Việc chia sẻ thông tin kịp thời, tin cậy và phù hợp là nền tảng cho một Chính phủ tốt và cung cấp năng lực cho việc thực hiện các dịch vụ tốt hơn. Việc chia sẻ thông tin là điều cốt lõi của sự hợp tác, khả năng chia sẻ thông tin hiệu quả giữa các cơ quan Chính phủ là chìa khóa của sự sáng tạo để cung cấp các dịch vụ một cửa. Theo truyền thống, các dịch vụ công được các cơ quan Chính phủ khác nhau cung cấp qua các chương trình và các dịch vụ mà không có sự kết nối với nhau. Bài viết này đề cập đến việc Chính phủ Hàn Quốc đã chia sẻ thông tin như thế nào để cung cấp dịch vụ tốt hơn và điều này đã tác động đến năng lực sáng tạo của Chính phủ như thế nào trong việc đưa ra dịch vụ một cửa tích hợp.

1. Cơ quan chịu trách nhiệm về chia sẻ thông tin

Bộ Nội vụ và Hành chính công (MOGAHA) là cơ quan chịu trách nhiệm về chia sẻ thông tin Chính phủ rộng rãi trong một số trường hợp tiến hành khảo sát ban đầu về thực trạng và sự cần thiết đối với việc chia sẻ thông tin. Nhu cầu và yêu cầu chia sẻ thông tin Chính phủ rộng rãi được chú trọng trong công tác khảo sát, theo kết quả khảo sát của năm 2005 thì 260 triệu trường hợp có yêu cầu chia sẻ thông tin hành chính từ hơn 660 cơ quan Chính phủ. Cũng trong năm 2005, dựa trên kết quả khảo sát Ủy ban chia sẻ thông tin hành chính và đơn vị chuyên trách về chia sẻ thông tin được thành lập trực thuộc Thủ tướng Chính phủ đã soạn thảo và ban hành phê duyệt bởi Tổng thống về Kế hoạch tổng thể cho việc chia sẻ thông tin Chính phủ rộng rãi.

Do nhu cầu ngày càng tăng đối với sự chia sẻ thông tin, Chính phủ Hàn Quốc đã sửa đổi Đạo luật Chính phủ điện tử để cung cấp cơ sở pháp lý và thành lập Trung tâm chia sẻ thông tin công cộng (PISC) để quản lý hiệu quả việc chia sẻ thông tin hành chính. Chính phủ Hàn Quốc đã tiếp cận từng giai đoạn đối với việc thực hiện chia sẻ thông tin và được chia ra làm 3 giai đoạn, với phương pháp tiếp cận từng giai đoạn không chỉ cho phép có thời gian trong giai đoạn đầu để thu thập thông tin trực tiếp, cốt yếu và vượt qua được sự phản kháng mà còn đưa ra chiến lược hoạch định tốt và thực hiện thành công vào giai đoạn cuối. Chính phủ Hàn Quốc đã thực hiện những nỗ lực để cung cấp các dịch vụ tốt hơn và để nâng cao chất lượng chính sách thông qua việc chia sẻ thông tin. Bằng việc tiếp cận từng bước, việc chia sẻ thông tin mang lại rất nhiều lợi ích cho Chính phủ và người dân.

