Quy định này được áp dụng đối với các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh, các cán bộ, công chức, viên chức, người lao động đang làm việc tại các cơ quan đơn vị; các tổ chức, doanh nghiệp, người dân tham gia sử dụng, trao đổi với các hệ thống thông tin của cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh.

Để trao đổi văn bản điện tử trong nội bộ cơ quan và giữa các cơ quan nhà nước các cơ quan, đơn vị chỉ được sử dụng những hệ thống phần mềm: Hệ thống phần mềm quản lý văn bản và điều hành; Hệ thống thư điện tử công vụ và Cổng thông tin điện tử hoặc Trang thông tin điện tử. Trao đổi văn bản điện tử với các tổ chức, doanh nghiệp và người dân các cơ quan, đơn vị chỉ được sử dụng hệ thống phần mềm Thư điện tử công vụ và Cổng thông tin điện tử của các cơ quan, đơn vị nhà nước.

Văn bản điện tử có giá trị pháp lý tương được với văn bản giấy trong giao dịch giữa các cơ quan nhà nước; văn bản điện tử gửi đến cơ quan nhà nước phải được sử dụng chữ ký điện tử để đảm bảo tính chính xác về nguồn gốc và sự toàn vẹn của văn bản.

Theo đó, trong phạm vi nội bộ cơ quan quản lý nhà nước những văn bản sau được trao đổi hoàn toàn dưới dạng điện tử: văn bản phục vụ chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo; lịch công tác cơ quan; các chương trình, kế hoạch của cơ quan; giấy mời họp; tài liệu phục vụ họp; văn bản để biết, để báo cáo, xin ý kiến; thông báo chung của cơ quan; các tài liệu cần trao đổi trong quá trình xử lý công việc. Giữa các cơ quan quản lý nhà nước với nhau các văn bản sau được trao đổi hoàn toàn dưới dạng điện tử: văn bản xin ý kiến, góp ý đối với dự thảo văn bản; công văn; văn bản để biết, để báo cáo; báo cáo định kỳ, báo cáo số liệu thống kê, tổng hợp; giấy mời họp; các tài liệu gửi kèm theo các hình thức văn bản trên. Các văn bản được trao đổi dưới dạng điện tử và bản giấy là: văn bản QPPL; văn bản, hồ sơ, tài liệu trình Tỉnh ủy, HĐND tỉnh và UBND tỉnh; văn bản hành chính giữa các sở, ban, ngành, đoàn thể của tỉnh với nhau; giữa UBND cấp huyện với các sở, ban, ngành của tỉnh; giữa UBND cấp xã với các UBND cấp huyện.

Quy định nêu rõ quy trình gửi/nhận văn bản điện tử; Thời điểm gửi/nhận văn bản điện tử; kiểm tra, bảo đảm và duy trì tính toàn vẹn của văn bản điện tử. Việc xử lý văn bản điện tử được quy định trao đổi, xử lý chung đối với văn bản điện tử; trao đổi, xử lý văn bản điện tử qua hệ thống phần mềm quản lý văn bản và điều hành; qua hệ thống thư điện tử công vụ; qua Cổng/Trang thông tin điện tử. Ngoài ra, quy định nói rõ những điều kiện văn bản điện tử được lưu trữ; quy trình lưu trữ văn bản điện tử và hủy văn bản điện tử.