- Quản trị dữ liệu là gì
Theo định nghĩa của viện MDM: Quản trị dữ liệu là cách tổ chức một cách bài bản con người, quy trình và công nghệ để tận dụng giá trị của dữ liệu và coi như tài sản thông tin của tổ chức.
Theo Forrester: quản trị dữ liệu là quá trình chuẩn hóa tổ chức các nhiệm vụ quản lý tài sản dữ liệu chủ chốt để đạt được thành công.
Vì vậy, quản trị dữ liệu là các đặc điểm kỹ thuật của về quyền quyết định và một khuôn khổ trách nhiệm để khuyến khích hành vi mong muốn trong việc xác định giá trị, tạo, lưu trữ, sử dụng, lưu trữ và hủy các thông tin, dữ liệu. Nó bao gồm các quá trình, vai trò, tiêu chuẩn và các số liệu bảo đảm sử dụng có hiệu quả thông tin, dữ liệu trong việc giúp một tổ chức để đạt được mục tiêu của mình.
Quản trị dữ liệu có các mục tiêu sau:
- Định nghĩa, phê duyệt và kết nối các chiến lược, chính sách, tiêu chuẩn, kiến trúc, thủ tục và các tiêu chí đánh giá.
- Kiểm soát và thực thi các chính sách, tiêu chuẩn, kiến trúc, thủ tục liên quan đến dữ liệu.
- Hỗ trợ, theo dõi và kiểm soát các kết quả của các dự án xây dựng dữ liệu và các dịch vụ cung cấp dữ liệu.
- Quản lý và giải quyết các vướng mắc phát sinh.
- Hiểu và thúc đẩy khai thác các giá trị và tài nguyên dữ liệu.
- Kết quả của quản trị dữ liệu sẽ bao gồm:
Để đạt được các mục tiêu được nhắc tới trên, cần thực hiện các hoạt động quản trị dữ liệu với các sản phẩm cụ thể của quá trình này như:
- Chính sách dữ liệu: chính sách dữ liệu là một tập hợp các báo cáo mô tả các quy tắc kiểm soát tính toàn vẹn, bảo mật, chất lượng, và sử dụng dữ liệu trong vòng đời và trạng thái của nó thay đổi.
- Tiêu chuẩn về dữ liệu: Trong khi chính sách dữ liệu hướng dẫn phải làm gì và không nên làm đối với các dữ liệu với tiêu chuẩn dữ liệu được quy định chi tiết về làm thế nào để làm điều đó. Tiêu chuẩn dữ liệu mẫu bao gồm các tiêu chuẩn đặt tên, tiêu chuẩn mô hình dữ liệu, và các tiêu chuẩn kiến trúc dữ liệu khác.
- Giải quyết vấn đề: quản trị dữ liệu điều khiển các công việc nhằm giải quyết các vấn đề bao gồm các vấn đề về chất lượng dữ liệu, tranh chấp nghiệp vụ, an toàn dữ liệu và dịch vụ.
- Dịch vụ dữ liệu: quản trị dữ liệu có chức năng điều phối các dự án và dịch vụ phát triển bởi nhiều cơ quan khác nhau. Kết quả là các dự án sẽ có mức độ thành công cao hơn, hiệu quả hơn và giảm thời gian cũng như chi phí thực thi.
- Chất lượng thông tin, dữ liệu: quản trị dữ liệu sẽ giúp dữ liệu có chất lượng cao, dễ dàng truy cập và được đảm bảo an toàn. Chất lượng dữ liệu tốt sẽ là vấn đề cốt lõi của quản trị dữ liệu.
- Kiểm soát chất lượng dữ liệu: một trong những nguyên lý trong ứng dụng công nghệ thông tin là dữ liệu được xem như tài sản. sản phẩm của quản trị dữ liệu sẽ xác định giá trị tài sản của dữ liệu.
- Những vấn đề cần quan tâm khi quản trị dữ liệu
Quản trị dữ liệu liên quan đến nhiều bộ phận khác nhau của tổ chức hoặc liên quan đến nhiều tổ chức khác nhau. Mỗi bộ phận có vai trò riêng và mục tiêu cần thiết để thực hiện các công việc của mình. Một số các điểm cần phải chú trọng và thực hiện bao gồm:
Chính sách, tiêu chuẩn và chiến lược
Tập trung vào xây dựng dữ liệu là hướng đi đúng đắn của nhiều tổ chức. Xác lập chức năng quản trị dữ liệu là bước đầu tiên. Những hoạt động chính trong quản trị dữ liệu về lĩnh vực xây dựng chính sách, tiêu chuẩn và chiến lược bao gồm:
- Xác định các bên liên quan, xác lập các quyền quyết định và làm rõ trách nhiệm giải trình
- Thiết lập, xem xét, phê duyệt, giám sát chính sách.
