Trong những thập kỷ gần đây, các Chính phủ trên thế giới ngày càng cố gắng để thúc đẩy tiến bộ công nghệ trong thông tin và truyền thông (ICT) để cung cấp dịch vụ hiệu quả hơn cho người dân. Những sáng kiến Chính phủ điện tử (CPĐT) được thiết kế để sắp xếp các dịch vụ và thực hiện nhiều mục tiêu không chỉ ở các nước phát triển và có thu nhập cao mà còn ở các nước đang phát triển. Theo xu hướng này, Hàn Quốc đã công nhận tầm quan trọng của CPĐT đối với khả năng cạnh tranh toàn cầu (UNPAN 2015) và phấn đấu sử dụng các công cụ để nâng cao hiệu quả cung cấp dịch vụ công. Việc xây dựng CPĐT đã trở thành mục tiêu của Hàn Quốc hướng tới để cải cách nền hành chính, thay đổi phương thức làm việc, nâng cao hiệu lực, hiệu quả của các cơ quan nhà nước. Đến nay, Hàn Quốc đã thu được nhiều thành công, góp phần quan trọng cho sự phát triển kinh tế - xã hội của mỗi nước và nâng cao vị thế quốc gia trên trường quốc tế. Việc triển khai thực hiện kế hoạch tổng thể, Hàn Quốc đẩy nhanh đổi mới Chính phủ và đóng góp rất nhiều vào nâng cao năng lực cạnh tranh của các quốc gia dựa trên tầm nhìn và kế hoạch hành động sử dụng công nghệ ở khắp mọi nơi (U). Để đạt được những thành công như ngày hôm nay, Chính phủ Hàn Quốc ban hành rất nhiều Đạo luật như: Đạo luật CPĐT, Đạo luật chia sẻ thông tin, Đạo luật Đăng ký thường trú,.. để mỗi cơ quan nhà nước thúc đẩy việc nhận thức, quản lý và phát triển CPĐT dựa trên kiến trúc CNTT, thực hiện các việc đánh giá cần thiết.

Bài viết giới thiệu về thực hiện kế hoạch tổng thể phát triển CPĐT Hàn Quốc và cung cấp dịch vụ CPĐT trong đó đề cập đến triển khai Hệ thống đăng ký cư trú điện tử Hàn Quốc (tiếng anh là Electronic Residence Registration System, e-RRS), đồng thời đưa ra bài học kinh nghiệm của Hàn Quốc trong việc chia sẻ thông tin nhằm tăng cường, thúc đẩy các dịch vụ Chinh phủ điện tử ở Việt Nam.

Kế hoạch tổng thế và cung cấp dịch vụ CPĐT

Kế hoạch tổng thể dành cho CPĐT: Luật CPĐT Hàn Quốc được sửa đổi, ban hành năm 2012 quy định: “Mỗi cơ quan nhà nước cần xem xét các vấn đề trong việc xác định, điều hành và phát triển CPĐT và thực hiện các việc đánh giá cần thiết như: Số hóa các dịch vụ công và nâng cao sự hài lòng của người dân; Cải cách các cơ quan hành chính và nâng cao năng suất và hiệu quả của các cơ quan; Bảo đảm an toàn và tin cậy của các hệ thống thông tin; Bảo vệ thông tin và riêng tư của cá nhân; Mở rộng việc công bố và chia sẻ thông tin nhà nước; Ngăn ngừa sự đầu tư trùng lặp và nâng cao sự liên thông. Mỗi cơ quan nhà nước thúc đẩy việc nhận thức, quản lý và phát triển CPĐT dựa trên kiến trúc CNTT”.

Các cơ quan hành chính sẽ phát triển và cung cấp các dịch vụ CPĐT để tăng cường phúc lợi và các tiện ích công cộng, đảm bảo an ninh cho người dân và tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động kinh doanh như các doanh nghiệp bắt đầu khởi nghiệp, thành lập nhà máy và liên tục bổ sung, thực hiện các biện pháp cải tiến/hoàn thiện các dịch vụ, việc truy cập các dịch vụ Chính phủ đảm bảo dễ dàng truy cập và sử dụng một cách an toàn, thuận tiện đến nhu cầu và tiện lợi đối với người sử dụng dịch vụ; Các dịch vụ CPĐT cung cấp để người dân tham gia vào các quá trình có liên quan và có ý kiến thông qua các phương tiện chẳng hạn như các cuộc hội thảo, kiến nghị, và đề xuất các chính sách đến cơ quan hành chính xem xét nếu phù hợp sửa văn bản liên quan và có điều chỉnh sao cho tạo điều kiện thuận lợi cho việc thu thập, cải thiện dịch vụ CPĐT sao cho dễ dàng cho người dân.

