1. Giới thiệu tổng quát

Chính sách về việc sử dụng các dịch vụ CNTT-TT, cơ sở vật chất và các trang thiết bị  đã trao quyền cho lãnh đạo các cơ quan chính phủ để quản lý việc sử dụng mạng Internet với mục đích cá nhân và công việc của các nhân viên chính phủ. Các trang mạng xã hội là một tập các trang mạng/công cụ mà người dùng Internet truy cập để tương tác, tìm kiếm và trao đổi thông tin về mọi lĩnh vực quan tâm. Đối với các chính phủ, việc có một tập hợp các yêu cầu, điều kiện về quyền truy cập của cá nhân và tổ chức vào các trang mạng xã hội thông qua các dịch vụ CNTT-TT, cơ sở vật chất và trang thiết bị của Chính phủ là cần thiết. Trên thế giới, đã có nhiều nước ban hành các văn bản tương tự để hướng dẫn cho các cơ quan chính phủ khuyến khích và hỗ trợ nhân viên sử dụng mạng xã hội một cách an toàn và  phù hợp thông qua các dịch vụ CNTT-TT, cơ sở vật chất và trang thiết bị của chính phủ hoặc các thiết bị cá nhân khác.

2. Các thông tin nền tảng cơ sở

2.1. Phương tiện truyền thông xã hội:

Media là một dụng cụ để truyền đạt, để thông tin, chẳng hạn như tờ báo hoặc chiếc radio. Vậy social media sẽ là dụng cụ, là phương tiện xã hội dùng để truyền đạt.

Một số trang mạng không chỉ thông báo tin tức cho bạn mà còn “tương tác” với bạn khi đưa tin đó, hay nói cách khác là còn cho bạn “đối thoại”. Sự tương tác này có thể đơn giản như yêu cầu bạn đưa ra nhận xét, hoặc để bạn bầu chọn về một đề tài, nhưng cũng có thể phức tạp như giới thiệu các phim bạn nên coi dựa theo sự đánh giá của những người khác có cùng chung sở thích.

Để cho dễ hiểu, có thể ví truyền thông thường (regular media) như con đường một chiều; trên đó bạn có thể đọc một tờ báo, nghe một bản tin loan trên đài phát thanh hoặc đài truyền hình, nhưng rất ít có cơ hội bày tỏ ý nghĩ của bạn về vấn đề đó.

Còn truyền thông xã hội (social media) thì khác, đó là con đường hai chiều để cho bạn cũng có khả năng truyền đạt, đối thoại về vấn đề đó nữa.

Phương tiện truyền thông xã hội được đặc trưng bởi:

- Các mối quan hệ;

- Sự tham gia của người dùng;

- Nội dung do người dùng tạo;

- Sự cộng tác;

- Các hội thoại đa hướng;

- Xuất bản có thể truy cập và có thể mở rộng;

- Hoạt động và tính khả dụng 24/7/365.

Người dùng cá nhân sử dụng phương tiện truyền thông xã hội có thể đơn thuần chỉ cho mục đích xã hội hoặc cho công việc (tuyển dụng/xây dựng mạng lưới/phát triển sự nghiệp...).

2.2. Mạng xã  hội

Mạng xã hội (social network) là hệ thống thông tin cung cấp cho cộng đồng người sử dụng mạng các dịch vụ lưu trữ, cung cấp, sử dụng, tìm kiếm, chia sẻ và trao đổi thông tin với nhau, bao gồm dịch vụ tạo trang thông tin điện tử cá nhân, diễn đàn (forum), trò chuyện (chat) trực tuyến, chia sẻ âm thanh, hình ảnh và các hình thức dịch vụ tương tự khác.

Dưới đây là một số thí dụ về các trang mạng truyền thông xã hội:

– Social Bookmarking ( như Del.icio.us, Blinklist, Simpy) Tương tác bằng cách đánh dấu các trang mạng và tìm kiếm các trang mạng đã được người khác đánh dấu. (Bookmark nguyên nghĩa là đánh dấu một trang sách ta muốn coi lại sau này).

