Tuân thủ quy định của pháp luật về ứng dụng công nghệ thông tin, đảm bảo an toàn, an ninh thông tin và các quy định khác của pháp luật có liên quan.

Tuân thủ các nguyên tắc, yêu cầu về thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông và ứng dụng công nghệ thông tin trong giải quyết thủ tục hành chính quy định tại Nghị định số 61/2018/NĐ-CP ngày 23/4/2018 của Chính phủ về thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính và các văn bản pháp luật hướng dẫn thi hành.

Các thủ tục hành chính và dịch vụ công trực tuyến thuộc thẩm quyền giải quyết của các cấp chính quyền địa phương trên địa bàn tỉnh hoặc của các cơ quan khác phải được cập nhật thông tin hoặc phải được tích hợp, kết nối, chia sẻ dữ liệu về việc tiếp nhận, giải quyết hồ sơ, trả kết quả thủ tục hành chính và thông tin về việc đánh giá, giải quyết thủ tục hành chính lên Cổng Dịch vụ công và Hệ thống thông tin một cửa điện tử tỉnh.

Cổng Dịch vụ công và Hệ thống thông tin một cửa điện tử tỉnh được tổ chức theo mô hình quản lý tập trung. Việc quản lý, vận hành, khai thác và sử dụng Hệ thống phần mềm phải được tiến hành nghiêm túc, thường xuyên, bảo đảm tính hiệu quả và nâng cao chất lượng ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của các cơ quan nhà nước.

Các chức năng trên Cổng Dịch vụ công và hệ thống thông tin một cửa điện tử tỉnh phải đảm bảo dễ dàng, tiện lợi cho các đối tượng có liên quan khai thác, sử dụng.

Các cơ quan, đơn vị trong giải quyết thủ tục hành chính cho tổ chức, cá nhân phải đảm bảo luân chuyển hồ sơ điện tử đồng thời với hồ sơ giấy (nếu có), tiến độ giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính phải được công khai, minh bạch lên Cổng Dịch vụ công tỉnh.

Cổng Dịch vụ công và hệ thống thông tin một cửa điên tử tỉnh phải bảo đảm hoạt động ổn định, liên tục, thông suốt, nhanh chóng, thuận lợi.

Cổng Dịch vụ công và Hệ thống thông tin một cửa điên tử tỉnh có khả năng kết nối, tích hợp, chia sẻ dữ liệu với Cổng Dịch vụ công quốc gia, cơ sở dữ liệu quốc gia, Cổng Dịch vụ công các bộ, ngành, phần mềm chuyên ngành của các cơ quan Trung ương và địa phương.

Nguyên tắc cung cấp dịch vụ công trực tuyến được quy định:

Thủ tục hành chính áp dụng trên Cổng Dịch vụ công tỉnh phải đơn giản, rõ ràng, thuận tiện cho người sử dụng.

Các cơ quan thực hiện thủ tục hành chính phải công khai, minh bạch thông tin, các loại phí, lệ phí, thời gian, tiến độ giải quyết thủ tục hành chính trên Cổng Dịch vụ công tỉnh, trang hoặc Cổng thông tin điện tử của tỉnh, Trang thông tin điện tử của các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh.

Các cơ quan thực hiện thủ tục hành chính giải quyết các yêu cầu về dịch vụ công được cung cấp trực tuyến trên Cổng Dịch vụ công tỉnh phải nhanh chóng, chính xác, tuận tiện, tiếc kiệm thời gian, công sức và chi phí cho các tổ chức, cá nhân; không gây phiền hà, ách tắc trong quá trình giải quyết.

Các dịch vụ công được cung cấp trực tuyến trên Cổng Dịch vụ công tỉnh phải bảo đảm tính toàn vẹn, an toàn và đảm bảo tính pháp lý; nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý nhà nước trên địa bàn tỉnh.

Bên cạnh đó Quy chế cũng có quy định cụ thể về việc nâng cấp, kết nối Cổng Dịch vụ công và Hệ thống thông tin một cửa điện tử như: Quy định về nâng cấp, kết nối, tích hợp, chia sẻ, đồng bộ hóa dữ liệu giữa các hệ thống thông tin; Xây dựng, triển khai dịch vụ công trực tuyến; Bảo đảm năng lực hạ tầng công nghệ thông tin cho Cổng Dịch vụ công và Hệ thống thông tin một cửa điện tử của tỉnh.