- Thiết lập, xem xét, phê duyệt, giám sát tiêu chuẩn
- Thiết lập chiến lược dữ liệu của tổ chức
Chất lượng dữ liệu
Mong muốn nâng cao chất lượng dữ liệu, khả năng khai thác dữ liệu là động lực chính của các hoạt động quản trị dữ liệu. Các hoạt động quản trị dữ liệu với mục tiêu chất lượng dữ liệu bao gồm:
- Xác định các bên liên quan, xác lập quyền quyết định và làm rõ trách nhiệm giải trình
- Lập định hướng về chất lượng dữ liệu
- Giám sát chất lượng dữ liệu
- Báo cáo và kết quả hoạt động thực thi chất lượng dữ liệu
An ninh bảo mật và sự tuân thủ
- Giúp bảo vệ các dữ liệu nhạy cảm bằng cách hỗ trợ quản lý truy cập và yêu cầu bảo mật
- Đảm bảo các hoạt động theo khung kiến trúc an toàn dữ liệu
- Hỗ trợ đánh giá rủi ro và xác định các yếu tố kiểm soát rủi ro
- Giúp thực thi quy định, hợp đồng, yêu cầu tuân thủ kiến trúc Xác định các bên liên quan, xác lập các quyền quyết định và làm rõ trách nhiệm giải trình
Kiến trúc dữ liệu và tích hợp dữ liệu
Một tổ chức tập trung vào giảm chi phí và nâng cao hiệu quả hoạt động. Vì vậy, luôn cần phải đơn giản hóa kiến trúc tích hợp dữ liệu. Chi phí cho sự thay đổi và thiếu linh hoạt là những biểu hiện của sự thiếu kiến trúc dữ liệu và tích hợp dữ liệu đạt tiêu chuẩn. Quản trị dữ liệu giúp một tổ chức để có một cái nhìn toàn diện và quản lý dữ liệu trong bối cảnh của quá trình hoạt động của tổ chức.
Các hoạt động chính trong chủ đề này bao gồm:
- Xác định các bên liên quan, xác lập quyền quyết định và làm rõ trách nhiệm giải trình
- Đảm bảo sự nhất quán của mô hình dữ liệu và các định nghĩa
- Hỗ trợ các chính sách và tiêu chuẩn kiến trúc
- Hỗ trợ các hoạt động về quản lý dữ liệu chủ, quản lý dữ liệu toàn tổ chức
- Liên kết tạo sự phối hợp hoạt động để giải quyết các thách thức tích hợp
Kho dữ liệu và hỗ trợ ra quyết định
Đây là chương trình tập trung vào đánh giá nhu cầu quản lý dữ liệu. Các hoạt động quản trị dữ liệu đôi khi bao gồm trong quy chế hoạt động của tổ chức để thiết lập ra các chính sách hỗ trợ quyết định. Các hoạt động này bao gồm:
- Xác định các bên liên quan, xác lập quyền quyết định và làm rõ trách nhiệm giải trình
- Xác định các quy tắc sử dụng dữ liệu và định nghĩa dữ liẹu
- Xác lập các điểm kiểm tra với các bước quản trị
- Làm rõ giá trị của tài sản dữ liệu và các dự án dữ liệu liên quan
d. Các chức năng chủ chốt của quản trị dữ liệu
Lập kế hoạch chiến lược
- Xác định yêu cầu dữ liệu của tổ chức và chiến lược dữ liệu
- Hiểu và đánh giá hiện trạng quản lý dữ liệu, mức độ trưởng thành
- Thiết lập trạng thái và khả năng quản lý trong tương lai
- Xác lập vai trò chuyên gia và tổ chức
- Phát triển và phê duyệt chính sách dữ liệu, các tiêu chuẩn và thủ tục
- Lập kế hoạch cho các dự án dữ liệu và dịch vụ dữ liệu
- Thiết lập giá trị tài sản dữ liệu và chi phí cần thiết
Kiểm soát liên tục
- Phối hợp các hoạt động quản trị dữ liệu
- Quản lý và giải quyết các vấn đề liên quan đến dữ liệu
- Giám sát và thực thi phù hợp với chính sách dữ liệu, tiêu chuẩn, và kiến trúc
- Giao tiếp và phát huy giá trị của các tài sản dữ liệu
Những yếu tố chính
- Giá trị dữ liệu
- Chi phí quản lý dữ liệu
- Mục tiêu đạt được
- Quá trình trưởng thành của quản lý dữ liệu…
đ) Các giai đoạn trưởng thành của quản trị dữ liệu
Hiệu quả của quản trị dữ liệu sẽ mang lại phụ thuộc vào các giai đoạn trưởng thành. Các giai đoạn trưởng thành của quản trị dữ liệu theo thứ tự tăng dần của giá trị lợi ích thu được.
