Chuyển đổi số là quá trình thay đổi tổng thể và toàn diện của cá nhân, tổ chức về cách sống, cách làm việc và phương thức sản xuất dựa trên các công nghệ số. Chuyển đổi số là chưa có tiền lệ. Do đó, các kiến thức về chuyển đổi số là hạn chế và chưa được chuẩn hóa. Trong điều kiện ở nước ta hiện nay, chuyển đổi số lại càng khó khăn do điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin trước đây còn hạn chế, nguồn lực về con người và kinh tế còn giới hạn. Do đó, để chuyển đổi số hiệu quả cần nhiều bài học kinh nghiệm từ quốc tế để có thể học hỏi, tránh những bước đi sai lầm, giúp cho việc chuyển đổi số vững chắc và mạnh mẽ hơn. Vì vậy, trong bài báo này chúng tôi sẽ tổng hợp một số các yếu tố cơ bản để thúc đẩy chuyển đổi số theo kinh nghiệm quốc tế bao gồm cả yếu tố hỗ trợ và rào cản để các cơ quan, đơn vị có những nhìn nhận thực tế khách quan hơn.
Ngày nay, chi phí sử dụng công nghệ đang giảm dần. Điều đó có nghĩa là mọi người trên thế giới đã có xu hướng sử dụng nhiều công nghệ hơn, kết nối rộng hơn. Năm 2005, chỉ có 500 triệu thiết bị được kết nối Internet; ngày nay toàn thế giới có hơn 8 tỷ thết bị. Điều này tạo điều kiện cho chuyển đổi số mạnh mẽ hơn. Theo báo cáo của Diễn đàn Kinh tế Thế giới (về chuyển đổi số của các ngành công nghiệp) vào năm 2030, ước tính chuyển đổi số sẽ mang lại khoảng 1 nghìn tỷ USD.
Tuy nhiên, tiềm năng chuyển đổi số rất lớn nhưng thực tế sẽ không đơn giản. Theo báo cáo của McKinsey, chỉ có 16% công ty báo cáo sự cải thiện bền vững trong hoạt động kinh doanh sau khi chuyển đổi số. Theo báo cáo của BDO về Khảo sát chuyển đổi số và Công nghệ năm 2020, hơn một phần ba các nhà lãnh đạo công nghệ nói rằng không đủ nguồn lực hoặc thiếu linh hoạt là điểm yếu chính của công ty họ.
Nghiên cứu từ McKinsey (Lộ trình chuyển đổi số) đã chỉ ra rằng 46% giám đốc điều hành dịch vụ tài chính tin rằng thay đổi văn hóa hoặc hành vi là thách thức lớn nhất mà họ phải đối mặt khi theo đuổi chiến lược kỹ thuật số của mình. Theo nghiên cứu này, khi các nhà quản lý và giám đốc điều hành được hỏi về những rào cản khi lập kế hoạch cho các sáng kiến chuyển đổi số, gần một nửa trả lời có quá nhiều sáng kiến được ưu tiên. Mặc dù có sự khác biệt dựa trên mức độ trưởng thành của kỹ thuật số, nhưng từ cùng một nghiên cứu, những thách thức mà hầu hết các công ty phải đối mặt bao gồm bảo mật, thiếu kỹ năng kỹ thuật, thiếu chiến lược toàn cầu và thiếu sự nhanh nhạy của tổ chức.
Chuyển đổi số mang lại giá trị gì cho các lĩnh vực
Để triển khai chuyển đổi số đúng và phù hợp, cần phải nhận diện đúng các giá trị mang lại trong từng lĩnh vực. Đây là yếu tố then chốt khi thực hiện. Dưới đây là một số giá trị cơ bản mà khi triển khai chuyển đổi số:
Công nghiệp sản xuất ô tô
Trong lĩnh vực ô tô. Khi các doanh nghiệp đầu tư vào các biện pháp thích ứng với chuyển đổi số, các nhà sản xuất sẽ có lợi nhuận, năng suất và khả năng cạnh tranh cao hơn. Trong khi, theo quan điểm của người tiêu dùng, sẽ được tiếp cận với nhiều dịch vụ ngày càng tốt hơn và sự hài lòng cao hơn đối với các dịch vụ được yêu cầu.