Việc Quản lý, vận hành, khai thác, sử dụng Cổng Dịch vụ công và Hệ thống thông tin một cửa điện tử được quy định cụ thể:

- Thông tin về thủ tục hành chính và dịch vụ công trực tuyến được quy định:

Thông tin về thủ tục hành chính và dịch vụ công trực tuyến của các cơ quan giải quyết thủ tục hành chính trên địa bàn tỉnh được đăng tải, cập nhật kịp thời trên Cổng Dịch vụ công tỉnh. Danh mục thủ tục hành chính trên Cổng Dịch vụ công tỉnh được đồng bộ với danh mục thủ tục hành chính trên Cổng Dịch vụ công quốc gia.

Cổng/trang thông tin điện tử của tỉnh, cổng/trang thông tin điện tử của các cơ quan giải quyết thủ tục hành chính phải có mục “Dịch vụ công trực tuyến” thông báo danh mục các thủ tục hành chính, các dịch vụ công trực tuyến đang thực hiện và liên kết (link) trực tiếp đến địa chỉ thực hiện cung cấp dịch vụ công trực tuyến của cơ quan trên Cổng dịch vụ công tỉnh để thuận tiện cho việc khai thác, sử dụng.

Việc cung cấp thông tin và các yêu cầu đối với dịch vụ công trực tuyến, hồ sơ hành chính điện tử, biểu mẫu điện tử tương tác (e-Form), xác thực người sử dụng và trao đổi thông tin với người sử dụng trong quá trình thực hiện dịch vụ công trực tuyến mức độ 3 và 4 được xây dựng đáp ứng theo yêu cầu quy định về việc cung cấp dịch vụ công trực tuyến và bảo đảm khả năng truy cập thuận tiện đối với trang thông tin điện tử hoặc cổng thông tin điện tử của cơ quan nhà nước của Bộ Thông tin và Truyền thông.

Các tổ chức, cá nhân có nhu cầu giải quyết các thủ tục hành chính thông qua dịch vụ công trực tuyến truy cập vào Cổng Dịch vụ công tỉnh để tìm hiểu thông tin và sử dụng các dịch vụ có liên quan.

Văn phòng UBND tỉnh có trách nhiệm thực hiện các nhiệm vụ được quy định tại khoản 1 Điều này.

- Cách thức thực hiện dịch vụ công trực tuyến được quy định cụ thể:

Cách thức thực hiện dịch vụ công trực tuyến mức độ 1: Tổ chức, cá nhân tra cứu thông tin về thủ tục hành chính trên Cổng dịch vụ công tỉnh để hoàn thiện hồ sơ; nộp hồ sơ, phí, lệ phí và nhận kết quả trực tiếp tại bộ phận tiếp nhận hồ sơ, trả kết quả của cơ quan giải quyết thủ tục hành chính hoặc qua dịch vụ bưu chính công ích.

Cách thức thực hiện dịch vụ công trực tuyến mức độ 2: Tổ chức, cá nhân tải về các mẫu văn bản và khai báo để hoàn thiện hồ sơ theo yêu cầu; nộp hồ sơ, phí, lệ phí và nhận kết quả trực tiếp tại bộ phận tiếp nhận hồ sơ, trả kết quả của cơ quan giải quyết thủ tục hành chính hoặc qua dịch vụ bưu chính công ích.

Cách thức thực hiện dịch vụ công trực tuyến mức độ 3:

Tổ chức, cá nhân điền đầy đủ mẫu đơn, tờ khai dưới dạng biểu mẫu điện tử tương tác (e – Form) hoặc dưới dạng tập tin điện tử đính kèm và gửi hồ sơ trực tuyến tới cơ quan giải quyết thủ tục hành chính hoặc sử dụng dịch vụ nộp hồ sơ, nhận kết quả qua dịch vụ bưu chính công ích. Các giao dịch trong quá trình xử lý hồ sơ và cung cấp dịch vụ được thực hiện trên môi trường mạng. Đối với hồ sơ, giấy tờ được gửi trực tuyến mà pháp luật yêu cầu phải ký xác nhận hoặc đối chiếu với bản gốc thì trước khi được tiếp nhận hồ sơ trực tuyến hoặc khi đến nhận kết quả, tổ chức, cá nhân thực hiện ký xác thực và đối chiếu giấy tờ có liên quan đã được gửi trực tuyến với bản gốc.

