Để ứng dụng hiệu quả Kho quản lý dữ liệu điện tử TTHC và triển khai số hóa hồ sơ, kết quả trong tiếp nhận, giải quyết TTHC ngay sau khi được tập huấn, Chủ tịch Ủy ban nhân dân (UBND) tỉnh yêu cầu các sở, ban, ngành thuộc UBND tỉnh, Trung tâm Hành chính công tỉnh, UBND cấp huyện, UBND cấp xã nghiêm túc quán triệt và tổ chức triển khai thực hiện các nhiệm vụ sau:

- Rà soát, bảo đảm đầy đủ các điều kiện trang thiết bị công nghệ thông tin cần thiết để triển khai quy trình số hóa hồ sơ, kết quả trong tiếp nhận, giải quyết TTHC và khai thác, sử dụng Kho quản lý dữ liệu điện tử TTHC trên Cổng dịch vụ công /Hệ thống thông tin một cửa điện tử của tỉnh (bao gồm trang bị máy vi tính đảm bảo cấu hình, máy scan, kết nối internet băng rộng, chứng thư số tổ chức sử dụng tại Bộ phận một cửa và chứng thư số cá nhân của cán bộ tiếp nhận, xử lý hồ sơ,…).

- Đối với các hồ sơ tiếp nhận mới: Chỉ đạo Bộ phận một cửa và cán bộ, công chức, viên chức xử lý hồ sơ TTHC chính thức áp dụng Kho quản lý dữ liệu điện tử TTHC và triển khai quy trình số hóa các loại hồ sơ, giấy tờ, kết quả giải quyết đối với 100% TTHC thuộc thẩm quyền giải quyết theo quy định sau:

+ Số hóa các loại hồ sơ, giấy tờ, kết quả giải quyết theo quy định tại khoản 1 Mục III Đề án ban hành kèm theo Quyết định số 468/QĐ-TTg, gồm: “(1) Kết quả giải quyết TTHC; (2) Kết quả xử lý hồ sơ của các cơ quan, đơn vị tham gia trong quá trình tiếp nhận, giải quyết TTHC, bao gồm cả dự thảo văn bản trình cơ quan cấp trên phê duyệt; (3) Các thành phần hồ sơ tổ chức, cá nhân nộp là kết quả giải quyết của TTHC trước đó và các thành phần hồ sơ tổ chức, cá nhân nộp cần thiết phải số hóa để luân chuyển cho các cơ quan, đơn vị liên thông giải quyết TTHC”. Các hồ sơ, giấy tờ, kết quả giải quyết nêu trên sau khi được số hóa thành file điện tử sẽ được lưu trữ trên Kho quản lý dữ liệu điện tử của Cơ quan giải quyết.

+ Chuyển trả hồ sơ, kết quả giải quyết TTHC lên Kho quản lý dữ liệu điện tử của Công dân, Doanh nghiệp trên Cổng dịch vụ công tỉnh, gồm: (1) Kết quả giải quyết TTHC (bao gồm cả phiếu /văn bản từ chối giải quyết, trả lại hồ sơ trong trường hợp dừng xử xý, trả lại hồ sơ,…); (2) Các loại hồ sơ, giấy tờ, văn bản thẩm định mà pháp luật quy định phải trả kèm kết quả giải quyết cho công dân, doanh nghiệp”. Kết quả giải quyết chuyển trả lên Kho quản lý dữ liệu điện tử của Công dân, Doanh nghiệp bắt buộc phải được gắn mã kết quả TTHC và xác thực bằng chữ ký số.

+ Thời hạn chính thức áp dụng theo lộ trình sau:

Các sở, ban, ngành thuộc UBND tỉnh, Trung tâm Hành chính công tỉnh áp dụng chính thức chậm nhất từ ngày 25/8/2022. Hoàn thành, báo cáo kết quả cho UBND tỉnh trước ngày 12/9/2022.

UBND cấp huyện áp dụng chính thức tại các phòng, ban, đơn vị cấp huyện chậm nhất từ ngày 06/9/2022. Hoàn thành, báo cáo kết quả cho UBND tỉnh (qua Văn phòng UBND tỉnh và Sở Thông tin và Truyền thông) trước ngày 30/9/2022.

UBND cấp huyện chỉ đạo UBND cấp xã áp dụng chính thức chậm nhất từ ngày 16/9/2022. Hoàn thành, báo cáo kết quả cho UBND tỉnh (qua văn phòng UBND tỉnh và Sở Thông tin và Truyền thông) trước ngày 20/10/2022.

