Sau khi nghiên cứu và tuyển chọn theo nhu cầu, chính quyền đã lựa chọn hệ thống văn phòng điện tử eOffice là giải pháp của chính quyền trung ương với 06 thành phần mềm dẻo và linh hoạt bao gồm: hệ thống quản lý hồ sơ, quản lý du lịch, quản lý thay đổi, quản lý thông tin cá nhân, dịch vụ trao đổi thông tin và tương tác, hệ thống quản lý tri thức và các công cụ khác hỗ trợ nghiệp vụ của các nhân viên nhà nước.

Mục tiêu của chính quyền điện tử, văn phòng điện tử của Mantralaya là:

-  Tạo ra một sự thay đổi có hệ thống về thể chế: Văn phòng điện tử là một giải pháp cho môi trường làm việc hoàn hảo cho các cơ quan nhà nước được xây dựng trên cơ sở các thủ tục, hướng dẫn của chính quyền Trung ương. Khi triển khai, chính quyền Maharashtra không chỉ thực thi triển khai đầu tư các giải pháp mà đây là một cơ hội mang lại sự thay đổi cơ bản về cách thức hoạt động của các cơ quan nhà nước sử dụng công nghệ thông tin. Thêm vào đó, văn phòng điện tử còn giúp chuẩn hóa các thủ tục, hồ sơ, văn bản giữa các cơ quan, đơn vị; chuẩn hóa các công cụ hỗ trợ và nền tảng kiến thức dùng chung. Văn phòng điện tử là một cơ chế hiệu quả để giám sát hiệu năng hoạt động của mỗi cá nhân; sự minh bạch trong hoạt động; nó cũng làm gia tăng sự chịu trách nhiệm của mỗi nhân viên nhà nước ở tất cả các cấp độ và tạo hiệu ứng tích cực trong quản trị nhà nước.

-  Hệ thống dịch vụ công hiệu quả và chống tham nhũng: Văn phòng điện tử sẽ gia tăng hiệu quả trong việc triển khai các dịch vụ công cho người dân, ngăn chặn các thủ tục phát sinh không đúng quy định đối với các nhân viên Chính phủ. Các dịch vụ công được xử lý nhanh hơn, các quyết định của cơ quan nhà nước cũng được hỗ trợ nhanh chóng. Để làm được điều này, giải pháp đã cung cấp một số đặc trưng sau:

§  Trao quyền cho người sử dụng thao tác và quyết định nhanh chóng công việc chỉ bằng một phím nhấn (quyết định trên đầu ngón tay).

§  Tất cả các giao dịch được theo dõi và kiểm soát để không thể giả mạo.

§  Không phát sinh những hành động, thao tác không mong muốn hoặc bị cản trở đều được loại bỏ.

§  Quy trình thực hiện đều được kiểm soát và giám sát.

§  Cơ chế giám sát khả dụng để xác định sự phụ thuộc, sự chịu trách nhiệm cho những tài nguyên bị tồn đọng, chậm trễ.

§  Đảm bảo sự quyền truy cập thông tin; sử dụng chữ ký số.

§  Nhanh và hiệu quả với lưu vết hồ sơ.

-  Sẵn sàng đối phó với thiên tai: Rút kinh nghiệm từ trận hỏa hoạn năm 2012, đây là một mục tiêu khi triển khai văn phòng điện tử. Việc triển khai các giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin luôn cần được lường trước và đối phó với các tình huống thiên tai, thảm họa gây ra mà không làm mất thông tin, dữ liệu.

-  Phấn đấu dẫn đầu trong chính quyền điện tử và trở thành mô hình điểm: Với mục tiêu này, chính quyền Maharashra đã tích cực triển khai các sáng kiến của chính quyền liên bang đưa ra bởi NASSCOM trong các sáng kiến eGovReach. Dự đoán và triển khai các công nghệ mới, sản phẩm tiên tiến để cung cấp nhiều dịch vụ cho công dân…

-  Giảm giấy tờ và tạo môi trường xanh: Theo nghiên cứu của bang, mỗi tài liệu trung bình phải sao chụp 19 lần. Hồ sơ giấy trung bình gấp đôi sau 3.5 năm và hiệu quả sử dụng trung bình chỉ là 22%.  Một thư giao tiếp trong công việc phải trải qua 41 bước và qua hàng chục giai đoạn chuyển tiếp mới được trả lời. Trung bình thời gian tìm kiếm một hồ sơ giấy là 10 phút và có thể tới 18-20 phút nếu hồ sơ phức tạp, một số hồ sơ còn bị thất lạc. Sự thất lạc hồ sơ thường xuyên xảy ra và trung bình từ 3-5% số hồ sơ. Điều này tạo ra nhiều vấn đề trong các hoạt động của các cơ quan. Nếu xét về môi trường, có thể tưởng tượng rằng để làm ra 125.000 tờ giấy sẽ cần một cây xanh trưởng thành thì đối với chỉ lượng giấy phục vụ gửi fax một năm là 210 triệu tờ giấy  sẽ đòi hỏi phải sử dụng một số lượng cây xanh khổng lồ và đáng tiếc hơn, 95% trong số giấy này là bỏ đi và không sử dụng.

