Việc quản lý, vận hành, khai thác, sử dụng Hệ thống thông tin Một cửa điện tử và Cổng Dịch vụ công tỉnh Gia Lai phải tuân thủ các quy định của pháp luật về công nghệ thông tin, an toàn thông tin, giao dịch điện tử, bảo vệ bí mật nhà nước và các quy định khác có liên quan về thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử.
Việc tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính trên Hệ thống thông tin Một cửa điện tử của các đơn vị, địa phương trên địa bàn tỉnh và Cổng Dịch vụ công tỉnh Gia Lai được thực hiện hợp pháp, hợp lý, khoa học; bảo đảm sự bình đẳng, khách quan, công khai, minh bạch, an toàn thông tin trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính.
Đảm bảo sự phối hợp chặt chẽ giữa các đơn vị, địa phương trong giải quyết thủ tục hành chính của tổ chức, cá nhân và đánh giá đúng tình hình thực thi nhiệm vụ của cán bộ công chức, viên chức (CBCCVC) và của các đơn vị, địa phương trong giải quyết thủ tục hành chính.
Nội dung thông tin, các thủ tục hành chính thuộc các lĩnh vực được triển khai trên Hệ thống thông tin Một cửa của các đơn vị, địa phương trên đia bàn và Cổng Dịch vụ công tỉnh Gia Lai phải đảm bảo chính xác, rõ ràng, cập nhật thường xuyên, liên tục, phản ánh đúng tình hình thực tế kết quả tiếp nhận, giải quyết hồ sơ theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông tại các đơn vị, địa phương trên địa bàn; tạo điều kiện thuận lợi cho tổ chức, cá nhân tiếp cận, khai thác, sử dụng.
Cổng Dịch vụ công tỉnh Gia Lai và hệ thống thông tin Một cửa điện tử phải bảo đảm các yêu cầu, điều kiện theo quy định tại Điều 25 của Nghị định số 61/2018/NĐ-CP ngày 23 tháng 4 năm 2018 của Chính Phủ về việc thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính, Nghị định số 45/2020/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2020 của Chính phủ về việc thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử và Thông tư số 22/2019/TT-BTTTT ngày 31 tháng 12 năm 2019 của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông quy định về tiêu chí chức năng, tính năng kỹ thuật của xây dựng Cổng Dịch vụ công và Hệ thống thông tin một cửa điên tử cấp bộ, cấp tỉnh.
Tất cả CBCCVC và người được phân công có nhiệm vụ, quyền hạn tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính phải trực tiếp tham gia xử lý hồ sơ trên Hệ thống thông tin Một cửa điện tử của đơn vị, địa phương trong quá trình thực hiện các thủ tục hành chính đã triển khai trên hệ thống.
Bên cạnh đó Quy chế cũng đã quy định chi tiết về Hệ thống thông tin Một cửa điên tử và Cổng dịch vụ công tỉnh Gia Lai như:
- Về mô hình, tổ chức của Hệ thống thông tin Một cửa điện tử
Hệ thống thông tin một cửa điện tử triển khai tại các đơn vị, địa phương trên địa bàn tỉnh được tổ chức theo mô hình quản lý vừa tập trung, vừa phân tán với cơ sở dữ liệu được đặt tại các đơn vị, địa phương và Trung tâm Tích hợp dữ liệu của tỉnh. Hệ thống được vận hành trên môi trường mạng, dữ liệu hồ sơ được liên thông, luân chuyển khép kín từ Bộ phận Một cửa đến các đơn vị, địa phương, CBCCVC tham gia vào quá trình giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính.
Hệ thống thông tin Một cửa điện tử của các đơn vị, địa phương trên địa bàn tỉnh được tích hợp, chia sẻ dữ liệu với Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành của đơn vị, địa phương để xử lý hồ sơ trên môi trường mạng. Địa chỉ truy cập, các tài khoản đăng nhập Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành đồng thời được sử dụng cho Hệ thống thông tin Một của điện tử tại các đơn vị, địa phương.
