Trong quá trình xem xét, nghiên cứu quá trình phát triển Kiến trúc Chính phủ điện tử của một số quốc gia trên thế giới, các chuyên gia quốc tế chỉ ra một số điểm dưới đây, được xem như những vấn đề ưu tiên cho các quốc gia khi phát triển Kiến trúc Chính phủ điện tử

1. Quy trình xây dựng Kiến trúc Chính phủ điện tử

Việc triển khai xây dựng Kiến trúc Chính phủ điện tử đã được tiến hành ở nhiều nước khác nhau thông thường đều tuân theo một mẫu chuẩn mà theo đó một khung kiến trúc quốc gia cùng các mô hình tham chiếu được xây dựng. Giai đoạn tiếp theo là thiết lập nên một mô hình quản trị để tích hợp và thực hiện Kiến trúc Chính phủ điện tử đó. Bước tiếp theo, các chức năng để đảm bảo cho khả năng tương hợp được bổ sung cho mô hình quản trị. Ở các nước có trình độ phát triển cao, việc quản trị thay đổi và phát triển năng lực của tổ chức thường được quan tâm trước hết.

Trong thực tế thì điều cần làm trước tiên đó là nắm được sự sẵn sàng của các cơ quan tham gia vào việc triển khai Kiến trúc Chính phủ điện tử và khả năng tham gia vào các dịch vụ hành chính công liên cơ quan, một số vấn đề cần lưu ý chẳng hạn như bảo vệ dữ liệu, an toàn và các khía cạnh liên quan đến lợi ích.

Tiếp theo đó, việc phát triển một Kiến trúc Chính phủ điện tử cần phải có sự hợp tác lâu dài giữa các đối tượng khác nhau. Ở châu Âu, tất cả yêu cầu mua sắm công phải được đưa ra đấu thầu cạnh tranh. Vấn đề là liệu các hoạt động định hướng phát triển hoạt động có thể được định nghĩa rõ ràng đến mức cả người yêu cầu và người cung cấp có thể hiểu trong những tình huống khác nhau những gì đang được phát triển. Một sự hợp tác chiến lược giữa các bên liên quan chính có thể là một lựa chọn thích hợp trong trường hợp này.

2. Đo lường sự phát triển và ưu tiên các mục tiêu

Các mục tiêu mà các chương trình kiến trúc khác nhau thiết lập cũng khác nhau đáng kể và do đó, sự thành công của một chương trình Kiến trúc Chính phủ điện tử có liên quan chặt chẽ tới các mục tiêu mà nó hướng tới. Nếu không có mục tiêu nào được đưa ra hoặc là chúng quá trừu tượng thì việc đánh giá sự thành công gần như là không khả thi. Việc thực hiện liên tục đánh giá tiến độ triển khai chương trình là một yêu cầu cần thiết để cải thiện tình hình. Đánh giá sự phát triển, đạt được mục tiêu của chương trình chính là động lực của việc thực hiện xây dựng Kiến trúc Chính phủ điện tử.

Để tìm ra được ý nghĩa của công việc xây dựng Kiến trúc Chính phủ điện tử, thì cần phải đo lường được lợi ích của nó. Yêu cầu trước hết của việc đo lường đó là cần phải xác định cụ thể các mục tiêu của công việc Kiến trúc. Các mục tiêu này là cơ sở để xác định nên các chỉ tiêu, các chỉ tiêu này giúp chúng ta có được thông tin, chẳng hạn như, tiết kiệm kinh phí nhờ công việc Kiến trúc và phát triển các dịch vụ. Mặt khác cũng cần phải đo lường sự phổ biến của Kiến trúc trong các tổ chức. Thông qua công việc Kiến trúc, các chỉ số thông thường dùng để đo lường các lợi ích của các dự án có thể được phát triển để cho các cơ quan chính phủ sử dụng.

Các lợi ích của công việc Kiến trúc có thể được đánh giá thông qua sự trưởng thành của Kiến trúc của các tổ chức. Cách thức đo lường này nên được thực hiện trước khi công việc xây dựng Kiến trúc Chính phủ điện tử bắt đầu và được lặp lại nhiều lần khi mà Kiến trúc đã được đưa vào sử dụng. Việc đánh giá sự trưởng thành ban đầu có thể trực tiếp giúp phát triển công việc trong các lĩnh vực đúng theo thời hạn đề ra. Theo cách này, có thể xác định được liệu công việc Kiến trúc có thành công trong việc phát triển hoạt động của tổ chức.

Kiến trúc Chính phủ điện tử cho phép thực hiệnnhiều nhiều nội dung khác nhau liên quan đến quản trị tổ chức. Các mục tiêu nên được ưu tiên ở cấp độ hành chính công và trong các tổ chức bắt đầu công việc đối với Kiến trúc của tổ chức. Cần phải quyết định xem vấn đề nào nên được giải quyết ngay và vấn đề nào thì giải quyết sau. Ở giai đoạn khởi tạo công việc Kiến trúc, mục đích chính là để đánh giá xem loại công việc phát triển nào sẽ đem lại kết quả nhanh. Điều này sẽ giúp truyền bá và thúc đẩy lối suy nghĩ theo Kiến trúc Chính phủ điện tử. Việc ưu tiên các mục tiêu cần thực hiện từ góc nhìn nghiệp vụ và điều này đòi hỏi sự hợp tác giữa các bộ phận quản lý, nhân sự và cả công nghệ thông tin.