Liên kết chăm sóc sức khỏe
Cơ sở y tế, cơ sở chăm sóc sức khỏe hay nói chung là cơ sở cung cấp dịch vụ chăm sóc sức khỏe là đối tượng chính trong lĩnh vực chăm sóc sức khỏe. Do đó, khi chuyển đổi số dịch vụ chăm sóc sức khỏe sẽ mang lại lợi ích cho cả bệnh viện và người sử dụng dịch vụ khám chữa bệnh.
Cơ sở cung cấp dịch vụ chăm sóc sức khỏe như bệnh viện có thể cải thiện việc chăm sóc bệnh nhân nhờ các công nghệ số hỗ trợ bác sĩ trong quá trình khám chữa bệnh. Điều này sẽ khi giảm chi phí hoạt động và chi phí dịch vụ.
MedTech hay công ty công nghệ y tế là nhà cung cấp công nghệ và họ sẽ hỗ trợ hoạt động đổi số, tư vấn về chuyển đổi số. Đây là các đối tượng đóng vai trò quan trọng trong chuyển đổi số của ngành y tế.
Đối với các công ty dược phẩm: Công nghệ số cho phép thu thập và chia sẻ dữ liệu cho các mục đích nghiên cứu và tạo điều kiện thuận lợi cho việc chăm sóc đến từng cá nhân.
Bán lẻ
Các nhà bán lẻ tập trung vào ba khía cạnh của sự chuyển đổi:
Trải nghiệm của khách hàng: Trải nghiệm của khách hàng là yếu tố then chốt để một doanh nghiệp tạo sự khác biệt so với các đối thủ cạnh tranh.
Sự nhanh nhạy của doanh nghiệp là yếu tố sẽ được nâng cao khi chuyển đổi số. Chuyển đổi số sẽ giúp doanh nghiệp tung ra các sản phẩm khả thi với chi phí tối thiểu (MVP) kết hợp với khả năng ra quyết định nhanh chóng và liên tục.
Giảm chi phí hoạt động: Với phân tích dữ liệu, doanh nghiệp có thể giảm chi phí hoạt động như chi phí logistics, chuỗi cung ứng.
Ngân hàng
Chuyển đổi số mang đến cho các ngân hàng cơ hội tự động hóa và các sản phẩm ngân hàng số cho phép quá trình giao dịch của khách hàng an toàn và dễ dàng. Chuyển đổi số sẽ giúp phát hiện gian lận, bảo đảm sự tuân thủ các quy định về ngân hàng và quản lý tài chính.
Bất động sản
Công nghệ số đang phát triển ngành bất động sản thông qua các dịch vụ như tour du lịch ảo, giao dịch tự động và dịch vụ cá nhân hóa có thể nâng cao trải nghiệm mua nhà trong khi tự động hóa các công việc tẻ nhạt cho các đại lý bất động sản.
Bảo hiểm
Với công nghệ số, các công ty bảo hiểm có thể tự động hóa các nhiệm vụ như xử lý yêu cầu bồi thường và phát hiện gian lận để họ có thể tập trung phát triển các sản phẩm lấy khách hàng làm trung tâm.
Dịch vụ / Tư vấn
Chuyển đổi số đã thay đổi cơ bản ngành tư vấn, môi giới. Những công ty mới thành lập như Accenture tham gia thị trường vào những năm 90 đã phát triển vượt xa các công ty tư vấn quản lý truyền thống như McKinsey và BCG. Do đó, các tổ chức tư vấn truyền thống đang phải đuổi theo những công ty mới nổi bằng việc triển khai chuyển đổi số tuy có chậm chạp hơn. Một số công ty truyền thông đang phải mua lại các công ty mới có khả năng áp dụng công nghệ cao. Chuyển đổi số trong ngành môi giới, tư vấn thường tập trung vào kỹ thuật trí tuệ nhân tạo - AI, tiếp thị, truyền thông.