Hệ thống đăng ký cư trú điện tử Hàn Quốc

Chương trình phát triển CPĐT Quốc gia đưa ra thiết lập xây dựng một Hệ thống đăng ký cư trú điện tử (viết tắt là e-RRS) từ năm 1992 đến đầu 2000. Tuy nhiên, thời gian ban đầu của chương trình e-RRS được sử dụng riêng từng tổ chức do thiếu sự cơ chế phối hợp giữa các tổ chức cho việc chia sẻ thông tin. Vì lý do này, chương trình đã tác động đến việc cung cấp các dịch vụ dân sự, mặc dù mục tiêu của chương trình đã đề ra: Đảm bảo cung cấp dịch vụ hiệu quả hơn và giảm số lượng các quy trình hành chính và số lượng giấy tờ cần thiết cho người dân để tiếp cận các dịch vụ dân sự như: cá nhân sử dụng dữ liệu đã có gia hạn hộ chiếu, thay đổi địa chỉ giấy khai sinh … Để giải quyết vấn đề này, Đạo luật chia sẻ thông tin công cộng được ban hành năm 2004 và đến 2005 có hiệu lực với tầm nhìn về cơ chế phối hợp chia sẻ thông tin giữa các bộ của Hàn Quốc. Để đảm bảo việc chia sẻ thông tin, thành lập Uỷ ban chia sẻ thông tin công cộng dưới sự chỉ đạo của Thủ tướng Chính phủ và Thủ tướng Chính phủ và một thành viên khu vực tư nhân được bổ nhiệm làm đồng Chủ tịch của Ủy ban. Các hoạt động của Ủy ban được đưa ra và thành lập trung tâm tăng cường mức độ chia sẻ thông tin, dẫn đến hiệu quả cao hơn trong việc cung cấp các dịch vụ dân sự và chứng minh rằng một hệ thống chia sẻ thông tin là rất quan trọng trong việc cung cấp các dịch vụ dân sự hiệu quả bằng cách sử dụng e-RRS. Đến nay, hiện có hơn 4.000 dịch vụ hành chính của Chính phủ, bao gồm xử lý trực tuyến 400 loại khiếu nại khác nhau và thông tin truy cập công cộng cho 20 bộ khác nhau và các cơ quan chính phủ, được cung cấp trực tuyến tại địa chỉ Minwon243 (www. Minwon.go.kr) đây là một trang web một cửa của Chính phủ cung cấp các yêu cầu và tài liệu về các dịch vụ hành chính trực tuyến của Chính phủ.

Tổng quan về sự phát triển của RRS tại Hàn Quốc

Căn cứ vào Đạo luật Đăng ký thường trú (RRA) được ban hành năm 1962, tinh giản dịch vụ công là một hệ thống theo dõi ID quốc gia và quản lý thông tin về cư trú. ID quốc gia là được gọi là "ID thường trú" tại Hàn Quốc. Hệ thống này được gọi là đăng ký hộ tịch vì dựa trên trên địa chỉ cư trú của chính quyền địa phương. Yêu cầu mỗi công dân đăng ký thông tin cá nhân và cung cấp một số ID duy nhất không thể thay đổi. Theo Đạo luật này, mỗi hộ gia đình có trách nhiệm đăng ký với chính quyền địa phương (được quy định tại Điều 2, 6 và 10). Đạo luật RRS ban đầu được sử dụng để kiểm soát và theo dõi tính di động của công dân và được sử dụng để quản lý dân sự quốc phòng chuẩn bị cho căng thẳng leo thang giữa hai miền Triều Tiên. Do những lo ngại về bảo mật, thu thập dữ liệu cá nhân được ưu tiên hơn (Yoon 2015). Bằng cách này, Đạo luật RRS phục vụ hành chính mục đích xác định và theo dõi cộng đồng dân số và xu hướng di cư và sau đó sử dụng thông tin để quyết định hành chính cần thiết. Để đáp ứng mục đích hành chính này, hệ thống ban đầu đã được thiết kế như là một hệ thống thông tin phân tán, nơi các chính quyền địa phương thu thập và quản lý dữ liệu thông tin thô từ cư dân. Mỗi chính quyền địa phương đã chuyển thông tin tóm tắt về cư dân tới chính quyền địa phương hoặc chính quyền địa phương hoặc chính quyền trung ương để sử dụng các dịch vụ dân sự khác nhau đòi hỏi sự chia sẻ thông tin giữa các tổ chức. Theo dõi vị trí của một công dân được coi là nhân tố quan trọng như các dịch vụ dân sự đối với người dân được cung cấp thông qua văn phòng chính quyền địa phương tại thời điểm đó. RRS phát triển theo thời gian để cải thiện các dịch vụ công (xem Hình 1). Đạo luật RRA sửa đổi lần thứ ba vào năm 1975 đã làm giảm yêu cầu về tuổi của thẻ đăng ký hộ khẩu (RRC) đến 17 năm và đưa ra các hình thức phạt bổ sung đối với việc không nhận và vận chuyển RRCs. Sửa đổi cũng đã giới thiệu một thiết kế hoàn toàn mới cho RRCs và chuyển RRN 12 chữ số sang số 13 chữ số. Sự sửa đổi trong những năm 2000 đã phản ánh sự phát triển của e-RRS. Năm 2001, khi e-RRS được khai trương, một điều khoản mới đã được thực hiện để cho phép một bản sao của giấy chứng nhận đăng ký cư trú được in tự động trên một số máy in. Từ năm 2004, thông tin đăng ký cư trú có thể được xem qua hệ thống e-RRS từ tất cả các cấp chính quyền.

