tại Mục 7.2.2 trong BPMN v2.0.

Các mô hình thành phần của BPMN

Quy trình (Process) là một khái niệm cơ bản trong BPMN. Một Process mô tả một chuỗi hay một dòng gồm nhiều Hoạt động (Activity) trong một tổ chức với mục đích thực hiện công việc. Trong BPMN, một Quy trình được mô tả là một hình ảnh về chuỗi các Phần tử (Element) chứa một tập các Hoạt động, Sự kiện (Event), Cổng (Gateway) và là chuỗi có trình tự xác định ngữ nghĩa thực thi. Các Quy trình có thể được định nghĩa ở mức độ bất kỳ, có thể là Quy trình mức cao có phạm vi toàn tổ chức hay cũng có thể là Quy trình mức thấp và được thực hiện bởi một cá nhân. Các Quy trình mức thấp có thể được nhóm lại với nhau để đạt được một mục tiêu nghiệp vụ chung.

Mô hình hóa Business Process (Quy trình nghiệp vụ) được sử dụng để truyền tải một lượng lớn các thông tin đến nhiều đối tượng người đọc khác nhau. BPMN được thiết kế bao gồm nhiều kiểu mô hình hóa và cho phép việc tạo ra các Quy trình nghiệp vụ điểm-điểm. Các phần tử có cấu trúc của BPMN cho phép nhiều người đọc có thể hiểu dễ dàng sự khác biệt giữa các phần của biểu đồ BPMN. Có 3 kiểu mô hình thành phần cơ bản trong mô hình BPMN điểm-điểm:

- Processes hay Orchestration (Điều phối), bao gồm:

+ Quy trình nghiệp vụ riêng (nội bộ) là những quy trình nội bộ của một tổ chức cụ thể. Những quy trình này có thể được gọi chung là luồng công việc (workflow) hay quy trình BPM. Một từ đồng nghĩa thường được sử dụng trong các dịch vụ Web là Điều phối (Orchestration) các dịch vụ. Có 2 loại quy trình nghiệp vụ riêng là: Quy trình riêng không thể thực thi (là một quy trình được mô hình hóa phục vụ mục đích tài liệu hóa hành vi của quy trình ở mức chi tiết được xác định bởi người mô hình hóa) và Quy trình nghiệp vụ riêng có thể thực thi (là một quy trình được mô hình hóa phục vụ mục đích được thực thi theo ngữ nghĩa xác định).

Ví dụ dưới đây minh họa Quy trình nghiệp vụ riêng (nội bộ) của một công ty A về việc tuyển dụng nhân viên mới.

Hình 1: Minh họa về Quy trình nghiệp vụ riêng

+ Quy trình công khai (public): thể hiện các tương tác giữa một Quy trình riêng với một quy trình khác hoặc với một thành phần tham gia (Participants). Chỉ những hoạt động (Activity) được sử dụng để giao tiếp với một thành phần tham gia khác mới được đưa vào Quy trình công khai. Tất cả các hoạt động nội bộ của quy trình riêng đều không được biểu diễn trong Quy trình công khai. Do vậy, Quy trình công khai hiển thị cho bên ngoài biết luồng thông điệp (Message Flow) và thứ tự của luồng thông điệp đó để phục vụ tương tác với chính quy trình.

Ví dụ dưới đây minh họa Quy trình nghiệp vụ công khai khi công dân đăng ký thực hiện TTHC trực tuyến trên Cổng thông tin điện tử của một cơ quan/tổ chức nhà nước.

Hình 2: Minh họa quy trình nghiệp vụ công khai

- Cộng tác (Collaborations): mô hình mô tả các tương tác giữa hai hay nhiều thực thể nghiệp vụ. Một mô hình cộng tác thường chứa hai hoặc nhiều Pool (biểu diễn đồ họa của một thành phần tham gia). Thông tin trao đổi giữa những người tham gia được thể hiện bởi một luồng thông điệp kết nối giữa hai Pool (hoặc 2 đối tượng trong Pools). Các thông điệp liên quan đến Luồng thông điệp có thể cũng sẽ được hiển thị. Mô hình cộng tác có thể hiển thị giống như hai hoặc nhiều quy trình công khai giao tiếp với nhau.

Ví dụ dưới đây minh họa Quy trình nghiệp vụ cộng tác giữa công dân với cơ quan nhà nước trong việc thực hiện TTHC.

Hình 3: Minh họa về Quy trình nghiệp vụ cộng tác

- Choreography (Điều phối theo trình tự định sẵn với kết quả mong đợi): là một định nghĩa về hành vi được mong đợi, về cơ bản là một hợp đồng giữa các thành phần tham gia tương tác. Trong khi một mô hình Quy trình thông thường tồn tại trong một Pool thì một mô hình Choreography tồn tại giữa các Pool (hoặc các thành phần tham gia). Choreography có vẻ khá giống với một Quy trình nghiệp vụ riêng do nó bao gồm nhiều hoạt động, sự kiện và cổng (Gateway). Tuy nhiên, điểm khác biệt của một Choreography ở chỗ các hoạt động là những tương tác thể hiện một tập (một hoặc nhiều) trao đổi thông điệp liên quan đến hai hay nhiều thành phần tham gia. Ngoài ra, điểm khác biệt nữa so với một Quy trình thông thường là ở Choreography không có thành phần điều khiển trung tâm, không có thực thể chịu trách nhiệm cũng như không có người quan sát như Quy trình.