Các bước chuyển đổi số
Để chuyển đổi số thành công đòi hỏi phải được lập kế hoạch và thực hiện một kế hoạch chuyển đổi phù hợp với hiện trạng tổ chức của mình. Theo nghiên cứu của chuyên gia chuyển đổi số Cem Dilmegani (Giám đốc Công ty phân tích ngành công nghệ cao AIMultiple) về lộ trình chuyển đổi số thì thực hiện chuyển đổi số thực hiện theo các bước sau:
Xác định các mục tiêu chuyển đổi số
Xác định mức độ số hóa của tổ chức và cố gắng điều chỉnh trạng thái hiện tại và các mục tiêu kỹ thuật số dài hạn. Mỗi tổ chức, với những nhu cầu khác nhau, có một số mục tiêu chuyển đổi khác nhau, đây là một bước quan trọng để hướng tới sức mạnh tổng hợp của tổ chức.
Xây dựng chiến lược chuyển đổi số
Đầu tư công nghệ phục vụ cho công việc kinh doanh và phát triển doanh nghiệp, tổ chức. Tuy nhiên, nhiều nhận định sai lầm khi đầu tư theo trào lưu. Về vấn đề này, xây dựng một kế hoạch khả thi bằng cách lựa chọn các lĩnh vực cải tiến và bắt đầu tích hợp hệ thống kỹ thuật số từ các lĩnh vực đó. Các mục tiêu của tổ chức phải là một quá trình từng bước để cải thiện hoạt động, tránh thực hiện các bước vội vàng dẫn đến thất bại.
Quyết định các yếu tố hỗ trợ công nghệ cần thiết
Các công cụ hỗ trợ như phân tích, học máy, đám mây, IoT, gia công phần mềm và khai thác quy trình có thể là những động lực quan trọng cho chuyển đổi số thành công. Các tổ chức nên nghiên cứu và quyết định công cụ hỗ trợ nào sẽ phù hợp nhất cho tổ chức. Ví dụ, thuê ngoài để có thể cải thiện sự tập trung của tổ chức để giảm chi phí. Tuy nhiên, các tổ chức cần phải xem xét những thách thức tiềm ẩn của việc thuê ngoài như bảo mật dữ liệu và cấp phép.
- Tự động hóa phải là một phần của chuyển đổi số. Tuy nhiên, việc tự động hóa các quy trình chưa được hiểu rõ có thể dẫn đến các vấn đề trong quá trình vận hành. Các tổ chức có thể tận dụng khai thác quy trình tiêu chuẩn của các doanh nghiệp đi trước để học hỏi và tận dụng.
Thiết lập bộ máy lãnh đạo có năng lực công nghệ
Nếu không có sự hỗ trợ, ủng hộ của lãnh đạo, quản lý thì việc chuyển đổi số sẽ không thành công. Có một hệ thống quản trị công ty tối ưu đảm bảo việc phân chia nhiệm vụ hiệu quả, một công ty có thể tăng cơ hội thành công. Để chuyển đổi số, các tổ chức có thể thành lập các bộ phận chuyên trách về chuyển đổi số:
Văn phòng CIO: đây là tập hợp các nhóm người cần thiết, bảo đảm sự phối hợp và giám sát tất cả các bước khi chuyển đổi số. Đồng thời văn phòng này cũng xác định và kiểm soát các KPI của doanh nghiệp.
Các nhà lãnh đạo triển khai: Chịu trách nhiệm thực hiện các nhiệm vụ do CIO xác định với một ngân sách nhất định.
Hội đồng chuyển đổi số: Cung cấp thông tin liên lạc cần thiết giữa các nhà lãnh đạo doanh nghiệp và CIO. Các nhà quản lý bộ phận đặt ra các yêu cầu của họ để hoàn thành nhiệm vụ trong tầm tay. Chức năng quan trọng nhất của hội đồng này là thiết lập ngân sách và phân bổ ngân sách giữa các nhà lãnh đạo doanh nghiệp.
Đào tạo nhân viên và tích hợp văn hóa kỹ thuật số trong tổ chức
Thay đổi văn hóa là cần thiết khi chuyển đổi số. Văn hóa chuyển đổi số đòi hỏi phải có các chương trình giáo dục đào tạo trong toàn tổ chức để nhân viên thích nghi với sự thay đổi trong quy trình trong công ty. Nếu không có sự thay đổi văn hóa, công ty có thể bỏ lỡ cuộc cách mạng công nghệ. Để thay đổi văn hóa, cần đặt và trả lời các câu hỏi như “Loại đặc trưng văn hóa nào mà tổ chức cần cho chuyển đổi số thành công?”. Theo kinh nghiệm chuyên gia, có 3 điểm về văn hóa cần chú trọng:
- Tổ chức được kết nối và phản hồi tốt hơn giữa các bộ phận để nhân viên nhanh chóng đáp ứng với nhu cầu thay đổi của khách hàng;
- Nhân viên được khuyến khích để giải quyết vấn đề linh hoạt;
- Nhân viên sẵn sàng chấp nhận rủi ro, và nếu một hành động rủi ro gây ra, họ sẵn sàng học hỏi từ thất bại.
