Tìm hiểu về tiêu chuẩn biểu mẫu, tài liệu điện tử trong cung cấp dịch vụ công trực tuyến của Cục Thống kê Úc

Tiếp theo nội dung nghiên cứu về khái niệm và phân loại biểu mẫu điện tử trong dịch vụ công trực tuyến tại bài "Kinh nghiệm quốc tế về xây dựng biểu mẫu, tài liệu điện tử trong cung cấp dịch vụ công trực tuyến: Khái niệm và phân loại biểu mẫu điện tử", "Kinh nghiệm về hướng dẫn thiết kế biểu mẫu trong cung cấp dịch vụ công trực tuyến cho các cơ quan nhà nước của Bang Dakota - Ấn Độ", với mục tiêu xem xét đề xuất tiêu chuẩn cho biểu mẫu điện tử nhằm nâng cao chất lượng của dịch vụ công trực tuyến, bài viết này nghiên cứu kinh nghiệm về Tiêu chuẩn chung cho các biểu mẫu điện tử của Cục Thống kê Úc (một cơ quan chính phủ thuộc nước đứng thứ hai về phát triển Chính phủ điện tử theo đánh giá của Liên Hiệp Quốc năm 2016), từ đó xem xét đề xuất cho Việt Nam.

1. Tiêu chuẩn chung cho các biểu mẫu điện tử của Cục Thống kê Úc

Tất cả các biểu mẫu điện tử phải cung cấp ít nhất ở cùng một mức độ hỗ trợ thông tin và hướng dẫn tương đương như giấy tờ của người sử dụng. Các biểu mẫu điện tử cũng phải được trực quan, tương đương như biểu mẫu giấy là tốt nhất. Một số các ngoại lệ, cụ thể như: phông chữ và kích thước phông chữ, sử dụng màu sắc và sử dụng các bảng riêng biệt cho các phần khác nhau, phần trang đầu của biểu mẫu, các ý kiến,…vv.

Các thành phần có thể thay đổi nhỏ trong khi trình bày là:

- Phần trang đầu của biểu mẫu bao gồm: Tên doanh nghiệp, chi tiết địa chỉ và thông tin liên lạc như các yếu tố chuẩn của Cục Thống kê khác;

- Xin hãy đọc trước Phần hoàn thành theo các hướng dẫn;

- Các hướng dẫn báo cáo, các ghi chú, trợ giúp, các bao gồm và loại trừ;

- Cuối cùng là hộp các ý kiến chung;

- Thời gian thực hiện câu hỏi.

Ngoài ra các biểu mẫu điện tử cũng nên bao gồm:

- Chuẩn áp dụng cho các loại biểu mẫu cụ thể: Làm thế nào để sử dụng biểu mẫu này, phần bên trong bản thân biểu mẫu đó, các phím tắt của bàn phím;

- Làm thế nào để nộp mẫu đơn này’ tại phần cuối ở mẫu liên quan đến bảo mật, lưu và gửi đến Cục thống kê;

- Sách hướng dẫn riêng biệt, thường là ở định dạng pdf.

Đối với các mẫu đơn dài (5 hoặc nhiều hơn các bảng trả lời riêng lẻ ) được đề nghị như sau:

- Tại trang "Nội dung của trang" bắt đầu của mẫu đơn, nêu rõ các vị trí của các phần, các phần phụ và các câu hỏi chính;

- Khoảng trống cho các ý kiến ​ở dưới cùng của mỗi bảng. Do sự chuyển hướng trong các biểu mẫu điện tử, nó là thuận tiện hơn cho người trả lời bình luận khi chúng di chuyển thông qua các biểu mẫu. Biểu mẫu điện tử luôn cho phép thêm các kiến nghị.

Các quy định chi tiết cho biểu mẫu điện tử như sau:

i. Từ ngữ và ngôn ngữ

Để phù hợp với nguyên tắc các biểu mẫu điện tử là đều dựa trên những giấy tờ, tất cả các nội dung và liên kết tiêu chuẩn (giấy) biểu mẫu nên vẫn như cũ hoặc kết hợp càng nhiều càng tốt trong các khó khăn của Excel. Điều này bao gồm việc sử dụng các Line và hộp thoại, trình bày của các ghi chú với các câu hỏi, định dạng và tổng thể cách diễn đạt câu hỏi.

ii. Độ phân giải màn hình

Các biểu mẫu được thiết kế sao cho phù hợp với cửa sổ tối đa là 800x600 trên một màn hình 15" đang chạy ở 24 triệu màu sắc, với chiều rộng của các biểu mẫu mở rộng trên toàn bộ chiều rộng của một màn hình 800x600.

iii. Màu sắc

Những màu sắc duy nhất hiện đang được sử dụng là hai sắc thái của màu xám, cộng với màu đen và trắng.

Việc cài đặt màn hình và sự cảm nhận màu sắc đều ảnh hưởng đến cách người dùng xem màu sắc trên màn hình máy tính của họ. Phù hợp với nguyên tắc các biểu mẫu điện tử phải được giữ đơn giản và được thiết kế với hệ thống tinh vi nhất trong suy nghĩ, một bảng màu đơn sắc sẽ làm việc cho bất kỳ thiết kế nào.

Do đó, các đặc điểm kỹ thuật màu sắc cho tất cả các biểu mẫu điện tử là:

- Biểu mẫu cần được thiết kế sử dụng 24 bit màu;

- Khi thiết lập các màu trong bảng màu tuỳ chỉnh, màu sắc chính xác là màu xám (222) và ánh sáng màu xám (244).