Hình 1: Những thay đổi chính của RRS Hàn Quốc trong giai đoạn 1962-2004
(Nguồn: Public Service Handbook, 2014)

Xây dựng e-RRS cho các dịch vụ dân sự hiệu quả

Nhận thức được hiệu quả của Chính phủ là một lợi thế cạnh tranh toàn cầu quan trọng, Chính phủ Hàn Quốc đã đưa ra mục tiêu chính sách vào năm 1986 nhằm cung cấp cho người dân và các cơ quan Chính phủ một cách dễ dàng và thuận tiện trong việc tiếp cận các dịch vụ dân sự trực tuyến bằng cách xây dựng hệ thống thông tin quốc gia (NIA 2005). Giai đoạn đầu của "Dự án số hóa Mạng cơ bản Quốc gia" được đưa ra vào năm 1987 và chương trình này được tiếp tục là giai đoạn hai từ năm 1992 đến năm 1996 của "Chương trình Cơ sở hạ tầng Mạng máy tính Quốc gia" sử dụng mô hình chính sách cơ sở hạ tầng thông tin Quốc gia Hoa Kỳ, chính phủ Hàn Quốc đã khởi động một số dự án quan trọng để xây dựng một hệ thống thông tin quốc gia. E-RRS được coi là một hệ thống thông tin cơ bản, nơi các cơ sở dữ liệu của các bộ khác nhau và chính quyền địa phương có thể chia sẻ thông tin và cung cấp các dịch vụ dân sự hiệu quả. Tuy nhiên, việc phát triển hệ thống e-RRS nhằm hợp lý hóa các dịch vụ dân sự là không dễ dàng bởi hệ thống đăng ký hộ khẩu dựa trên giấy ban đầu đã được phát triển trong một hệ thống thông tin phân tán theo vùng, ở đó mỗi chính quyền địa phương thu thập và quản lý thông tin và lưu giữ nó tại địa phương cấp chính phủ. Vì lý do này, các chính quyền địa phương cho biết họ có quyền sở hữu cơ sở dữ liệu đăng ký hộ khẩu và họ đã chống lại việc chia sẻ với chính quyền trung ương hoặc các chính quyền địa phương khác khi chính quyền trung ương đề nghị số hóa thông tin thường trú là một cơ sở dữ liệu quốc gia.

Thách thức để đối phó

Vào cuối những năm 1990, hệ thống đã được hoàn thiện và dự kiến cung cấp các dịch vụ dân sự hiệu quả. Dịch vụ dân sự tập trung vào việc giảm các tài liệu bổ sung được yêu cầu để kiểm tra thông tin nhận dạng và thông tin bổ sung của công dân, vì e-RRS cho phép liên kết với các cơ sở dữ liệu của các bộ khác. Đặc biệt, e-RRS được xây dựng dựa trên số đăng ký cư trú một số riêng biệt và số này cho phép liên kết tất cả các thông tin cần thiết để cung cấp các dịch vụ dân dụng thiết yếu như: tham khảo thuế, dịch vụ y tế, giáo dục và phúc lợi. Do đó, nhiều người tin rằng việc xây dựng Hệ thống điện tử sẽ nhận ra các mục tiêu của CPĐT, trong đó các Bộ và các cơ quan Chính phủ có thể chia sẻ thông tin cần thiết bằng cách sử dụng số đăng ký của người cư trú, mà không yêu cầu người dân nộp các tài liệu bổ sung. Theo một cuộc khảo sát được thực hiện bởi Bộ Nội vụ và Hành chính công về các lý do để hạn chế việc chia sẻ thông tin hành chính, các lý do chính được báo cáo là "sự thiếu phối hợp giữa các phòng ban" và "những hạn chế bởi các hệ thống luật pháp" (xem Hình 2).