Thanh toán phí, lệ phí (nếu có) và nhận kết quả được thực hiện trực tiếp tại bộ phận tiếp nhận hồ sơ, trả kết quả của cơ quan giải quyết thủ tục hành chính hoặc qua dịch vụ bưu chính công ích.

Cách thức thực hiện dịch vụ công trực tuyến mức độ 4:

Việc nộp hồ sơ thực hiện như mức độ 3. Trường hợp Mẫu đơn, tờ khai yêu cầu phải ký xác thực thì Mẫu đơn, tờ khai điện tử gửi kèm hồ sơ trực tuyến phải có ký số để xác thực. Việc trả kết quả được thực hiện trực tuyến, gửi trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính công ích đến tổ chức, cá nhân.

Thanh toán phí, lệ phí (nếu có) được thực hiện qua môi trường mạng hoặc qua dịch vụ bưu chính công ích.

- Cập nhật nội dung trao đổi thông tin với tổ chức, cá nhân trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính:

Trong quá trình giải quyết hồ sơ; cán bộ, công chức, viên chức tham gia giải quyết thủ tục hành chính theo chức năng, nhiệm vụ pháp luật giao, có trách nhiệm cập nhật nội dung trao đổi thông tin lên Hệ thống thông tin một cửa điện tử tỉnh để gửi cho tổ chức, cá nhân theo quy định tại mục tiếp nhận, giải quyết và trả kết quả thủ tục hành chính trên Hệ thống thông tin một cửa điện tử tỉnh và thông báo cho tổ chức, cá nhân về việc giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính bao gồm các thông tin sau:

+ Bản hướng dẫn kê khai, chuẩn bị hồ sơ thủ tục hành chính.

+ Phiếu tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả.

Trường hợp thủ tục hành chính được giải quyết ngay sau khi tiếp nhận thì có thể không cần gửi phiếu tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả nhưng bộ phận tiếp nhận hồ sơ phải cập nhật thông tin lên Hệ thống thông tin một cửa điện tử tỉnh. Trường hợp người nộp hồ sơ có yếu cầu thì bộ phận tiếp nhận hồ sơ phải in gửi Phiếu tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả cho người nộp hồ sơ.

+ Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ.

+ Phiếu từ chối tiếp nhận, giải quyết hồ sơ.

+ Phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả.

+ Phiếu đánh giá mức độ hài lòng của tổ chức, cá nhân đối với việc giải quyết thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông.

Các văn bản quy định trên được thiết kế mẫu điện tử tương tác trên Hệ thống thông tin một cửa điện tử tỉnh và có thể truy xuất dữ liệu thành tệp tin (file) văn bản điện tử để chỉnh sửa, hoàn thiện và đính kèm dưới dạng văn bản điện tử có ký số lên Hệ thống thông tin một cửa điện tử tỉnh.

Đối với các trường hợp yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ, từ chối tiếp nhận giải quyết, giải quyết hồ sơ quá hạn thì cán bộ, công chức, viên chức tham gia giải quyết thủ tục hành chính phải đính kèm tệp tin (file) điện tử các văn bản quy định tại: Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ; Phiếu từ chối tiếp nhận, giải quyết hồ sơ; Phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả vào chức năng cập nhật thông tin trên Hệ thống thông tin một cửa điện tử để xác định thời gian giải quyết hồ sơ và chuyển thông tin cho tổ chức, cá nhân.

Việc ký xác nhận và đính kèm tệp tin (file) điện tử các văn bản quy định tại hồ sơ trên được thực hiện theo thẩm quyền tiếp nhận, xử lý, giải quyết hồ sơ của từng cán bộ, công chức, viên chức trong từng bước thực hiện thủ tục hành chính theo quy định của pháp luật. Có thể áp dụng chữ ký số trong việc ký văn bản ngay trên Hệ thống thông tin một cửa điện tử tỉnh.