- Về nâng cấp, mở rộng Hệ thống thông tin Một của điện tử
Các phần mềm phục vụ công tác chuyên nghành có tham gia vào quy trình giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông khi đầu tư xây dựng mới bắt buộc phải đảm bảo khả năng kết nối, tích hợp với Hệ thống thông tin Một cửa điện tử đã triển khai. Đồng thời, đảm bảo khả năng đồng bộ dữ liệu, cung cấp đầy đủ thông tin phục vụ cho việc điều tra cứu, thống kê, báo cáo.
Các đơn vị, địa phương có nhu cầu sử dụng, nâng cấp, mở rộng Hệ thống thông tin Một cửa điện tử ngoài các chức năng của hệ thống đã triển khai (các chức năng riêng) phải được sự chấp thuận của Ủy ban nhân dân tỉnh hoặc đơn vị được Ủy ban nhân dân tỉnh giao trách nhiệm xây dựng, quản lý, vận hành.
Các thiết bị phục vụ ứng dụng Hệ thống thông tin Một cửa điện tử khi đầu tư mới, bổ sung hoặc thay thế phải đảm bảo chất lượng và tương thích với phần mềm của Hệ thống thông tin Một cửa điện tử nhằm đảm bảo khai thác các thông tin được thông suốt.
- Về mô hình, tổ chức của Cổng Dịch vụ công tỉnh Gia Lai
Cổng Dịch vụ công tỉnh Gia Lai được triển khai, vận hành trên hạ tầng kỹ thuật tại Trung tâm Tích hợp dữ liệu của tỉnh (đặt tại Trung tâm Công nghệ thông tin và Truyền thông tỉnh Gia Lai), hoạt động tai địa chỉ internet: http://dichvucong.gialai.gov.vn. Địa chỉ truy cập Cổng Dịch vụ công tỉnh Gia Lai phải được liên kết hoặc tích hợp trên Công thông tin điên tử tỉnh Gai Lai và Cổng/Trang thông tin điên tử của các đơn vị, địa phương để tạo điều kiện thuận tợi cho tổ chức, cá nhân dễ dàng tìm kiếm, khai thác, sử dụng.
Cổng Dịch vụ công tỉnh Gia Lai cung cấp đầy đủ thông tin các thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của các đơn vị, đia phương trên địa bàn tỉnh Gia Lai. Đối với các dịch vụ công trực tuyến mức độ 1 và 2 trên Cổng Dịch vụ công tỉnh Gia Lai, phải được trích xuất từ cơ sở dữ liệu quốc gia về thủ tục hành chính. Đối với các dịch vụ công trực tuyến mức độ 3 và 4 thuộc thẩm quyền giải quyết của các đơn vị, địa phương trên địa bàn tỉnh phải được tích hợp, quản lý tập trung trên Cổng Dịch vụ công tỉnh Gia Lai.
Các Dịch vụ công trực tuyến được cung cấp trên Cổng Dịch vụ công tỉnh Gia lai đảm bảo đầy đủ các thông tin phải công khai theo qui định, đúng theo thủ tục hành chính hiện hành được công bố; đồng thời được tổ chức, phân chia theo ngành, lĩnh vực, đợn vị thực hiện, mức độ dịch vụ công trực tuyến và các tiêu chí khác đảm bảo thuận tiện cho việc khai thác, sử dụng.
Các đơn vị, đia phương có thủ tục hành chính được cung cấp dịch vụ công trực tuyến mức độ 3, mức độ 4 trên Cổng Dịch vụ công tỉnh Gia Lai, có trách nhiệm tổ chức thực hiện, quản lý các dịch vụ công trực tuyến theo phân quyền quản trị trên hệ thống.
Cổng Dịch vụ công tỉnh Gia Lai đồng thời tích hợp phần mềm Đánh giá sự hài lòng của tổ chức, cá nhân đối với việc thực hiện các thủ tục hành chính của các đơn vị, đia phương.