– Social News (như Digg, Propeller, Reddit) Tương tác bằng cách bầu chọn các bản tin và bình luận những tin đó.

– Social Networking (như Facebook, Hi5, Last.FM) Tương tác bằng cách kết thêm bạn, nhận xét về các thông tin cá nhân (profile), gia nhập các nhóm và thảo luận.

– Social Photo and Video Sharing (như YouTube, Flickr) Tương tác bằng cách chia sẻ hình ảnh hoặc những đoạn video và đưa ra nhận xét về những hình ảnh và video đó.

– Wikis (như Wikipedia, Wikia) Tương tác bằng cách thêm các đề mục và biên tập các đề mục đã có.

Các trang mạng xã hội không chỉ gồm có những trang mạng vừa kể trên. Bất cứ trang mạng nào mời gọi bạn đối thoại, bàn luận với trang đó hoặc với các khách viếng thăm đều nằm trong phạm vi định nghĩa của truyền thông xã hội.

3. Sử dụng phương tiện truyền thông xã hội của nhân viên

Mục này hướng dẫn việc giải quyết hai vấn đề sau:

- Xem xét, cân nhắc việc một tổ chức quyết định liệu có cho phép sử dụng mạng xã hội qua các dịch vụ CNTT-TT, cơ sở vật chất và các trang thiết bị của chính phủ hay không.

- Hướng dẫn về các nội dung cần đào tạo cho nhân viên, cho dù việc sử dụng xảy ra thông qua các dịch vụ, thiết bị và thiết bị CNTT của chính phủ hoặc sử dụng thiết bị cá nhân.

3.1 Lợi ích và nguy cơ

Các cơ quan chính phủ được khuyến nghị xem xét cả lợi ích và nguy cơ có thể xảy ra từ việc cho phép cá nhân sử dụng mạng xã hội thông qua các dịch vụ CNTT-TT, cơ sở vật chất và các trang thiết bị của chính phủ.

3.1.1 Lợi ích tiềm năng

Việc cấp phép cán bộ nhân viên chính phủ giới hạn sử dụng phương tiện truyền thông xã hội cho cá nhân và công việc đã được thừa nhận là có ích bởi một số tổ chức.

Các lợi ích trong công việc của tổ chức

Chính phủ Australia cho rằng đây là một cơ hội lớn để việc tham gia của người dân qua mạng thông qua các trang mạng xã hội đem đến sự cải tiến trong thực hiện nhiệm vụ và làm tăng khả năng chuyên môn của các nhân viên. Báo cáo chỉ rõ rằng: Nhìn chung, việc sử dụng các công cụ và nền tảng của mạng xã hội cần thiết phải được triển khai vì điều này tạo ra được một cách thức hiệu quả và có giá trị cho công chức chia sẻ và phát triển chuyên môn. Do đó, các nhân viên chính phủ nên thừa nhận chúng như là một phần kĩ năng phát triển nghề nghiệp. Chẳng hạn, công chức có thể tham gia mạng xã hội để thảo luận các vấn đề riêng tư và công việc chuyên môn. Giữ liên lạc qua mạng xã hội với các cán bộ chuyên môn khác – kể cả bao gồm các đồng nghiệp từ các nước khác,

Nhìn chung, việc sử dụng các công cụ và nền tảng mạng xã hội cần phải được xem xét như làm một cách thức hiệu quả và có giá trị đối với công chức nhà nước trong việc chia sẻ và phát triển tổ chức. Trong bối cảnh này, công chức nhà nước nên chấp nhập việc chúng như một phần không thể thiếu của công cụ làm việc chuyên nghiệp. Ví dụ như nhân viên có thể tham gia mạng xã hội để thảo luận các vấn đề của công việc và cả những vấn đề cá nhân. Giữ mối liên hệ với các đồng nghiệp khác, bao gồm cả những đồng nghiệp nước ngoài giúp cải thiện mạng lưới liên lạc và tạo điều kiện cần thiết để cải thiện hiệu quả công việc của bản thân.

