Nhằm giúp các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh thống nhất cách thức tổ chức cũng như khai thác những lợi ích mà hệ thống HNTH mang lại. Ngày 26/6/2014, Ủy ban nhân dân tỉnh Quảng Ngãi đã ban hành Quy định tổ chức họp trực tuyến trên Hệ thống Hội nghị truyền hình tỉnh.

Theo đó, Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh được giao nhiệm vụ phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông điều phối hoạt động của Hệ thống HNTH. Các đơn vị chủ trì hoặc tham mưu tổ chức cuộc họp chịu trách nhiệm về nội dung, thành phần tham dự, giấy mời và các điều kiện cần thiết khác để phục vụ cuộc họp. Cụ thể, đối với các cuộc họp thường kỳ do Lãnh đạo Tỉnh chủ trì, căn cứ vào chương trình công tác hàng năm, hàng tháng của tỉnh – văn phòng các cơ quan chủ trì hoặc tham mưu tổ chức họp phối hợp với Văn phòng UBND tỉnh để sắp xếp lịch và xây dựng kế hoạch tổ chức các cuộc họp theo chỉ đạo của Lãnh đạo tỉnh. Đối với các cuộc họp bất thường, đơn vị chủ trì tổ chức cuộc họp bất thường chuẩn bị nội dung,thời gian, danh sách các điểm cầu tham gia buổi hội nghị và gửi thông báo về Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Sở Thông tin và Truyền thông để phối hợp thực hiện. Trong trường hợp, cuộc họp diễn ra giữa hai điểm cầu bất kỳ thì các sở, ban, ngành, đoàn thể chính trị - xã hội tỉnh hoặc giữa Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố có nhu cầu họp giao ban trực tuyến với nhau thông qua hệ thống HNTH của tỉnh có nhiệm vụ lập kế hoạch, nội dung cuộc họp, gửi thông báo đến các cơ quan, đơn vị liên quan và Văn phòng UBND tỉnh, Sở Thông tin và Truyền thông để báo cáo, xin phép Chủ tịch UBND tỉnh sau đó các cơ quan, địa phương tự tiến hành tổ chức cuộc họp.

Có 02 bước cần thực hiện trong quy trình và phân công trách nhiệm tổ chức các cuộc họp trên hệ thống Hội nghị truyền hình. Thứ nhất, việc tổ chức cuộc họp HNTH trực tuyến phải được thông báo trước cho các tập thể và cá nhân dự họp bằng văn bản trước 01 tuần đối với các cuộc họp thường kỳ, 03 ngày đối với các cuộc họp bất thường và 01 ngày với các cuộc họp khẩn cấp. Thứ hai, trước khi tổ chức cuộc họp trên hệ thống HNTH trực tuyến 01 ngày, các nhân viên phụ trách vận hành HNTH của tỉnh và các điểm đầu cuối cần chuẩn bị các điều kiện nhằm đảm bảo hệ thống đảm bảo hệ thống hội nghị truyền hình luôn hoạt động tốt trong thời gian diễn ra cuộc họp. Đồng thời, tại điểm cầu trung tâm của tỉnh, nhân viên vận hành thiết bị HNTH có trách nhiệm tổng hợp báo cáo tại các điểm cầu và thông báo với Ban Tổ chức cuộc họp về tính sẵn sàng của hệ thống. Sau khi cuộc họp kết thúc, việc thực hiện lưu trữ nội dung cuộc họp trên hệ thống HNTH được thực hiện theo chỉ đạo của Lãnh đạo tỉnh hoặc cơ quan chủ trì cuộc họp.

Việc sử dụng Hệ thống hội nghị truyền hình được kỳ vọng sẽ giúp tỉnh Quãng Ngãi thực hiện cải cách hành chính trong việc tổ chức các cuộc họp của lãnh đạo các cấp. Đồng thời, đây cũng là giải pháp tối ưu giúp tiết kiệm thời gian, giảm chi phí, nâng cao hiệu lực và hiệu quả lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của các cơ quan Đảng, Nhà nước.