2. Dịch vụ tích hợp

Để cung cấp các dịch vụ tích hợp một cửa cần phải có sự hợp nhất của văn phòng hậu thuẫn về các hệ thống thông tin và sự liền mạch của các qui trình thông qua cơ sở hạ tầng chính phủ điện tử được chia sẻ. Khả năng hợp tác và chia sẻ dữ liệu giữa các cơ quan Chính phủ là chìa khóa để xây dựng nền tảng cho việc tích hợp các dịch vụ công. Trước đây, tại Hàn Quốc người dân phải chuẩn bị các giấy tờ khác nhau bao gồm giấy CMND khi họ nộp hồ sơ làm các thủ tục dịch vụ công. Nhân viên của các cơ quan Chính phủ cũng quen với việc chỉ xử lý các đơn từ của công dân sau khi họ kiểm tra và xem xét các hồ sơ đã nộp. Theo thực tế này, người dân đã trở nên quen với việc phải hoàn thiện các giấy tờ cần bổ sung khi có yêu cầu từ các cơ quan Chính phủ tiếp nhận hồ sơ của họ. Các dịch vụ công đang ngày càng trở nên phụ thuộc lẫn nhau. Ranh giới giữa các tổ chức đang dần trở nên khó xác định rõ rệt do các tổ chức đang dần trở nên đan xen và phụ thuộc lẫn nhau hơn. Mặc dù sự gia tăng sức mạnh của công nghệ thông tin trong việc cung cấp cho Chính phủ năng lực kết nối giữa các qui trình có liên quan bằng cách liên kết các hệ thống cơ sở dữ liệu. Công nghệ thông tin cho phép các thông tin được chia sẻ và hợp tác hiệu quả giữa tất cả các cơ quan chính quyền. Chia sẻ thông tin thông qua việc sử dụng các công nghệ thông tin tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện các dịch vụ tốt hơn và sự phát triển của chính sách cải tiến thông qua sự phối hợp tập trung liên ngành. Đối với Chính phủ, việc chia sẻ thông tin mang lại những lợi ích hiệu quả và tiết kiệm chi phí bằng cách giảm việc kiểm tra giấy tờ bằng tay, tạo điều kiện xây dựng dựa trên thực tiễn và loại bỏ sai sót. Việc dễ dàng chia sẻ thông tin giữa các tổ chức, cá nhân, Chính phủ sẽ kết nối hơn trong việc cung cấp các dịch vụ một cửa liền mạch hoặc các dịch vụ mới.

Mặc dù có tiến bộ về mặt công nghệ trong các hệ thống công nghệ thông tin vàchính phủ điện tử, những người dân vẫn gặp khó khăn trong giao dịch vì họ phải đối mặt nhiều thủ tục phức tạp và mâu thuẫn nhau, sự lặp lại của các qui trình liên quan đến việc quản lý thông tin như thu nhập, chứng thực và xác nhận thông tin. Hình 1 mô tả việc chia sẻ thông tin các cơ quan Chính phủ với doanh nghiệp và người dân, Hàn Quốc đã bắt đầu tin học hóa các chức năng chính của Chính phủ vào cuối những năm 1980, thành lập những cơ sở dữ liệu cần thiết cho quản trị công, bao gồm đăng ký thường trú, đăng ký xe, bất động sản... Những cơ sở dữ liệu này có qui mô lớn, được vận hành riêng biệt, không được liên kết với nhau để cung cấp những dịch vụ tích hợp cho đến đầu năm 2000.

Năm 2001, Hàn Quốc đã xây dựng Cổng thông tin điện tử và Hệ thống chia sẻ thông tin được phát triển lần đầu, để đáp ứng nhu cầu tích hợp các dịch vụ điện tử xuyên qua các ranh giới tổ chức và quyền hạn, việc chia sẻ thông tin giữa các cơ quan Chính phủ được các cơ quan có thẩm quyền truy cập trực tuyến nhằm chia sẻ thông tin cho các chức năng và dịch vụ Chính phủ khác nhau. Ở mức độ đó, việc chia sẻ thông tin này đã giúp người dân Hàn Quốc loại bỏ sự cần thiết phải cung cấp các giấy tờ chứng nhận như là một phần của quá trình nộp đơn và do đó góp phần làm giảm nhu cầu chứng thực các loại giấy tờ hoặc văn bản. Cổng thông tin Chính phủ Hàn Quốc “http://www.minwon.go.kr/” cung cấp các dịch vụ chính phủ điện tử tích hợp có thể hoàn thiện trực tuyến bằng cách loại bỏ sự bất tiện gây ra bởi sự phát hành riêng biệt các giấy tờ yêu cầu. Cổng thông tin một cửa Chính phủ không chỉ cung cấp việc truy cập duy nhất tới các dịch vụ Chính phủ mà còn sắp xếp việc lưu trữ dữ liệu, điều này tạo thuận lợi hơn cho việc chia sẻ thông tin giữa các cơ quan. Hình 2 là mô hình quản lý tài liệu điện tử được phát triển nhằm quản lý tài liệu điện tử một cách có hệ thống, khi người dân (nguyên đơn dân sự) giao dịch trên cổng giao dịch trực tuyến, dịch vụ cho phép xem vàxúc tiến tại các cơ quan xử lý dân sự và lưu các mẫu đơn cũng như các tài liệu cần thiết trong quá trình đăng ký dân sự.

