Để làm được điều này, cần nhanh chóng học hỏi từ các bài học từ những người đi trước, tận dụng các dịch vụ và hợp đồng hiện có, xây dựng cho nhiều trường hợp sử dụng cùng một lúc, sử dụng các tiêu chuẩn và kiến trúc chung, tham gia vào các cộng đồng nguồn mở, tận dụng và triển khai các giải pháp dùng chung toàn chính phủ và các phương tiện hợp đồng.

Các cơ quan chính phủ đang làm lỡ mất các cơ hội để chia sẻ các ý tưởng và nguồn lực trong không gian dịch vụ số. Sự thiếu hiệu quả như mua sắm phân tán và hoạt động phát triển gây lãng phí tiền thuế của người dân và cản trở việc áp dụng nhất quán các công nghệ và phương pháp tiếp cận mới. Việc chuyển dịch sang một nền văn hóa nền tảng chia sẻ sẽ có yêu cầu rất cao về sự lãnh đạo ở cấp chính phủ và cơ quan các cấp. Các cơ quan phải bắt đầu bằng việc tìm kiếm các giải pháp dùng chung và cơ sở hạ tầng hiện tại khi phát triển các dự án mới, hơn là việc mua sắm các hệ thống và cơ sở hạ tầng mới trong mỗi dự án mới. Họ cũng phải chia sẻ các lĩnh vực dịch vụ phổ quát mà mình sở hữu, cả bên trong và giữa các cơ quan, thay cho việc tạo ra nhiều trang thông tin điện tử khác có cùng một nội dung thông tin. Để giảm bớt gánh nặng cho các cơ quan riêng lẻ, ngăn ngừa sự trùng lặp và thúc đẩy đổi mới, phải thực hiện việc hỗ trợ tập trung cho việc áp dụng các công nghệ mới, phát triển các dịch vụ số tốt hơn và tăng cường quản trị

1. Thiết lập một Trung tâm sáng tạo dịch vụ số và Nhóm tư vấn

Có nhiều thách thức thường gặp mà tất cả các cơ quan phải đối mặt trong việc nỗ lực phân phối tốt hơn các dịch vụ số với chi phí thấp cho người dân Mỹ và nhân viên. Toàn chính phủ cùng giải quyết các thách thức này sẽ tạo điều kiện để các cơ quan tập trung thời gian và tiền bạc của họ vào việc phát triển các giải pháp sáng tạo hướng đến thực hiện nhiệm vụ hơn là tạo ra sự trùng lặp không đáng có.

Tìm kiếm các cơ hội cho việc chia sẻ các giải pháp hiện có tại các cơ quan và xây dựng các giải pháp mới để sử dụng toàn chính phủ thì điều kiện cần phải có là có sự lãnh đạo, hợp tác và hỗ trợ mạnh mẽ. Để triển khai nguyên tắc "xây một lần, dùng nhiều lần", GSA sẽ phải mở rộng các nỗ lực hiện thời và thiết lập Trung tâm sáng tạo dịch vụ số. Trung tâm sẽ làm việc với các cơ quan để thiết lập nên các giải pháp dùng chung và đào tạo để hỗ trợ các nhu cầu về nội dung và cơ sở hạ tầng toàn liên bang (chẳng hạn như các công cụ chia sẻ mã nguồn, phụ đề video, dịch thuật, kiểm thử sử dụng và truy cập, hosting web và các kiến trúc an toàn). Trung tâm sáng tạo sẽ hỗ trợ các cơ quan thiếu năng lực, không thay thế năng lực hiện có của các cơ quan và có chức năng như một tổ chức hợp tác lấy nguồn lực từ khắp chính phủ và tận dụng chuyên môn của các cơ quan đi trước.

Ngay từ đầu, để hỗ trợ thực hiện chiến lược, Trung tâm sẽ tập trung vào ba hành động ban đầu:

- Xác định các giải pháp hệ thống quản lý nội dung chia sẻ và mở và hỗ trợ triển khai thông qua việc đào tạo và phổ biến các điển hình thành công. Điều này sẽ cung cấp cho các cơ quan một sự lựa chọn khác để xây dựng các nền tảng của riêng họ một cách độc lập và tạo điều kiện cho việc chia sẻ mã lập trình và phát triển các mô-đun.

- Giúp các cơ quan phát triển các API web và tạo ra các dữ liệu có giá trị bằng cách cung cấp các chuyên gia và các hỗ trợ khác dể tạo điều kiện cho các nhà phát triển ứng dụng, doanh nghiệp và các người dùng cuối khác tận dụng được lợi ích về nội dung và dữ liệu chính phủ.