Chiến lược thực thi

Để thực hiện chiến lược này, Mantralaya đã xây dựng một kế hoạch với 3 giai đoạn. Các giai đoạn này đều chỉ ra các hành động cần thực hiện và cơ quan chịu trách nhiệm về các hành động này. Tất cả đặt dưới sự chỉ đạo Tổng thư ký.

Phương thức chuyển đổi và chiến lược thực hiện để chuyển đổi

Dự án văn phòng điện tử là một dự án quan trọng chủ chốt của chính quyền Maharashtra dưới sự giám sát chặt chẽ của Thủ tướng, Tổng thư ký chính quyền bang. Trong đó Văn phòng Thủ tướng và Văn phòng Tổng thư ký là điểm đầu tiên được triển khai. Tiếp đó một số các cơ quan khác như văn phòng sức khỏe công cộng đã nhìn thấy lợi ích của hệ thống eOffice đã quyết định triển khai, và tất cả các văn phòng khác của chính quyền bang đã chuyển đổi môi trường làm việc của mình bằng việc số hóa thành văn phòng điện tử.

Tiếp tục xây dựng năng lực và thay đổi quản lý: Văn phòng điện tử ở Mantralaya là một trong những thực thi triển khai lớn nhất ở đất nước này và là một sự chuyển đổi lớn từ văn phòng giấy sang văn phòng không giấy. Sự chuyển đổi này đòi hỏi phải tập trung rất lớn cho việc xây dựng năng lực và quản lý sự thay đổi. Sử dụng eOffice trong hoạt động hàng ngày là một sự thay đổi trong các Văn phòng Chính phủ. Cho đến khi người sử dụng cảm thấy thoải mái với những kỹ năng cơ bản về máy tính và đánh máy, để tạo một bước nhảy vọt về phía eOffice là không thể. Do đó để mang lại những nhận thức và khuyến khích người dùng sử dụng máy tính thường xuyên hơn họ đã tiến hành một số hoạt động như hội thảo về vấn đề cơ bản của máy tính; hội thảo về đánh máy, huấn luyện công cụ phần mềm, các chương trình truyền thông cùng với đào tạo eOffice theo các mức độ khác nhau. Ở Mantralaya, cơ quan nhà nước đã thiết lập một đơn vị để chịu trách nhiệm đào tạo eOffice cho tất cả người dùng ở Mantralaya.

Hỗ trợ ngôn ngữ địa phương: Hệ thống sử dụng ngôn ngữ cơ bản là Unicode. Tuy nhiên, nó cũng hỗ trợ và địa phương hóa theo người dùng tại các khu vực để dễ dàng tiếp cận bởi các người dùng khác nhau.

Cơ chế hỗ trợ mạnh mẽ: Tổ chức hỗ trợ là cần thiết để giải đáp các vấn đề vướng mắc. Một cổng thông tin được xây dựng để người sử dụng có thể hỏi và trao đổi các vấn đề liên quan. Ngoài ra, hỗ trợ trực tuyến đường dây nóng cũng được thiết lập và hoạt động cả ngoài giờ hành chính bao gồm ngày lễ và ngày nghỉ.

Gây dựng sự tham gia của người dùng theo cộng đồng: Tại các cơ quan nhà nước được triển khai thiết lập các Ủy ban điều hành, nhóm hỗ trợ và nhóm thực thi để đảm bảo sự tham gia của người sử dụng được sâu rộng. Tùy vào mức độ và quy mô phù hợp, các nhóm có các hoạt động như gặp mặt hàng tháng dưới sự điều hành của Tổng thư ký, gặp mặt hàng tuần, nửa tuần dưới sự điều hành của Giám đốc công nghệ thông tin để có thể giám sát và xử lý các vấn đề phát sinh.

Tích hợp dần các ứng dụng khác:

- Tất cả 07 Modules của eOffice cung cấp một bộ đầy đủ các ứng dụng tiêu chuẩn thống nhất và để chạy thủ tục hành chính của Chính phủ. Quản lý di chuyển, quản lý du lịch, dịch vụ đặt hẹn, quản lý di chuyển được đơn giản hóa và tự động hóa trong eOffice. Nhằm mang đến cách tiếp cận tiêu chuẩn thống nhất, các hệ thống đang được tích hợp song song với các ứng dụng khác đang được tiến hành.

- Mantralaya được sử dụng tài liệu hệ thống quản lý quy trình để theo dõi chu trình của hồ sơ. Theo dõi hồ sơ chỉ là một trong những chức năng của eOffice. Khác với theo dõi tập tin, eOffice có thể giám sát được sự thay đổi và sự can thiệp của người dùng đối với sự thay đổi của hồ sơ đó. Thêm vào đó, hệ thống còn tích hợp sâu rộng hơn với các thiết bị như máy quét để có thể tự động chuyển đổi văn bản trực tiếp vào hệ thống thay vì phải thực hiện các công việc quét riêng rẽ.