- Về kết nối, tích hợp, chia sẻ dữ liệu
Hệ thống thông tin Một cửa điện tử của các đơn vị, địa phương và Cổng Dịch vụ công tỉnh Gia Lai được kết nối, tích hợp, chia sẻ dữ liệu với nhau qua nền tảng tích hợp, chia sẻ dữ liệu của tỉnh (LGSP) và được kết nối, chia sẻ dữ liệu với Cổng Dịch vụ công quốc gia, Cổng Dịch vụ công của các Bộ, ngành Trung ương để đồng bộ các hồ sơ được thực hiện theo hình thức dịch vụ công trực tuyến, đồng thời, công khai kết quả, tiến độ giải quyết thủ tục hành chính.
Cổng Dịch vụ công tỉnh Gia Lai kết nối với ứng dụng Zalo thông qua mục “Chính quyền điên tử tỉnh Gia Lai” để cung cấp chức năng tiếp nhận hồ sơ được thực hiện theo hình thức dịch vụ công trực tuyến và phục vụ nhu cầu tra cứu hồ sơ của tổ chức, cá nhân.
Việc kết nối, khai thác, sử dụng được thực hiện trên môi trường mạng gồm: mạng diện rộng (WAN) của tỉnh và mạng Internet.
Ngoài ra Quy chế còn đưa ra các hình thức hỗ trợ tổ chức, cá nhận tra cứu trực tuyến tình trạng giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính như :
Cổng Dịch vụ công tỉnh Gia Lai (http://dichvucong.gialai.gov.vn).
Máy tra cứu hồ sơ tại Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh hoặc Bộ phận Một cửa tại các đơn vị, địa phương.
Phân hệ hỗ trợ thực hiện các dịch vụ công trực tuyến của mục “Chính quyền điện tử tỉnh Gia Lai” trên ứng dụng Zalo.
- Vấn đề đảm bảo an toàn thông tin cũng được quy định cụ thể trong Quy chế:
Cổng Dịch vụ công tỉnh Gia Lai và Hệ thống thông tin Một cửa điện tử phải được đánh giá, phê duyệt cấp độ an toàn thông tin theo quy định và tuân thủ các quy định pháp luật về an toàn thông tin có liên quan.
Các tổ chức, cá nhân được cấp tài khoản tham gia vào quá trình quản lý, vận hành, sử dụng Cổng Dịch vụ công tỉnh Gia lai và Hệ thống thông tin Một cửa điện tử có trách nhiệm bảo mật tài khoản, tuân thủ các quy định về đảm bảo an toàn thông tin theo quy định.
Các đơn vị, địa phương quản lý, vận hành Cổng Dịch vụ công tỉnh Gia Lai và Hệ thống thông tin Một cửa điện tử có trách nhiệm triển khai các biện phám đảm bảo an toàn thông tin, an toàn dữ liệu, đinh kỳ sao lưu dự phòng và kịp thời khắc phục các sự cố mất an toàn thông tin trong phạm vi quản lý.
Các tổ chức, cá nhân sử dụng các phần mềm có kết nối, tích hợp, chia sẻ dữ liệu với các Cổng Dịch vụ công tinh Gia Lai, Hệ thống thông tin Một cửa điện tử có trách nhiệm tuân thủ các quy định của pháp luật về an toàn thông tin và các yêu cầu kỹ thuật có liên quan.
Bên cạnh đó, UBND tỉnh Gia lai còn quy định rõ về trách nhiệm Quy chế quản lý, vận hành, khai thác, sử dụng Hệ thống thông tin Một cửa điện tử và Cổng Dịch vụ công đối với: Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh; Các sở, ban, ngành thuộc tỉnh; Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố; Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn và các cơ quan, đơn vị liên quan; Trách nhiệm của các đơn vị, địa phương, và các cá nhân liên quan.
Quyết định này thay thế cho Quyết định số 18/2015/QĐ-UBND ngày 18/8/2015 của Ủy ban nhân dân tỉnh Gia lai về việc ban hành Quy chế quản lý, vận hành và khai thác Hệ thống thông tin Một cửa điện tử, một cửa liên thông trong các cơ quan hành chính nhà nước tỉnh Gia Lai.
Nguyễn Hạnh