Hình 2: Lý do việc hạn chế chia sẻ thông tin công cộng
(Nguồn: Ministry of Government Administration and Home Affairs (2006c)

Sử dụng e-RRS để chia sẻ thông tin công cộng cho dịch vụ dân sự

Như đã đề cập trước đó, để cung cấp các dịch vụ liên ngành hiệu quả và tiện lợi, Chính phủ Hàn Quốc yêu cầu các bộ ngành chia sẻ thông tin cần thiết cho các dịch vụ dân sự sử dụng e-RRS. Có ba phương pháp để chia sẻ thông tin giữa các bộ trong Chính phủ Hàn Quốc.

- Thứ nhất, khi cung cấp các dịch vụ liên quan đến nhiều Bộ, các Bộ chia sẻ thông tin trao đổi thông qua tài liệu điện tử (EDI), hình thức lý tưởng nhất của chia sẻ thông tin.

- Thứ hai là đăng ký các thông tin có thể được chia sẻ trước để liên kết thông tin thông qua e-RRS sử dụng trung tâm chia sẻ thông tin công cộng, khi thông tin cần được chia sẻ để cung cấp dịch vụ công.

- Cuối cùng, phương pháp chia sẻ thông tin ngoại tuyến như: nhận thông tin đăng ký cư trú trên máy vi tính qua USB.

Sự ảnh hưởng lớn của chính sách chia sẻ thông tin là việc giảm bớt các bản giấy chứng nhận (bổ sung) gửi đính kèm hoặc nhận dạng tài liệu được yêu cầu trước đó. Vì chính sách chia sẻ thông tin công cộng đã được thực hiện, các tài liệu đính kèm đã được yêu cầu trong những năm qua đã được giảm đáng kể bằng cách tìm kiếm và sử dụng thông tin thông qua hệ thống kết nối.

Bài học kinh nghiệm

- Hỗ trợ chính trị mạnh mẽ cho một cơ chế phối hợp hiệu quả là rất quan trọng: Việc chia sẻ thông tin luôn luôn là không tốt, vì nhiều nhân viên hoặc tổ chức coi nó như một bước đi để mất quyền kiểm soát các lĩnh vực trách nhiệm của họ. Do đó, cần phải có các chính sách khuyến khích cũng như các cơ chế bắt buộc để tạo ra sự sẵn sàng chia sẻ thông tin.

- Những nỗ lực trong quá trình thay đổi các thủ tục rất quan trọng: Khi thay đổi hệ thống mới người dùng không quen với các quy tắc và thủ tục trước đã sử dụng. Sau khi thành lập e-RSS, chính phủ Hàn Quốc đã rất xấu hổ với thực tế là những người bình thường không sử dụng nó với đúng tiềm năng của nó.

Chính phủ Hàn Quốc thành lập Trung tâm chia sẻ thông tin công cộng tạo điều kiện cho từng Bộ trong việc thay đổi các thủ tục hành chính hiện tại và các quy tắc về kinh doanh bằng cách sử dụng e-RRS. Trung tâm đã làm việc như một đại lý bên thứ ba để liên kết thông tin qua e-RRS giữa các bộ và các tổ chức Chính phủ. Hơn nữa, tất cả các nhà chức trách Chính phủ, bất kể công tác ở vị trí nào đều được đào tạo rộng rãi trong việc sử dụng các hệ thống CPĐT và chia sẻ thông tin. Cả hai hình thức đào tạo trực tuyến và ngoại tuyến đã được cung cấp, và mời các cố vấn để đào tạo chuyên sâu cho các tổ chức chính phủ.

Tài liệu tham khảo

1/ e-Government for Better Civil Services: How the Korean Government Implemented the e-Registration System.

2/ The E-Government Act of 2012

Mai Thanh Hải