Ban Quản lý Nhà ở và Phát triển (HDB - Housing & Development Board) là một cơ quan quản lý nhà ở công cộng của Singapore và cũng là một ban quản trị thuộc Bộ Phát triển. Kể từ khi nó được thành lập vào năm 1960, HDB đã vượt qua được những thách thức phức tạp về nhà ở của một quốc gia đang phát triển nhanh chóng. Nhiệm vụ của Ban này là cung cấp nhà ở công cộng có giá cả hợp lý về chất lượng và giá trị, tạo ra các thị trấn phát triển và bền vững, đồng thời thúc đẩy việc xây dựng các cộng đồng năng động và gắn kết. Nhà ở công cộng đóng một vai trò quan trọng tại quốc gia Singapore, có khoảng 8/10 người Singapore hiện đang sinh sống trong các nhà ở công cộng. Và HDB có hơn 5000 cán bộ, nhân viên làm việc thường xuyên để phục vụ cho nhu cầu của hơn 4 triệu người dân Singaprore.

HDB đã thiết lập một kiến trúc tổng thể (EA – Enterprise Architecture) để đảm bảo rằng các sáng kiến công nghệ thông tin và truyền thông của nó đã được sắp xếp phù hợp với mục tiêu và chiến lược phát triển nghiệp vụ của tổ chức. Việc thực hiện chương trình EA đã cải thiện khả năng đáp ứng nhu cầu nhà ở đa dạng và tăng nhanh của người dân, loại bỏ các quy trình không hiệu quả và không cần thiết, mặt khác còn làm tăng năng suất quản lý chi phí.

Qua quá trình triển khai xây dựng Kiến trúc tổng thể, một số nội dung, bài học kinh nghiệm quan trọng đóng góp vào sự thành công mà các chuyên gia về Kiến trúc của HDB chia sẻ bao gồm:

1. Hiểu rõ các quy trình nghiệp vụ cốt lõi

Trước hết, HDB đã hiểu rõ và nắm chắc được các quy trình nghiệp vụ cốt yếu của tổ chức này. Các quy trình xử lý được chia thành 13 lĩnh vực nghiệp vụ, 03 nhóm chức năng, như được minh họa trong hình vẽ bên dưới. Trong số 13 lĩnh vực nghiệp vụ, chẳng hạn Nghiên cứu và Lập kế hoạch đô thị, Quản trị và Lập kế hoạch bất động sản, Thiết kế tòa nhà, mỗi lĩnh vực đều có các quy trình xử lý riêng được liệt kê trong các ô tương ứng. Trong số 03 nhóm chức năng – Các dịch vụ tòa nhà và tài sản gắn liền, Kế toán và tài chính tổ chức, Các dịch vụ hỗ trợ tổ chức – cung cấp các dịch vụ dùng chung cho toàn bộ tổ chức.

Các quy trình nghiệp vụ cốt lõi của HDB

Thứ hai, bên cạnh việc hiểu thấu đáo về các quy trình xử lý cốt lõi, HDB đã chia sẻ nội dung này đến toàn bộ tập thể lãnh đạo của Ban, cung cấp cho họ một nền tảng cơ bản để thảo luận về các quy trình nghiệp vụ và làm cách nào để cải thiện các quy trình nghiệp vụ này.

Thứ ba, HDB có một quy trình quản trị chặt chẽ bảo đảm rằng các quy trình xử lý được tiêu chuẩn hóa, sử dụng lại và tối ưu. Đội ngũ phát triển Kiến trúc tổng thể đã làm việc chi tiết với các cán bộ nghiệp vụ và được tham gia vào các giai đoạn khác nhau của các dự án phát triển. Theo đó, mỗi lĩnh vực nghiệp vụ được hỗ trợ bởi một nhóm các kiến trúc sư (bao gồm kiến trúc sư nghiệp vụ, kiến trúc sư thông tin và kiến trúc sư ứng dụng) để bảo đảm sự liên kết giữa các lĩnh vực nghiệp vụ khác nhau với thiết kế tổng thể của tổ chức (ở đây là Kiến trúc tổng thể). Sự liên kết này được tiếp tục duy trì vì mỗi dự án được giao cho một kiến trúc sư. Bất cứ sai lệch nào so với kiến trúc tổng thể sẽ cần sự đồng ý từ người kiến trúc sư này, trước khi dự án có thể được phê duyệt.