Thêm vào đó, các trang mạng xã hội có thể giúp nhân viên Chính phủ trong một số mặt sau:

- Chia sẻ và phát triển công việc;

- Truy cập vào các nguồn thông tin hữu ích;

- Kết nối với người dân và đồng nghiệp;

- Tạo ý tưởng cho các ứng dụng và các trang mạng xã hội phục vụ người dân, doanh nghiệp.

Các lợi ích cho cá nhân

Trong quá khứ đã có nhiều phản đối trong việc sử dụng các công nghệ mới, từ việc giới thiệu điện thoại cho đến đưa thư điện tử và tin nhắn vào môi trường công việc, và rõ ràng là các công nghệ này ngày nay rất phổ biến, tuy nhiên ban đầu chúng đều vấp phải những nghi vấn giống nhau liệu rằng nhân viên sẽ lạm dụng chúng cho các công việc cá nhân.

Các nghiên cứu đã chỉ ra rằng những nhân viên hào hứng tham gia vào mạng xã hội không chỉ làm tốt cho hình ảnh của công ty  mà còn khiến cho những nhân viên đó cảm thấy được trao quyền, được tham gia và tự hào về nơi àm việc.

Các lợi ích khác bao gồm:

- Tạo thành một cơ chế mới cho việc trao đổi trong tổ chức để hỗ trợ nghiệp vụ;

- Xây dựng văn hóa công sở;

- Giúp giảm những hành vi cục bộ.

3.1.2 Các nguy cơ có thể xảy ra

3.2. Hướng dẫn, yêu cầu dành cho nhân viên

3.2.1. Các vấn đề cần cân nhắc khi sử dụng mạng truyền thông xã hội cho mục đích cá nhân

Khi lựa chọn sử dụng mạng truyền thông xã hội cho mục đích cá nhân, các nhân viên cần tự vấn bản thân một số câu hỏi sau để chắc chắn rằng điều đó sẽ mạng lại các tác động tích cực.

1. Ai có thể nhìn thấy các nội dung mà bạn đăng tải lên và liệu rằng bạn có thực sự muốn họ biết thông tin này?

Các địa chỉ hòm thư điện tử dành cho công việc thì không nên được sử dụng để đăng ký, thuê bao.... trên các trang mạng xã hội. Các trường hợp ngoại lệ có thể chấp nhận được khi nhân viên đó sử dụng mạng truyền thông xã hội để phục vụ công việc.

Các nhân viên chính phủ cần phải lưu ý rằng các điều khoản sử dụng của các trang mạng truyền thông xã hội đều ám chỉ rằng tất các những gì bạn đăng tải lên đều trở thành các thông tin công cộng và do đó mọi người đều được quyền truy cập và sử dụng như nhau và tài liệu đó trở thành tài sản của người chủ sở hữu mạng truyền thông xã hội đó; Người dùng không thể kiểm soát cái gì và ở đâu họ được sử dụng, sử dụng khi nào và ra sao.

Các nhân viên chính phủ được khuyến nghị cần đọc kĩ điều khoản và điều kiện sử dụng mạng truyền thông xã hội và chắc chắn rằng đã hiểu hết về các cài đặt cá nhân đã được thiết lập cho tài khoản. Tuy nhiên cũng cần phải lưu ý rằng ngay cả khi các chế độ riêng tư đã được thiết lập nhưng người dùng khác có thể chụp ảnh lại màn hình bài đăng tải, đăng lại và chia sẻ với cộng đồng

2. Tôi quản lý tài khoản cá nhân trên mạng truyền thông xã hội như thế nào và điều đó ảnh hưởng đến cộng đồng ra sao, bao gồm cả các đồng nghiệp?

