Ngày 08 tháng 01 năm 2021, Ủy ban nhân dân tỉnh Nghệ An ban hành Quyết định số 02/2021/QĐ-UBND về Quy chế Hoạt động của Cổng Dịch vụ công và Hệ thống thông tin một cửa điện tử tỉnh với nguyên tắc:
Lấy sự hài lòng của tổ chức, cá nhân là thước đo chất lượng và hiệu quả phục vụ của cán bộ, công chức, viên chức và các cơ quan có thẩm quyền thực hiện thủ tục hành chính cho tổ chức, cá nhân theo quy định của pháp luật.
Các thủ tục hành chính công trực tuyến và kết quả giải quyết thủ tục hành chính phải được cập nhật kịp thời, đầy đủ, chính xác, công khai trên Cổng Dịch vụ công và Hệ thống thông tin một cửa điện tử tỉnh Nghệ An.
Quá trình giải quyết các thủ tục hành chính cần tuân thủ đúng các quy định của pháp luật và các điều ước mà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam đã ký kết hoặc gia nhập.
Hoạt động của Cổng Dịch vụ công và Hệ thống thông tin một cửa điện tử được quy định chi tiết như sau:
1. Về quản lý, vận hành và sử dụng Dịch vụ công
Cổng Dịch vụ công tỉnh Nghệ An do Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh quản lý, được triển khai theo mô hình tập trung từ cấp tỉnh đến cấp huyện, cấp xã. Được truy cập tại địa chỉ: https://dichvucong.nghean.gov.vn và được liên kết với Cổng Thông tin điện tử Nghệ An tại địa chỉ https://nghean.gov.vn để thực hiện việc công bố, công khai các thủ tục hành chính, phục vụ tổ chức, cá nhân tra cứu, khai thác thông tin, dữ liệu về thủ tục hành chính theo quy định tại Nghị định số 43/2011/NĐ-CP ngày 13/6/2011 của Chính phủ quy định về việc cung cấp thông tin và dịch vụ công trực tuyến trên trang thông tin điện tử hoặc cổng thông tin điện tử của cơ quan Nhà nước .
Tạo lập hồ sơ hành chính điện tử trong việc thực hiện thủ hành chính gồm:
Tạo lập hồ sơ hành chính điện tử từ các thông tin, dữ liệu và kết quả xử lý, nội dung thông báo được tạo ra, gửi đi, nhận và lưu trữ bằng phương tiện điện tử để thực hiện thủ tục hành chính, cụ thể:
Thông tin, dữ liệu của đơn/hồ sơ đăng ký thực hiện thủ tục hành chính;
Nội dung thông báo điện tử về tiếp nhận (chấp nhận/từ chối/yêu cầu sửa đổi, bổ sung, trả kết quả) thông tin, dữ liệu của hồ sơ điện tử theo quy định thủ tục hành chính; văn bản xin lỗi của cơ quan thực hiện thủ tục hành chính do quá hạn thời gian theo quy định;
Kết quả giải quyết thủ tục hành chính của cơ quan có thẩm quyền: Quyết định cấp phép, giấy phép, giấy chứng nhận, xác nhận hoặc kết quả giải quyết đối với thủ tục hành chính khác theo quy định;
Việc tạo lập hồ sơ hành chính điện tử tuân thủ theo quy định tại Thông tư số 32/2017/TT-BTTTT ngày 15/11/2017 của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông quy định về cung cấp dịch vụ công trực tuyến và đảm bảo khả năng truy cập thuận tiện đối với trang thông tin điện tử hoặc cổng thông tin điện tử của cơ quan nhà nước.
Về việc lựa chọn, cung cấp dịch vụ công trực tuyến: Các Sở, ban, ngành cấp tỉnh; các cơ quan trung ương được tổ chức theo ngành dọc đóng trên địa bàn tỉnh có thủ tục hành chính để tiếp nhận tại Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh có trách nhiệm rà soát, đánh giá sự phù hợp của thủ tục hành chính và các quy định có liên quan đến thủ tục hành chính với triển khai dịch vụ công trực tuyến gửi Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, thẩm định, tham mưu Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt, triển khai tổ chức thực hiện các dịch vụ công trực tuyến mức độ 3, mức độ 4 trên Cổng Dịch vụ công tỉnh Nghệ An theo quy định.
Tiếp nhận hồ sơ dịch vụ công trực tuyến được quy định:
Cán bộ, công chức, viên chức của các cơ quan có thẩm quyền được phân công tiếp nhận hồ sơ thủ tục hành chính kiểm tra tính chính xác các thông tin hồ sơ dịch vụ công trực tuyến của tổ chức, cá nhân đã nộp trên hệ thống thông tin một cửa điện tử. Trong trường hợp hồ sơ dịch vụ công trực tuyến nộp ngoài giờ làm việc thì thời điểm để tính thời gian tiếp nhận hồ sơ được tính vào đầu giờ làm việc kế tiếp.