Một số rào cản khi chuyển đổi số
Mặc dù rõ ràng là chuyển đổi số làm biến đổi hầu hết các ngành, lĩnh vực công nghiệp, nhưng có một số thách thức, chẳng hạn như tốc độ thay đổi trong kỳ vọng của khách hàng, chuyển đổi văn hóa, quy định lỗi thời, xác định và tiếp cận các kỹ năng phù hợp. Vì vậy, cần phải hiểu rõ hơn rằng chuyển đổi số sẽ đáp ứng với những thay đổi trong thời kỳ công nghệ số, gia tăng cạnh tranh kỹ thuật số và dẫn đến hành vi kỹ thuật số của khách hàng.
Ba rào cản, thách thức chính đã được xác định trong nghiên cứu về các doanh nghiệp vừa và nhỏ được nhận diện bao gồm:
- Thiếu kiến thức kỹ thuật và kỹ thuật số (rào cản kỹ thuật),
- Không thể hình dung cách công nghệ số có thể được tận dụng để giúp đưa ra các quyết định tốt hơn và cải thiện hiệu suất hoạt động (rào cản hành vi)
- Gây ra sự ức chế trong thiết kế và phát triển cụ thể các công cụ làm tăng giá trị doanh nghiệp (rào cản thiết kế).
Khuyến nghị khi chuyển đổi số
Như vậy, có những công nghệ tạo ra khả năng mới cho các doanh nghiệp, công nghệ giúp doanh nghiệp nhanh chóng tham gia thị trường mới, có được lợi thế cạnh tranh. Chuyển đổi số sẽ giúp doanh nghiệp hiểu hoạt động hiện tại với dữ liệu và quy trình, cũng như với con người, nhà cung cấp và các tác nhân khác. Để chuyển đổi số thành công, chuyên gia chuyển đổi số Jordi Comas (chuyên gia Chuyển đổi và chiến lược kỹ thuật số) khuyến nghị một số điểm sau khi thực hiện:
- Hiểu rõ môi trường kỹ thuật số và cạnh tranh, bên cạnh khả năng của các công nghệ mới;
- Phân tích ra được các mô hình kinh doanh mới và các cơ hội kỹ thuật số;
- Thiết lập các cơ chế tận dụng các kênh kỹ thuật số để nâng cao nhận thức của khách hàng và cung cấp các dịch vụ và sản phẩm tùy chỉnh (tiếp thị kỹ thuật số);
- Kết hợp các công nghệ tương tác với môi trường và thu thập dữ liệu (IoT);
- Kết hợp các công nghệ xử lý dữ liệu để dự đoán hành vi (BigData);
- Biết năng lực hiện tại và tương lai để xác định nhu cầu và ưu tiên trong quản lý sự thay đổi;
- Đề xuất Kế hoạch chuyển đổi số, được xem xét định kỳ cùng với danh mục đầu tư phù hợp.
Chuyển đổi số luôn mang lại thành quả lớn, sức bật lớn nhưng cũng kèm theo những rào cản nhất định. Để vượt qua những rào cản đòi hỏi phải nhận diện được đúng vấn đề, lập kế hoạch chuyển đổi phù hợp và áp dụng những bước đi đúng đắn. Với các kinh nghiệm chuyển đổi số trên sẽ giúp các doanh nghiệp, tổ chức thực hiện chuyển đổi số dễ dàng hơn, dễ tiếp cận hơn với cơ hội về chuyển đổi số hiện nay.
Khánh Nguyễn
Tài liệu tham khảo:
https://www.linkedin.com/pulse/digital-transformation-best-practices-from-good-so-examples-comas
https://research.aimultiple.com/digital-transformation/
https://research.aimultiple.com/digital-transformation-best-practices/
https://www.dataversity.net/digital-transformation-best-practices/