Các loại biểu đồ BPMN

Có rất nhiều loại biểu đồ về Quy trình nghiệp vụ có thể được tạo ra sử dụng BPMN v2.0, bao gồm:

- Các hoạt động Quy trình không thể thực thi được thể hiện ở mức cao;

- Quy trình nghiệp vụ có thể thực thi được thể hiện một cách chi tiết;

- Quy trình nghiệp vụ hiện tại;

- Quy trình nghiệp vụ tương lai (mục tiêu);

- Mô tả hành vi mong đợi giữa hai hay nhiều người tham gia (còn gọi là Choreography);

- Quy trình nghiệp vụ riêng được thể hiện chi tiết (gồm cả Quy trình nghiệp vụ riêng có thể thực thi và Quy trình nghiệp vụ riêng không thể thực thi) kèm theo các tương tác với một hoặc nhiều thực thể bên ngoài (còn gọi là Quy trình hộp đen);

- Hai hoặc nhiều Quy trình có thể thực thi tương tác được thể hiện chi tiết;

- Mối quan hệ chi tiết giữa Quy trình nghiệp vụ có thể thực thi với một Choreography;

- Hai hoặc nhiều Quy trình công khai;

- Mối quan hệ giữa Quy trình công khai với Choreography;

- Hai hay nhiều Quy trình nghiệp vụ có thể thực thi tương tác qua một Choreography;

3. Đề xuất, kiến nghị

Trên thế giới, BPMN đã được chấp nhận rộng rãi và trở thành tiêu chuẩn phổ biến nhất để mô hình hóa quy trình nghiệp vụ. Trên website bpmnmatrix.github.io có đến hơn 50 công cụ hỗ trợ BPMN. Một số lượng lớn các website, weblogs và các ấn phẩm đã dành sự ưu ái lớn cho tiêu chuẩn này. Rất nhiều tổ chức đang đào tạo BPMN cho các nhóm quản lý quy trình nghiệp vụ và họ xem BPMN như là một tiêu chuẩn mô hình hóa trong toàn tổ chức của mình.

Đối với phát triển Chính phủ điện tử, rất nhiều tổ chức thuộc khu vực công thuộc các quốc gia đã thông qua việc áp dụng BPMN như Chính phủ Thụy Sỹ thông qua BPMN v2.0 là Tiêu chuẩn Mô tả quy trình và dịch vụ trong Chính phủ điện tử dành cho người quản lý nghiệp vụ, chuyên gia phân tích nghiệp vụ, kiến trúc sư Chính phủ điện tử,... tương tự như Tổ chức hành chính Công Queensland (Úc) và Bristish Columbia (Canada),...

Thực tế tại Việt Nam, hiện chưa có văn bản nào quy định về việc áp dụng tiêu chuẩn BPMN để mô hình hóa quy trình nghiệp vụ. Tuy nhiên, qua tìm hiểu thực tế về các bản Kiến trúc Chính quyền điện tử của các tỉnh đã được công bố, hầu hết các tỉnh đều khuyến nghị áp dụng tiêu chuẩn BPMN v2.0 (cùng với tiêu chuẩn BPEL) trong Thành phần nền tảng CQĐT (LGSP) của tỉnh và đề xuất Bộ Thông tin và Truyền thông sớm ban hành hướng dẫn về việc áp dụng tiêu chuẩn này. Việc tiêu chuẩn hóa mô tả các quy trình nghiệp vụ của các CQNN cho phép quá trình tin học hóa và liên thông chúng trở nên khả thi, tránh được những quy trình nghiệp vụ trùng lặp, dư thừa, đồng thời tối ưu hóa chúng nhằm đáp ứng mong đợi cung cấp các dịch vụ công đơn giản, liền mạch và kết nối cao cho người dân, doanh nghiệp.

Qua tham khảo, được biết Cục Công nghệ thông tin – Bộ Tài nguyên và Môi trường đang trong quá trình nghiên cứu Tiêu chuẩn về ký hiệu và mô hình hóa quy trình nghiệp vụ (BPMN) ngành Tài nguyên và Môi trường. Do vậy, trong thời gian tới, Bộ Thông tin và Truyền thông có thể xem xét nghiên cứu bổ sung tiêu chuẩn tiêu chuẩn BPMN v2.0 vào danh mục tiêu chuẩn về công nghệ thông tin sử dụng trong các cơ quan nhà nước (Thông tư số 22/2013/TT-BTTTT ngày 23/12/2013 của Bộ trưởng Bộ TTTT Ban hành Danh mục tiêu chuẩn kỹ thuật về ứng dụng công nghệ thông tin trong cơ quan nhà nước). Việc áp dụng tiêu chuẩn BPMN v2.0 trong việc mô hình hóa quy trình nghiệp vụ nói chung sẽ góp phần chuẩn hóa việc mô tả các quy trình nghiệp vụ, thủ tục hành chính, hỗ trợ việc đơn giản hóa thủ tục hành chính, góp phần phát triển Chính phủ điện tử của các Bộ, Chính quyền điện tử của các địa phương tại Việt Nam.