Cải cách khu vực công ở Western Australia hiện đang được thúc đẩy bởi hai sáng kiến ​​quan trọng của chính quyền, đó là tổ chức lại bộ máy và điều chỉnh chiến lược thông qua việc đánh giá, rà soát lại các dịch vụ ưu tiên. Cả hai chương trình đã và sẽ dẫn đến những thay đổi đáng kể tại hầu hết các cơ quan chính quyền như về cơ cấu tổ chức, mô hình hoạt động và chi tiêu ngân sách. Năm 2017, chương trình cải cách bộ máy đã tạo ra sự thay đổi với kết quả từ 41 cơ quan, đơn vị được hợp nhất xuống chỉ còn 25 và vẫn còn có kế hoạch thay đổi tiếp. Điều này đã và sẽ tiếp tục yêu cầu các cơ quan, đơn vị xác định, tìm ra sự trùng lặp, chồng lấn về chức năng, nghiệp vụ giữa các cơ quan, đơn vị để giao chức năng, nhiệm vụ hợp lý hơn và cắt giảm chi phí không cần thiết. Kết quả rà soát, dịch vụ ưu tiên cũng cho thấy rằng các cơ quan sẽ gặp thách thức khi phải chỉ ra những dư thừa, kém hiệu quả, trùng lặp trong cơ quan, đơn vị. Cơ quan quản lý công nghệ thông tin của Western được thành lập vào năm 2015 để làm trung tâm điều phối, giảm chi phí công nghệ thông tin - truyền thông trên toàn tiểu bang. Trong một cuộc điều tra năm 2016 của Quốc hội bang Victoria đã chỉ ra rằng công nghệ thông tin là một trong những nguồn đóng góp lớn nhất vào ngân sách cho hoạt động của bộ máy và khu vực công, điển hình tiểu bang Western chi ít nhất 1,048 tỷ đô la cho công nghệ thông tin mỗi năm, công nghệ thông tin cũng đóng góp đáng kể cho chi phí hoạt động thường xuyên của Chính phủ.

Kiến trúc chính phủ điện tử là thực tiễn đặt ra, giống như quản lý dự án hay phân tích nghiệp vụ, thường được sử dụng trong các tổ chức công nghệ thông tin – truyền thông để đạt được kết quả tốt hơn. Kiến trúc chính phủ điện tử là công cụ hữu ích để các cơ quan, đơn vị hiểu và giao tiếp với nhau và cho biết các thông tin, dữ liệu, công nghệ sử dụng như thế nào để thực hiện đúng chức năng của mình. Khi được sử dụng một cách đúng đắn, kiến trúc chính phủ điện tử có thể giúp các cơ quan lập kế hoạch tốt hơn và làm thế nào để có thể làm việc hiệu quả với các cơ quan khác nhằm đạt được các mục tiêu chung nhanh hơn, rẻ hơn và ít rủi ro hơn.

Giá trị của kiến trúc chính phủ điện tử

- Dữ liệu gần đây do cơ quan quản lý công nghệ thông tin thu thập cho thấy 93% Trưởng, Giám đốc điều hành các cơ quan tin tưởng vào chất lượng quản trị công nghệ thông tin của họ để đưa ra quyết định. Tuy nhiên, phân tích dữ liệu và các bình luận đi kèm cho thấy quan điểm này phụ thuộc nhiều hơn vào nhận thức về các chỉ số hiệu quả nội bộ để đo lường sự phù hợp với chiến lược phát triển của tổ chức.

- Để có thể tin tưởng rằng đầu tư vào công nghệ thông tin tại các tổ chức hỗ trợ hiệu quả việc xác định những nội dung ưu tiên, triển khai,cơ quan, tổ chức cần biết rằng các nhà quản lý công nghệ thông tin – truyền thông và nhân viên của họ phải: hiểu được yêu cầu của cơ quan, tổ chức về mục tiêu, kết quả của chiến lược phát triển là gì; có khả năng phù hợp để đáp ứng mong đợi của cơ quan, tổ chức hoặc năng lực tìm ra cách thức đạt mục đích phát triển; thực hiện các hoạt động phù hợp được đánh giá theo các KPI (Key Performance Indicators) của cả cơ quan và toàn bộ các chiến lược, chính sách và sáng kiến ​​về công nghệ thông tin; và hợp tác với toàn bộ cơ quan, tổ chức khu vực công để xác định, khai thác và sử dụng các nguồn tài nguyên đã được sử dụng tại các cơ quan khác.

