Quy chế này thực hiện trên nguyên tắc:

- Lấy sự hài hòng của tổ chức, cá nhân là thước đo chất lượng và hiệu quả phục vụ cán bộ, công chức, viên chức và cơ quan có thẩm quyền.

- Ưu tiên giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính sử dụng dịch vụ công trực tuyến mức 3, 4.

- Việc giải quyết thủ tục hành chính cho tổ chức, cá nhân theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông được quản lý tập trung, thống nhất trên hệ thống phần mềm một cửa điện tử.

- Quá trình giải quyết thủ tục hành chính được đôn đốc, kiểm tra, theo dõi, giám sát, đánh giá bằng phương thức có căn cứ thông tin từ hệ thống phần mềm một cửa điện tử.

- Sử dụng thông tin từ hồ sơ điện tử có sẵn trên hệ thống để giảm thời gian giải quyết thủ tục hành chính, giảm bớt thành phần hồ sơ cần nộp khi thực hiện giao dịch.

- Việc sử dụng hệ thống phải thực hiện đầy đủ các quy định về an toàn an ninh thông tin như: Bảo đảm các yêu cầu kỹ thuật về an toàn dữ liệu; ngăn chặn, phòng chống virus xâm nhập vào hệ thống; ngăn chặn, phòng chống việc xâm nhập trái phép vào hệ thống này và hệ thống khác tại trung tâm tích hợp dữ liệu của tỉnh.

Cổng Dịch vụ công trực tuyến, Hệ thống thông tin một cửa điện tử và Cổng hành chính công trên địa bàn tỉnh Tây Ninh có mô hình, tổ chức như sau:

- Cổng Dịch vụ công trực tuyến và Hệ thống thông tin một cửa điện tử  được tổ chức theo mô hình quản lý tập trung với cơ sở dữ liệu được dùng chung đặt tại Trung tâm tích hợp dữ liệu tỉnh.

- Việc kết nối, khai thác, sử dụng được thực hiện trên môi trường mạng, dữ liệu được liên thông, luân chuyển khép kín từ Bộ phận Một cửa đến các phòng ban chuyên môn trong hệ thống.

- Mỗi cán bộ công chức trong quy trình xử lý thủ tục hành chính sẽ được giao một tài khoản để đăng nhập vào Hệ thống thông tin một cửa để xử lý công việc.

- Cổng hành chính công được thực hiện trên mạng xã hội zalo.

Bên cạnh đó Ủy ban nhân dân Tây Ninh cũng quy định rất cụ thể, chi tiết trong Quy chế các nội dung liên quan đến hoạt động Cổng dịch vụ công trực tuyến, Hệ thống thông tin một cửa điện tử và Cổng hành chính công trên địa bàn tỉnh:

1. Quy định về hoạt động của Cổng dịch vụ công trực tuyến

- Yêu cầu đối với mức độ của dịch vụ công trực tuyến:

Dịch vụ công trực tuyến mức độ 1: phải cung cấp đầy đủ các thông tin cơ bản.

 Dịch vụ công trực tuyến mức độ 2: phải cung cấp đầy đủ các thông tin cơ bản như mức 1 cộng thêm cung cấp đầy đủ các mẫu biểu điện tử không tương tác và cho phép người dùng tải về để khai báo và hồ sơ in từ biểu mẫu điện tử không tương tác được chấp nhận như biểu mẫu giấy thông thường.

Dịch vụ công trực tuyến mức độ 3: phải đáp ứng yêu cầu của dịch vụ công trực tuyến mức 2, ngoài ra các biểu mẫu của dịch vụ được cung cấp đầy đủ dưới dạng biểu điện tử tương tác, cung cấp các tài liệu liên quan dưới dạng tệp tin điện tử đính kèm và gửi hồ sơ trực tuyến tới cơ quan cung cấp dịch vụ; hồ sơ hành chính điện tử được sắp xếp, tổ chức, lưu trữ trong cơ sở dữ liệu của ứng dụng dịch vụ công trực tuyến; các giao dịch được thực hiện trên môi trường mạng; thanh toán phí, lệ phí (nếu có) và nhận kết quả thực hiện trực tiếp tại cơ quan cung cấp dịch vụ hoặc qua đường bưu chính.

 Dịch vụ công trực tuyến mức độ 4: phải đáp ứng yêu cầu của dịch vụ công trực tuyến mức 3; cung cấp chức năng thanh toán trực tuyến để người dùng thực hiện việc thanh toán phí, lệ phí (nếu có) qua môi trường mạng; việc trả kết quả cho người sử dụng có thể thực hiện trực tuyến, qua dịch vụ bưu chính hoặc trực tiếp.

