Mục tiêu của Quyết định hướng tới hỗ trợ, giúp cho việc triển khai ứng dụng công nghệ thông tin trong các cơ quan nhà nước được đơn giản hơn, đồng thời Quyết định này đã mở ra một thị trường công nghệ thông tin được cạnh tranh công bằng, lành mạnh, tạo điều kiện cho nhà quản lý thêm được sự lựa chọn bài toán kinh tế thuê ngoài dịch vụ công nghệ thông tin hay đầu tư mới để đem lại nguồn lợi nhất cho đơn vị tổ chức mình.

Chính sách thuê dịch vụ công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước theo Quyết định 80/2014/QĐ-TTg nêu trên là chính sách mới, do đó hàng lang pháp lý, các hướng dẫn triển khai của văn bản này hầu như chưa có, dẫn đến còn tồn tại nhiều khó khăn, vướng mắc, lúng túng cho các cơ quan, đơn vị trong quá trình áp dụng, triển khai, đặc biệt là vấn đề xác định chi phí thuê dịch vụ công nghệ thông tin. Để tháo gỡ một phần vướng mắc, Bộ Thông tin và Truyền thông đã ban hành văn bản hướng dẫn số 3575/BTTTT-THH ngày 23/10/2018 chi tiết hóa các quy định của Quyết định 80/2014/QĐ-TTg, đồng thời tạo thuận lợi cho các cơ quan, đơn vị trong quá trình thực hiện thuê dịch vụ công nghệ thông tin trong hoạt động của các cơ quan nhà nước (đặc biệt là hỗ trợ các cơ quan, đơn vị trong việc thảm khảo, tính toán chi phí thuê dịch vụ công nghệ thông tin).

Năm 2019, với sự ra đời của Nghị định số 73/2019/NĐ-CP ngày 05/9/2019 của Chính phủ quy định quản lý đầu tư ứng dụng công nghệ thông tin sử dụng nguồn vốn ngân sách nhà nước đã bãi bỏ Quyết định 80/2014/QĐ-TTg và kéo theo việc hết hiệu lực của các văn bản hướng Quyết định 80/2014/QĐ-TTg (trong đó có văn bản số 3575/BTTTT-THH).

Từ bối cảnh đó, thực tế đòi hỏi phải hình thành xây dựng văn bản quy định về hướng dẫn phương pháp xác định chi phí thuê dịch vụ công nghệ thông tin sử dụng nguồn vốn ngân sách nhà nước. Bài viết này sẽ phân tích những khía cạnh nội dung xác định chi phí thuê dịch vụ công nghệ thông tin.

1. Kinh nghiệm của thế giới về việc xác định chi phí thuê dịch vụ công nghệ thông tin

Ủy ban Châu Âu đã ban hành hướng dẫn về hợp đồng khung cho các dịch vụ và sản phẩm công nghệ thông tin. Trong đó có hướng dẫn bốn công thức cho thuê khác nhau, gồm:

1. Công thức xác định chi phí thuê phải trả ‘n’ lần tại đầu mỗi kỳ thanh toán với giá trị còn lại của dịch vụ/sản phẩm sau ‘n’ kỳ thanh toán là không;
2. Công thức xác định chi phí thuê phải trả ‘n’ lần tại đầu mỗi kỳ thanh toán với giá trị còn lại của dịch vụ/sản phẩm sau ‘n’ kỳ thanh toán;
3. Công thức xác định chi phí thuê phải trả ‘n’ lần tại cuối mỗi kỳ thanh toán với giá trị còn lại của dịch vụ/sản phẩm sau ‘n’ kỳ thanh toán là không;
4. Công thức xác định chi phí thuê phải trả ‘n’ lần tại cuối mỗi kỳ thanh toán với giá trị còn lại của dịch vụ/sản phẩm sau ‘n’ kỳ thanh toán;

Tuy nhiên, hướng dẫn trên của Ủy ban Châu Âu chưa thực sự phù hợp với bối cảnh thuê dịch vụ công nghệ thông tin của Việt Nam.