Trường hợp hồ sơ đầy đủ, chính xác theo quy định: cán bộ, công chức, viên chức thực hiện tiếp nhận hồ sơ dịch vụ công trực tuyến, chuyển dữ liệu hồ sơ điện tử trên hệ thống thông tin một cửa điện tử cho các phòng, ban chuyên môn, đơn vị giải quyết thủ tục hành chính theo quy trình quy định; đồng thời hệ thống tự động gửi thông báo mã hồ sơ thủ tục hành chính đã tiếp nhận và thời gian trả kết quả giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính cho tổ chức, cá nhân biết qua Cổng Dịch vụ công và qua các kênh thông tin của tổ chức, cá nhân đã đăng ký (tin nhắn điện thoại (SMS), thư điện tử (Email)), qua các hình thức khác bằng phương thức điện tử.
Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, chưa chính xác hoặc không thuộc thẩm quyền giải quyết theo quy định; chưa nộp phí, lệ phí (trường hợp yêu cầu nộp trước) theo quy định: cán bộ, công chức, viên chức phải gửi thông báo nêu rõ nội dung yêu cầu chỉnh sửa, bổ sung hồ sơ và hướng dẫn cụ thể, một lần cho tổ chức, cá nhân cung cấp đầy đủ, chính xác hoặc hướng dẫn gửi đến đúng cơ quan có thẩm quyền giải quyết theo quy định qua tài khoản của tổ chức, cá nhân đăng ký trên Cổng Dịch vụ công và qua các kênh thông tin như tin nhắn điện thoại (SMS), thư điện tử (Email), qua các hình thức khác bằng phương thức điện của tổ chức, cá nhân đăng ký.
Hệ thống tra cứu tình trạng hồ sơ bao gồm:
Tra cứu trực tuyến trên Cổng Dịch công tỉnh Nghệ An tại địa chỉ truy cập: https://dichvucong.nghean.gov.vn
Tra cứu trực tuyến trên Cổng Dịch công Quốc gia tại địa chỉ truy cập: https://dichvucong.gov.vn
Hệ thống trả lời tự động qua tin nhắn điện thoại (SMS), thư điện tử (Email) hoặc qua các hình thức khác bằng phương thức điện tử của tổ chức, cá nhân đăng ký;
Tra cứu trực tiếp qua hệ thống thiết bị tại Trung tâm phục vụ hành chính công tỉnh, tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả cấp huyện, cấp xã (nếu có);
Tra cứu qua hệ thống Tổng đài, số điện thoại của Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh và Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả cấp huyện, cấp xã trên địa bàn tỉnh Nghệ An.
Các tổ chức, cá nhân sử dụng mã số hồ sơ được cấp theo quy định và thực hiện theo hướng dẫn trên Cổng Dịch vụ công để tra cứu tình trạng hồ sơ trực tuyến.
Bên cạnh đó, Quy chế cũng đã có điều khoản quy định về hành vi không được làm khi sử dụng Cổng Dịch vụ công và Hệ thống thông tin một cửa điện tử:
Các hành vi không được làm trong giải quyết thủ tục hành chính theo quy định tại Điều 5 Nghị định số 61/2018/NĐ-CP ngày 23/4/2018 của Chính phủ về thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính và khoản 3 Điều 5 Nghị định số 45/2020/NĐ-CP ngày 08/4/2020 của Chính phủ về thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử.
Tạo ra hoặc phát tán chương trình phần mềm làm rối loạn, thay đổi, phá hoại hệ thống điều hành hoặc các hành vi vi phạm pháp luật khác về cung cấp thông tin trên mạng, an toàn thông tin, an ninh mạng liên quan đến Cổng Dịch vụ công và Hệ thống thông tin một cửa điện tử tỉnh Nghệ An.
Bên cạnh đó Quy chế cũng quy định chi tiết về Đăng ký tài khoản và nộp hồ sơ dịch vụ công trực tuyến cũng như giải quyết hồ sơ dịch vụ công trực tuyến và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính.
2. Về quản lý, vận hành và sử dụng Hệ thống thông tin một cửa điện tử
Quy chế quy định việc sử dụng Hệ thống thông tin một cửa điện tử như sau:
Hệ thống thông tin một cửa điện tử được triển khai tại các cơ quan thực hiện thủ tục hành chính để tiếp nhận, giải quyết, trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính cho tổ chức, cá nhân được tổ chức theo mô hình quản lý tập trung; Hệ thống do Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh quản lý.
