Theo đó, viêc quản lý, sử dụng chứng thư số, chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng được quy định gồm:
- Thẩm quyền quản lý thuê bao chứng thư số chuyên dùng trong các cơ quan nhà nước của tỉnh thực hiện theo Quyết định số 800/QĐ-UBND, ngày 30/3/2020 của UBND tỉnh Vĩnh Long về việc Ủy quyền cho Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông tổ chức triển khai, quản lý chứng thư số, thiết bị lưu khóa bí mật, dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng Chính phủ trên địa bàn tỉnh Vĩnh Long.
- Về nguyên tắc quản lý, sử dụng chứng thư số, chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng Chính phủ được quy định:
Chữ ký số được sử dụng rộng rãi cho các giao dịch điện tử và các loại văn bản điện tử trong các cơ quan nhà nước tỉnh Vĩnh Long; không áp dụng đối với các văn bản mật, tuyệt mật, tối mật theo quy định của pháp luật.
Văn bản điện tử được ký số phải đảm bảo tính xác thực, tính toàn vẹn xuyên suốt trong quá trình trao đổi, xử lý và lưu trữ văn bản điện tử được ký số.
Chữ ký số của cơ quan, đơn vị, cá nhân chỉ được sử dụng để thực hiện các giao dịch theo đúng thẩm quyền của cơ quan, đơn vị và chức danh được cấp chứng thư số.
Việc quản lý, sử dụng chữ ký số phải bảo đảm an toàn, an ninh thông tin.
- Đăng ký cấp mới, gia hạn, thu hồi chứng thư số chuyên dùng:
Thuê bao đề nghị cấp chứng thư số phải thỏa mãn các điều kiện sau: Là cơ quan, cá nhân thuộc cơ quan nhà nước; Có địa chỉ thư điện tử (email) của tỉnh: xxx@vinhlong.gov.vn; Thực hiện các nghĩa vụ, trách nhiệm tài chính theo quy định.
Điều kiện cấp mới chứng thư số cho cá nhân, cơ quan, tổ chức nhà nước trong tỉnh phải phù hợp với các điều kiện quy định tại Điều 60 của Nghị định số 130/2018/NĐ-CP, ngày 27/9/2018 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Luật giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số.
Hồ sơ, trình tự, thủ tục, thời gian thực hiện việc Đăng ký cấp mới, gia hạn, thay đổi nội dung thông tin, thu hồi chứng thư số chuyên dùng, thu hồi thiết bị lưu khóa bí mật, khôi phục thiết bị lưu khóa bí mật được thực hiện theo các quy định tại Hướng dẫn hồ sơ, mẫu biểu cung cấp, quản lý dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng Chính phủ của Thông tư số 185/2019/TT-BQP, ngày 04/12/2019 của Bộ Quốc phòng về Hướng dẫn việc cung cấp, quản lý, sử dụng dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng Chính phủ.
Về khôi phục thiết bị lưu khóa bí mật được quy định: Sở Thông tin và Truyền thông có trách nhiệm thực hiện khôi phục thiết bị lưu khoá bí mật theo phân cấp của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng Chính phủ sau khi tiếp nhận và kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ.
Bên cạnh đó Ủy ban nhân dân tỉnh Vĩnh Long cũng quy định rõ trách nhiệm cụ thể cho từng đơn vị, cá nhân:
- Trách nhiệm của Sở Thông tin và Truyền thông:
Chủ trì, hướng dẫn các cơ quan, tổ chức triển khai thực hiện Quy chế này và các quy định có liên quan đến công tác quản lý, sử dụng chữ ký số, chứng thư số và dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng trong các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh.
Hướng dẫn, kiểm tra các thuê bao thuộc thẩm quyền quản lý trong quá trình sử dụng chứng thư số, khoá bí mật và việc thực hiện các quy định.
Chủ trì, phối hợp với Sở Nội vụ xây dựng, triển khai chương trình đào tạo, hội nghị tuyên truyền về ứng dụng chữ ký số trong giao dịch điện tử, sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh; đề xuất đưa nội dung thực hiện Quy chế này vào xét thi đua khen thưởng hàng năm đối với các cơ quan nhà nước.