- Màu sắc có thể được thiết lập bằng cách vào sau đó và nhấp vào "Color" tab. Bạn cần phải chọn một trong các màu trong bảng màu và sau đó chọn "Modify", như thể hiện trong hình 2.1. Chọn "Custom" tab và gõ "222" hoặc "244" cho tất cả ba thành phần của mô hình màu, như thể hiện trong hình 2.2.

Hình 2.1

Hình 2.2

Hình thức màu hiện đang được xem xét với mục đích cung cấp thông số kỹ thuật mà sẽ cho phép phù hợp với mẫu giấy tương đương. Cũng như với các mẫu giấy tờ, nó là quan trọng nhất để có một sự tương phản mạnh mẽ giữa các màu nền và màu sắc ghi chú màu sắc và văn bản. Màu nền nên không được đánh bão hòa để tạo sự tương phản tốt với văn bản.

iv. Phông chữ

- 24 point bold cho đề mục của Biểu mẫu;

- 18 point bold cho đề mục con của Biểu mẫu;

- 14 point bold cho phần tiêu đề, thời hạn và số câu hỏi;

- 12 point bold cho câu hỏi;

- 12 point cho phần trang trước của biểu mẫu và câu hỏi nhỏ;

- 10 point cho các ghi chú, bao gồm/ loại trừ và văn bản giải thích khác.

Đối với các biểu mẫu Multi-Unit Excel nó có thể được chấp nhận để sử dụng một phông chữ nhỏ hơn cho các tiêu đề cột để giữ các bảng tính đến một kích thước hợp lý. Phông chữ Arial được chấp nhận chỉ cho các biểu mẫu Excel; phông chữ Arial, Verdana và MS Sans Serif, là những phông chữ theo thứ tự ưu tiên cho các biểu mẫu web.

Đối với văn bản trên biểu mẫu mà không phải là một câu hỏi hay lời giải thích cho người dùng, giống như các mã sử dụng văn phòng, tốt nhất là để phân biệt các văn bản. Trên mẫu giấy tờ, sans serif font Verdana là được sử dụng để tương phản với serif font Times. Đối với Excel và các biểu mẫu Web sử dụng Times cho các mã văn phòng.

2. Bàn luận và kiến nghị

Từ kinh nghiệm của Cục Thống kê Úc cho thấy: việc thiết kế một biểu mẫu điện tử cần được chú ý từ tổng thể cho tới các chi tiết nhỏ như phông chữ, kích thước chữ, mẫu sắc, độ tương phản, kích cỡ tệp,... để đảm bảo thuận lợi nhất cho người sử dụng và đảm bảo khả năng lưu trữ, xử lý của các cơ quan nhà nước. Trên cơ sở kinh nghiệm của Cục Thống kê Úc, các văn bản hiện hành của Bộ Thông tin và Truyền thông quy định về tiêu chuẩn kỹ thuật về ứng dụng công nghệ thông tin trong cơ quan nhà nước, từ khảo sát thực tế các dịch vụ công trực tuyến mức độ 3, mức độ 4 được các cơ quan nhà nước cung cấp hiện nay, bài viết kiến nghị cơ quan quản lý nhà nước xem xét ban hành hướng dẫn chung cho việc thiết kế đối với biểu mẫu điện tử như sau:

i. Đối với biểu mẫu điện tử không tương tác

- Phải được thiết kế dưới dạng tệp văn bản có định dạng theo quy định tại mục Văn bản thuộc Danh mục tiêu chuẩn kỹ thuật về ứng dụng công nghệ thông tin trong cơ quan nhà nước ban hành kèm theo Thông tư số 22/2013/TT-BTTTT ngày 23 tháng 12 năm 2013 của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông Ban hành Danh mục tiêu chuẩn kỹ thuật về ứng dụng công nghệ thông tin trong cơ quan nhà nước (sau đây gọi tắt là Thông tư số 22/2013/TT-BTTTT) hoặc các văn bản sửa đổi, cập nhật nếu có;

- Biểu mẫu thiết ké phải bảo đảm khi in ra phải tương đương như biểu mẫu giấy, rõ ràng để người sử dụng điền thông tin được dễ dàng, chính xác.

ii. Đối với biểu mẫu điện tử tương tác (e-Form)

- Biểu mẫu được thiết kế sao cho phù hợp với cửa sổ tối đa là 800x600 trên một màn hình 15" đang chạy ở 24 triệu màu sắc, với chiều rộng của các biểu mẫu mở rộng trên toàn bộ chiều rộng của một màn hình 800x600.

- Sử dụng phông chữ chân phương Times New Roman, Arial; tránh sử dụng nhiều phông chữ trong một biểu mẫu. Kích cỡ chữ không nhỏ hơn 12 point

- Sử dụng màu đơn sắc có độ tương phản màu chữ và màu nền rõ ràng; ưu tiên chữ đen trên nền trắng.

Để các hướng dẫn này có hiệu lực cao, cơ quan quản lý nhà nước nên xem xét đưa vào các văn bản quy phạm pháp luật quy định về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước.

Tài liệu tham khảo:

- United Nation E-Government Survey 2016, https://publicadministration.un.org/egovkb

- Tài liệu tiêu chuẩn chung cho các biểu mẫu điện tử của Cục Thống kê Úc, http://www.abs.gov.au/ausstats/abs@.nsf/Products/CD4C52B15793179FCA2576B300127AF4?opendocument

- Thông tư số 22/2013/TT-BTTTT ngày 23/12/2013 của Bộ Thông tin và Truyền thông ban hành về Danh mục tiêu chuẩn kỹ thuật về ứng dụng công nghệ thông tin trong cơ quan nhà nước.

Lê Tiến Dũng