Trên cơ sở danh mục thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền tiếp nhận và giải quyết của cấp tỉnh, cấp huyện, cấp xã được Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành quyết định phê duyệt; Các Sở, ban, ngành trực thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh xây dựng quy trình nội bộ, quy trình điện tử giải quyết thủ tục hành chính theo quy định tại Điều 8 Thông tư số 01/2018/TT-VPCP để cập nhật, cấu hình trên Hệ thống thông tin một cửa điện tử, phục vụ công tác quản lý và thực hiện tiếp nhận hồ sơ, giải quyết hồ sơ, chuyển dữ liệu hồ sơ điện tử cho cơ quan có thẩm quyền giải quyết và trả kết quả giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính cho các tổ chức, cá nhân theo đúng quy định.
Các cơ quan thực hiện thủ tục hành chính phải tuân thủ đầy đủ quy trình của thủ tục hành chính đã được công bố, không được tách các bước của một thủ tục hành chính đã được công bố thành các thủ tục hành chính riêng lẻ.
Cán bộ, công chức, viên chức được cấp tài khoản sử dụng hệ thống phải thường xuyên đăng nhập tài khoản vào Hệ thống thông tin một cửa điện tử để thực hiện giải quyết thủ tục hành chính và tiếp nhận, xử lý phản ánh kiến nghị theo quy định tại Quy chế này.
Việc tiếp nhận thủ tục hành chính tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả quy định:
Tiếp nhận hồ sơ dịch vụ công trực tuyến trên Cổng Dịch vụ công được thực hiện theo quy định tại mục quy định về Tiếp nhận hồ sơ dịch vụ công trực tuyến theo Quy chế.
Tiếp nhận hồ sơ thủ tục hành chính (bản giấy) của tổ chức, cá nhân nộp trực tiếp tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả; thông qua dịch vụ bưu chính công ích hoặc qua ủy quyền theo quy định của pháp luật, phải thực hiện xem xét, kiểm tra tính chính xác, đầy đủ hồ sơ theo quy định của thủ tục hành chính. Trường hợp hồ sơ thủ tục hành chính được nộp qua dịch vụ bưu chính công ích, thì mỗi hồ sơ phải lấy số thứ tự theo lĩnh vực giải quyết thủ tục hành chính để được tiếp nhận theo quy định.
Trường hợp hồ sơ đầy đủ, chính xác theo quy định: cán bộ, công chức, viên chức tiếp nhận hồ sơ thủ tục hành chính và lập Phiếu tiếp nhận hồ sơ và hẹn ngày trả kết quả; đồng thời quét (scan) và cập nhật thông tin, dữ liệu hồ sơ điện tử để lưu trữ trên Hệ thống thông tin một cửa điện tử và chuyển dữ liệu hồ sơ điện tử đến các phòng, ban chuyên môn, đơn vị giải quyết theo quy định tại mục Giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính trên Hệ thống thông tin một cửa điện tử của Quy chế. Thời gian cập nhật và chuyển dữ liệu, hồ sơ thủ tục hành chính phải đảm bảo theo quy định.
Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, chưa chính xác, chưa nộp phí, lệ phí (trường hợp yêu cầu nộp trước) theo quy định hoặc từ chối tiếp nhận hồ sơ: cán bộ, công chức, viên chức tiếp nhận hồ sơ phải hướng dẫn tổ chức, cá nhân bổ sung, hoàn thiện hồ sơ một lần đầy đủ, chính xác và nêu rõ lý do vào Phiếu yêu cầu bổ sung hồ sơ, hoặc Phiếu từ chối giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính theo đúng quy định.
Việc thực hiện chuyển hồ sơ thủ tục hành chính của tổ chức, cá nhân (đã tiếp nhận trực tuyến trên Cổng Dịch vụ công và nộp trực tiếp tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả; thông qua dịch vụ bưu chính công ích hoặc qua ủy quyền theo quy định) đến các cơ quan có thẩm quyền giải quyết được thực hiện đúng theo quy định tại Điều 18 Nghị định số 61/2018/NĐ-CP.
Ngoài ra Quy chế cũng quy định cụ thể về: Giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính trên Hệ thống thông tin một cửa điện tử; trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính, thanh toán phí, lệ phí, thuế và các nghĩa vụ tài chính trong giải quyết thủ tục hành chính; Hủy hiệu lực của kết quả thực hiện thủ tục hành chính điện tử và việc Lưu trữ hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính điện tử; tiếp nhận nội dung phản ánh, kiến nghị; Gửi phản ánh, kiến nghị và đánh giá việc giải quyết thủ tục hành chính trên Cổng Dịch vụ công; Xử lý nội dung phản ánh, kiến nghị và kết quả đánh giá việc giải quyết thủ tục hành chính của tổ chức, cá nhân trên Cổng Dịch vụ công.
Nguyễn Thị Mỹ Hạnh