- Đảm bảo thông tin được cung cấp về các thủ tục hành chính được công bố trên Cổng dịch vụ công trực tuyến: Cơ quan cung cấp dịch vụ công trực tuyến phải đảm bảo thông tin cung cấp về các thủ tục hành chính được công bố trên cổng dịch vụ công trực tuyến: đảm bảo các thủ tục hành chính đáp ứng tối thiểu ở mức cung cấp dịch vụ công mức độ 2, kịp thời cập nhật nội dung, thông tin khi có sự thay đổi.

- Đảm bảo việc tiếp nhận và xử lý hồ sơ được nộp trực tuyến đối với những thủ tục hành chính được công bố có cung cấp dịch vụ công trực tuyến mức độ 3, mức độ 4: Cơ quan cung cấp dịch vụ công trực tuyến rà soát, thiết lập việc tiếp nhận hồ sơ trực tuyến ngay sau khi có quyết định công bố Danh mục thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của ngành; Hồ sơ nộp trực tuyến phải được tiếp nhận và xử lý sau khi nhận được hồ sơ điện tử đáp ứng đủ yêu cầu theo quy định.

2. Hệ thống thông tin một cửa điện tử và Cổng hành chính công.

- Phạm vi tiếp nhận thủ tục hành chính tại Bộ phận một cửa:

Tại cấp tỉnh: Trung tâm Phục vụ hành chính công tiếp nhận hồ sơ thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết hoặc liên thông giải quyết của UBND tỉnh, các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh; Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của cơ quan chuyên môn cấp tỉnh tiếp nhận thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết hoặc liên thông giải quyết của cơ quan mình, thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của các bộ, ngành, UBND cấp huyện được giao tiếp nhận tại cơ quan chuyên môn cấp tỉnh.

Tại cấp huyện: Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả cấp huyện tiếp nhận hồ sơ tất cả thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết hoặc liên thông giải quyết của UBND cấp huyện; một số thủ tục theo ngành dọc thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của các cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp tỉnh, cấp xã được giao tiếp nhận tại cấp huyện.

Tại cấp xã: Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả cấp xã tiếp nhận hồ sơ thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của cấp xã và những thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của cấp huyện được giao tiếp nhận hồ sơ tại cấp xã.

Căn cứ vào đặc thù và yêu cầu quản lý, chủ tịch UBND tỉnh sẽ quyết định các thủ tục hành chính không thực hiện tiếp nhận tại Bộ phận Một cửa nhưng phải thực hiện theo dõi trên hệ thống thông tin một cửa điện tử.

- Tiếp nhận hồ sơ thủ tục hành chính: Đối với hồ sơ nhận trực tiếp tại bộ phận một cửa hoặc qua dịch vụ bưu chính công ích cán bộ tiếp nhận phải xem xét, kiểm tra sau đó quét và lưu trữ hồ sơ điện tử, cập nhật vào cơ sở dữ liệu của Hệ thống một cửa điện tử; Đối với hồ sơ nộp trực tiếp qua Cổng dịch vụ công trực tuyến tỉnh cán bộ tiếp nhận hồ sơ tại Bộ phận một cửa phải kiểm tra tính chính xác, đầy đủ của hồ sơ; Đối với hồ sơ nộp trực tuyến qua Cổng hành chính công của tỉnh khi tổ chức, cá nhân thực hiện thủ tục hành chính chỉ cần chuẩn bị hồ sơ theo yêu cầu chụp lại và gửi qua Cổng hành chính công của tỉnh trên Zalo; Mỗi hồ sơ thủ tục hành chính sau khi được tiếp nhận sẽ được cấp một mã hồ sơ được ghi trong Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả.

- Chuyển hồ sơ đến cơ quan có thẩm quyền giải quyết: Ngay sau khi tiếp nhận hồ sơ, cán bộ tiếp nhận chuyển hồ sơ đến cơ quan có thẩm quyền giải quyết.

- Giải quyết thủ tục hành chính: Người đứng đầu cơ quan có thẩm quyền phân công cán bộ xem xét, thẩm định hồ sơ, trình phê duyệt kết quả; Trường hợp không đúng quy định thì phải thẩm tra, xác minh, lấy ý kiến của cơ quan, tổ chức có liên quan, cán bộ được giao xử lý.

- Trả hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính: Sau khi trả hồ sơ thì Bộ phận Một cửa phải thực hiện việc kết thúc hồ sơ trên Hệ thống thông tin một cửa điện tử; kết quả giải quyết được lưu trữ tại Hệ thống thông tin một cửa điện tử của cơ quan có thẩm quyền để phục vụ sử dụng, tra cứu thông tin, dữ liệu.

Ngoài ra Quy chế cũng quy định về trách nhiệm của Các Sở, ban, ngành tỉnh, UBND cấp huyện và UBND cấp xã; Sở Thông tin và Truyền thông; Văn phòng Đoàn ĐBQH, HĐND và UBND tỉnh Tây Ninh.

Quy chế này thay thế Quy chế quản lý, vận hành và sử dụng hệ thống một cửa điện tử trên địa bàn tỉnh Tây Ninh.

Trần Thị Duyên