3. Tăng sự hiểu biết bằng cách phát triển tương tác

Một nhu cầu phát triển quan trọng của công việc xây dựng Kiến trúc Chính phủ điện tử là phát triển tương tác phải được thực hiện để bảo đảm sự thành công của công việc. Phát triển tương tác bao gồm: đặt tên cho Kiến trúc Chính phủ điện tử của quốc gia, truyền thông, phát triển các tài liệu dễ hiểu và đào tạo để cho Kiến trúc Chính phủ điện tử này trở nên quen thuộc đối với các nhân viên nhà nước. Ở Mỹ, sự tương tác là bắt buộc thông qua các đạo luật chẳng hạn như cho phép người dân giám sát việc hiện thực hóa các dự án xã hội thông tin, và bằng cách khuyến khích việc thảo luận và phản biện giữa các ngành hành chính như là một phần của công việc phát triển dự án.

Khối hành chính công tương tác với một số lượng lớn các nhóm chuyên gia. Nhiều cách thức trao đổi khác nhau nên được phát triển dành cho các nhóm khác nhau để có thể truyền tải và nhận được các thông điệp phản hồi. Cho đến nay việc truyền thông về công việc xây dựng Kiến trúc Chính phủ điện tử chưa được chú trọng và nhân viên thường có một cái nhìn không rõ ràng đối với ảnh hưởng của công việc Kiến trúc. Do đó việc truyền thông về các lợi ích mà Kiến trúc đem lại cũng như những gì mà nó không tác động đến là rất cần thiết.

4. Triển khai mô hình quản trị Kiến trúc Chính phủ điện tử

Khởi tạo công việc xây dựng Kiến trúc Chính phủ điện tử trong các cơ quan và cụ thể là việc triển khai mô hình quản trị đều yêu cầu các quy trình phải được chuẩn hóa. Điều này là thách thức bởi vì thẩm quyền thường thiếu và các cơ cấu ra quyết định hiện thời đòi hỏi phải thay đổi. Thêm vào đó, một mô hình quản trị sẽ cho phép kiểm soát sự phát triển của Kiến trúc Chính phủ điện tử quốc gia và chẳng hạn, đặt ra các cơ cấu kiểm soát để có thể lựa chọn được các dự án phát triển sẽ được thực hiện. Triển khai một mô hình quản trị cũng rất cần thiết khi công việc phát triển Kiến trúc được bắt đầu thực hiện cho tổ chức. Nếu thiếu đi một mô hình quản trị thì Kiến trúc sẽ mất dần giá trị theo thời gian.

Một mô hình quản trị bao gồm định nghĩa các mô hình mô tả tiêu chuẩn hóa mà theo đó tất các ngành hoặc cơ quan hành chính phải tuân theo. Với một mô hình quản trị, sự cho phép cấp quốc gia cho việc thực hiện một số loại các dự án có thể được giao cho một cơ quan chủ trì. Điều này đảm bảo rằng các dự án có nội dung tương tự nhau sẽ không được phép triển khai ở những cơ quan khác nhau. Một mô hình quản trị là một cách thúc đẩy việc tạo ra các thủ tục thống nhất.

5. Kiến trúc Chính phủ điện tử là một công cụ phục vụ quản trị công

Kiến trúc Chính phủ điện tử giải quyết những vấn đề phụ thuộc vào những nhiệm vụ của nền hành chính chung. Vì vậy, cần thiết phải có sự cam kết của các cơ quan hành chính tham gia vào công việc xây dựng Kiến trúc Chính phủ điện tử. Nó cũng tạo điều kiện thuận lợi để đạt được các mục tiêu chiến lược mà chính quyền theo đuổi. Và chính điều này giải thích tại sao mà các cơ quan hành chính phải tham gia vào các công việc Kiến trúc. Để thu hút toàn bộ tổ chức tham gia vào công việc Kiến trúc thì cần phải tăng cường các hoạt động, chẳng hạn như, truyền thông và đào tạo.

Để công việc xây dựng Kiến trúc Chính phủ điện tử phát huy tối đa lợi ích của nó thì Kiến trúc Chính phủ điện tử phải là một bộ phận của quá trình ra quyết định. Kiến trúc Chính phủ điện tử không chỉ là một công cụ để quản lý thông tin mà còn là một công cụ quản lý dành cho nhân viên hành chính và điều hành. Công việc Kiến trúc trong các tổ chức khác nhau nên bao gồm cả những nhân viên trực tiếp thực hiện các nghiệp vụ đang được kiến trúc hóa. Mặt khác, vấn đề cũng có thể là thiếu sự trao đổi thống nhất giữa cán bộ quản lý hành chính và giám đốc thông tin. Và do đó, Kiến trúc Chính phủ điện tử đóng vai trò như là một công cụ để thiết lập nên sự trao đổi thống nhất này.

Ở một số quốc gia, công việc xây dựng Kiến trúc Chính phủ điện tử được thực hiện dưới áp lực của việc giảm dần ngân sách. Một phương pháp triển khai hữu hiệu có thể là kết nối giữa các tổ chức khác nhau. Điều này sẽ làm giảm yêu cầu về kỹ năng kiến trúc trong một tổ chức đơn lẻ. Triển khai theo kết nối giữa các tổ chức với nhau cũng sẽ cho phép tương tác, học hỏi và tạo ra các điển hình thực hiện thành công. Điều cuối cùng cần phải hiểu là sự phát triển của Kiến trúc Chính phủ điện tử là công việc lâu dài và phải được thực hiện cùng với sự tham gia của tất cả các bên liên quan trong một tổ chức.

Tài liệu tham khảo: Overview of Enterpirse Architecture work in 15 countries – FEAR project (2007)

Trần Kiên