Các chức năng cập nhật, xử lý và theo dõi quy trình giải quyết hồ sơ được xây dựng để sau khi các văn bản quy định nói trên được cập nhật lên Hệ thống thông tin một cửa điện tử tỉnh sẽ được chuyển ngay đến bộ phận tiếp nhận hồ sơ, trả kết quả để kịp thời thông báo cho tổ chức, cá nhân biết; đồng thời được thể hiện trên quy trình theo dõi việc giải quyết  hồ sơ đó trên Hệ thống thông tin một cửa điện tử tỉnh.

- Quy định về thời điểm, thời gian tiếp nhận, giải quyết hồ sơ, trả kết quả trên Hệ thống thông tin một cửa điện tử tỉnh

Thời điểm tiếp nhận hồ sơ được xác định là thời điểm người nộp hồ sơ đã gửi thành công hồ sơ điện tử trực tuyến trên Cổng Dịch vụ công và được bộ phận một cửa tiếp nhận hồ sơ trên Hệ thống thông tin một cửa điện tử tỉnh.

Thời gian xử lý hồ sơ (hạn xử lý) được tính theo thời gian thực, làm tròn đến phút, giây đồng hồ và chỉ tính trong phạm vi thời gian làm việc hành chính được pháp luật quy định; được cập nhật mặc định trên hệ thống thông tin một cửa điện tử tỉnh theo thời gian giải quyết thủ tục hành chính của quy trình nội bộ đã được UBND tỉnh phê duyệt. Trường hợp hồ sơ được xử lý ngoài giờ làm việc hành chính thì thời điểm xử lý hồ sơ được tính là thời điểm bắt đầu của thời gian làm việc hành chính kế tiếp.

Thời gian hẹn trả kết quả ghi trong Phiếu tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả được cập nhật mặc định trên Hệ thống thông tin một cửa điện tử tỉnh và được tính ngay đầu giờ của buổi làm việc tiếp theo ngay sau thời gian hết hạn xử lý hồ sơ.

Thời điểm có kết quả được xách định là thời điểm bộ phận tiếp nhận hồ sơ, trả kết quả tại Bộ phận Một cửa thực hiện bước xác nhận đã có kết quả thủ tục hành chính hoặc xác nhận đã có Phiếu từ chối tiếp nhận, giải quyết hồ sơ, đính kèm tệp tin (file) điện tử (chức năng Trả không giải quyết) trên Hệ thống thông tin một cửa điện tử tỉnh.

Thời điểm trả kết quả được xác định là thời điểm bộ phận tiếp nhận hồ sơ, trả kết quả tại Bộ phận Một cửa thực hiện bước xác nhận đã trả kết quả thủ tục hành chính cho tổ chức, cá nhân trên hệ thống thông tin một cửa điện tử tỉnh.

- Tiếp nhận phản ánh kiến nghị về thủ tục hành chính trên Cổng Dịch vụ công tỉnh

Cổng Dịch vụ công tỉnh xây dựng chuyên mục Tiếp nhận phản ánh kiến nghị về thủ tục hành chính hoặc liên kết (link) với chuyên mục trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia để tiếp nhận các phản ánh, kiến nghị về:

+ Hành vi chậm trễ, gây phiền hà hoặc không thực hiện, thực hiện không đúng quy định của cán bộ, công chức, viên chức trong giải quyết thủ tục hành chính;

+ Những cơ chế, chính sách, thủ tục hành chính không phù hợp với thực tế, không đồng bộ, không thống nhất, trái với điều ước quốc tế mà Việt Nam đã ký kết hoặc gia nhập;

+ Những giải pháp, sáng kiến ban hành mới quy định về cơ chế, chính sách, thủ tục hành chính liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh và đời sống của người dân, doanh nghiệp.

Hệ thống không tiếp nhận đơn thư khiếu nại, tố cáo và hướng dẫn giải đáp pháp luật.

Ngoài ra Quy chế cũng quy định rõ về: Tiếp nhận, giải quyết và trả kết quả thủ tục hành chính trên Hệ thống thông tin một cửa điện tử tỉnh và thông báo cho tổ chức, cá nhân về việc giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính; Cập nhật, giải quyết hồ sơ, chuyển dữ liệu điện tử và trao đổi thông tin giữa nội bộ các cơ quan giải quyết thủ tục hành chính; Xác định lại thời điểm thời gian giải quyết hồ sơ, trả kết quả trên Hệ thống thông tin một cửa điện tử trong một số trường hợp đặc biệt; …

Nguyễn Hạnh