Việc xây dựng hệ thống quản lý tài liệu điện tử đã hoàn thiện từ tháng 12/2006. Những lợi ích của hệ thống quản lý tài liệu cho phép việc lập tài liệu và lưu trữ toàn bộ quá trình xây dựng chính sách; Nâng cao khả năng tiếp cận tài liệu và khả năng cung cấp các dịch vụ thông tin khác nhau cho công chúng; Củng cố 4 đặc tính của tài liệu, bao gồm tính xác thực, tính tin cậy, toàn vẹn và hữu dụng như đã nêu trong tiêu chuẩn quốc tế. Hiện tại, hệ thống quản lý tài liệu được triển khai ở hầu hết các cơ quan hành chínhTrung ương và sẽ được phổ biến đến các cơ quan cấp địa phương.

3. Chia sẻ thông tin công cộng

Cải tiến trong việc cung cấp giấy phép lái xe thông qua PISC: Từ đầu năm 2013, 5 Bộ, bao gồm Bộ Nội vụ và Hành chính công, Bộ Y tế và Phúc lợi, Cơ quan cảnh sát quốc gia, Dịch vụ bảo hiểm y tế quốc gia và Cục giao thông đường bộ đã đồng ý cùng sử dụng chung thông tin từ việc lắng nghe và tầm nhìn cần thiết cho kỳ kiểm tra giấy phép lái xe. Thông tin cải thiện tầm nhìn và khả năng lắng nghe cho kỳ kiểm tra giấy phép lái xe thông qua việc chia sẻ thông tin hành chính mà các nhân viên giám khảo kỳ thi Giấy phép lái xe có thể xác định tình trạng sức khỏe.

Trong quá khứ: Xử lý riêng biệt theo từng Bộ, ngành gặp một số khó khăn như:

- Gia tăng thời gian chờ đợi từ nhiều bài kiểm tra khác nhau (Trung tâm dịch vụ công cộng à Văn phòng kiểm tra thể chất à Trung tâm dịch vụ công cộng)

- Tốn nhiều chi phí kiểm tra.

Hiện tại Hệ thống mang lại những lợi ích:

- Đơn giản hóa các thủ tục dân sự: giảm thời gian chờ đợi.

- Bỏ qua kiểm tra y học: giảm chi phí kiểm tra.

- Chia sẻ thông tin y tế.

Với việc cải tiến trong việc cung cấp giấy phép lái xe thông qua PISC, đến nay khoảng 3 triệu lợi nhuận nhận được hàng năm từ việc giảm thiểu chi phí kiểm tra y học và các tài liệu cần thiết giảm thiểu đến 16,1 tỷ won, do đó, 2.800 triệu chủ giấy phép lái xe (56% dân số) được kỳ vọng sẽ thu được lợi nhuận một cách ổn định.

Bài học kinh nghiệm quan trọng rút ra như sau:

- Hàn Quốc có được sự hỗ trợ từ cấp lãnh đạo Chính phủ: Ưu tiên của Chính phủ trong dài hạn; Nhiệm vụ hàng đầu; Hệ thống quản lý tập trung và dựa trên tính tuân thủ.

- Hướng tới khách hàng: Tập trung vào nhu cầu của khách hàng (do MOGAHA thực hiện); Phương pháp tiếp cận theo giai đoạn.

- Kế hoạch tổng thể và chia sẻ thông tin trong toàn Chính phủ: Cơ sở hành lang pháp lý rõ ràng.

- An ninh thông tin và các quyền lợi về pháp lý.

Tài liệu tham khảo

1. Korean Government Extends Range of and Improves Efficiency of Online Public Services.

2. e-Government Act Article 37.

3. Administrative Information Sharing.

4. Public Information Sharing in Korea.

5. http://www.moi.go.kr/eng/sub/a03/localAdmin/screen.do