Thứ nhất, hướng dẫn phục vụ công việc lập hợp đồng thuê dịch vụ/sản phẩm công nghệ thông tin giữa bên thuê và bên cung cấp. Tuy nhiên, đối với hoạt động thuê dịch vụ công nghệ thông tin sử dụng nguồn vốn ngân sách nhà nước thì đòi hỏi chủ trì thuê phải xác định được dự toán thuê dịch vụ, từ đó hình thành giá gói thầu làm cơ sở tổ chức lựa chọn nhà thầu và giá trúng thầu.

Thứ hai, một số đại lượng trong công thức xác định chi phí thuê trong hướng dẫn lại được xác định theo thỏa thuận giữa bên thuê và bên cung cấp, ví dụ như việc xác định đại lượng lãi suất cho thuê; theo đó, các cơ quan, đơn vị sẽ lúng túng trong việc xác định dự toán thuê dịch vụ công nghệ thông tin nếu áp dụng theo hướng dẫn này của Ủy ban Châu Âu.

2. Kinh nghiệm xác định giá thuê dịch vụ, tài sản trong các lĩnh vực cho thuê tài chính

Trong tài chính, ngân hàng, hoạt động cho thuê tài chính là hoạt động không có gì mới lạ. Theo Nghị định số 39/2014/NĐ-CP ngày 07/05/2014 của Chính phủ về hoạt động của công ty tài chính và công ty cho thuê tài chính thì hoạt động cho thuê tài chính là “hoạt động cấp tín dụng trung hạn, dài hạn trên cơ sở hợp đồng cho thuê tài chính giữa bên cho thuê tài chính với bên thuê tài chính. Bên cho thuê tài chính cam kết mua tài sản cho thuê tài chính theo yêu cầu của bên thuê tài chính và nắm giữ quyền sở hữu đối với tài sản cho thuê tài chính trong suốt thời hạn cho thuê. Bên thuê tài chính sử dụng tài sản thuê tài chính và thanh toán tiền thuê trong suốt thời hạn thuê quy định trong hợp đồng cho thuê tài chính”. Đối với hoạt động cho thuê tài chính này, có rất nhiều các giáo trình, tài liệu khác nhau hướng dẫn cách xác định tiền thuê. Trong đó, đa số đều hướng dẫn theo một công thức tổng quát mô tả mối quan hệ giữa vốn mua tài sản thuê ban đầu (ĐT) với số tiền thuê phải trả định kỳ (C_t) với lãi suất theo kỳ hạn thanh toán (r) trong t kỳ thanh toán như sau:

Theo đó, số tiền thanh toán phụ thuộc vào phương thức thanh toán cho nhà cung cấp:

1. Thanh toán đều nhau vào cuối mỗi kỳ và thu hồi đủ 100% vốn mua tài sản thuê ban đầu;
2. Thanh toán đều nhau vào cuối mỗi kỳ và thu hồi dưới 100% vốn mua tài sản thuê ban đầu;
3. Thanh toán đều nhau vào đầu mỗi kỳ và thu hồi đủ 100% vốn mua tài sản thuê ban đầu;
4. Thanh toán đều nhau vào đầu mỗi kỳ và thu hồi dưới 100% vốn mua tài sản thuê ban đầu.

Như vậy, có thể thấy rằng cách thức xác định giá tiền cho thuê trong các công thức tại mục 1, 2 nêu trên đều dựa trên cơ sở tính toán giá trị tương lai của dòng tiền. Từ đó, nhóm nghiên cứu của Cục Tin học hóa, Bộ Thông tin và Truyền thông đề xuất ra phương pháp tính chi phí thuê dịch vụ công nghệ thông tin tại mục 3 dưới đây.

3. Phương pháp tính chi phí thuê dịch vụ công nghệ thông tin

Đầu tiên, cần phải xác định những chi phí cấu thành chi phí thuê dịch vụ công nghệ thông tin. Nhóm nghiên cứu nhận định có bốn loại chi phí chính cấu thành chi phí thuê dịch vụ công nghệ thông tin, cụ thể:

(1) Chi phí thuê dịch vụ không sẵn có: là chi phí cần thiết để thuê dịch vụ công nghệ thông tin trong suốt thời gian thuê dịch vụ công nghệ thông tin. Chi phí thuê dịch vụ không sẵn có được tính trên cơ sở chi phí xây dựng, phát triển hình thành dịch vụ.

