Theo quan điểm của Gartner, Kiến trúc Chính phủ điện tử là chiến lược, không phải là công nghệ, tập trung vào đích cần hướng tới. Hai điều quan trọng nhất đối với Kiến trúc Gartner là một cơ quan sẽ đi đến đâu và làm thế nào đến đó. Vì vậy cần xác định được mô hình/sơ đồ thành phần của Chính phủ điện tử và lộ trình triển khai các thành phần trong mối quan hệ của chúng.

Mặc dù có các phương pháp luận khác nhau, nhưng các Kiến trúc Chính phủ điện tử nói chung đều hướng tới các mục đích:

Xác định bức tranh tổng thể của cơ quan. Trong đó có các thành phần và mối quan hệ giữa chúng, gắn liền ứng dụng công nghệ thông tin với các hoạt động nghiệp vụ.

Nâng cao khả năng kết nối liên thông, tích hợp, chia sẻ, sử dụng lại thông tin, cơ sở hạ tầng thông tin.

Hạn chế đầu tư trùng lặp, tiết kiệm chi phí, thời gian triển khai.

Nâng cao tính linh hoạt khi xây dựng, triển khai các thành phần, hệ thống thông tin theo điều kiện thực tế.

Tạo cơ sở xác định các thành phần, hệ thống công nghệ thông tin cần xây dựng và lộ trình, trách nhiệm triển khai.

Với tầm quan trọng như trên, việc phát triển và ứng dụng Kiến trúc chính phủ điện tử tại các nước ngày càng được chú trọng. 

Qua kinh nghiệm các nước cũng cho thấy, xây dựng Kiến trúc chính phủ điện tử là công việc phức tạp, lâu dài, các Kiến trúc được ban hành thành nhiều Phiên bản trong các giai đoạn khác nhau phù hợp nhu cầu và sự phát triển. Sau khi đã có Kiến trúc, cần có nhiều tài liệu hướng dẫn triển khai cụ thể.

Các nguyên tắc thành công của Kiến trúc tổng thể

Bài viết này giới thiệu một số kỹ thuật, thủ thuật áp dụng trong xây dựng Kiến trúc tổng thể nhằm mang lại sự thành công cho tổ chức. Các kỹ thuật này được áp dụng cho sáng kiến về kiến ​​trúc các tổ chức có quy mô từ lớn đến nhỏ, nhưng có ý nghĩa đặc biệt hơn đối với các tổ chức lớn. Điều quan trọng của việc này là các tổ chức phải hiểu rõ về những gì họ đang cố gắng đạt được bằng kiến ​​trúc tổng thể. Nghĩa là tổ chức mong đợi thu lại được những lợi ích gì từ kiến trúc tổng thể? Một số tổ chức chỉ đơn giản là làm kiến ​​trúc tổng thể theo quy định. Những nguyên tắc này được áp dụng cho dù bạn đang cố gắng tận dụng chiến lược của tổ chức để đạt được lợi thế cạnh tranh, bạn đang cố gắng để làm chủ công nghệ thông tin nằm ngoài tầm kiểm soát hay chỉ đơn giản là bạn thực hiện nó không phải do ép buộc.

Lạm dụng nhiệm vụ của việc lên kế hoạch chiến lược hoặc thực hiện công nghệ thông tin là một lỗi phổ biến. Nhưng không phải các tổ chức thực hiện trong giới hạn của kiến ​​trúc tổng thể đều đã làm tốt. Thông thường chiến lược của tổ chức không rõ ràng do đó họ không có đủ dữ liệu để tiến hành việc này. Tương tự như vậy, quá nhiều mô hình được tạo ra mà không phù hợp và không tương thích. Ngoài ra một số mô hình hoàn toàn không sử dụng được và các công cụ kém thường cản trở việc hoàn thành kiến ​​trúc tổng thể. Dưới đây là một số nguyên tắc:

Đề ra tầm nhìn rõ ràng và gắn chặt với nó.

Điều quan trọng là phải có một tầm nhìn rõ ràng về cách tiếp cận kiến ​​trúc tổng thể. Khảo sát thực tiễn các sáng kiến kiến ​​trúc tổng thể của thế giới, của các cơ quan, đơn vị khác để tự mình nhìn nhận kết quả và sử dụng chúng như một cơ sở để tạo ra tầm nhìn của mình.

Hãy tư duy nhỏ, nhanh và tinh gọn.

Dù phạm vi, quy mô và mục tiêu là gì, hãy tư duy nhỏ, nhanh và tinh gọn. Giữ phạm vi mục tiêu thật rõ ràng, sử dụng nhóm nhỏ các chuyên gia có nhiều kinh nghiệm, đặt ra các nhiệm vụ thu lợi nhuận nhỏ, thường xuyên và ngắn hạn để hoàn thành kiến ​​trúc tổng thể. Kiến trúc tổng thể nghĩa là phải thiết kế hay kiến ​​tạo nên nó.