- Kiến trúc chính phủ điện tử cung cấp các công cụ, quy tắc và hướng dẫn, nếu được triển khai đúng cách các Giám đốc thông tin hoặc quản lý công nghệ thông tin sẽ đem lại sự hiểu biết rõ ràng, đạt được sự tin cậy từ các giám đốc điều hành.

Lợi ích của kiến trúc chính phủ điện tử

Từ góc độ của một tổ chức, kiến trúc chính phủ điện tử cung cấp bốn lợi ích chính – xử lý nghiệp vụ linh hoạt; phối hợp tốt hơn; cải thiện chất lượng cung cấp dịch vụ; và định hướng rõ ràng hơn cho lập kế hoạch.

Xử lý nghiêp vụ linh hoạt (Business Agility)

Kiến trúc chính phủ điện tử cho phép công nghệ thông tin – truyền thông hiểu rõ và ghi lại các khả năng, chức năng và mối quan hệ nội bộ của tổ chức. Khi điều này được thực hiện trên toàn bộ khu vực công, các cơ quan, tổ chức sẽ dễ dàng khai phá và hiểu các chức năng của các cơ quan khác và quan trọng hơn là chỉ ra được các chức năng đó có thể chồng chéo hoặc có thể được sử dụng lại. Các cơ quan có thông tin này có thể xử lý linh hoạt và thích ứng hơn theo cách cung cấp dịch vụ của họ. Nếu một cơ quan biết khả năng của chính mình và những gì họ có thể sử dụng từ các cơ quan khác, họ có thể đáp ứng tốt hơn và lên kế hoạch thay đổi.

Phối hợp tốt hơn

Công tác phối hợp tốt chỉ có thể đạt được nếu các nhà ra quyết định thấy được lợi ích khi phối hợp với các cơ quan khác. Kiến trúc chính phủ điện tử cung cấp cách thức để khai phá và tìm kiếm cơ hội trong toàn khu vực công để hỗ trợ các quyết định dựa trên lợi ích tiềm năng của sự hợp tác. Kiến trúc chính phủ điện tử thực hiện điều này thông qua một ngôn ngữ và quy trình chung để xác định và mô tả các khả năng như chức năng nghiệp vụ, dữ liệu, ứng dụng và công nghệ.

Cải thiện chất lượng cung cấp dịch vụ

Mục đích chính của Chính phủ điện tử là cải tiến kết quả giải quyết nghiệp vụ. Thông qua việc thúc đẩy tái sử dụng các tiêu chuẩn, tài sản, thông tin và các khả năng khác có sẵn. Kiến trúc chính phủ điện tử hỗ trợ ưu tiên dự án bằng cách hỗ trợ xác định các dự án cần thiết nhất và phù hợp với các mục tiêu chiến lược của cơ quan, cũng như những dự án thực hiện thời gian ngắn và/hoặc hiệu quả đầu tư tốt nhất.

Định hướng rõ ràng hơn cho lập kế hoạch

- Kiến trúc chính phủ điện tử cung cấp công cụ và kỹ thuật giúp các cơ quan duy trì tập trung vào toàn bộ các thay đổi. Khi được thực hiện đầy đủ, nó có thể đem lại cho các cơ quan sự tin tưởng rằng họ đang đầu tư vào các dự án phù hợp để cung cấp cả các mục tiêu chiến lược của riêng họ và hỗ trợ toàn bộ các mục tiêu chiến lược của chính phủ.

- Đặt kiến trúc chính phủ điện tử trong bối cảnh cấu trúc quản trị của một cơ quan, giám đốc hoặc người điều hành đưa ra chiến lược và người quản lý cấp cao chịu trách nhiệm thực hiện các dự án và hoạt động, thì kiến trúc chính phủ điện tử hỗ trợ nhóm quản lý điều hành để biết rằng các dự án và các hoạt động đang được thực hiện và phù hợp với các mục tiêu chiến lược đã được phê duyệt.