Thêm vào đó, trong quá trình lập kế hoạch của các dự án, các đề xuất dự án được xem xét để đánh giá sự phù hợp với Kiến trúc tổng thể. Việc thẩm định này được thực hiện thông qua các cuộc họp thảo luận giữa các bên đề xuất dự án và hội đồng kiến trúc tổng thể (bao gồm các thành viên đến từ tất cả các kiến trúc thành phần). Các dự án không đáp ứng theo Kiến trúc tổng thể sẽ được theo dõi bởi các kiến trúc sư thành phần và họ sẽ giải thích cho các chủ dự án các yêu cầu của kiến trúc tổng thể. Hơn nữa, các báo cáo nghiên cứu về các yêu cầu dự án cũng cần được sự đồng ý của Chủ tịch Hội đồng đánh giá kiến trúc tổng thể (là một nhóm các giám đốc về các hệ thống thông tin). Một dự án về CNTT muốn được thông qua cũng cần phải có được sự đồng thuận từ Hội đồng này.

2. Hiểu rõ về các tập dữ liệu cốt lõi phục vụ quy trình nghiệp vụ cốt lõi

HDB đã xác định được 12 tập dữ liệu cốt lõi, bao gồm bất động sản, bãi đỗ xe, đấu giá, giá cho thuê, thẻ đỗ xe theo mùa, luật lệ, bảo trì bất động sản, nâng cấp, tài chính, hợp đồng, người đấu thầu và khách hàng. Các tập dữ liệu này thuộc quyền sở hữu của cơ quan quản lý nghiệp vụ. HDB nắm chắc cách thức mà các tập dữ liệu này hỗ trợ các quy trình xử lý cốt lõi. Ví dụ, tập dữ liệu về khách hàng, về bất động sản được sử dụng bởi rất nhiều quy trình nghiệp vụ khác nhau do đó chúng được xem là các dữ liệu dùng chung của tổ chức. Và một nguyên tắc kiến trúc thông tin quan trọng đó là "Tất cả dữ liệu phải được chia sẻ" và đã hình thành nên một văn hóa chia sẻ dữ liệu. Tuân thủ chặt chẽ nguyên tắc này là một trong các điều kiện quan trọng bảo đảm tránh thu thập, lưu trữ các thông tin, dữ liệu trùng lặp giữa các hệ thống khác nhau của tổ chức.

3. Quản lý chặt chẽ

Sự hỗ trợ quản lý mạnh mẽ vào thời điểm khởi đầu xây dựng Kiến trúc là rất quan trọng đối với sự thành công của HDB. Ban đầu, một nhóm nhỏ sáu nhân viên làm việc bán thời gian đã được thành lập để xem xét những gì đã có sẵn, để xác định những gì cần phải được xây dựng, và để xác định tại khâu nào EA có thể giúp cải thiện được các quy trình hiện tại. Chính sự hỗ trợ của cán bộ quản lý là chìa khóa để phá vỡ những rào cản và giúp nhóm này thiết lập cơ cấu tổ chức và quản trị phù hợp.

Điều quan trọng là đừng vội vã thực hiện việc xây dựng Kiến trúc tổng thể. Nên dành thời gian để đánh giá các công cụ hiện tại để quản lý chi phí bằng cách sử dụng phần mềm có sẵn trên thị trường, chẳng hạn như Microsoft Office Suite và Lotus Notes.

Nhóm phát triển Kiến trúc tổng thể ban đầu bao gồm sáu người làm việc bán thời gian sau đó đã tăng lên 27 kiến trúc sư làm việc bán thời gian và 02 kiến trúc sư làm việc như nhân viên chính thức tại Văn phòng Kiến trúc tổng thể của tổ chức. Họ giúp đảm bảo sự phù hợp với Kiến trúc tổng thể bằng cách tiến hành đánh giá ít nhất một lần mỗi tháng về tất cả các dự án phát triển. Một kiến ​​trúc sư miền được chỉ định để hướng dẫn từng dự án phát triển và đảm bảo sự tuân thủ của nó.

Tài liệu tham khảo:

- Enterprise Architecture Landscape in Singapore Government Agencies By Ming Fai Wong.

- THOUGHT LEADERSHIP: Improving Businesses with Enterprise Architecture at https://www.iss.nus.edu.sg/community/newsroom/news-detail/2016/06/17/thought-leadership-improving-businesses-with-enterprise-architecture

Trần Kiên