Mức 0: Không có gì.
Không tồn tại một hình thức, quá trình nào về quản trị dữ liệu. Dữ liệu được sản sinh và quản lý bởi chính ứng dụng chạy nó.
Mức 1: Khởi tạo:
- Xác lập đơn vị quản lý dữ liệu trong công nghệ thông tin nhưng bị giới hạn trong các quy trình nghiệp vụ
- Nghiệp vụ và công nghệ thông tin còn nhiều bất đồng. Quá trình thực thi còn dựa vào nhiều yếu tố đặc thù đối với mỗi nghiệp vụ, dòng nghiệp vụ
Mức 2: Được quản lý:
- Quyền quản lý và sở hữu dữ liệu đã được quy định trong các dòng nghiệp vụ
- Quy trình định nghĩa dữ liệu còn lỏng lẻo và còn xoay quanh các ứng dụng hoạt động. Các vấn đề dữ liệu không được xử lý từ căn nguyên, gốc rễ mà còn thụ động.
- Quá trình chuẩn hóa đang trong giai đoạn đầu của các dòng nghiệp vụ
Mức độ 3: Chuẩn hóa:
- Nghiệp vụ liên quan đến dữ liệu được tăng cường. Các nhóm liên chức năng được hình thành chịu trách nhiệm cho dữ liệu. Vai trò trách nhiệm đối với dữ liệu đã được định nghĩa rõ ràng.
- Quá trình chuẩn hóa và sự nhất quán đã được xác lập trên các dòng nghiệp vụ
- Có sự tập trung hóa, kho dữ liệu đã được truy cập dễ dàng, chính sách được xác lập, chất lượng dữ liệu đã được giám sát.
Mức độ 4: Tăng cường
- Cơ cấu tổ chức quản trị dữ liệu đã được thể chế hóa và được coi trọng để thực hiện phục vụ các chức năng liên ngành.
- Nghiệp vụ đã đảm bảo sự sở hữu (nguồn gốc) của dữ liệu và xây dựng chính sách dữ liệu
- Mục tiêu chất lượng dữ liệu đã đượ xác định cho cả quá trình bảo trì và thiết lập.
Mức 5: Tối ưu
- Quản trị dữ liệu là lõi của quá trình nghiệp vụ. Dữ liệu đã đóng vai trò quan trọng trong quá trình phân tích lợi ích và rủi ro trong hoạt động nghiệp vụ
- Định lượng rõ ràng các thông số hoạt động là mục tiêu của quá trình tăng cường hoạt động nghiệp vụ. Dữ liệu theo định lượng phản ánh mục tiêu trong hoạt động và như là tiêu chuẩn trong quản lý và cải tiến quy trình làm việc.
Như vậy, trong bài báo này, chúng tôi trích lọc một số điểm chính về quản trị dữ liệu bao gồm mục tiêu, hành động và các mức độ trưởng hành của quản trị dữ liệu. Quá trình ứng dụng công nghệ thông tin mạnh mẽ không thể thiếu được quản trị dữ liệu và quản trị dữ liệu cần được nhận thức đầy đủ và đúng đắn. Căn cứ qua mức độ trưởng thành của quản trị dữ liệu, các cơ quan, đơn vị cũng tự xác định mình đang ở mức độ nào để có hướng thực hiện và nâng cao mức độ quản trị của mình để đảm bảo ứng dụng công nghệ thông tin ngày càng bền vững.
Tài liệu tham khảo
https://en.wikipedia.org/wiki/Data_governance
http://www.datagovernance.com/
http://egovstandards.gov.in/sites/default/files/oea-best-practices-data-gov-400760.pdf
Nguyễn Trọng Khánh