Vai trò của kiến trúc chính phủ điện tử

Chiến lược công nghệ thông tin của Western Australia tuyên bố rằng: “Với hơn một trăm cơ quan khác nhau cung cấp hàng loạt các dịch vụ cho cộng đồng, khu vực công vừa rộng lớn vừa phức tạp. Mặc dù các cơ quan có các mục đích khác nhau và cung cấp các dịch vụ khác nhau nhưng có một số chức năng nghiệp vụ lại xuất hiện ở hầu hết các cơ quan, chẳng hạn như cấp phép” Và “Các cơ quan có thể sẽ sử dụng các khuôn khổ định nghĩa mới được cung cấp dạng chiến lược, như Kiến trúc chính phủ điện tử để quyết định ưu tiên đầu tư nguồn lực công nghệ thông tin vào đâu và xác định các cơ hội để mang lại giá trị lớn hơn”. Điều này được thể hiện bởi hai điểm chính.

- Thứ nhất, các cơ quan cần xác định khi nào công nghệ có thể hiệu quả và rẻ như một dịch vụ (as a service) thay vì chi tiền mua sắm hoặc phát triển với chi phí lớn và;

- Thứ hai là các cơ quan cần xác định khi nào thực hiện một chức năng chỉ mình họ thực hiện mà lại tương tự với các chức năng các cơ quan khác thực hiện. Kiến trúc chính phủ điện tử là công cụ duy nhất, dễ dàng và hiệu quả để cho phép một cơ quan xác định chức năng, công nghệ thông tin tương đồng với các cơ quan khác. Bằng cách triển khai kiến trúc chính phủ điện tử một cách hiệu quả trên toàn khu vực công, các cơ quan sẽ thúc đẩy sử dụng các nguồn lực hiện có và chia sẻ, bố trí nhiều ngân sách hơn để hỗ trợ thực hiện các chức năng, nghiệp vụ của họ.

Tương lai của kiến trúc chính phủ điện tử

- Cơ quan quản lý công nghệ thông tin sẽ tiếp tục phát triển kiến trúc trong tương lai, đây là yếu tố cơ bản để hỗ trợ thực hiện chiến lược công nghệ thông tin thành công. Trong đó, kể đến một số hoạt động như:

- Phát triển kho lưu trữ kiến trúc, phát triển Nhóm làm việc kiến trúc và Nhóm đánh giá tác động nghiệp vụ, để phát triển và tinh chỉnh các quy trình để thúc đẩy khả năng dùng chung như quản lý định danh và chia sẻ dữ liệu an toàn;

- Làm việc với Giám đốc công nghệ thông tin các cơ quan để hỗ trợ họ phát triển năng lực kiến trúcchính phủ điện tử thông qua các hội thảo, dịch vụ giáo dục và tư vấn; và đo lường sự chấp nhận và triển khai kiến trúc chính phủ điện tử trên toàn bộ khu vực công.

Triển khai kiến trúc chính phủ điện tử

Áp dụng kiến trúc chính phủ điện tử trong các cơ quan sẽ không phải là không có thách thức và sẽ mất nhiều thời gian và công sức. Cả những người quản lý công nghệ thông tin và quản lý công việc khác trong một cơ quan, tổ chức đều phải hiểu và áp dụng trong các dự án hiện tại của họ.

Kiến trúc chính phủ điện tử không phải là phép thuật để tự nó đảm bảo các dự án và dịch vụ công nghệ thông tin thành công. Để đảm bảo đạt được các mục tiêu chiến lược dài hạn, các cơ quan cũng cần quản lý tốt các chương trình/dự án và đẩy mạnh quản lý cung cấp dịch vụ công nghệ thông tin. Kiến trúc chính phủ điện tử là cấu nối thu hẹp khoảng cách giữa chiến lược phát triển và thực thi chiến lược đó. Khi được thực hiện đúng, nó sẽ cho phép các cơ quan nhận ra lợi ích.

Để nhận ra những lợi ích mà kiến trúc có thể cung cấp, các cơ quan nhà nước nên:

- Áp dụng Khung Kiến trúc chính phủ điện tử;

- Hỗ trợ tổ chức bộ phận quản lý công nghệ thông tin của cơ quan để đảm bảo rằng những người ra quyết định cấp cao biết năng lựccông nghệ thông tin mà cơ quan này đang áp dụng, cách họ sắp xếp và hỗ trợ định hướng chiến lược của các cơ quan ở cả hiện tại và trong tương lai; và làm việc với các cơ quan khác và cơ quan quản lý công nghệ thông tin để giúp thúc đẩy đầu tư công nghệ thông tin vì lợi ích của cộng đồng./

Nguyễn Thanh Thảo

Nguồn tài liệu tham khảo:

- Khung liên thông nghiệp vụ Chính phủ Úc;

- Khung Kiến trúc Chính phủ chính quyền bang Western;

- https://www.australia.gov.au/