Phối hợp với Văn phòng UBND tỉnh, Sở Nội vụ rà soát, tham mưu Chủ tịch UBND tỉnh bổ sung, điều chỉnh Danh mục văn bản, tài liệu sử dụng chữ ký số, không kèm văn bản giấy để trao đổi hoàn toàn qua môi trường mạng giữa các cơ quan nhà nước.
Thực hiện kiểm tra việc quản lý, sử dụng chứng thư số, chữ ký số, dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng, thiết bị lưu khóa bí mật và việc thực hiện Quy chế này của các cơ quan, tổ chức, cá nhân; làm đầu mối tiếp nhận và giải quyết các đề nghị cấp mới, điều chỉnh thông tin chứng thư số và thiết bị lưu khóa bí mật.
Hàng năm, chủ trì, phối hợp với Sở Tài chính và các đơn vị liên quan xây dựng kế hoạch, dự trù kinh phí ứng dụng chữ ký số chuyên dùng trong các cơ quan nhà nước để đáp ứng nhu cầu khai thác và sử dụng chữ ký số chuyên dùng, trình UBND tỉnh xem xét, quyết định.
Tổng hợp, báo cáo UBND tỉnh về tình hình quản lý, sử dụng chứng thư số, chữ ký số chuyên dùng Chính phủ của các sở, ban, ngành, địa phương trên địa bàn tỉnh theo quy định; lồng ghép trong báo cáo kết quả ứng dụng công nghệ thông tin xây dựng chính quyền điện tử của các cơ quan nhà nước trên địa bàn.
- Trách nhiệm của Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức được cấp thiết bị lưu khóa bí mật, chứng thư số:
Chịu trách nhiệm trước UBND tỉnh trong việc chỉ đạo thực hiện Quy chế này trong các cơ quan, đơn vị thuộc phạm vi quản lý của mình.
Có trách nhiệm quản lý, sử dụng chứng thư số, chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng dùng của cá nhân, cơ quan, đơn vị mình.
Kịp thời đề nghị và chịu trách nhiệm về tính chính xác của các thông tin khi yêu cầu cấp, gia hạn, thu hồi, khôi phục thiết bị lưu khóa bí mật, chứng thư số của cá nhân, cơ quan, đơn vị thuộc quyền quản lý.
Phân công cán bộ, công chức hoặc đơn vị trực thuộc làm đầu mối chịu trách nhiệm quản lý, sử dụng, tổng hợp nhu cầu đăng ký cấp mới, gia hạn, thu hồi, khôi phục thiết bị lưu khóa bí mật, chứng thư số của cá nhân, cơ quan, tổ chức thuộc phạm vi quản lý.
Phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông, các cơ quan, đơn vị có liên quan trong công tác kiểm tra việc quản lý, sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật, chứng thư số chuyên dùng của cơ quan, đơn vị và cá nhân thuộc quyền quản lý, đảm bảo thực hiện theo đúng các quy định của Quy chế này và các quy định khác có liên quan.
Định kỳ hàng năm báo cáo trước 20 tháng 11 hoặc báo cáo đột xuất về tình hình quản lý, sử dụng chứng thư số, chữ ký số và thiết bị lưu khóa bí mật tại cơ quan, đơn vị mình gửi Sở Thông tin và Truyền thông tổng hợp báo cáo UBND tỉnh.
Xây dựng hoặc lồng ghép quy chế về quản lý, sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật, chứng thư số, chữ lý số tại cơ quan vào quy chế quản lý mạng nội bộ và an toàn thông tin của cơ quan.
- Trách nhiệm của Văn phòng UBND tỉnh:
Chủ trì, phối hợp với Sở Nội vụ, Sở Thông tin và Truyền thông và các cơ quan có liên quan rà soát, tham mưu Chủ tịch UBND tỉnh bổ sung, điều chỉnh Danh mục văn bản, tài liệu sử dụng chữ ký số, không kèm văn bản giấy để trao đổi hoàn toàn qua môi trường mạng giữa các cơ quan nhà nước.
Phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông triển khai, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện Quy chế trên địa bàn tỉnh.
- Trách nhiệm của Sở Nội vụ:
Phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông triển khai, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện Quy chế này.
Phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông xây dựng, triển khai chương trình đào tạo, hội nghị tuyên truyền về ứng dụng chữ ký số trong giao dịch điện tử, sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh; đề xuất đưa nội dung thực hiện Quy chế vào xét thi đua khen thưởng hàng năm đối với các cơ quan nhà nước.
Phối hợp với Văn phòng UBND tỉnh rà soát, tham mưu Chủ tịch UBND tỉnh bổ sung, điều chỉnh Danh mục văn bản, tài liệu sử dụng chữ ký số, không kèm văn bản giấy để trao đổi hoàn toàn qua môi trường mạng giữa các cơ quan nhà nước.
- Trách nhiệm của Sở Tài chính: Bố trí kinh phí đủ, kịp thời từ ngân sách nhà nước và các nguồn kinh phí hợp pháp khác cho các cơ quan nhà nước để bảo trì và duy trì thực hiện triển khai ứng dụng chữ ký số, dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng trong cơ quan nhà nước.
- Trách nhiệm của thuê bao (cơ quan, cá nhân được cấp chứng thư số chuyên dùng):
Cung cấp các thông tin liên quan đến việc cấp chứng thư số chính xác và đầy đủ.
Tiếp nhận, bảo quản và quản lý, sử dụng chứng thư số chuyên dùng, thiết bị lưu khóa bí mật theo quy định.
Quản lý, thay đổi mật khẩu thiết bị lưu khóa bí mật được cấp chậm nhất 06 tháng một lần.
Kịp thời thông báo cho lãnh đạo, cán bộ đầu mối của cơ quan, đơn vị về việc gia hạn, thu hồi, khôi phục thiết bị lưu khóa bí mật, chứng thư số của cá nhân, cơ quan, đơn vị gửi Sở Thông tin và Truyền thông tổng hợp, thực hiện theo quy định.
Trường hợp thất lạc hoặc mất thiết bị lưu khóa bí mật, chủ thuê bao (tổ chức, cá nhân) thông báo kịp thời đến Sở Thông tin và Truyền thông để được hướng dẫn, hỗ trợ.
- Cán bộ, công chức làm công tác Văn thư tại các cơ quan, tổ chức có trách nhiệm:
Thực hiện ký số văn bản điện tử và phát hành văn bản điện tử đã ký số theo quy định.
Chịu trách nhiệm trước Thủ trưởng cơ quan về: Đảm bảo an toàn và xác thực thông tin văn bản điện tử; quản lý, sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật, chứng thư số chuyên dùng và chịu trách nhiệm trước pháp luật khi vi phạm các hành vi nghiêm cấm theo quy định.
Không giao thiết bị thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, đơn vị cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền.
Trường hợp nghỉ việc hoặc chuyển công tác phải thực hiện bàn giao thiết bị lưu khóa bí mật và mật khẩu truy cập cho người được Thủ trưởng phân công tiếp nhận theo quy định.
- Trách nhiệm của cán bộ chuyên trách công nghệ thông tin tại các cơ quan, tố chức:
Chịu trách nhiệm cài đặt phần mềm ký số, cập nhật phiên bản mới phần mềm ký số (nếu có), hỗ trợ kỹ thuật và hướng dẫn trong quá trình sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật, chứng thư số chuyên dùng cho cán bộ, công chức, viên chức được cấp chứng thư số.
Thường xuyên triển khai hoặc tham mưu các biện pháp đảm bảo an toàn, an ninh thông tin tại đơn vị.
Lập danh sách quản lý thuê bao cá nhân, tổ chức của cơ quan, tổ chức trong phạm vi mình quản lý, cung cấp các biểu mẫu cho các cá nhân, tổ chức thực hiện các thủ tục; định kỳ 06 tháng, hàng năm hoặc đột xuất gửi báo cáo tình hình sử dụng, cấp mới, thu hồi thiết bị lưu khóa bí mật, chứng thư số chuyên dùng về Sở Thông tin và Truyền thông tổng hợp.
Tham gia các chương trình chuyển giao, tập huấn, hướng dẫn ứng dụng chữ ký số do cơ quan cấp trên hoặc Sở Thông tin và Truyền thông tổ chức.
Nguyễn Hạnh