- Triển khai một chương trình phát triển ứng dụng di động chia sẻ, cùng với Hội đồng CIO Liên bang, điều đó sẽ giúp các cơ quan phát triển các ứng dụng di động an toàn, không phụ thuộc vào thiết bị truy cập, cung cấp môi trường thử nghiệm phát triển để hợp lý hóa việc phân phối ứng dụng, chia sẻ mã và xác thực các ứng dụng chính thức của chính phủ.

Để tăng cường sự hợp tác giữa các cơ quan đã phát triển thông qua các đề xuất như Lực lượng nhiêm vụ chiến lược di động và cải cách web, OMB sẽ chính thức hóa và duy trì sự phối hợp đó trong tương lai bằng cách triệu tập một nhóm tư vấn dịch vụ số thu hút thành viên từ Hội đồng CIO liên bang, Hội đồng quản lý web liên bang và các nhà lãnh đạo cơ quan khác. Thông qua cơ chế lãnh đạo này sẽ thúc đẩy chia sẻ giữa các cơ quan và đẩy nhanh việc áp dụng các giải pháp lực lượng lao động di động và thực hành tốt nhất trong việc phát triển và cung cấp dịch vụ số được bảo mật và bảo đảm quyền riêng tư và giữ cho lực lượng lao động liên bang không bị lạc hậu với các công nghệ mới nổi. Nhìn chung, ngoài việc tư vấn cho CIO Liên bang về việc thực hiện chiến lược, Nhóm Tư vấn sẽ có ba lĩnh vực trọng tâm chính:

- Hỗ trợ ưu tiên hóa các nhu cầu dịch vụ chia sẻ cho Trung tâm sáng tạo dịch vụ số. Nhóm tư vấn sẽ xác định các lĩnh vực cần có sự lãnh đạo toàn chính phủ và làm việc với Trung tâm sáng tạo để quyết định các giải pháp chia sẻ tốt nhất nhằm thúc đẩy công việc hiện tại của cơ quan và các lựa chọn thương mại để mở rộng việc triển khai.

- Khuyến khích việc chia sẻ các chính sách và các điển hình thành công hiện có trong việc sử dụng các nền tảng trực tuyến và các cộng đồng triển khai để cung cấp nhiều cấu trúc cho các nỗ lực hợp tác đặc thù hiện thời. Chẳng hạn, nhiều cơ quan đi tiên phong đã chạy thí điểm mang thiết bị của bạn (BYOD) để kiểm thử các giải pháp và thiết bị mới. Nhóm tư vấn này sẽ làm việc với Hội đồng CIO liên bang để phát triển bản hướng dẫn BYOD toàn chính phủ để thúc đẩy các khám phá của họ. Nhóm tư vấn sẽ làm việc với Hội đồng quản lý web liên bang để phát triển các hướng dẫn cho việc cải thiện các dịch vụ số và tạo ra các nội dung số tốt hơn và từng bước thiết lập các mô hình quản trị nội bộ để cung cấp các dịch vụ số tốt hơn.

- Xác định và khuyến nghị các thay đổi để giúp thu hẹp khoảng cách trong chính sách và các tiêu chuẩn. Chẳng hạn như, khi các công nghệ mới được giới thiệu trong môi trường liên bang, việc quản lý ủy nhiệm và các chính sách quản trị định danh có thể cần phải xem xét lại để tạo điều kiện cho việc giới thiệu các giải pháp mới phục vụ tốt hơn trong thế giới số. Tương tự như vậy, khi các công nghệ mới nổi lên, các quy tắc làm việc từ xa có thể cần phải sửa đổi lại để cho phép người lao động có thể làm việc từ bất kỳ đâu miễn là có thiết bị và kết nối mạng được bảo dảm.

2. Thiết lập cơ cấu quản trị nội bộ để cải thiện việc cung cấp dịch vụ số

Tại các cơ quan, CIO chịu trách nhiệm cho việc cung cấp các dịch vụ IT và bảo dảm an toàn thông tin. Tuy nhiên, các dòng trách nhiệm cho việc phát triển và cung cấp nội dung và dữ liệu không rõ ràng và tách biệt. Các cơ quan phải tự quyết định cách thức bố trí nhân viên và quản lý việc cung cấp dịch vụ số trong toàn tổ chức. Cách thức tiếp cận bất hợp tác tại một vài cơ quan đã dẫn đến hậu quả là việc phát triển và duy trì hàng tá – trong một số trường hợp là hàng trăm – trang thông tin điện tử và cơ sở hạ tầng hỗ trợ tách biệt, và các ứng dụng với các mức độ chất lượng khác nhau và kiểm soát tài chính cho các nguồn lực này. Trong nhiều trường hợp, các cơ quan thiếu các quy trình chặt chẽ để đo đạc hiệu năng và bảo đảm chất lượng nội dung.