- Đối với các kết quả TTHC đã giải quyết trước thời điểm nêu trên và đang còn thời hạn hiệu lực:

Xây dựng kế hoạch, lộ trình từng năm để tổ chức thực hiện số hóa kết quả giải quyết TTHC đang được quản lý, lưu trữ bằng văn bản giấy lên Kho quản lý dữ liệu điện tử TTHC theo quy định tại Điều 25 Nghị định số 45/2020/NĐ-CP; đảm bảo từ nay đến năm 2025, hoàn thành các chỉ tiêu tỷ lệ số hóa kết quả giải quyết TTHC theo từng năm của Chính phủ và UBND tỉnh đã giao.

Trường hợp TTHC đã được quản lý, lưu trữ bản điện tử kết quả giải quyết thì tổ chức cập nhật, tích hợp dữ liệu lên Kho quản lý dữ liệu điện tử TTHC.

Bên cạnh đó, UBND tỉnh Quảng Bình cũng giao nhiệm vụ cụ thể cho các đơn vị như:

- Sở Thông tin và Truyền thông:

Đảm bảo hạ tầng công nghệ thông tin, tài nguyên lưu trữ và tổ chức vận hành, quản lý Kho quản lý dữ liệu điện tử TTHC hoạt động ổn định, liên tục, thông suốt, nhanh chóng, thuận lợi.

Rà soát, bổ sung, hoàn chỉnh các tài liệu hướng dẫn để gửi cho các cơ quan, đơn vị, địa phương, gồm: Tài liệu hướng dẫn kỹ năng khai thác, sử dụng Kho quản lý dữ liệu điện tử TTHC và Tài liệu hướng dẫn về điều kiện trang thiết bị công nghệ thông tin cần thiết để triển khai quy trình số hóa hồ sơ, kết quả TTHC.

Thông báo việc cập nhật chính thức chức năng Phân hệ Kho quản lý dữ liệu điện tử TTHC lên Cổng dịch vụ công /Hệ thống thông tin một cửa điện tử tỉnh cho các cơ quan, đơn vị, địa phương biết để không ảnh hưởng đến việc xử lý hồ sơ TTHC hiện tại trên Hệ thống thông tin một cửa điện tử; hoàn thành trước ngày 20/8/2022.

Kiểm tra, đôn đốc và hỗ trợ các cơ quan, đơn vị, địa phương đăng ký, cấp đủ chứng thư số cá nhân cho cán bộ, công chức, viên chức giải quyết TTHC và chứng thư số cơ quan cho Bộ phận Một cửa để sử dụng ký số dữ liệu số hóa hồ sơ, kết quả TTHC. Kịp thời báo cáo, tham mưu UBND tỉnh kiến nghị Thủ tướng Chính phủ, Ban Cơ yếu Chính phủ tháo gỡ các khó khăn, vướng mắc trong việc đăng ký, cấp chứng thư số.

Tổ chức các nhóm hỗ trợ kỹ thuật sau tập huấn cho các sở, ban, ngành, địa phương trong thời gian đầu triển khai, thực hiện quy trình số hóa hồ sơ, kết quả TTHC. Theo dõi, nắm bắt các khó khăn, vướng mắc của các cơ quan, đơn vị, địa phương trong triển khai thực hiện để kịp thời có giải pháp khắc phục, hoàn thiện Kho quản lý dữ liệu điện tử TTHC.

Xây dựng nội dung tuyên truyền, phổ biến, hướng dẫn cho người dân, doanh nghiệp khai thác, sử dụng Kho quản lý dữ liệu điện tử của Công dân, Doanh nghiệp theo tài khoản được cấp trên Cổng dịch vụ công tỉnh dưới các hình thức như: video, nội dung tờ gấp, banner điện tử…; gửi các cơ quan, đơn vị, địa phương và các cơ quan báo chí trên địa bàn tỉnh để phát hành, in ấn, tuyên truyền, phổ biến. Hoàn thành, báo cáo UBND tỉnh trước ngày 10/9/2022.

- Đài Phát thanh Truyền hình Quảng Bình, Báo Quảng Bình, các cơ quan báo chí trên địa bàn tỉnh, các sở, ban, ngành, UBND cấp huyện, cấp xã, Bộ phận một cửa các cấp có trách nhiệm tuyên truyền, phổ biến cho người dân, doanh nghiệp biết và khai thác, sử dụng Kho quản lý dữ liệu điện tử TTHC của Công dân, Doanh nghiệp được cấp trên Cổng dịch vụ công tỉnh theo hướng dẫn của Sở Thông tin và Truyền thông.  

- Văn phòng UBND tỉnh: Theo dõi, đôn đốc triển khai thực hiện các nội dung yêu cầu tại Công văn này; tổng hợp, báo cáo Chủ tịch UBND tỉnh để tháo gỡ những khó khăn, vướng mắc trong quá trình triển khai, thực hiện.

Xuân Cường