Nhân viên cần phải hiểu rõ về cách thức tham gia vào mạng xã hội và các thông tin được tải lên mạng. Các nội dung cần lưu ý bao gồm:

- Liệu các bài đăng của tôi có lịch sự và được tôn trọng và phù hợp với các điều khoản sử dụng mạng/nền tảng truyền thông xã hội cũng như đáp ứng các quy định về mặt pháp lý?

- Liệu rằng tôi chỉ đưa lên và thảo luận về các thông tin công cộng và bảo đảm rằng các bài đăng của tôi là chính xác và không gây hiểu lầm?

- Liệu rằng tôi có mâu thuẫn về mặt lợi ích giữa các chủ đề mà tôi đăng tải, thảo luận với vai trò, nhiệm vụ mà tôi đảm nhận?

- Các bài đăng của tôi ảnh hướng như thế nào đến dịch vụ công?...

3.2.2 Bảo đảm an toàn cá nhân trên mạng xã hội

Trong khi hầu hết mọi người sử dụng các trang mạng truyền thông xã hội đều có mục đích tốt, tuy nhiên cũng cần phải cẩn thận về thông tin chia sẻ và cách bảo vệ. Mọi người có thể tình cờ hoặc cố ý sử dụng thông tin cá nhân của người khác cho các mục đích không tốt, hoặc thậm chí ăn cắp danh tính. Vì vậy, cần lưu ý một số điều khuyến nghị sau:

- Thiết lập các cài đặt cá nhân và bảo mật: Cần nắm bắt và sử dụng các cài đặt an toàn và riêng tư trên mạng truyền thông xã hội. Đây chính là các chức năng giúp bạn kiểm soát các đối tượng có thể xem được bài viết bạn đăng tải và quản lý các trải nghiệm trên mạng theo một cách tích cực.

- Đăng tải thông tin cá nhân: Bảo vệ danh tiếng của bạn trên mạng truyền thông xã hội. Những gì bạn đăng tải lên mạng thì sẽ luôn xuất hiện trên mạng. Cần suy nghĩ thật kĩ trước khi đăng tải các bức hình mà bạn không muốn bố mẹ, đồng nghiệp hoặc ông chủ nhìn thấy. Các nghiên cứu đều chỉ ra rằng 70% các nhà tuyển dụng sẽ từ chối các ứng viên dựa trên các thông tin mà họ tìm kiếm được trên mạng.

- Giữ quyền riêng tư đối với các thông tin cá nhân: Hãy thận trọng về lượng thông tin cá nhân bạn cung cấp trên các mạng truyền thông xã hội. Bạn càng đăng nhiều thông tin, tin tặc hoặc người khác có thể sử dụng thông tin đó để lấy cắp danh tính của bạn, truy cập dữ liệu của bạn hoặc phạm tội khác như rình rập thì càng dễ dàng.

4. Kết luận

Trong bối cảnh việc sử dụng mạng phương tiện truyền thông xã hội ngày càng phổ biến hiện nay, các tổ chức đều cần có các yêu cầu, tiêu chí cơ bản trong việc sử dụng dành cho người lao động khi tham gia vào các tương tác trên mạng phương tiện truyền thông xã hội. Thông qua kinh nghiệm về việc xây dựng, ban hành các yêu cầu trong việc sử dụng mạng phương tiện truyền thông xã hội của một số nước trên thế giới nêu trên, các cơ quan, tổ chức của Việt Nam có thể tham khảo, đề xuất các yêu cầu phù hợp với bối cảnh, điều kiện thực tế của tổ chức cho các cán bộ, công chức, viên chức và người lao động thực hiện trong quá trình tương tác với mạng xã hội phục vụ công việc chung và cho mục đích cá nhân.

Trần Kiên

Tài liệu tham khảo:

- https://www.qgcio.qld.gov.au/documents/principles-for-the-use-of-social-media.

- Document Details for: Framework & Guidelines for use of Social Media for Government Organisations (USA).