Các cơ quan phải thúc đẩy việc ra quyết định tốt hơn trong toàn tổ chức về cách chi tiêu tốt nhất cho các dịch vụ số và quản lý dữ liệu của họ. Nhóm Tư vấn dịch vụ số (xem phần 3) sẽ đề xuất các hướng dẫn để giúp các cơ quan thiết lập cấu trúc quản trị hiệu quả trong trường hợp không có sẵn. Sự hướng dẫn sẽ gợi ý một loạt các cách tiếp cận, nhưng không quy định các cấu trúc cụ thể và đặt kỳ vọng cho các hoạt động và kết quả. Ví dụ, khi các cơ quan thiết lập cấu trúc quản trị mới hoặc củng cố các cấu trúc hiện có, họ sẽ được yêu cầu thiết lập các mục tiêu cụ thể, có thể đo lường được để cung cấp các dịch vụ tốt hơn với chi phí thấp hơn (ví dụ thông qua hợp nhất tên miền) và đặt tiêu chuẩn toàn cơ quan để quản lý vòng đời nội dung, áp dụng các công cụ trực tuyến của bên thứ ba, phân phối ứng dụng di động và chia sẻ (ví dụ: cơ sở hạ tầng và thông tin số).

3. Hướng tới Mô hình mua sắm và quản lý tài sản công toàn tổ chức

Theo truyền thống, các cơ quan đã mua các sản phẩm và dịch vụ công nghệ một cách phân tán tại văn phòng, khu vực, nhóm và thậm chí cấp độ cá nhân. Cách tiếp cận này đã ngăn Chính phủ liên bang tận dụng hiệu quả sức mua của mình với các nhà cung cấp và nhà cung cấp dịch vụ. Trong không gian di động, cơ hội tăng hiệu quả và cắt giảm chi phí là quá lớn. Chính phủ liên bang hiện chi khoảng 1,2 tỷ đô la hàng năm cho các dịch vụ di động và không dây chứa khoảng 1,5 triệu tài khoản đang hoạt động. Những con số này sẽ  tăng lên khi các cơ quan đẩy nhanh việc áp dụng các công nghệ di động mới.

Bằng cách chuyển sang mô hình toàn tổ chức có thể thúc đẩy tính kinh tế của quy trình mua hàng, lập hóa đơn và quản lý tài sản. Chúng tôi cũng có thể áp dụng các mô hình định giá khác nhau, chẳng hạn như định giá dựa trên việc sử dụng (ví dụ: dung lượng) Áp dụng phương pháp tiếp cận dịch vụ chia sẻ và thống nhất các hợp đồng mua bán thiết bị di động và dịch vụ không dây sẽ không chỉ giảm chi phí mà còn cải thiện khả năng theo dõi việc sử dụng, phân tích giá cả, bảo mật thiết bị và cung cấp ứng dụng di động. Phù hợp với nỗ lực chung của chính quyền nhằm củng cố việc mua lại và quản lý các hàng hóa dịch vụ CNTT thông qua các cơ chế như Sáng kiến tìm nguồn cung ứng chiến lược liên bang, quy trình Port portfolioStat và Sáng kiến hiệu quả quản trị công.

Để bắt đầu sự thay đổi này, GSA sẽ thiết lập một hợp đồng phương tiện toàn chính phủ cho các thiết bị di động và dịch vụ không dây và cung cấp cho các cơ quan tùy chọn truy cập các dịch vụ cổng thông tin trung tâm để đặt hàng, báo cáo hàng tồn kho và quản lý chi phí để tối ưu hóa việc sử dụng di động của họ. GSA cũng sẽ thiết lập một nền tảng quản lý thiết bị di động trên toàn chính phủ để hỗ trợ giám sát, quản lý, bảo mật và đồng bộ hóa thiết bị nâng cao. Hội đồng CIO Liên bang sẽ làm việc với Nhóm tư vấn dịch vụ số để phát triển các mô hình cho việc phân phối an toàn nhưng nhanh chóng để cung cấp các ứng dụng di động thương mại vào môi trường liên bang để hỗ trợ ứng dụng nhất quán các yêu cầu về bảo mật và khả năng tương tác. Ví dụ, môi trường ứng dụng di động tổng thể có thể cung cấp dịch vụ lưu trữ, phân phối, chứng nhận và quản lý tập trung cho các ứng dụng di động.

Về phần mình, các cơ quan sẽ được yêu cầu phát triển và duy trì một kho toàn tổ chức cho các thiết bị di động và hợp đồng dịch vụ không dây của họ, và bao gồm đánh giá các hợp đồng phương tiện trên toàn chính phủ trong phân tích lựa chọn cho tất cả các mua sắm mới liên quan đến di động.

Tài liệu tham khảo:

Chiến lược phát triển Chính phủ số của Mỹ (năm 2012).

Trần Kiên