Chi phí xây dựng, phát triển hình thành dịch vụ là toàn bộ chi phí dự tính để thiết lập mới, mở rộng hoặc nâng cấp cho hệ thống hạ tầng kỹ thuật, phần mềm và cơ sở dữ liệu nhằm đáp ứng yêu cầu đặc thù của cơ quan, đơn vị và đưa hệ thống hạ tầng kỹ thuật, phần mềm và cơ sở dữ liệu vào khai thác sử dụng theo quy định (bao gồm chi phí xây lắp; chi phí mua sắm thiết bị và chi phí lắp đặt thiết bị; cài đặt phần mềm; kiểm tra, hiệu chỉnh thiết bị và phần mềm).

(2) Chi phí quản trị, vận hành dịch vụ: là toàn bộ chi phí cần thiết để bảo đảm dịch vụ công nghệ thông tin được vận hành, hoạt động thông suốt, không bị gián đoạn trong suốt thời gian thuê.

(3) Chi phí bảo trì dịch vụ: là toàn bộ chi phí cho việc bảo trì phần cứng, bảo trì, duy trì, cập nhật phần mềm và cơ sở dữ liệu để bảo đảm tổng thể dịch vụ công nghệ thông tin được hoạt động thông suốt, không bị gián đoạn trong suốt thời gian thuê (bao gồm hoạt động sửa đổi một phần mềm để chỉnh sửa các lỗi phát sinh, cải thiện hiệu năng hoặc các thuộc tính, chức năng của phần mềm hoặc làm cho phần mềm hoạt động tối ưu trong môi trường vận hành dựa trên việc điều chỉnh cấu hình hệ thống theo thiết kế ban đầu; không bao gồm hoạt động thiết lập mới, mở rộng hoặc nâng cấp cho hệ thống phần mềm).

(4) Chi phí khác liên quan đến cung cấp dịch vụ: tạo lập cơ sở dữ liệu; đào tạo hướng dẫn sử dụng; lắp đặt và thuê đường truyền; đăng ký và duy trì tên miền; thuê hosting; thuê chỗ đặt máy chủ; thuê lưu trữ và các chi phí khác có liên quan.

          Tổng hợp các loại chi phí trên, công thức xác định chi phí thuê dịch vụ công nghệ thông tin:

G_t = G_tdv + G_v + G_bt + G_k

Trong đó:

G_t: chi phí thuê dịch vụ công nghệ thông tin

G_tdv: chi phí thuê dịch vụ không sẵn có

G_v: chi phí quản trị, vận hành dịch vụ

G_bt: chi phí bảo trì dịch vụ

G_k: chi phí khác liên quan đến cung cấp dịch vụ

          Phương pháp tính chi phí thuê dịch vụ công nghệ thông tin trên được áp dụng để cơ quan, đơn vị xây dựng dự toán trong kế hoạch thuê dịch vụ hoặc trong dự án thuê dịch vụ công nghệ thông tin.

Bài viết này sẽ giới thiệu về một phần chi phí thuê dịch vụ không sẵn có G_tdv, phần còn lại và các chi phí khác như chi phí quản trị, vận hành dịch vụ, chi phí bảo trì dịch vụ và chi phí khác liên quan đến cung cấp dịch vụ công nghệ thông tin sẽ được hướng dẫn tại các bài viết tiếp theo.

          Đi chi tiết vào chi phí thuê dịch vụ không sẵn có G_tdv, từ việc tham khảo cơ sở tính toán giá trị tương lai của dòng tiền và các kinh nghiệm quốc tế và trong nước như đã nêu ở trên, nhóm nghiên cứu cũng xác định 04 công thức tính chi phí thuê dịch vụ không sẵn có.