Áp dụng phân tích hệ thống từ trên xuống dưới.

Gắn chặt với việc phát triển các mô hình kiến ​​trúc tổng thể. Hãy nhớ điều gì là nằm trong hay ngoài phạm vi của kiến ​​trúc tổng thể. Kiến trúc tổng thể cho rằng kế hoạch chiến lược của một tổ chức là đã có sẵn. Nhiệm vụ của kiến trúc tổng thể là xác định nhu cầu về công nghệ thông tin chứ không phải là triển khai thực hiện các cơ sở hạ tầng riêng của mình.

Tạo một bộ hướng dẫn và tiêu chuẩn tác phong.

Tạo lập bộ hướng dẫn và tiêu chuẩn tác phong cho các mô hình kiến ​​trúc tổng thể từ thật sớm. Tính nhất quán là điều quan trọng nhất trong kiến ​​trúc tổng thể, đặc biệt là đối với các dự án lớn. Mục tiêu của việc này không phải là để tạo ra một mô hình vô nghĩa mà là tạo ra mô hình có thẩm mỹ mà mọi người có thể đọc, sử dụng và thấu hiểu.

Tư duy sáng tạo về các công cụ.

Hãy thử xác định một danh sách ngắn các công cụ tốt nhất bạn đang có trong tay để thực hiện kiến ​​trúc tổng thể. Tốt hơn hết là lựa chọn một công cụ chạy tốt một vài mô hình thực sự hơn là chọn một công cụ chạy được nhiều mô hình nhưng lại kém hiệu quả.

Hiệu quả đầu tư của kiến trúc tổng thể

Sử dụng kiến ​​trúc tổng thể trong việc sắp xếp chiến lược với công nghệ thông tin của các tổ chức và cơ quan địa phương, tiểu bang và liên bang có thể đo lường được hiệu quả đầu tư. Ưu tiên hàng đầu là để thu thập dữ liệu chi phí chi tiết cho kiến ​​trúc tổng thể. Tiếp theo, thiết lập và thu về lợi ích từ các mục tiêu cải thiện hiệu suất đo lường được là rất quan trọng. Cuối cùng, tỷ lệ lợi ích trên chi phí, lợi nhuận trên vốn đầu tư, giá trị hiện tại ròng và điểm hòa vốn được xác định từ các dữ liệu về chi phí và lợi ích.

Các minh hoạt dưới đây cho ta có góc nhìn khái quát về hiệu quả đầu tư kiến trúc tổng thể đối với việc thi hành các sáng kiến chính phủ điện tử cấp liên bang của chính phủ Hoa kỳ.

Hình 1. Cơ cấu chi phí và lợi ích

Hình 2. Bảng chi phí và lợi ích từ các sáng kiến chính phủ điện tử

Hình 3. Tỷ lệ hiệu quả đầu tư  

Bài viết này bao gồm một số đề tài hữu ích có liên quan chặt chẽ với nhau trong kiến ​​trúc tổng thể. Thứ nhất, đưa ra các nguyên tắc để thực hiện thành công kiến ​​trúc tổng thể. Thứ hai, bài viết đã giới thiệu cơ cấu chi phí và lợi ích của kiến trúc tổng thể, đồng thời minh họa về chi phí và lợi ích mang lại cụ thể đối với các sáng kiến chính phủ điện tử cấp liên bang của chính phủ Hoa kỳ. trong đó có thể hiện chi phí, lợi ích, tỷ lệ lợi ích/chi phí cũng như tỷ lệ hiệu quả đầu tư, giá trị ròng và điểm hòa vốn để nhìn được khái quát về hiệu quả đầu tư. Trên cơ sở đó, nêu ra các nguyên tắc cần thực hiện để đảm bảo mang lại thành công cho kiến trúc tổng thể của tổ chức.

Mục tiêu của kiến ​​trúc tổng thể là nâng cao hiệu quả hoạt động và hiệu quả của tổ chức bằng cách sắp xếp chiến lược cho phù hợp với nguồn lực công nghệ thông tin. Hiệu quả đầu tư là một cách tuyệt vời để đo lường sự thành công hay thất bại của kiến ​​trúc tổng thể. Việc giới thiệu và mô tả các mục tiêu của kiến ​​trúc tổng thể trước khi giới thiệu và mô tả làm thế nào để đo lường hoàn vốn là rất cần thiết bởi chúng có liên quan chặt chẽ với nhau.

Nguồn tham khảo:

Hite, R. C. (2002). Enterprise architec- ture use across the federal govern- ment can be improved (GAO-02- 6). Washington, DC: U.S. Govern- ment Accounting Office (GAO).

Phan Thúy Trinh