(1) Trường hợp tiền thuê được thanh toán đều nhau vào cuối kỳ, toàn bộ vốn được thu hồi đủ trong thời gian cho thuê và tài sản cấu thành dịch vụ được bàn giao cho bên thuê sau thời gian thuê, công thức xác định như sau:

Do tiền thuê được thanh toán đều nhau nên G_dv1 = G_dv2 = G_dv3 =…= G_dvn = G_dv

Ta có:    T_đ = T_đ1 + T_đ2 + T_đ3 + … + T_đn

Trong đó:

T_đ: tổng chi phí trước thuế để đầu tư xây dựng, phát triển hình thành dịch vụ;

r: mức lãi suất cho thuê theo kỳ thanh toán;

n: số kỳ thanh toán trong thời gian thuê dịch vụ.

(2) Trường hợp tiền thuê được thanh toán đều nhau vào cuối kỳ và tài sản cấu thành dịch vụ không bàn giao cho bên thuê sau thời gian thuê, công thức xác định như sau:

Do tiền thuê được thanh toán đều nhau nên G_dv1 = G_dv2 = G_dv3 =…= G_dvn = G_dv

Ta có:    T_đ = T_đ1 + T_đ2 + T_đ3 + … + T_đn + S

Trong đó:

S: giá trị còn lại của tài sản cấu thành dịch vụ tại thời điểm kết thúc thời gian thuê;

T_đ: tổng chi phí trước thuế để xây dựng, phát triển hình thành dịch vụ;

r: mức lãi suất cho thuê theo kỳ thanh toán;

n: số kỳ thanh toán trong thời gian thuê dịch vụ.

Lấy ví dụ cụ thể: Bên A dự kiến thuê một dịch vụ công nghệ thông tin không sẵn có trên thị trường trong vòng 03 năm. Bên A xác định chi phí để xây dựng, phát triển hình thành dịch vụ là 3 tỷ đồng; lãi suất cho thuê theo kỳ thanh toán là 6,8%/năm; giá trị còn lại của tài sản cấu thành dịch vụ (phần mềm) là 1,2 tỷ đồng.

- Trường hợp tiền thuê được thanh toán đều nhau vào cuối kỳ, toàn bộ vốn được thu hồi đủ trong thời gian cho thuê và tài sản cấu thành dịch vụ được bàn giao cho bên thuê sau thời gian thuê, ta tính được chi phí thuê dịch vụ theo kỳ thanh toán là năm G_dv = 1.138.980.228 đồng/kỳ (năm); tổng chi phí thuê dịch vụ phải trả trong 03 năm là 3.416.940.685 đồng.

- Trường hợp tiền thuê được thanh toán đều nhau vào cuối kỳ và tài sản cấu thành dịch vụ không bàn giao cho bên thuê sau thời gian thuê, ta tính được chi phí thuê dịch vụ theo kỳ thanh toán là năm G_dv = 764.988.137 đồng/kỳ (năm); tổng chi phí thuê dịch vụ phải trả trong 03 năm là 2.294.964.411 đồng.

Với hai công thức tính như trên, chi phí thuê dịch vụ không sẵn có đã có các giá trị khác nhau trong hai trường hợp. Trường hợp đơn vị thuê dịch vụ quyết định không nhận bàn giao tài sản sau thời gian thuê thì chi phí thuê dịch vụ sẽ thấp hơn so với trường hợp đơn vị nhận bàn giao tài sản sau thời gian thuê. Bên cạnh hai công thức trên, nhóm nghiên cứu còn đề xuất ra hai công thức tính chi phí thuê dịch vụ không sẵn có trong trường hợp thanh toán vào đầu kỳ. Theo đó, cơ quan, đơn vị sẽ lựa chọn công thức nào phù hợp nhất đối với khả năng tài chính cũng như khả năng thực hiện của cơ quan, đơn vị mình để trình cấp có thẩm quyền phê duyệt dự toán thuê dịch vụ công nghệ thông tin.

Quách Hồng Trang

Tài liệu tham khảo:

- Framework contract for IT services and products (European Commission)

- Giáo trình nghiệp vụ cho thuê tài chính và bao thanh toán (Trường Đại học kinh doanh và công nghệ Hà Nội, Khoa Ngân hàng)